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Zahlungsinstruktionen regeln die Verteilung von Umsätzen auf mehrere Rechnungen

Mithilfe der Zahlungsinstruktionen können Sie festlegen, wie die einzelnen Umsätze aus den in einer Reservierung gebuchten Zimmern verbucht und abgerechnet werden sollen.

Die Nutzung dieser Funktion erleichtert vor allem die Rechnungslegung bei Gruppenreservierungen, da hier neben der Sammelrechnung zumeist auch separate Einzelrechnungen angelegt werden, auf die ein Teil der Umsätze umgeleitet wird. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine Firma bei Firmenbuchungen sämtliche Kosten für Logis und Verpflegung übernimmt, während die Mitarbeiter alle weiteren Kosten (z. B. für Extras) tragen.

Leiten Sie die Umsätze einer Reservierung auf einzelne Konten um

Als Umleitungsziele können Sie aus folgenden Optionen wählen:

Standardmäßig werden alle Artikel und Leistungen einer Reservierung auf ein gemeinsames Rechnungskonto gebucht. Sollen spezielle Umsätze separat gebucht werden, können Sie mithilfe der Zahlungsinstruktionen regeln, auf welches Konto die jeweiligen Umsätze umgeleitet werden sollen.

So erstellen Sie eine Zahlungsinstruktion

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  1. Öffnen Sie den Reservierungsdialog für die betreffende Reservierung.

  2. Klicken Sie links im Fenster auf den Reiter Zahlungsinstruktionen.

  3. Klicken Sie unten links im Fenster auf [Hinzufügen].

Eine Zahlungsinstruktion besteht aus bis zu drei Bedingungen:

Hierbei sind zahlreiche Kombinationen aus Umleitungsziel, Gültigkeit und Artikel (Leistung) möglich:

1. Umleitungsziel

[Reservierungsdialog > Reiter „Zahlungsinstruktionen Hinzufügen/Bearbeiten“ > Umleitungsziel]

Wenn Sie auf eine Vorlage zurückgreifen möchten, wählen Sie im Bereich Vorlagen die gewünschte Vorlage aus - vgl. folgende Abbildung. Weitere Infos zum Arbeiten mit Vorlagen erhalten Sie im Abschnitt Vorlagen verwenden.

Wenn Sie eine neue Zahlungsinstruktion erstellen möchten, fahren Sie fort wie folgt:

Geben Sie zuerst einen Namen für die neue Zahlungsinstruktion ein (zum Beispiel "Logiskosten").

Sie können aus folgenden Umleitungszielen wählen:

Umleitungsziele

Auf bestehendes Rechnungsfenster umleiten

Diese Option leitet Leistungen auf ein bestehendes Rechnungsfenster um. Dementsprechend ist der EInsatz nur sinnvoll, wenn bereits eine Reservierung mit mindestens zwei Rechnungsfenstern angelegt wurde.

Beispiel Firmenreservierung: Sie haben eine Reservierung mit zwei Rechnungsfenstern angelegt. Rechnungsfenster 1 mit der privaten Kreditkarte des Mitarbeiters und Rechnungsfenster 2 mit der Firmenkreditkarte. Logis und Frühstück sollen auf Rechnungsfenster 2 umgeleitet werden.

Wählen Sie das gewünschte Rechnungsfenster in der Dropdownliste aus - vgl. folgende Abbildung:

Auf neues Rechnungsfenster in dieser Reservierung umleiten

Diese Option erstellt innerhalb der Reservierung ein neues Rechnungsfenster, auf das die Umsätze gebucht werden. Alternativ kann auch ein bereits vorhandenes Rechnungsfenster gewählt werden.

Geben Sie einen Namen für das neue Rechnungsfenster ein (zum Beispiel "Firma-Logikosten").

Geben Sie einen Empfänger ein (zum Beispiel die Firma des Gastes).

Pro Zimmer auf jeweils eigene Rechnung umleiten

Erstellt pro Zimmer eine eigene Rechnung.

Wählen Sie den Rechnungsempfänger aus: Bucher = Bucher der Reservierung; Erster Gast = Erster Gast auf dem Zimmer.

Beispiel: Minibarverbräuche sollen für jedes Zimmer separat in einem eigenen Rechnungsfenster verbucht werden.

Auf fremde Rechnung umleiten

Umsätze werden auf eine Rechnung außerhalb dieser Reservierung gebucht (z. B. Passantenrechnung, andere Reservierung, etc...). Geben Sie einen Namen ein, um nach dem Rechnungsempfänger zu suchen. Nach dem Tagesabschluss werden die Umsätze auf die hier gewählte Rechnung gebucht.

