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Neues Gruppenhandling |
Vor protel Version 2019.20.212 wurden Gruppenreservierungen über eigene Gruppenpreistypen gesteuert (1G, 2G, 3G usw.) und als "Block" an Best Western gesendet. Dieser Schritt sowie alle damit verbundenen Besonderheiten entfallen. Das spart Zeit, vereinfacht das Gruppenhandling und reduziert das Risiko von Verfügbarkeitsdifferenzen. Die Änderungen im Einzelnen
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Das neue Gruppenhandling steht zur Verfügung, sobald die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
protel SPE/MPE muss auf die Version 2019.20.212 oder höher aktualisiert werden.
die protel Web Services (pWS) müssen auf Version 2.10 aktualisiert werden.
Hinweis: Alle Gruppen, die vor dem Update erstellt wurden, werden weiterhin gemäß der alten Gruppenlogik funktionieren. Sollen „alte“ Gruppen nach der neue Gruppenlogik funktionieren, besteht die Möglichkeit, diese Gruppen zu stornieren und neu anzulegen – dies ist aber kein Muss.
Ein wesentlicher Unterschied im Vergleich zum alten Gruppenhandling besteht darin, dass für jedes Zimmer, dass Sie der Gruppe hinzufügen, eine eindeutige Reservierungsnummer (PL-Nummer) in protel erzeugt wird. Somit wird jedes Gruppenzimmer als einzelne Reservierung an das Best Western CRS übertragen, wo es eine eigene BW CRS-Nummer erhält. Gleichzeitig entfällt in protel die Notwendigkeit, ‚G‘-Preistypen anzulegen. Somit dürften sich vor allem langjährige protel-Benutzer darüber freuen, Gruppenreservierungen wieder so anlegen zu können, wie sie es aus ihrem „alten“ protel gewohnt waren. Und auch für alle anderen Benutzer wird das Gruppenhandling deutlich einfacher. Alle Gruppenmitglieder sind weiterhin über den Gruppenmaster miteinander verbunden. Änderungen am Gruppenmaster (zum Beispiel An- oder Abreisedatum) werden entsprechend auf die Gruppenreservierungen übertragen.
Da jedes Gruppenzimmer eine eigene Reservierungsnummer erhält, können Gruppen auch in anderen Bereichen von protel angelegt werden (zum Beispiel im Zimmerplan) - ohne die bekannten Nachteile beim Export an das Best Western CRS. Zudem wird das Risiko von Verfügbarkeitsdifferenzen minimiert und der Vergleich der Verfügbarkeit von protel mit dem Best Western Member Web erheblich vereinfacht.
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Da jedes Gruppenzimmer einzeln übertragen wird, interpretiert das zentrale Reservierungssystem von Best Western die neuen protel-Gruppenreservierungen nicht automatisch als Gruppe. Damit Best Western diese Reservierungen als zusammen-hängende Gruppe interpretieren kann (nützlich für Auswertungen), empfehlen wir, in Absprache mit Ihrer lokalen Best Western Niederlassung in den Stammdaten von protel einen neuen Gruppenpreistyp anzulegen und diesen beim Anlegen der Gruppen in protel zu verwenden. Gruppen werden dann im Best Western CRS anhand des Preistyps als Gruppe interpretiert. Nachdem der Gruppenpreistyp in protel angelegt wurde, muss dieser vom protel Support oder protel-Partner über das protel Cloud Center mit der Best Western Schnittstelle gemappt werden. Erst dann kann der Preistyp korrekt an Best Western übertragen werden. |
Gruppenreservierungen können Sie im Kategoriespiegel oder Zimmerplan von protel anlegen.
Öffnen Sie in protel den Kategoriespiegel. Tragen Sie in der Spalte rechts neben der gewünschten Kategorie die Anzahl der gewünschten Zimmer ein – siehe f. Screenshot.
Ziehen Sie die Reservierung mithilfe der Maus über den gewünschten Zeitraum auf – siehe f. Screenshot:
Fügen Sie bei Bedarf weitere Kategoriereservierungen hinzu.
