BWI CRS Guest Lookup

Abbildung:
Aufruf der Lookup-Funktion über den Button Zusatzmodule

Abbildung:
Aufruf der Lookup-Funktion über den Lookup Button in der Gästekartei.

Mithilfe der Lookup-Funktion können die Daten von BWR-Mitgliedern direkt im CRS von BWI nachgeschlagen werden. Vorhandene BWI Gästekarteien können bei Bedarf mit den Daten aus dem CRS überschrieben werden. Existiert für ein nachgeschlagenes BWR-Mitglied noch keine Gästekartei in protel, kann mithilfe der Lookup-Funktion auch eine neue Gästekartei für den betreffenden Gast angelegt werden.

Sie finden die Lookup-Funktion unter Zusatzmodule – siehe Abbildung:

Alternativ können Sie die Lookup-Funktion auch direkt in der Gästekartei aufrufen, wenn es sich bei dem Gast um ein BWR-Mitglied handelt – siehe Abbildung.

Nach Aufruf der Lookup-Funktion erscheint der folgende Dialog – siehe Abbildung.

Abbildung:
BWI CRS Lookup-Dialog

Einen Gast nachschlagen

Der Lookup-Dialog bietet drei Möglichkeiten, die Daten eines Gastes nachzuschlagen:

    Suche nach der BWR-Nummer

    Suche nach der E-Mail-Adresse

    Eingabe von Vorname, Nachname und Ort

Abbildung:
Lookup: Suche nach BWI-Nummer

Suche nach BWR-Nummer

Geben Sie eine gültige BWR-Nummer ein und klicken anschließend auf  – siehe Abbildung.

Abbildung:
Lookup: Suche nach E-Mail-Adresse

Abbildung:
Lookup: Suche nach Anschrift

Ist die Suche erfolgreich, erscheinen die Daten des Gastes in der Tabelle.

Suche nach E-Mail-Adresse

Klicken Sie auf den Email-Reiter und geben die E-Mail-Adresse ein, die für diesen Gast von BWI erfasst wurde – siehe Abbildung.

Achten Sie darauf, die E-Mail-Adresse im korrekten Format einzugeben, zum Beispiel muss sich immer ein ‘@’ in der Adresse befinden.

Klicken Sie auf  um fortzufahren. Ist die Suche erfolgreich, erscheinen die Daten des Gastes in der Tabelle.

Suche nach Adresse

Klicken Sie auf den Address-Reiter und geben Sie Vorname (First name), Nachname (Last name) und Ort (city) ein. Auf Wunsch können auch Teilbegriffe eingegeben werden (zum Beispiel die ersten drei Buchstaben). Klicken Sie auf  um das Suchergebnis anzuzeigen – siehe Abbildung.

Abbildung

Mehrere Ergebnisse werden in der Tabelle untereinander dargestellt. Mithilfe der Bildlaufleiste können Sie den Tabelleninhalt nach links oder rechts verschieben und somit zusätzliche Informationen wie BWI-Nummer, Ort, Land usw. einblenden.

Spalten sortieren

Sie können die Tabelle auf- oder absteigend nach Spalten sortieren, indem Sie auf den Spaltentitel klicken.

Spalten ein- und ausblenden

Auf Wunsch können Sie nicht gewünschte Spalten ausblenden. Klicken Sie hierfür auf den Spaltentitel einer beliebigen Spalte und anschließend auf den kleinen Pfeil – siehe Abbildung.

Wählen Sie im Aufklappmenü den Eintrag Spalten. Um eine Spalte auszublenden, entfernen Sie das Häkchen.

Abbildung:
Lookup: Spalten ein-
und ausblenden

Spalten verschieben

Die angezeigten Spalten können direkt mit Hilfe der Maus verschoben werden: Markieren Sie die gewünschte Spalte mit der Maus und ziehen die Spalte bei gedrückt gehaltener Maustaste einfach an die neue Position. Dort lassen Sie die Maustaste wieder los – siehe Abbildung.

Eine Firma nachschlagen

Sie können auch nach Firmen mit einem BWI Business Account suchen.

