Live-Gang durchführen

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt und alle Vorarbeiten erfolgreich durchgeführt wurden, kontaktieren Sie den protel BWI-Support mindestens 1 Stunde vor dem vereinbarten Livegang mit BWI.

Bitte beachten! Führen Sie die folgenden Schritte erst nach Rücksprache mit dem protel BWI-Support durch!

Beteiligte Personen

Installateur (vor Ort)
Hotelmitarbeiter (vor Ort)
protel BWI Support Mitarbeiter (Dortmund)
BWI-Mitarbeiter (Arizona)

Kommunikation

Richten Sie eine Skype- oder SLACK-Gruppe ein, in die Sie alle beteiligten Personen einladen.

Kontaktaufnahme mit BWI

Der Live-Gang wird von einem BWI-Mitarbeiter in Phoenix/Arizona betreut. Bitte erkundigen Sie sich beim protel BWI Support rechtzeitig nach dessen Kontaktdaten!

Kontaktieren Sie den BWI-Mitarbeiter frühzeitig per E-Mail und laden ihn in die Skype-/SLACK-Gruppe ein, damit beim Live-Gang darüber kommuniziert werden kann.

IDS aktivieren

Tragen Sie, falls noch nicht geschehen, die IDS-Lizenz ein.

Starten Sie den IDS-Dienst.

Setzen Sie den Status der BWI-Instanz im IDS Remote Tool auf "Running":

Stoßen Sie nach Rücksprache mit dem protel BWI-Support im IDS Remote Tool einen vollen Export an:

Informieren Sie den protel BWI Support, sobald im IDS-Dialog steht: "Exporting changes".

Default-Werte im Cloud Center hinterlegen

Rufen Sie im Cloud Center die Hoteladministration auf (System > Hoteladministration).

Wählen Sie in der linken Baumansicht das Hotel aus und klicken auf den Reiter "BWI".

Wählen Sie im unteren Fensterbereich die Fallback-Werte für die Kategorie und den Preistyp aus und den Default-Wert für den Market- und den Source-Code.

Bitte beachten! Zu diesem Zeitpunkt bitte NOCH NICHT das Zertifikat hochladen!

Es kann losgehen: "Flip the Flag"

Öffnen Sie in Skype/SLACK die Gruppe, in die sie den BWI-Mitarbeiter eingeladen haben. Sobald der BWI-Mitarbeiter online ist, nehmen Sie Kontakt zum protel BWI-Support auf. Wenn der protel BWI Support Ihnen das "Go" erteilt, fragen Sie den BWI-Mitarbeiter im Skype Chat, ob es losgehen kann. Mit der Antwort "Flip the Flag" erteilt der Mitarbeiter das Startsignal. Jetzt kann das Zertifikat in der Cloud hinterlegt werden (siehe nächster Schritt).

Zertifikat / Key in Cloud hinterlegen (Best Western PKI)

Erfolgt durch den protel BWI Support.

Das Zertifikat muss und darf erst während des Live-Gangs eingetragen werden, da die Schnittstelle hiermit die Verbindung zu BWI aufbaut.

Das Zertifikat wird im protel Cloud Center in dem entsprechenden Hotel hinterlegt (System > Hoteladministration > Reiter BWI). Mit Klick auf den Button Zertifikat hochladen wird die Socket-Verbindung zwischen dem Hotel und BWI aufgebaut. Im Anschluss können sofort Daten zwischen beiden Parteien ausgetauscht werden.

protel Cloud Center: BWI-Hotel-Status auf "Installation" setzen

ACHTUNG: Erst nach Hochladen des Zertifikats möglich!

Zu Beginn steht der BWI Hotelstatus auf "Inactive". Setzen Sie den Status auf "Installation".

Socket prüfen

Diese Aufgabe übernimmt protel. Zur Prüfung der Socket-Verbindung wird eine PING Message geschickt. Im XML Viewer können Sie den PING sehen: [Anmerkung der Redaktion: Screenshot folgt]

Wenn alles in Ordnung ist, wird der BWI Mitarbeiter vom protel BWI Support über die Aktivierung der Schnittstelle informiert.

