Zimmerliste | Daten importieren

[Reservierung > Kontingente > Kontingente-Dialog > Button "Zimmerliste | Daten importieren"]

Mit dem Zimmerlisten-Feature können Sie in nur wenigen Schritten alle Gäste und Reservierungen für ein Kontingent von Hand eingeben oder aus einer Excel-Tabelle importieren.

Zimmerliste aus Excel-Liste importieren

Eine hilfreiches Feature in der Kontingentverwaltung ist die Möglichkeit, eine Zimmerliste zu importieren. Hier können Sie mit Hilfe einer von protel Air vorgegebenen Vorlage eine ganze Liste an Gästen direkt importieren.

In nur drei Schritten zum Erfolg

• Schritt 1: In protel Air wird für das Kontingent eine Import-Vorlage (Microsoft Excel 2007 Tabelle mit der Endung xlsx) in einer vorgegebenen Struktur erzeugt.

• Schritt 2: Die Import-Vorlage wird von Ihnen oder vom Bucher mit den Gastdaten für das Kontingent gefüllt.

• Schritt 3: Die ausgefüllte Import-Vorlage wird für das Kontingent eingelesen. Anhand der enthaltenen Informationen werden die Reservierungen für das Kontingent angelegt.

Beispiel

Dem Bucher eines Kontingents wurde der Kontingentvertrag zur Unterschrift geschickt und kommt ein paar Tage später unterschrieben zurück, inklusive Anerkennung der AGB. Das Kontingent wurde bereits auf blockend gesetzt.

Jetzt müssen nur noch die Reservierungen für das Kontingent genannt werden.

Um den Prozess zu beschleunigen, schickt der Reservierungsmitarbeiter dem Bucher eine Excel-Tabelle, in welcher der Bucher die Namen der Gäste und alle weiteren relevanten Informationen eintragen kann. Der Clou: Die benötigte  Excel-Tabelle kann direkt in protel Air für das jeweilige Kontingent erstellt werden.

Der Reservierungsmitarbeiter erzeugt also die Excel-Tabelle für das betreffende Kontingent und schickt diese dem Bucher zum Ausfüllen zu. Ein paar Tage später kommt die ausgefüllte Excel-Tabelle zurück. Spätestens jetzt setzt der Reservierungsmitarbeiter das Kontingent auf "Abrufbar", damit alle Gäste für das Kontingent genannt werden können.

Danach wird die Excel-Tabelle importiert, geprüft, bei Bedarf noch kleinere Fehler von Hand korrigiert und schließlich für das Kontingent eingelesen.

Nach dem erfolgreichen Import sind alle Gäste genannt und alle Reservierungen im System.

Video-Tutorial

Programmaufruf

Der Zimmerlisten-Import und -Export wird für jedes Kontingent individuell gestartet.

Rufen Sie das Kontingent auf (Reservierung > Kontingente > Kontingent bearbeiten) und klicken unten links im Fenster auf den Button Zimmerliste > Daten importieren.

Im Anschluss öffnet sich ein Assistent, der Sie durch alle notwendigen Schritte führt.

Vorlage herunterladen

[Reservierung > Kontingente > Kontingent öffnen > Button "Zimmerliste"]

Der erste Schritt besteht darin, eine Vorlage herunterzuladen. Mittels der Vorlage stellt protel Air eine ausfüllbare Zimmerliste im Excel-Format zur Verfügung, die bereits alle relevanten Spalten zum Eintragen der Gäste enthält.

Klicken Sie auf Vorlage herunterladen - siehe folgende Abbildung.

Anschließend erstellt protel Air eine Excel-Datei (xlsx), die in das voreingestellte Downloadverzeichnis Ihres Web-Browsers gelegt wird. Die Excel-Datei heißt so, wie das Kontingent, für das sie erzeugt wurde.

Beispiel

Für das Kontingent "International Partner Meeting" mit der ID "3" ...

... wird die Excel-Datei "International Partner Meeting 3.xlsx" in das Download-Verzeichnis gelegt - siehe folgende Abbildung.

Hinweise zum xlsx Dateiformat

Bei der Dateiendung xlsx handelt es sich um das Excel Dateiformat von Microsoft. Das Format xlsx wird ab Excel-Version 2007 unterstützt.

Es gibt zahlreiche Programme, mit denen Sie Microsoft Excel 2007 Tabellen mit der Endung xlsx öffnen und bearbeiten können. Manche Programme besitzen die Eigenart, xlsx-Datein in andere Dateiformate zu konvertieren. Achten Sie deshalb darauf, ein Programm zu verwenden, das beim Speichern der Tabelle das xlsx-Format beibehält!

