Abbildung 1: Interface-Ampel
Folgende Listen sollten bei der täglichen Arbeit an der Rezeption bearbeitet werden, um Differenzen zwischen protel und dem Member Web zu vermeiden. Wir empfehlen dreimal pro Tag, somit in jeder Schicht einmal, jede dieser Listen zu prüfen. Der eventuelle Aufwand wird klein gehalten und ist somit nicht sehr zeitintensiv:
Die Interface Ampel öffnen Sie über das protel FO oben links. Wenn es rot blinkt, sind neue Fehlermeldungen enthalten, die bearbeitet werden müssen:
Abbildung 1: Interface-Ampel |
Die Fehlermeldungen sind in unserer Fehlermeldungsliste in der Cloud dokumentiert. Sie können unsere Best Western Dokumentation ganz einfach und schnell über das protel FO im Reiter Zusatzmodule unter dem Namen ‚BW Handbuch Hilfe‘ öffnen:
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Dort finden Sie die jeweilige Erklärung und die Lösung und Handhabung jeder Fehlermeldung. Wenn Reservierungen z.B. nicht an BW rausgeschickt werden können, stehen diese auf der Liste. Deswegen ist es ratsam erst die Fehlermeldungsliste zu bearbeiten und anschließend die anderen zwei Listen zu prüfen. Wenn Sie eine Fehlermeldung bearbeitet haben, können Sie die Fehlermeldung löschen.
Sollte die
Fehlermeldung nach 5 Minuten wieder in der Ampel erscheinen und Sie haben
die Korrektur vorab durchgeführt, bitten wir Sie uns unter folgender Email
Adresse zu kontaktieren: bestwestern@protel.net.
Diese Liste finden Sie im protel Front Office unter dem Reiter Zusatzmodule -> Reservierungen ohne CRS-Nummer:
Abbildung 2:Zusatzmodule |
Nach einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie das heutige Datum, sowie das Datum von 51 Wochen in der Zukunft eintragen müssen.
Abbildung 3: Daten eintragen |
Der Grund dafür ist, dass die Schnittstelle an Best Western alle Reservierungen schickt, die sich innerhalb der nächsten 51 Wochen befinden. Gibt es Reservierungen, die weiter in der Zukunft liegen, werden diese keine CRS Nummer erhalten.
protel schickt Reservierungen 51 Wochen im Voraus zu Best Western. Nach dem Tagesabschluss wird geprüft, welche Reservierungen innerhalb dieser 51 Wochen liegen und werden dementsprechend erst rausgegeben, sobald dies zutrifft.
Sollten sich Reservierungen in der Liste befinden, überprüfen Sie
bitte folgende Punkte:
Der erste Schritt sollte immer sein, die Reservierung noch mal an Best Western zu schicken mit Hilfe des Buttons „BWI Reservierung erneut senden“ im Navigator:
Abbildung 4: BWI-Reservierungen erneut senden |
Dies gilt allerdings nur für aktive Reservierungen. Reservierungen, die den Status „storniert“, „OOA“, oder „Warteliste“ haben, können mit dem Button nicht noch einmal rausgeschickt werden.
Ein Grund dafür, dass die Reservierungen nicht rausgeschickt werden können, ist teilweise eine schlechte Internetverbindung. Auch kann es sein, dass der Server von Best Western, oder unser Cloud Server aus einem bestimmten Grund nicht erreichbar ist.
Bitte prüfen Sie, ob die Pflichtfelder im Gast-Profil ausgefüllt sind (Vorname, Zuname, Anrede, Nationalität und Land).
Abbildung 5: Pflichtfelder im Gast-Profil |
Achten Sie auf die korrekte Eingabe der Telefon-, Fax- und Mobilfunknummer sowie der E-Mail-Adresse in den Profilen. Dazu gehören auch angehängte Firmen-, Source- und Reisebürokarteien:
Abbildung 6: Inkorrekte Eingabe der Kommunikationsmethoden |
Bei der Eingabe dieser Felder ist darauf zu achten, dass man bei Telefonnummer, Faxnummer und Mobilfunknummer KEINE Buchstaben wie im oberen Beispiel nutzt. Soll ein Text hinter der Nummer hinterlegt sein, bitten wir Sie, die Nummer mit dem Text zu kopieren und unter „Weitere Kommunikationsmethoden“ zu hinterlegen. Nehmen Sie anschließend den Text bei den oberen Kommunikationsmethoden heraus, siehe Beispiel unten.