Test-Reservierung von BWI an protel

HINWEIS: Ist ein Hotel noch geschlossen (Neueröffnung) und im BW CRS noch komplett geblockt, verzichtet BWI auf die Testreservierung, da keine angelegt werden kann. In diesem Fall wird direkt mit den BWI Interface Syncs begonnen.

Wenn die Verbindung steht, sendet BWI eine erste Testreservierung. Der BWI-Mitarbeiter teilt Ihnen anschließend die CRS-Nummer mit.

Prüfen Sie anhand dieser Nummer, ob die Reservierung in protel vorhanden ist.
Die Test-Reservierung muss danach in Abstimmung mit BWI wieder storniert werden (CXL Nummer an BWI schicken)!
Ob die Reservierung als "Storniert" exportiert wurde, erkennen Sie im "Channel Export" am grünen Punkt hinter der jeweiligen Reservierung (Anmerkung der Redaktion: Abbildung folgt).
Informieren Sie anschließend den BWI-Mitarbeiter über die erfolgreiche Stornierung. In protel muss die BWI Cancellation Number von Best Western angezeigt werden. Teilen Sie dem BWI Mitarbeiter die CXL-Nummer mit.

HINWEIS: Sollte in der Interface-Ampel die Fehlermeldung "Discrepancies found 2651" angezeigt werden, kann diese ignoriert und gelöscht werden.

BWI Interface Syncs

Nach Rücksprache mit Ihnen und dem protel BWI Support wird der Best-Western Mitarbeiter eine erste Datensynchronisation anstoßen. Daraufhin erhalten Sie vier Berichte per E-Mail, die von Ihnen geprüft werden müssen. Eventuelle Unstimmigkeiten müssen korrigiert und durch BWI bestätigt werden! Ist ein Bericht korrekt, bestätigen Sie dessen Korrektheit im Skype Chat mit "Applied".

1) Availabilities Overall Report

Das zeigt der Report: Übersicht über die gesamte Verfügbarkeit (Gesamtanzahl Zimmer - gesperrte Zimmer).

Worauf ist zu achten? Die Verfügbarkeit in protel muss mit der im Report angezeigten Verfügbarkeit übereinstimmen.

So prüfen Sie den Report: Suchen Sie sich einen Tag in protel, an dem keine Reservierungen vorliegen (zum Beispiel im Jahr 2020). Schauen Sie nach, wie viele Zimmer an diesem Tag verfügbar sind. Vergleichen Sie die Anzahl mit der Anzahl im Report (PMS-Spalte). Stimmen alle Zahlen überein, ist alles in Ordnung. Sollten im Report auf PMS-Seite weniger Zimmer angezeigt werden, muss überprüft werden, ob an diesem Tag Zimmer gesperrt sind.

2) Availabilities Specific Report

Das zeigt der Report: Übersicht über die Verfügbarkeit pro Kategorie.

Worauf ist zu achten? Die Anzahl der verfügbaren Zimmer pro Kategorie muss auf beiden Seiten (PMS/CRS) übereinstimmen.

! In diesem Report müssen Sie nur die für Level A dargestellten Zahlen prüfen!

So prüfen Sie den Report: Schauen Sie im Report in der PMS-Spalte nach, wie viele Zimmer pro Kategorie angezeigt werden. Die Anzahl muss mit der in protel dargestellen Anzahl übereinstimmen.

Unstimmigkeiten müssen in protel korrigiert werden. Anschließend muss im IDS Remote Tool ein neuer Datenexport angestoßen werden. Bitten Sie den BWI-Mitarbeiter, den Report erneut zu generieren und wiederholen die Kontrolle.

3) Rates Report

Das zeigt der Report: Übersicht über alle Preistypen für die nächsten 18 Monate

Worauf ist zu achten?

