Housekeeping | Beispielkonfiguration

Jede Konfiguration beginnt mit der Überlegung, wie viele Zimmer jeden Tag zu säubern sind, in wie viele Bereiche die Zimmer aufgeteilt werden sollen, wieviele Zimmer ein Bereich maximal enthalten soll,, wie hoch der Aufwand ist, die Zimmer im  jeweiligen Bereichen zu säubern, und wieviele Housekeeping-Mitarbeiter dafür erforderlich sind.

Im Folgenden eine Beispielkonfiguration, wie sie in dem fiktiven Betrieb "Happy Hotel" aussehen könnte.

1 Konfiguration der Bereiche / Einsatzorte

Stammdaten > Housekeeping > Bereiche / Einsatzorte

Anforderung

Umsetzung

Das Housekeeping soll in 5 Abschnitte eingeteilt werden (ein Abschnitt wird später fünf Zimmern zugeordnet).

Anlage der entsprechenden Bereiche. Die Benennung kann frei gewählt und auf die entsprechende Organisationsform angepasst werden. Das Happy Hotel richtet folgende fünf Bereiche ein:

  • Section 1A

  • Section 1B

  • Section 2A

  • Section 2B

  • Section 3A

Abends soll ein Mitarbeiter für den Turndown-Service verantwortlich sein.

Für die Spätschicht legt das Happy Hotel folgenden separaten Bereich an:

  • Evening Section A

Die Housekeeping-Abschnitte sollen einem Gebäudeteil zugewiesen werden können.

Das Happy Hotel legt die Flure, auf denen sich die Zimmer befinden, als eigene Bereiche an.

  • 1st Floor

  • 2nd Floor

  • 3rd Floor

Abschließend sieht die Konfiguration der Bereiche folgendermaßen aus:

2 Anlage der Mitarbeiter

Stammdaten > Housekeeping > Mitarbeiter

Anforderung

Umsetzung

Das Hotel beschäftigt 5 fest angestellte Housekeeping-Mitarbeiter als Teilzeitkräfte.

Das Happy Hotel legt 5 Mitarbeiter an.

Jeder Mitarbeiter erhält einen festen Bereich, in dem er tätig ist.

Das Happy Hotel teilt jedem Mitarbeiter eine der 5 Sektionen zu.

Abends soll in regelmäßigen Wechseln jeweils ein Mitarbeiter für den Turndown-Service verantwortlich sein.

Jedem Mitarbeiter wird der Bereich der Abendschicht zugeordnet (Evening Section A).

Die Housekeeping-Abschnitte und Mitarbeiter sollen einem Gebäudeteil zugewiesen werden können.

Jedem Mitarbeiter wird der Flur zugewiesen, in dem sich sein Bereich befindet.

Ein Housekeeping-Mitarbeiter schafft in seiner Schicht 5 schmutzige Zimmer. Die Reinigung eines schmutzigen Zimmers dauert 30 Minuten (= 1 Punkt).

Das Happy Hotel arbeitet mit einem Punktesystem, in dem 1 Punkt exakt dem Aufwand entspricht, der für die Säuberung eines schmutzigen Zimmers entspricht. Dementsprechend erhält jeder Mitarbeiter 5 Punkte, weil er maximal 5 verschmutzte Zimmer pro Schicht reinigen kann. Weil 1 Punkt 30 Minuten entspricht, werden für jeden Mitarbeiter 150 Minuten als Zeitwert eingegeben.

In Spitzen- und in Urlaubszeiten setzt das Happy Hotel 5 weitere (externe) Mitarbeiter ein.

Es werden fünf weitere Mitarbeiter angelegt. Weil diese nur sporadisch tätig sind, werden für diese Mitarbeiter keine Minuten oder Punkte eingetragen.