Klicken Sie auf den Company-Reiter und geben anschließend den Namen oder die Account-Nr. der Firma ein. Die Account-Nr. muss vollständig eingegeben werden, beim Namen ist eine Teilsuche möglich (für ein sinnvolles Ergebnis bitte mindestens die ersten drei Buchstaben eingeben) – siehe Abbildung.

Abbildung:
Company Lookup

Klicken Sie auf  um das Suchergebnis anzuzeigen.

Mithilfe der Bildlaufleiste können Sie den Tabelleninhalt nach links oder rechts verschieben und somit zusätzliche Informationen wie Kontonummer, Adresse, Ort usw. anzuzeigen.

Abbildung:
Lookup: Firmeninfos

Firmeninformationen

Firmen mit BWI Firmenkonto haben eine achtstellige Firmenkontennummer (corporate account number). Firmenvorteilspreise und Klauseln zur 'Last Room Availability' werden, falls vorhanden, ebenfalls angezeigt  – siehe Abbildung.

Feld

Beschreibung

Account number

Achtstellige Firmenkontennummer, vergeben durch BWI

Lra Flag

True = Der Firmenvertrag besitzt eine Klausel zur 'Last Room Availability', die Verfügbarkeit zu Vertragskonditionen garantiert, bis das letzte Zimmer, egal welcher Kategorie, belegt ist.

False = Der Firmenvertrag besitzt keine Klausel zur 'Last Room Availability'.

Rate Code

Hier wird die verhandelte Firmenrate angezeigt. Die Firmenrate wird auch an die Firmenkartei in protel übertragen.

Discount

Anzeige von Rabatten (falls vertraglich vereinbart)

Discount End Date

Ablaufdatum eines vertraglich vereinbarten Rabatts

Rate Cap 1 / 2

Anzeige nur bei Firmen mit BWI Business Account: Maximaler Preis pro Person bei Einzelbelegung (Cap1) oder Doppelbelegung (Cap2). Wird nur angezeigt, falls der Firmenvertrag entsprechende Klauseln besitzt.

Abbildung:
Lookup: Resend

Resend

Per Resend können Sie die Daten vom CRS in das PMS übernehmen. Markieren Sie den gewünschten Gast / die gewünschte Firma in der Ergebnisliste und klicken auf [Resend] um die Daten in protel zu speichern – siehe Abbildung.

 Bitte beachten!

Bei jedem Resend überprüft protel, ob bereits eine Gästekartei mit der übermittelten BWR-Nummer existiert. Ist dies der Fall, wird die bestehende Kartei mit den Adressdaten aus dem CRS überschrieben (Telefon, E-Mail usw.). Informationen aus den Reitern Pers. Daten und Wünsche bleiben erhalten.
Beispiel: Ein Gast checkt ein und stellt fest, dass die hinterlegte Adresse nicht mehr stimmt. Anhand der BWR-Nummer können Sie die Daten schnell via Lookup im CRS nachschlagen: Ist dort die korrekte Adresse hinterlegt, können Sie die Daten per Resend neu einlesen. WICHTIG: Damit die Daten im CRS aktuell sind, muss eine Änderung der Adresse immer direkt bei Best Western beauftragt werden!

Existiert für einen Gast noch keine Gästekartei in protel, kann mithilfe der Lookup-Funktion eine neue Gästekartei mit den Informationen aus dem CRS angelegt werden. Beispiel: Ein Gast, der zum ersten Mal im Hotel übernachtet, teilt Ihnen beim Check-in seine BWR-Nummer mit. Mithilfe der mitgeteilten Nummer schlagen Sie die Daten einfach im CRS nach – und legen per Resend eine neue Kartei in protel an.

 VORSICHT: Wenn eine bestehende Kartei in protel keine BWR-Nummer besitzt und ein Lookup (zum Beispiel über die Adresse) erfolgt, besteht die Gefahr, dass beim Resend eine Dublette*) erzeugt wird, weil das System die Gastdaten nicht über die BWR-Nummer abgleichen kann!

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