I. Der Report darf auf PMS-Seite keinen Preistyp mit Null enthalten.

II. Die auf PMS-Seite dargestellten Preise dürfen nicht niedriger sein als auf der CRS-Seite.

So prüfen Sie den Report:

Es müssen alle Preistypen kontrolliert werden. Sollte im Report auf PMS-Seite ein Preistyp mit Null angezeigt werden, fehlt für diesen Preistypen das Preistypdetail. Tragen Sie das Preistypdetail in diesem Fall unbedingt nach! Anschließend muss im IDS Remote Tool ein neuer Datenexport angestoßen werden. Bitten Sie den BWI-Mitarbeiter, den Report erneut zu generieren und wiederholen die Kontrolle.

Sollte ein Preis in der PMS-Spalte niedriger sein als auf der CRS-Seite, fragen Sie den Hotelmitarbeiter, ob dies beabsichtigt ist. Falls nicht, wird dies notiert und der Preis nach dem Live-Gang korrigiert. In diesem Fall muss der Report nicht erneut generiert werden.

4) Status Report (Restrictions)

Das zeigt der Report: Übersicht über Strategien/Restriktionen.

Worauf ist zu achten? Die gesetzten Strategien sollten auf beiden Seiten übereinstimmen.

Falls in der CRS-Spalte einige Daten auf "Closed" und in der PMS-Spalte auf "open" stehen, klären Sie bitte mit dem Hotelmitarbeiter, ob dies beabsichtigt ist. Notieren Sie alle Diskrepanzen, die behoben werden sollen. Die entsprechenden Änderungen in protel können nach dem Live-Gang vorgenommen werden.

Before GNR Report

Bitte drucken Sie vor dem GNR Download eine Reservierungsliste für das komplette nächste Jahr aus. Beschriften Sie die ausgedruckte Liste mit "Before GNR" und bewahren Sie die Liste zur späteren Überprüfung auf.

GNR Download

Beim GNR Download werden alle CRS-Reservierungen von BWI an protel geschickt.

Im Vorfeld müssen alle Reservierungen in protel mit einer CRS Nummer versehen worden sein, da sonst die Gefahr besteht, dass Reservierungen doppelt angelegt werden!

Kontrollieren Sie im protel Cloud Center, ob tatsächlich Daten übertragen werden (Menü BWI Support > Reservation Channel Import). Falls der Import "einfriert", geht es spätestens nach 20 Minuten (Time Out) wieder weiter.

Worauf ist zu achten?

Alle Reservierungen müssen den Status SentToChannel haben. Reservierungen mit dem Status Received oder Converted sind im Begriff übertragen zu werden, aber noch nicht in protel angekommen.

Die übliche Status-Reihenfolge bei der Übertragung lautet: Received > Converted > SentToChannel

Reservierungsexport von protel an BWI

Erfolgt durch den protel BWI Support.

Im protel Cloud Center (System> Hoteladministration > Reiter "BWI") wird der BWI Hotelstatus auf Active gesetzt.

Im Anschluss werden alle Reservierungen von protel an das CRS geschickt (BWI CRS > Reservierungsexport).

Abschließend wird im ExportLog (BWI CRS > Channelmanagerexport) kontrolliert, ob Reservierungen mit dem Status "deferred" vorhanden sind. Solche Reservierungen werden mit Klick auf die Schaltfläche [Resend deferred] erneut an das CRS geschickt.

Der BWI Mitarbeiter wird informiert, dass alle Reservierungen aus protel hochgeladen wurden.

Reservierungsliste ausdrucken

Nachdem alle Reservierungen in beide Richtungen übertragen wurden, empfiehlt es sich, erneut eine Reservierungsliste für das komplette nächste Jahr auszudrucken. Beschriften Sie die ausgedruckte Liste mit "After GNR".

Tagesabschluss

Das Hotel darf erst nach Beendigung des Live-Gangs (genehmigt durch BWI) den Tagesabschluss durchführen! Vor dem Tagesabschluss muss das CKit bwi_eodsync.xml implementiert werden!