Zimmerwartung

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In der Zimmerwartungsliste verwalten Sie alle Reparaturen und anfallende Wartungsarbeiten. Bei Anlage von neuen Wartungsarbeiten können Sie gleichzeitig den Zimmerstatus ändern, damit das Zimmer für den Zeitraum der Wartung nicht gebucht werden kann.

Voraussetzungen (Stammdaten)

Um Wartungsaufgaben hinterlegen zu können, müssen die entsprechenden Wartungsaufgaben in den Stammdaten hinterlegt werden.

1. Öffnen Sie die Stammdaten > Hotelverwaltung und dort den Programmpunkt Zimmerkategorien / Zimmer.

2. Rufen Sie anschließend den Reiter „Zimmerwartung“ auf.

3. Alle Arten von Wartungsarbeiten, die bei Ihnen anfallen, legen Sie hier mit Klick auf [Hinzufügen] an:

Wartungsarbeit eingeben

1. Starten Sie den Programmpunkt Listen > Housekeeping > Zimmerwartung.

2. Klicken Sie auf [Hinzufügen], um eine neue Wartungsaufgabe zu hinterlegen.

3. Priorität: Wählen Sie eine Dringlichkeit (hoch - mittel - niedrig).

4. Raumtyp: Hier können Sie auswählen, ob es sich um ein Hotelzimmer, einen Veranstaltungsraum oder sonstigen Ort (zum Beispiel "Fahrstuhl" oder ähnliches) handelt.

5. Ort/Raum: Eingabe in Abhängigkeit vom gewählten Raumtyp (siehe obige Tabelle).

6. Freitext: Erscheint nur, wenn als Raumtyp "Sonstige Orte" gewählt wurde.

7. Letzte Gäste: Nach Eingabe des Zimmers erscheint hier automatisch der zuletzt  im Zimmer eingecheckte Gast. Übernachten mehrere Gäste in dem Zimmer, erscheint eine Auswahlliste. Bei Veranstaltungsräumen wird der Bucher der Veranstaltung angezeigt.

8. Zimmerstatus: Setzen Sie das Zimmer auf Out of Service, wenn es vorübergehend geblockt werden soll, grundsätzlich aber verkauft werden kann. Über die Auswahlliste neben der Checkbox legen Sie einen Status für das Zimmer fest.

9. Grund: Wählen Sie den Grund/Typ der Wartung aus.

10. Beschreibung: Im Beschreibungsfeld können zusätzliche Informationen hinterlegt werden.

11. Status: Setzen Sie einen Status für den Wartungsauftrag (default = offen).

12. Bearbeiter: Hier kann die für den Auftrag zuständige Person ausgewählt werden.

13. Erwartet: Als zusätzliche Informationen können Sie den erwarteten zeitlichen Aufwand sowie die erwarteten Kosten der Reparatur angeben.

14. Tatsächlich: Wird erst beim Abschluss des Wartungsauftrags ausgefüllt (optional).

15. Klicken Sie auf [OK] um den Wartungsantrag anzulegen

Wurde im Wartungsauftrag ein Hotelzimmer zugeordnet (siehe oben, Schritt 4), kann über den Button [Reservierung anzeigen] die letzte Reservierung des Zimmers geöffnet werden.

Wartungsarbeit beginnen

Den Fortschritt der Wartungsarbeiten können Sie über die Statusinformation dokumentieren.

Wurden die Wartungsarbeiten begonnen, setzen Sie den Status auf "in Bearbeitung".

Wartungsarbeit abschließen

1. Suchen Sie nach der jeweiligen Wartung und markieren diese in der Ergebnisliste.

2. Öffnen Sie die Wartung  mit Klick auf [Bearbeiten] oder mit einem Doppelklick.

3. Schließen Sie die Wartungsarbeiten ab, indem Sie den Status auf Geschlossen setzen.
   
   

4. Als zusätzliche Informationen können Sie den tatsächlichen zeitlichen Aufwand sowie die Kosten der Reparatur angeben (optional).

5. Nicht vergessen: Passen Sie den Zimmerstatus an und heben Sie im Bedarfsfall vorhandene Zimmersperren auf!

Suchen und finden - Filterkriterien

Oben im Dialog Zimmerwartung befinden sich zahlreiche Suchoptionen, die Sie beim Auffinden von Zimmerwartungsaufträgen unterstützen.

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Wartungsaufträge drucken

Sie können die angezeigte Zimmerwartungsliste ausdrucken, indem Sie auf [Druckaufgaben] klicken.

Praktisch: Die Liste wird genauso ausgedruckt, wie am Bildschirm angezeigt.

So können Sie zum Beispiel Wartungslisten nur für einen bestimmten Raumtyp ausdrucken.