Auf Gruppenrechnung umleiten

Nur bei Gruppenreservierungen: Die Umsätze werden auf die Gruppenrechnung gebucht.

 

Sie können das Fenster erst verlassen, wenn Sie ein gültiges Umleitungsziel angegeben haben. Wird für eine Zahlungsinstruktion nur das Umleitungsziel ohne weitere Angaben (s.u.) definiert, bucht protel Air alle Umsätze der Reservierung auf das hier definierte Umleitungsziel (z.B. alle Umsätze dieser Reservierung auf jeweils ein Konto pro Zimmer buchen).

2. Gültigkeit

[Reservierungsdialog > Reiter „Zahlungsinstruktionen Hinzufügen/Bearbeiten“ > Gültigkeit]

Im Gültigkeitsbereich kann die Umleitung auf ein oder mehrere Zimmer sowie auf einen Zeitraum eingegrenzt werden (z.B. Umsätze von Zimmer XY am Anreisetag auf eine fremde Rechnung buchen).

Gültigkeitsbereich

Zimmer

Die Regel gilt für die gesamte Reservierung.

Die Regel gilt nur für das (oder die) ausgewählte(n) Zimmer.

Zeitraum

Gesamte Reservierung

Die Regel gilt für den gesamten Zeitraum.

Zeitraum

Die Regel gilt nur für den gewählten Zeitraum des Aufenthalts.

Alle X Tage

Die Regel gilt in dem hier gewählten Tagesrhythmus

Nächte

Geben Sie hier eine 1 für die erste Nacht ein, eine 2 für die zweite Nacht usw. Mehrere Nächte können durch ein Komma separiert werden (zum Beispiel: 2,3).

Anreisetag

Die Regel gilt nur am Anreisetag.

Abreisetag

Die Regel gilt nur am Abreisetag.

Wochentage

Bitte wählen...

Wählen Sie bei Bedarf einen oder mehrere Wochentage aus, an denen die Regel greifen soll.

3. Artikelauswahl

[Reservierungsdialog > Reiter „Zahlungsinstruktionen Hinzufügen/Bearbeiten“ > Artikelauswahl]

Sie können die Regel auf einen bestimmten Artikel, eine Warengruppe oder ein Paket beschränken (z. B. Umsätze aus dem Paket "Minibar" für Zimmer XY auf eine fremde Rechnung buchen).

Artikelauswahl

Alle Artikel

Die Regel gilt für alle Artikel & Leistungen

Zimmerpreis

Die Regel gilt nur für den Zimmerpreis (Logis)

Artikel/Warengruppe

Die Regel gilt nur für den (oder die) hier ausgewählte(n) Artikel.

TIPP: Anstelle einzelner Artikel können Sie hier auch eine komplette Warengruppe (z. B. Getränke) auswählen. Warengruppen werden im Auswahlfenster mit einem Sternchen * dargestellt.

Wird nun einer der betreffenden Artikel gebucht, werden die in den Zahlungsinstruktionen gesetzten Regeln überprüft und der Artikel automatisch auf das Umleitungsziel gebucht.

In der Rechnungsübersicht legt protel Air gemäß den Zahlungsinstruktionen ein neues (oder mehrere neue) Rechnungsfenster an, auf denen die umgeleiteten Rechnungspositionen erscheinen. Beim Check-Out sind die Rechnungen somit bereits bestens vorbereitet.

Wichtige Hintergrundinfos

Bitte beachten Sie, dass bei mehreren hinterlegten Regeln, die den gleichen Artikel betreffen, die zuoberst angelegte Regel Priorität hat. D. h., trifft die erste Regel für einen Artikel bereits zu, werden die darunter liegenden Regeln nicht für diesen Artikel beachtet. Die Sortierreihenfolge - und somit die Priorität der Regeln - ändern Sie per Drag and Drop.

Neben den Rechnungsfenstern, die aufgrund einer Zahlungsinstruktion angelegt werden, behält protel Air immer auch das Standardrechnungsfenster bei, da hier zunächst alle einlaufenden Buchungen gesammelt werden, bevor sie entsprechend umgeleitet werden. Zur optischen Unterscheidung wird das Standardrechnungsfenster mit einem roten Sternchen gekennzeichnet:

Vorlagen verwenden

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Wenn Sie eine gespeicherte Vorlage wiederverwenden möchten, können Sie die Vorlage folgendermaßen auswählen:

  1. Öffnen Sie die Reservierungsübersicht für die betreffende Reservierung.

  2. Klicken Sie links im Fenster auf den Reiter Zahlungsinstruktionen.

  3. Klicken Sie unten links im Fenster auf [Hinzufügen].

  4. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Vorlagen-Klappbox aus - siehe folgende Abbildung.