Folgende Programme wurden in Verbindung mit dem Zimmerlisten-Feature von protel getestet und freigegeben:

• Libre Office Calc

• Google Docs / Spreadsheets

• Microsoft Excel ab 2007

protel übernimmt keine Garantie für die Kompatibilität der Import-Funktion mit Excel-Dateien, die in anderen als den oben aufgeführten Programmen bearbeitet und gespeichert wurden.

Aufbau der Vorlage

Die Excel-Datei ist dafür ausgelegt, bis zu 50 Reservierungen einzutragen - vgl. folgende Abbildung:

• Jede Zeile entspricht einem Reservierungsdatensatz, der für das Kontingent angelegt werden wird: Pro Zeile wird eine Gästekartei und eine Reservierung angelegt (bei entsprechender Zimmeranzahl auch mehrere).

• Jede Spalte in der Tabelle entspricht einem Datenbankfeld in protel Air.

• Damit die eingegebenen Daten beim späteren Importieren korrekt zugeordnet werden können, erfordern manche Eingaben ein ganz bestimmtes Format oder eine bestimmte Eingabe. Aus diesem Grund erhält die Excel-Datei eine eingebaute Ausfüllhilfe: Wenn Sie auf die Spaltenüberschrift klicken, erhalten Sie einen Hinweis, der Sie informiert, welche Eingaben in welchem Format in der Spalte erwartet werden (die Funktionsfähigkeit der Ausfüllhilfe hängt vom benutzen Programm oder der Programmversion ab).

• Falsch eingetragene Werte können vor dem Import händisch korrigiert werden (siehe weiter unten: Datenimport).

• Im Allgemeinen gilt: Je sorgfältiger die Tabelle ausgefüllt wird, um so weniger Nacharbeit ist später notwendig!

Spalten und deren Bedeutung

Die folgende Auflistung enthält alle Felder, die protel Air für den Import bereitstellt. Über das Ein- und Ausblenden von Spalten können Sie selbst bestimmen, welche Felder in der Excel-Datei enthalten sein sollen (siehe Abschnitt Spalten ein-/ und ausblenden).

Pflichtfelder: Als Pflichtfelder gekennzeichnete Spalten müssen ausgefüllt werden. Ohne Eingabe des Pflichtfeldes  kann der Reservierungsdatensatz nicht angelegt werden.

Dropdown-Listen: Werden in einer Zelle bestimmte Elemente über eine Dropdown-Liste bereitgestellt, dürfen keine anderen als die dort enthaltenen Elemente eingegeben werden!

Beispiel Kategorie

Besonders wichtig ist die korrekte Eingabe der Kategorie. Wenn das Kontingent für eine (oder mehrere) Kategorie(n) konfiguriert wurde, schlägt die Excel-Tabelle automatisch die passende Zimmerkategorie als Auswahl vor - vgl. folgende Abbildung:

Wenn der Benutzer hier eine andere als die angebotene(n) Kategorie(n) eingibt, kann der entsprechende Reservierungsdatensatz beim Import nicht korrekt zugeordnet und muss händisch nachbearbeitet werden.

Beispiel Vorname

Die Eingabe des Vornamens ist frei, hier werden keine bestimmten Eingaben / Eingabeformate erwartet.

Beispiel Anrede

Bei der Anrede werden nur die in den protel Air Stammdaten konfigurierten Anreden als Eingabe akzeptiert.

Der Benutzer hat daher die Möglichkeit, die Anreden aus einer Dropdown-Liste auszuwählen:

Spalten ein- und ausblenden

Spalten, die Sie nicht benötigen, können Sie für den Import und die Vorlage auf einfache Weise ausblenden. Wichtig ist, dass Sie keine Pflichtfelder ausblenden, weil diese für den fehlerfreien Import benötigt werden.

So funktioniert's

1. Öffnen Sie ein fertig fertig konfiguriertes und abrufbares Kontingent, für das Sie noch keine Zimmerliste importiert haben.

   • fertig konfiguriert = Für das Kontingent müssen im Reiter "Kontingent" entsprechende Zimmer konfiguriert sein.

   • abrufbar = Für das Kontingent muss der Status "Abrufbar" gesetzt sein (Checkbox)

2. Klicken Sie den Button Zimmerliste.

3. Klicken Sie anschließend auf Vorlage herunterladen.

4. Bleiben Sie im Fenster Rooming list.

5. Klicken Sie auf Browse und öffnen die eben erstellte, noch leere Vorlage.

Im nächsten Fenster können Sie durch Ein- und Ausblenden der Spalten einstellen, welche Daten für die Erstellung der Roomingliste verwendet werden sollen.

Beispiel

Im folgenden Beispiel gehen wir davon aus, dass alle Spalten eingeblendet sind (Auslieferungszustand) und bestimmte Spalten ausgeblendet werden sollen.

