Zimmerverteilung

[Reservierung > Zimmerverteilung]

Über die Zimmerverteilung können Sie einzelnen Kategoriereservierungen konkrete Zimmer zuordnen.

Aufruf Zimmerverteilung

Sie rufen die Zimmerverteilung über das Menü "Reservierung > Zimmerverteilung" auf.

Die Zimmerverteilung öffnet sich immer mit dem (protel Air -) Tages-Datum. So können Sie für Kategoriereservierungen ohne Zimmer rechtzeitig vor Anreise Ihrer Gäste ein entsprechendes Zimmer zuordnen.

Datumsauswahl (Anreisedatum)

Im Datumsfeld können Sie das Anreisedatum der Reservierungen, denen Sie ein Zimmer zuordnen möchten, eingeben. Geben Sie es direkt ein oder wählen Sie es über den Kalender aus.

Drücken Sie anschließend die <Enter>-Taste oder klicken Sie auf die Lupe um die Anzeige zu aktualisieren.

Was der Dialog Ihnen anzeigt

Der Zimmerverteilungsdialog zeigt Ihnen in der linken Fensterhälfte alle reservierten Zimmer mit dem oben ausgewählten Anreisetag an. Standardmäßig erscheinen nur Zimmer, die noch nicht zugeteilt wurden. Über die Status-Auswahlbox können Sie auch bereits zugewiesene Zimmer einblenden:

Klicken Sie links auf eine oder mehrere Reservierungen, startet protel Air automatisch die Suche nach freien Zimmern, das Ergebnis wird rechts in der Tabelle (Freie Zimmer) angezeigt.

Zimmer-Spalte im linken Fensterbereich

Hier erscheint

• ein Fragezeichen (?), wenn noch kein Zimmer zugeteilt wurde

• die Zimmernummer, wenn ein Zimmer zugeteilt ist

Bedeutung der Spalten "<" und ">" im rechten Fensterbereich

Im rechten Fensterbereich (Freie Zimmer) geben die Spalten "<" und ">" Aufschluss darüber, wie viele Tage davor bzw. danach die vorherige oder nachfolgende Reservierung entfernt ist.

Zimmer zuteilen

Zimmer automatisch zuteilen

Markieren Sie eine Reservierung im linken Fensterbereich.

Im rechten Fensterbereich erscheinen alle für den Reservierungszeitraum verfügbaren Zimmer.

Davon sind bereits ein oder mehrere freie Zimmer als Vorschlag vorausgewählt.

Sind Sie mit der Auswahl einverstanden, klicken Sie unten rechts im Fenster auf [Verteilen]. Die Zimmer werden der Auswahl entsprechend zugewiesen.

Zimmer von Hand zuteilen

Alternativ zur automatischen Zimmerverteilung können Sie auch ein gewünschtes Zimmer von Hand zuteilen, indem Sie im rechten Fensterbereich ein anderes freies Zimmer auswählen.

Mithilfe der Mehrfachauswahl können Sie auch mehrere Zimmer gleichzeitig markieren, zum Beispiel, wenn Sie auf der linken Seite ebenfalls mehrere Reservierungen markiert haben.

Beinhaltet eine Reservierung mehrere Zimmer und Sie teilen nur ein Zimmer zu, werden die noch verbleibenden (nicht zugewiesenen) Zimmer von der Reservierung automatisch abgesplittet.

Klicken Sie unten rechts im Fenster auf [Verteilen] um die ausgewählten Zimmer zuzuordnen.

In allen Kategorien suchen

[Reservierung > Zimmerverteilung > rechter Fensterbereich "Freie Zimmer"]

Aktivieren Sie im rechten Fensterbereich der Zimmerverteilung die Checkbox In allen Kategorien suchen und klicken dann das Lupen-Icon, werden bei der Suche nach freien Zimmern alle Kategorien berücksichtigt, d.h. es können auch Zimmer einer anderen Kategorie zugeteilt werden.

Wenn Sie ein Zimmer aus einer anderen Kategorie auswählen und auf [Verteilen] klicken, werden Sie gefragt, ob der Preis neu berechnet werden soll. Wie Sie die Frage beantworten, hängt zum Beispiel davon ab, ob es sich um ein kostenloses Upgrade oder um ein Upsell handelt (wenn eine höhere Kategorie gewählt wurde).

Beantworten Sie die Frage mit [Ja], wenn es sich zum Beispiel um ein Upsell handelt.  In diesem Fall wird die Preis-Spalte in der Tabellenübersicht angepasst.

Beantworten Sie die Frage mit [Nein] , wenn der Preis nicht angepasst werden soll, zum Beispiel, weil der Gast ein kostenloses Upgrade erhält.

Klicken Sie auf [Abbrechen], passiert nichts und Sie kehren zurück in den Zimmerverteilungs-Dialog.

Suche nach Gruppen

Wenn Sie nur Zimmer für eine bestimmte Gruppe verteilen möchten, können Sie im linken Fensterbereich den Namen der Gruppe eingeben - siehe folgende Abbildung:

Nach Klick auf die Lupe werden Ihnen nur Reservierungen der gewünschten Gruppe angezeigt.

Weitere Filter

Klicken Sie auf das Icon Weitere Filter ,  öffnen sich weitere Suchfelder, mit deren Hilfe Sie die Anzeige der Reservierungen weiter eingrenzen können:

Gastinformationen

Markieren Sie eine Reservierung im linken Fensterbereich und klicken im Menüband Gastinformationen auf den nach unten zeigenden Pfeil , öffnen sich weitere nützliche Informationen, zum Beispiel ob der Gast ein Wunschzimmer hat, welche Merkmale das Zimmer haben soll, welches Zimmer der Gast bei seinem letzten Aufenthalt bewohnt hat, etc.

Reservierungsinformationen

Markieren Sie eine Reservierung im linken Fensterbereich und klicken im Menüband Reservierungsinformation auf den nach unten zeigenden Pfeil , öffnen sich weitere nützliche Informationen, zum Beispiel Reservierungs- und Zimmerbemerkungen.

Freie Zimmer mit bestimmten Merkmalen anzeigen

Um einem Gast ein Zimmer "nach Maß" anbieten zu können, können Sie die freien Zimmer im rechten Fensterbereich auf die gewünschten Merkmale einschränken - siehe folgende Abbildung:

Das Wunschzimmer und die präferierten Zimmermerkmale finden Sie in den Gastinformationen (siehe oben).

Freie Zimmer mit einem bestimmten Status anzeigen

Wenn zum Beispiel nur freie oder überprüfte Zimmer für die Zuteilung angezeigt werden sollen, können Sie die freien Zimmer im rechten Fensterbereich nach deren Status filtern - siehe Abbildung:

Reservierung öffnen

Eine im linken Fensterbereich angezeigte Reservierung kann direkt geöffnet werden, entweder mit einem Doppelklick oder über das Kontextmenü (rechter Mausklick > Befehl "Reservierung öffnen").