Grund dafür ist, dass Best Western nur Zahlen und folgende Sonderzeichen: /-+() in einer Nummer akzeptiert. Die weiteren Kommunikationsmethoden werden nicht an Best Western geschickt und können nach Wunsch gefüllt werden:
Abbildung 7: Korrekte Eingabe von weiteren Kommunikationsmethoden |
In der Emailadresse muss ein @ Zeichen enthalten sein, sonst erkennt Best Western dies nicht als gültige Email Adresse und akzeptiert somit die Reservierung dieses Gastes nicht.
Auch bei Gruppenreservierungen muss jedes Gruppenmitglied mindestens eine erwachsene Person in der Reservierung hinterlegt haben.
Dies ist schnell und einfach über die Gruppenmitgliederliste zu sehen. Auch wenn eine Reservierung in der Gruppenmitgliederliste auf einem Konto, statt auf einem Zimmer liegt, muss diese Konto-Reservierung mindestens eine erwachsene Person hinterlegt haben.
Diese Liste finden Sie im protel Front Office unter dem Reiter Zusatzmodule -> Reservierungen ohne CXL-Nummer:
Abbildung 13: Zusatzmodule |
Nach einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie das heutige Datum, sowie das Datum von 51 Wochen in der Zukunft eintragen müssen.
Abbildung 14: Daten eintragen |
Der Grund dafür ist, dass die Schnittstelle an Best Western alle Reservierungen schickt, die sich innerhalb der nächsten 51 Wochen befinden. Gibt es Reservierungen, die weiter in der Zukunft liegen, werden diese keine CRS-und somit auch keine CXL-Nummer erhalten.
Mit jedem Tagesabschluss schickt protel einen weiteren Tag raus, sodass wir uns immer in den 51 Wochen befinden.
Sollten
sich Reservierungen in der Liste befinden, überprüfen Sie bitte folgende
Punkte:
Bitte prüfen Sie, ob die Pflichtfelder im Gastprofil ausgefüllt sind (Vorname, Zuname, Anrede, Nationalität und Land):
Abbildung 15: Pflichtfelder im Gastprofil |
Achten Sie auf die korrekte Eingabe der Telefon-, Fax- und Mobilfunknummer sowie der E-Mail-Adresse in den Profilen. Dazu gehören auch angehängte Firmen-, Source- und Reisebürokarteien:
Abbildung 16: Inkorrekte Eingabe der Kommunikationsmethoden |
Bei der Eingabe dieser Felder ist darauf zu achten, dass man bei Telefonnummer, Faxnummer und Mobilfunknummer KEINE Buchstaben wie im oberen Beispiel nutzt. Soll ein Text hinter der Nummer hinterlegt sein, bitten wir Sie, die Nummer mit dem Text zu kopieren und unter „Weitere Kommunikationsmethoden“ zu hinterlegen. Nehmen Sie anschließend den Text bei den oberen Kommunikationsmethoden heraus, siehe Beispiel unten.
Grund dafür ist, dass Best Western nur Zahlen und folgende Sonderzeichen: /-+() in einer Nummer akzeptiert. Die weiteren Kommunikationsmethoden werden nicht an Best Western geschickt und können nach Wunsch gefüllt werden:
Abbildung 17: Korrekte Eingabe von weiteren Kommunikationsmethoden |
In der Emailadresse muss ein @ Zeichen enthalten sein, sonst erkennt Best Western dies nicht als gültige E-Mail-Adresse und akzeptiert somit die Reservierung dieses Gastes nicht.
Bitte setzen Sie die Reservierung wieder ein, warten ein paar Sekunden und stornieren diese wieder. Anschließend sollte die BW CXL Nummer im Navigator der Reservierung erscheinen
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