Nachdem Sie die Vorlage in protel Air eingelesen haben, öffnet sich die Ansicht Schritt 2 - Daten zuordnen.

Spalten, die Sie nicht benötigen, können Sie folgendermaßen ausblenden:

Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über den Spaltentitel einer beliebigen Spalte und klicken Sie anschließend auf den kleinen Pfeil - siehe Abbildung:

Wählen Sie im Aufklappmenü den Eintrag Spalten.

Spalten, die in der Vorlage aktiviert sind, sind mit einem Häkchen gekennzeichnet.

Um eine Spalte auszublenden, entfernen Sie das Häkchen aus der Checkbox.

In unserem Beispiel werden gleich mehrere Spalten ausgeblendet - siehe folgende Abbildung:

Entsprechend der getroffenen Auswahl aktualisieren sich die im Fenster angezeigten Spalten.

Klicken Sie nun auf Aktuelle Listenansicht speichern.

Schließen Sie das Fenster mit Klick auf Verlassen.

Vorlage testen

Machen Sie nun den Test, ob die Excel-Datei für die Zimmerliste entsprechend der neuen Spalteneinstellungen erstellt wird.

Klicken Sie in dem Kontingent, dessen Fenster noch geöffnet ist, auf Zimmerliste.

Klicken Sie anschließend auf Vorlage herunterladen.

Öffnen Sie die erstellte Excel-Datei und sehen sich die Spalten an. Die im obigen Beispiel erzeugte Datei sieht folgendermaßen aus:

Hier der direkte Vergleich mit den in Schritt 2 - Daten zuordnen angezeigten Spalten:

Wie in der Abbildung zu sehen, ist jede Spalte in der Excel-Tabelle einer Spalte im Rooming list Dialog zugeordnet.

Mapping

Bei Bedarf kann das "Mapping" (d.h. die Zuordnung) zwischen den protel Air Datenbankfeldern und den Excel-Spalten  im Rooming list Dialog geändert werden - siehe folgende Abbildung:

Links sehen Sie das protel Air Datenbankfeld - rechts in der Dropdown-Liste die eingelesenen Excel-Spalten.

Durch Auswahl eines Elements aus der Dropdown-Liste kann das Mapping, falls nötig, angepasst oder neu vorgenommen werden.

Vorlage an den Bucher senden

Je nach Arbeitsweise im Hotel wird die Vorlage an den Bucher des Kontingents gesendet, verbunden mit der Bitte diese auszufüllen und an das Hotel zurückzusenden. Wenn Sie die Vorlage an den Bucher senden, weisen Sie den jeweiligen Mitarbeiter auf die Ausfüllhilfen hin, um ein möglichst korrekt ausgefüllte Excel-Tabelle zurückzuerhalten.

Vorlage ausfüllen

Die Vorlage kann je nach Arbeitsweise entweder vom Bucher oder vom Hotel ausgefüllt werden. Der Anwender sollte über Grundkenntnisse in Tabellenkalkulationsprogrammen verfügen.

• Öffnen Sie die Datei mit einem der oben aufgeführten Programme (siehe Hinweise zum xlsx Dateiformat).

• Falls nötig, passen Sie zur besseren Lesbarkeit die Breite der Spalten an.

• Füllen Sie für jeden Gast eine Zeile in der Tabelle aus.

• Die Spalte ID ist bereits vorausgefüllt und sollte nicht geändert werden.

• Manche Spalten schlagen bereits die von der Hotelsoftware akzeptierten Werte vor; bitte wählen Sie ein entsprechendes Element aus der Liste aus.

• Datumsangaben (z. B. Anreise- und Abreisedatum) müssen in einem gültigen Datumsformat (z.B. 01.12.2018) eingegeben werden.

• Uhrzeiten (z. B. Anreise und Abreise) müssen in einem gültigen Tageszeitformat (z.B. 16:00) eingegeben werden.

• Beachten Sie die Ausfüllhilfen in der Excel-Datei: Wenn Sie auf die Spaltenüberschrift klicken, erhalten Sie einen Hinweis, der Sie informiert, welche Eingaben in welchem Format in der Spalte erwartet werden (die Funktionsfähigkeit der Ausfüllhilfe hängt vom benutzen Programm oder der Programmversion ab. protel empfiehlt zur Anzeige der Ausfüllhilfe das Libre Office Calc oder Google Spreadsheets).

Vorlage speichern

Sind alle Gäste mit allen relevanten Informationen (Pflichtfelder beachten!) eingetragen, kann die Excel-Datei gespeichert werden.

Bitte verändern Sie weder das Format (xlsx) noch den Namen der Datei!

Vorlage importieren

[Reservierung > Kontingente > Kontingent öffnen > Button "Zimmerliste" > Datei hochladen]

Wenn Sie die Zimmerliste ausgefüllt bzw. die ausgefüllte Liste vom Bucher zurückerhalten haben, können Sie die Datei in protel Air einlesen.