Beispiel

Mitarbeiterin Olivia

Einsatzort(e)

Section 1A als fester Einsatzort

Evening Section zur Übernahme der Spätschicht

1st Floor als Gebäudeteil (die Zimmer in Section 1A befinden sich auf der ersten Etage)

Punkte

5 (= max 5 schmutzige Zimmer)

Minuten

150 (1 Punkt = 30 Minuten)

 

Mitarbeiter Thomas

Eisatzort

Section 2A als fester Einsatzort

Evening Section A zur Übernahme der Spätschicht

2nd Floor als Gebäudeteil (die Zimmer in Section 2A befinden sich auf der zweiten Etage)

Punkte

5 (= max 5 schmutzige Zimmer)

Minuten

150 (1 Punkt = 30 Minuten)

Übersicht über alle angelegten Mitarbeiter

In der Übersicht ist gut zu sehen, dass jeder der fünf Mitarbeiter über einen eigenen festen Bereich verfügt, während die "Springer" ohne weitere Angaben im System angelegt sind.

Alle Mitarbeiter sind der Spätschicht zugeordnet, weil in der Spätschicht ALLE Hotelzimmer inbegriffen sind und jeder Mitarbeiter je nach Dienstplan für die Spätschicht infrage kommt.

Zusätzlich ist jedem Mitarbeiter ein Gebäudeteil zugeordnet. Der Gebäudeteil richtet sich danach, wo sich die Zimmer des Housekeepingbereichs im Gebäude befinden (im Beispiel befinden sich die Zimmer eines Bereichs auf einer Etage).

Neben den fest angestellten Teilzeitkräften wurden fünf weitere Mitarbeiter angelegt. Da diese nur flexibel bzw. sporadisch zum Einsatz kommen, wurden sie ohne die Angabe weiterer Parameter angelegt.

3 Zimmerkonfiguration

Nun müssen die Zimmer noch den einzelnen Housekeeping-Bereichen zugewiesen und der Reinigungsaufwand pro Zimmer und Zimmerstatus definiert werden.

Das Happy Hotel nimmt die Konfiguration entsprechend der oben beschriebenen Anforderungen vor.

Zuordnung zu den Gruppen

Um die Einteilung der Zimmer möglichst variabel zu gestalten, kann ein Zimmer insgesamt 3 Gruppen zugeordnet werden. Im Hotelalltag hat es sich zum Beispiel bewährt, Gruppe 1 als Frühschicht und Gruppe 2 als Spätschicht zu nutzen. Gruppe 3 kann ergänzend für den Gebäudeteil verwendet werden. Beispiel: Wenn Sie Gruppe 1 für Ihre Frühschicht benutzen, erstellt protel Air die Reinigungslisten für die Frühschicht, wenn die Listen für "Gruppe 1" erzeugt werden. Wenn Sie Gruppe 2 für Ihre Spätschicht benutzen, erstellt protel Air die Reinigungslisten für die Spätschicht, wenn die Listen für "Gruppe 2" erzeugt werden. Natürlich muss die Zimmerkonfiguration entsprechend vorgenommen werden - siehe folgendes Beispiel.

Grundsätzlich kommt es darauf an, wie Sie Ihr Housekeeping organisieren möchten. Sie können auch nur eine oder zwei Gruppen zuordnen, wenn dies ausreichend ist.

Zurück zum Beispiel:

"Gruppe 1"

Zimmer 101-105 werden dem Bereich "Section 1A" zugeordnet  

Zimmer 106-110 werden dem Bereich "Section 1B" zugeordnet

Zimmer 201-205 werden dem Bereich "Section 2A" zugeordnet

Zimmer 206-210 werden dem Bereich "Section 2B" zugeordnet

Zimmer 301-305 werden dem Bereich "Section 3A" zugeordnet

"Gruppe 2"

ALLE Zimmer werden auf Ebene der Gruppe 2 dem Bereich "Evening Section A" zugeordnet.

"Gruppe 3"

Auf Ebene der Gruppe 3 werden die Zimmer dem Gebäudeteil zugeordnet, in dem sie sich befinden.

Zimmer 101-105 werden dem 1st Floor (Erste Etage) zugeordnet.

Zimmer 106-110 werden dem 1st Floor (Erste Etage) zugeordnet

Zimmer 201-205 werden dem 2nd Floor (Zweite Etage) zugeordnet

Zimmer 206-210 werden  dem 2nd Floor (Zweite Etage) zugeordnet

Zimmer 301-305 werden dem 3rd Floor (Dritte Etage) zugeordnet