Versandregeln für die WBE

Einige Versandregeln müssen angelegt werden, wenn Sie die WBE einsetzen. Damit z.B. nach jeder Online-Buchung automatisch eine Bestätigungsmail verschickt wird, ist eine entsprechende Versandregel nötig.

Die für die WBE erforderlichen Versandregeln sind alle ereignisgesteuert. Wie Sie ereignisgesteuerte Versandregeln anlegen, ist im Kapitel "Nachrichten versenden" erläutert. Es empfiehlt sich, den Namen der hier beschriebenen Versandregeln mit "WBE" zu beginnen (wie in den unten abgebildeten Ereignisnamen). So können Sie die Bestätigungsnachrichten für die WBE auf einen Blick von den Bestätigungen für Aktionen in protel FO unterscheiden.

Bitte beachten!

Bitte beachten Sie beim Anlegen der Versandregeln immer, welches Hotel oben rechts im Cloud Center ausgewählt ist. Wenn Ihr Hotel zu einer Hotelgruppe gehört, müssen einige Nachrichten für die Hotelgruppe und einige Nachrichten für jedes einzelne Hotel angelegt werden. Auf welcher Hotelebene eine Versandregel erstellt wird, ist unten jeweils erläutert.

Folgende Ereignisse sind für den Versand von Nachrichten in der WBE vorgesehen:

protel Cloud Center > Messenger > Messenger > Versandregeln > Versandregel anlegen > Ereignis

Kontaktformulare in der WBE

Der protel Support oder Ihr protel Partner legt mit Ihnen gemeinsam Versandregeln für die Kontaktformulare in der WBE an. Über die WBE kann der Gast einen Rückruf anfragen oder dem Hotel eine Nachricht schicken.

Das Absenden dieser Formulare entspricht im Messenger den Ereignissen:

WBE - Gast bittet um Rückruf
WBE - Gast sendet Nachricht an das Hotel

Diese Kontaktformulare werden in der WBE angeboten, wenn zum gewünschten Zeitpunkt eine Rate bereits ausgebucht ist. Damit bei einer Hotelgruppe das richtige Hotel über die Anfrage informiert wird, müssen diese beiden Versandregeln bei jedem Hotel, das in der WBE zur Auswahl steht, einzeln angelegt werden. Wählen Sie im protel Cloud Center das jeweilige Hotel aus und legen Sie dann die Versandregel im Messenger an.

Benachrichtigungen zum Benutzerkonto

Neben den oben beschriebenen Nachrichten an das Hotel gibt es auch Nachrichten an den Gast. Diese Nachrichten gibt ein Mitarbeiter des Hotels ein, um den Gast möglichst persönlich anzusprechen, z.B. mit vielen Grüßen vom Rezeptionsteam des Hotels. Für die persönliche Ansprache stehen entsprechende Ersetzungscodes zur Verfügung.

Der Gast wird informiert, wenn er sich ein Benutzerkonto anlegt oder ein neues Passwort für dieses Konto anfordert. Diese beiden Ereignisse heißen im Messenger:

WBE - Gastkonto angelegt
WBE - Passwort vergessen

Wenn der Gast ein Benutzerkonto in der WBE einer Hotelgruppe anlegt, ist beim Anlegen dieses Kontos noch nicht klar, in welchem Hotel er eine Reservierung abschließt. Diese beiden Versandregeln müssen daher auf der Hotelebene im Cloud Center angelegt werden, auf der sich auch die WBE befindet. Normalerweise ist das die Ebene der Hotelgruppe. Falls Sie nicht sicher sind, wo die WBE bei Ihnen eingerichtet ist, kontaktieren Sie Ihren technischen Ansprechpartner im Hotel oder den WBE-Support.

Weiterhin gibt es eine Versandregel, mit der der Hotelmitarbeiter z.B. den Stammgästen oder Firmenkunden die Login-Funktion der WBE erleichtern kann:

WBE - Hotelier fordert Gast Login an

In der Versandregel kann der Hotelmitarbeiter mit dem Ersetzungscode Gast Login URL eine Email an den Gast mit dem Link zur Login-Seite der WBE senden. Dafür ersetzt er in der URL der WBE den Text hotelbooking durch welcome, z.B. http://www.hotel-website.de/wbe5/index.html#/welcome. Auf dieser Webseite kann der Hotelmitarbeiter die Email-Adresse des Gasts eingeben und ihm die Email mit dem Link zur Login-Seite senden. Der Gast kann anschließend auf den Link in der Email klicken und auf der Webseite sein persönliches Passwort setzen. Beachten Sie, dass diese Regel nur auf dem Hotel funktioniert, auf dem sich die WBE befindet.

Benachrichtigungen zur Buchung

Außerdem gibt es Nachrichten an den Gast, die direkt seine Buchung betreffen. Für jedes dieser Ereignisse legen Sie pro Hotel eine Nachricht für den Gast an. Dafür gibt es die Ereignisse:

WBE - Reservierung erfolgreich abgeschlossen
WBE - Stornierung erfolgreich abgeschlossen

Diese Nachrichten verschickt protel Messenger, wenn der Gast in der WBE ein Zimmer reserviert oder die Reservierung storniert hat. Legen Sie daher bei einer Hotelgruppe für jedes einzelne Hotel eine entsprechende Bestätigungsnachricht an.

Benachrichtigungen zum Gutscheinkauf

Wenn Sie in Ihrer WBE Gutscheine verkaufen oder nur das Modul Online-Vouchers verwenden, erstellen Sie Bestätigungsnachrichten an den Gast für folgende Ereignisse:

WBE - Check-out bezahlter Warenkorb: Gutscheinverkauf über Payment Provider
WBE - Check-out Warenkorb: Gutscheinverkauf auf Rechnung
WBE - Gutscheinverkauf erfolgreich abgeschlossen

Da die Gutscheine für jedes einzelne Hotel in der WBE angeboten werden, legen Sie bei einer Hotelgruppe auch für jedes einzelne Hotel eine entsprechende Bestätigungsnachricht an.

Nicht vergessen!

Wenn Sie alle Nachrichten für Ihre WBE eingegeben haben, informieren Sie bitte auch Ihre Kollegen mit Zugriff auf den protel Messenger, dass alle Versandregeln mit der Kennzeichnung "WBE" auf keinen Fall gelöscht werden dürfen!