Datenexport/Mailings

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Serienbrieferstellung mit Open Office

Zur Serienbrieferstellung oder zum Versenden von Sammelmails können Sie in protel Air auf die Adressbestände Ihrer Gästekarteien zurückgreifen und diese in Form einer CSV-Datei exportieren. Diese Datei kann in Open Office später als Datenquelle für die Serienbrieferstellung verwendet werden.

Vor Erstellen der CSV-Datei in protel Air können Sie den Datenexport mithilfe von leistungsfähigen Filtern auf eine ganz bestimmte Gästegruppe eingrenzen.

Wie Sie in Open Office Serienbriefe erstellen, erfahren Sie auf der Open Office-Homepage unter http://www.openoffice.org/de/ oder in diversen Open Office Benutzerforen.

Datenexport ausführen

Aufruf: Klicken Sie in protel Air auf das Menü Stammdaten > Hotelverwaltung > Datenexport/Mailings.

Wenn Sie nur eine bestimmte Gruppe von Gästen exportieren möchten stehen Ihnen verschiedene Suchkriterien zur Verfügung, um den Export der Adressdaten entsprechend einzuschränken. Sie finden die Suchkriterien links im Fenster in der Baumansicht.

Hier wird zwischen Gästekarteimerkmalen und Reservierungsmerkmalen unterschieden. D.h., Sie können Gäste mit ganz bestimmten Merkmalen für den Datenexport vorsehen oder anhand bestimmter Reservierungseigenschaften entscheiden, welche Gästedaten exportiert werden. Markieren Sie eines der verfügbaren Suchkriterien und wählen Sie im mittleren Fensterbereich gezielt das gewünschte Einzelkriterium aus, um den Datenexport entsprechend einzugrenzen. Selbstverständlich können auch mehrere Einzelkriterien gewählt und mit anderen Suchkriterien kombiniert werden.

Stornierte Reservierungen vom Datenexport ausschließen

1. Auf Wunsch können Sie stornierte Reservierungen vom Datenexport ausschließen.

2. Klicken Sie links in der Baumansicht auf Reservierungsmerkmale > Reservierungszeitraum.
   

3. Entfernen Sie das Häkchen aus der Checkbox   Alle Gäste.

4. Wählen Sie einen Zeitraum aus und setzen ein Häkchen in die Checkbox Stornierungen ignorieren.

Beispiel: Gäste, die über Ihre Website gebucht haben

Im Rahmen einer Marketingaktion möchten Sie alle Stammgäste anschreiben, die schon einmal über den Online-Buchungsassistent Ihrer Homepage gebucht haben.

1. Klicken Sie in der linken Baumansicht unter "Merkmale Gästekartei" auf "VIP Codes"

Unabhängig vom gewählten Suchkriterium sind immer alle verfügbaren Einzelkriterien vorausgewählt. Entfernen Sie also alle Einzelkriterien, die nicht auf die gewünschte Suchanfrage zutreffen.

In unserem Beispiel gibt es die VIP Codes "Stammgast", "Presse" und "Black List" (die Anlage der VIP-Codes erfolgt individuell in den Stammdaten unter "Gästekartei > Codes").

2. Bis auf den VIP-Code "Stammgast" entfernen Sie alle anderen VIP Codes aus der Auswahl. Am einfachsten geht das per Drag & Drop oder mithilfe der Pfeiltaste .

3. Wählen Sie unter "Reservierungsmerkmale" das Suchkriterium "Vertriebsweg".

4. Bis auf den Vertriebsweg "Homepage/Online-Buchbarkeit" entfernen Sie alle anderen Vertriebswege:

5. Klicken Sie jetzt auf [Weiter]

6. Geben Sie eine Bezeichnung für die CSV-Datei ein:

7. Header Info: Setzen Sie hier ein Häkchen, schreibt protel Air die Spaltenüberschriften der unterschiedlichen Informationen in die erste Zeile der Datei.

8. Klicken Sie auf [Fertigstellen].

Die fertige CSV-Datei enthält die folgenden Informationen:

CSV-Datei in Excel öffnen

[Gästekartei > Datenexport/Mailings > Exportierte CSV-Datei in Excel einlesen]

Damit die von protel Air exportierte CSV-Datei in Excel richtig dargestellt wird, müssen Sie die Datei in Excel importieren, anstatt sie einfach zu öffnen.

In Excel 2000/2002/2003

1. Öffnen Sie Excel mit einer leeren Arbeitsmappe.

2. Wählen Sie im Menü Extras den Menüpunkt Externe Daten importieren und dann den Untermenüpunkt Daten importieren. In Excel 2000 heißen die Menüpunkte Extras/Externe Daten/Textdatei importieren.

3. Wählen Sie im nächsten Fenster die CSV-Datei aus und klicken auf die Schaltfläche Öffnen. Anschließend erscheint der Textkonvertierungs-Assistent.

4. Wählen Sie die Option Getrennt und im Aufklappmenü Dateiursprung den Eintrag Unicode-UTF 8:

5. Im nächsten Dialog geben Sie als verwendetes Trennzeichen ein Komma  an.

6. Klicken Sie auf Fertig stellen, und die Datei wird Ihnen richtig formatiert dargestellt.

Excel 2007/2010

1. Öffnen Sie auch hier eine leere Arbeitsmappe.

2. Im Reiter Daten klicken Sie im Bereich Externe Daten abrufen auf den Befehl Aus Text.

3. Der Rest verläuft wie in den früheren Excel-Versionen (siehe oben, Punkte 3-6).