Spam-Kennzeichnung vermeiden

Alle Mails, die Sie mit protel Messenger verschicken, werden über den E-Mail-Provider SendGrid gesendet. Das hat für Sie den großen Vorteil, dass sich Ihnen viele Fragen zum automatisierten Mailversand gar nicht erst stellen. Alles, was Sie tun müssen, ist, im protel Cloud Center eine Absenderadresse einzurichten. Diese wird automatisch bei SendGrid hinterlegt und als Absender für alle E-Mails verwendet, die Sie mit protel Messenger an Ihre Gäste schicken.

Aus technischer Sicht ist dabei Folgendes zu bedenken: Obwohl die E-Mails von der SendGrid-Domain verschickt werden, wird Ihre Hotel-Domain als Absender verwendet. Aufgrund dieser unterschiedlichen Domains könnten einige Mail-Provider solche E-Mails als Spam einstufen.

Authentifizierung des Absenders

Damit Ihre Reservierungsbestätigungen und Umfragen auch wirklich im Posteingang des Gastes ankommen, kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator, damit er die folgenden Einstellungen in Ihrem Domain Name System (DNS) vornimmt.

Domain Keys Identified Mail (DKIM)

Das Verfahren Domain Keys Identified Mail (DKIM) stellt sicher, dass die E-Mail von der Domain des angegebenen Absenders stammt. Die durch DKIM erstellte Signatur enthält einen Teil eines Schlüsselpaares. Das Gegenstück des Schlüssels wird über das DNS des absendenden Servers veröffentlicht. Der Empfänger prüft anhand des Schlüsselpaares, ob die DKIM-Signatur der E-Mail korrekt ist.

Dieses Vorgehen verhindert, dass eingetragene Domains als Absender für Spam- und Phishing-Mails missbraucht werden. Da nur der Besitzer einer Domain seinen DNS-Record ändern kann, ist das Authentifizierungsverfahren über DKIM und DNS sehr zuverlässig.

Wenn Sie in Ihrem DNS-Record den Mail-Service SendGrid als einen für Ihre Domain erlaubten Absender hinzufügen, verifizieren Sie SendGrid als Absender für Ihre protel Messenger Mails.

Öffnen Sie dazu im protel Cloud Center den Messenger. Im unteren Bereich finden Sie die hinterlegten E-Mail-Absender. Wählen Sie den betreffenden Absender aus und klicken Sie auf [DKIM anzeigen]:

protel Cloud Center > Messenger > Kontoinformation

Nach wenigen Sekunden werden im oberen Teil des Fensters Domain Keys speziell für Ihre Domain erzeugt. Diese benötigen Sie zur Authentifizierung.

protel Cloud Center > Messenger > Kontoinformation > DKIM anzeigen

Für den von protel eingesetzten E-Mail-Provider SendGrid gibt es drei DKIM-Einträge. "CNAME" ist die Abkürzung für Canonical Name Record und bedeutet, dass eine Domäne der Aliasname für die andere Domäne ist. In diesem Fall ist protel.net der Aliasname für sendgrid.net.

Diese Einträge müssen Sie möglicherweise anpassen. Je nachdem, welches Programm Sie zur Namensauflösung im DNS verwenden, müssen Sie mit den Domain Keys unterschiedlich verfahren. Wenn Sie einen externen Server-Anbieter haben, kann es sein, dass dieser eine Benutzeroberfläche für die Anpassung des DNS-Records bietet. Es ist aber leider nicht möglich, hier alle Varianten zur Konfiguration von DNS-Records zu erläutern.

Tragen Sie diese Domain Keys in Ihren DNS-Record ein. Die Ergänzung im DNS-Record bezieht sich immer auf die Domäne, d.h. auch bei einem MPE-Verbund muss die DKIM-Verifizierung meist nur einmal durchgeführt werden. Mit der Verifizierung der Domäne sind dann alle E-Mail-Adressen, die zu dieser Domäne gehören, verifiziert.

Es kann bis zu 72 Stunden dauern, bis die Funktion aktiviert ist. Melden Sie sich nach Ablauf dieser Zeit noch einmal im protel Cloud Center an und öffnen Sie den protel Messenger. Klicken Sie auf [DKIM prüfen].

protel Cloud Center > Messenger > Kontoinformation

Wenn der Eintrag im DNS-Record erfolgreich war, erscheint in der Spalte DKIM Status ein grüner Haken.

protel Cloud Center > Messenger > Kontoinformation

Die Ergänzung im DNS-Record müssen Sie nur einmal pro Domain und nicht für jede Absenderadresse einzeln eintragen.

Mit Aktivierung des DKIM-Verfahrens haben Sie mögliche Domain-Konflikte gelöst und Sie vermeiden, dass Ihre Mails im Spam-Ordner Ihrer Gäste ankommen.

Hinweis

Die vorliegende Dokumentation wurde mit aller gebotenen Sorgfalt erstellt. Trotzdem können wir für die Aktualität, Korrektheit und Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen keinerlei Gewähr übernehmen. Da die Änderungen Ihr DNS betreffen, bietet protel hotelsoftware GmbH keinen Support für diese Einstellungen an.