Hinweis: Wenn hier keine Vorlage erscheint, wurden noch keine Zahlungsinstruktions-Vorlagen im System gespeichert.

Zahlungsinstruktion als Vorlage speichern

[Reservierungsdialog > Reiter „Zahlungsinstruktionen“]

Sie können jede angelegte Zahlungsinstruktion als Vorlage speichern und somit in jeder beliebigen Reservierung wiederverwenden.

  1. Öffnen Sie den Reservierungsdialog für die betreffende Reservierung.

  2. Klicken Sie links im Fenster auf den Reiter Zahlungsinstruktionen.

  3. Klicken Sie unten links im Fenster auf [Hinzufügen].

  4. Geben Sie einen Namen für die Zahlungsinstruktion ein.

  5. Geben Sie ein Umleitungsziel ein und nehmen Sie weitere Einstellungen in den Tabs Gültigkeit und Artikelauswahl vor.

  6. Klicken Sie im Zahlungsinstruktions-Dialog unten links auf den Button [Als Vorlage speichern...].

Zahlungsinstruktions-Vorlage löschen

Wenn Sie eine gespeicherte Vorlage löschen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Reservierungsübersicht für die betreffende Reservierung.

  2. Klicken Sie links im Fenster auf den Reiter Zahlungsinstruktionen.

  3. Klicken Sie unten links im Fenster auf [Hinzufügen].

  4. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Vorlagen-Klappbox aus - siehe folgende Abbildung.

  1. Bestätigen Sie die nachfolgende Frage mit [Ja] und die Vorlage wird gelöscht

  1. Schließen Sie den Zahlungsinstruktions-Dialog mit [Abbrechen].

Zahlungsinstruktions-Vorlage bearbeiten

[Reservierungsdialog > Reiter „Zahlungsinstruktionen“]

  1. Öffnen Sie die Reservierungsübersicht für die betreffende Reservierung.

  2. Klicken Sie links im Fenster auf den Reiter Zahlungsinstruktionen.

  3. Klicken Sie unten links im Fenster auf [Hinzufügen].

  4. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Vorlagen-Klappbox aus.

  5. Bearbeiten Sie die Zahlungsinstruktion, indem Sie z.B. die Artikelauswahl oder die Gültigkeitskriterien ändern.

  6. Klicken Sie im Zahlungsinstruktionsdialog unten links auf den Button [Als Vorlage speichern...].

  7. Nun können Sie die geöffnete Vorlage aktualisieren: Anstatt einen Namen für die Vorlage einzugeben, setzen Sie ein Häkchen in die Checkbox aktualisiere Vorlage - siehe folgende Abbildung.

Zahlungsinstruktions-Vorlage kopieren

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  1. Öffnen Sie die Reservierungsübersicht für die betreffende Reservierung.

  2. Klicken Sie links im Fenster auf den Reiter Zahlungsinstruktionen.

  3. Klicken Sie unten links im Fenster auf [Hinzufügen].

  4. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Vorlagen-Klappbox aus.

  5. Klicken Sie im Zahlungsinstruktionsdialog unten links auf den Button [Als Vorlage speichern...].

  6. Geben Sie einen Namen für die Kopie ein.

  1. protel Air erstellt auf Basis der ausgewählten Vorlage eine Kopie.

  1. Die Kopie können Sie anschließend über die Klappbox Vorlage auswählen aufrufen.

Beispiel: Zimmerbasierte Rechnung

Angenommen, wir haben eine Reservierung mit zwei Zimmern und folgender Belegung:

Standardmäßig werden alle in Anspruch genommenen Leistungen auf eine gemeinsame Rechnung gebucht. Die beiden Gäste möchten gern getrennte Rechnungen.

Also hinterlegen Sie in den Zahlungsinstruktionen folgende Regel:

Umleitungsziel

Reservierung - Rechnung pro Zimmer, Empfänger: Erster Gast

Gültigkeit

Zimmer: Alle

Zeitraum: Gesamte Reservierung

Artikelauswahl

Alle Artikel

Klicken Sie auf [OK] um die Zahlungsinstruktion zu speichern.

Resultat

Beim nächsten Tagesabschluss erstellt protel Air automatisch für jedes Zimmer eine eigene Rechnung, die Kosten für Logis und Ortstaxe werden von der Standardrechnung auf die jeweilige Zimmerrechnung umgeleitet. Rechnungsempfänger ist der erste Gast auf dem Zimmer (nur relevant, wenn mehrere Gäste auf dem Zimmer übernachten).