Schritt 1: Datei hochladen

1. Rufen Sie das Kontingent auf (Reservierung > Kontingente > Kontingent bearbeiten) und klicken unten links im Fenster auf den Button Zimmerliste.

2. Klicken Sie im Bereich Datei hochladen den Browse... Button

3. Wählen Sie die vom Bucher ausgefüllte Datei aus und klicken auf Öffnen.

Die Datei wird nun eingelesen.

User-Feedback

Wenn die Import-Datei Informationen enthält, die nicht einwandfrei zugeordnet werden können, erhalten Sie eine Meldung.

Beispiel: Eine Reservierung kann nicht importiert werden, weil ihr ein Preistyp zugeordnet ist, der aufgrund einer Strategie nicht verfügbar ist. Sie erhalten eine entsprechende Meldung. Hierbei werden unterschiedliche Fälle berücksichtigt:

• Strategie "Mindestaufenthalt von X Tagen (MLOS)" ist gesetzt oder der Preistyp ist geschlossen (CLOSE):

• Meldung: "Die Rate ist für den Reservierungszeitraum nicht verfügbar/geschlossen. Bitte überprüfen Sie die gesetzte Preisstrategie."

• Strategie "Geschlossen für Anreisen (CTA)" ist gesetzt:

• Meldung: "Die Rate ist für den Reservierungszeitraum nicht verfügbar, da die Strategie "Geschlossen für Anreisen" gesetzt ist."

• Der Preistyp ist für den Reservierungszeitraum nicht verfügbar (abweichendes Datum):

• Meldung: "Die Rate ist für den Reservierungszeitraum nicht verfügbar,. Bitte überprüfen Sie Ihre Preiskonfiguration."

Schritt 2: Daten zuordnen

Beim Daten zuordnen können Sie einstellen und prüfen, welche Spalte aus der Tabelle welchem Datenbankfeld in protel Air zugeordnet wird.

Auf der linken Seite sehen Sie die Datenbankfelder, im Auswahlfeld daneben die verfügbaren Tabellenspalten der Excel-Datei.

Sie können nicht benötigte Spalten ausblenden oder fehlende Spalten einblenden.

Wenn Sie ein Spalte einblenden, müssen Sie die Spalte einmal neu zuordnen. Wenn Sie ein Spalte ausblenden, können Sie die Zuordnung Löschen (Klick auf das kleine Kreuz in der Dropdown-Liste).

Wenn alle Felder korrekt zugeordnet sind, klicken Sie auf Weiter.

Schritt 3: Validieren und editieren

Das Fenster in Schritt 3 zeigt Ihnen die eingelesenen Reservierungsdatensätze an.

In der Ansicht können Sie fehlende Eingaben "inline", d.h. direkt in der Tabelle, ergänzen oder fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Klicken Sie hierfür in die jeweilige Zeile und Spalte und geben den gewünschten Wert ein.

Anrede, Geschlecht, Sprache, Nationalität und Kategorie können aus einer Dropdown-Liste übernommen werden. Hier werden automatisch die in protel Air konfigurierten Werte zur Auswahl angeboten.

Wenn Sie alle Felder überprüft und ggf. korrigiert oder nachgetragen haben, klicken Sie auf Importieren.

Anschließend erhalten Sie eine Meldung, wie viele Reservierungen erfolgreich importiert wurden.

War der Import erfolgreich, werden die importierten Reservierungen in der Reservierungsübersicht des Kontingents angezeigt - vgl. folgende Abbildung:

Tipp: Wenn die Reservierungen nicht unmittelbar im Reiter Reservierungsübersicht erscheinen, schließen Sie das Kontigent und öffnen es erneut!

FAQ

Welche Daten werden angelegt?

Für jede Zeile in der Zimmerliste (mauell angelegt oder importiert) wird mindestens eine Reservierung und eine Gästekartei in protel Air angelegt, und zwar mit den in den Tabellenspalten angegebenen Funktionen.

Die Gästekarteien werden mit dem Status "zum Löschen vorgemerkt" angelegt. So wird vermieden, dass übermäßig viele Dubletten in protel Air entstehen. Bei Bedarf können Sie das Häkchen "Zum Löschen vormerken" aus der Gästekartei entfernen, um eine reguläre Gästekartei zu erhalten.

Zum Löschen vorgemerkte Gästekarteien werden standardmäßig aus der Gastsuche ausgeblendet. Sie werden nur angezeigt, wenn in der Gastsuche auch "zum Löschen vorgemerkte" Karteien explizit eingeblendet werden.

Die Reservierungen werden mit den im Kontingent angegebenen Reservierungscodes angelegt.