Bestätigen Sie die Reservierung mit <Enter>.
Bestätigen Sie die Frage, ob Sie eine Gruppenreservierung anlegen möchten, mit [Ja]. Anschließend öffnet sich der Reservierungsdialog mit den eingegebenen Daten.
Geben Sie im Feld Gruppe den Namen der Gruppe (oder die Anfangsbuchstaben) ein und drücken Sie <Enter>. Es öffnet sich nun die Gästekarteisuche, um den Reservierungen eine Gruppe zuzuordnen.
Ordnen Sie eine vorhandene Gästekartei vom Karteityp "Gruppe" zu oder legen Sie alternativ eine neue Gästekartei an.
Wählen Sie anschließend im Reservierungsdialog bei Bedarf den Best Western Gruppenpreistyp aus (standardmäßig wird der Standard-Preistyp der Zimmerkategorie zugeordnet). Über den Gruppenpreistyp kann Best Western die Reservierung als Gruppe identifizieren (vgl. Abschnitt oben).
Klicken Sie im Reservierungsdialog auf [OK] und bestätigen Sie die Frage, ob Sie eine Gruppenmaster Rechnung anlegen möchten, mit [Ja].
Wählen Sie im Fenster Zahlungsinstruktionen bei Bedarf eine Umleitung aus, z.B. "Logis auf B" ([Häufig benutzte Instruktionen]).
Klicken Sie auf [OK] und wählen im anschließenden Dialog die Option [Gruppenmitglieder und Master].
Wurde die Gruppenreservierung erfolgreich angelegt, erhält jedes Gruppenmitglied eine eigene Bestätigungsnummer – sowohl im CRS als auch in protel.
Bei Gruppenanlage über den Kategoriespiegel: Nutzen Sie die Zimmerverteilung im Gruppenmaster, um den einzelnen Teilreservierungen ein Zimmer zuzuweisen.
Hinweis: Wenn die Gruppenreservierung als Kategoriereservierung angelegt wird, wird lediglich vom Bestand der reservierten Kategorie(n) abgebucht. Die reservierten Zimmer werden erst im Zimmerplan angezeigt, wenn den einzelnen Gruppenmitgliedern im Gruppenmaster ein Zimmer zugewiesen wurde!
Öffnen Sie in protel den Zimmerplan.
Ziehen Sie die erste Reservierung im gewünschten Zimmer und über den gewünschten Zeitraum auf, ohne die Reservierung mit Enter oder der rechten Maustaste zu bestätigen.
Fügen Sie direkt danach weitere Reservierungen hinzu, indem Sie erneut eine Reservierung aufziehen (An- und Abreisedatum können hierbei abweichen).
Ziehen Sie so viele Reservierungen auf, wie gewünscht:
Zum Abschließen der Reservierungen drücken Sie die Enter-Taste oder öffnen das Kontextmenü (rechte Maustaste) und wählen den Befehl "Reservieren".
Es öffnet sich der Reservierungsdialog.
Geben Sie hier im Feld Gruppe den Namen der Gruppe ein und drücken die Enter-Taste.
Es öffnet sich die Gästekarteisuche.
Wählen Sie eine vorhandene Gästekartei vom Karteityp "Gruppe" aus oder legen Sie alternativ eine neue Gästekartei an.
Wählen Sie anschließend im Reservierungsdialog bei Bedarf den Best Western Gruppenpreistyp aus (standardmäßig wird der Standard-Preistyp der Zimmerkategorie zugeordnet). Über den Gruppenpreistyp kann Best Western die Reservierung als Gruppe identifizieren (vgl. Abschnitt oben).
Wählen Sie im Fenster Zahlungsinstruktionen eine Umleitung aus, z.B. "Logis auf B" ([Häufig benutzte Instruktionen]).
Klicken Sie auf [OK] und wählen im anschließenden Dialog [Gruppenmitglieder und Master].
Wurde die Gruppenreservierung erfolgreich angelegt, erhält jedes Gruppenmitglied eine eigene Bestätigungsnummer – sowohl im CRS als auch in protel.
