Best Western Rewards Guest Enrollment

Über die Enrollment-Funktion können Sie Gäste, die noch kein BWR Mitglied sind, am BWR-Programm anmelden. Der Enrollment Dialog öffnet sich entweder automatisch beim Check-in oder auf Wunsch in der Gästekartei.

Abbildung:
Enrollment-Dialog beim Einchecken

Enrollment beim Einchecken

Stellt protel beim Einchecken fest, dass der Gast noch kein BWR Mitglied ist, erscheint automatisch der folgende Dialog – siehe Abbildung. Der Dialog kann bei Bedarf deaktiviert werden.

Klicken Sie auf [Nein], wird der Gast ohne jede weitere Aktion eingecheckt.

Ein Klick auf [Ja] öffnet den Enrollment Dialog. Der Dialog ist bereits mit allen Informationen aus der Gästekartei vorausgefüllt.

Abbildung:
Aufruf der Enrollment-Funktion

Enrollment in der Gästekartei

Öffnen Sie die Gästekartei und klicken Sie im Reiter Address auf Start BWI Enrollment – siehe Abbildung.

Abbildung:
BWI Enrollment-Dialog

Geben Sie im Enrollment-Dialog alle notwendigen Daten ein – siehe Abbildung:

Feld

Beschreibung

FDI

Front Desk Incentive, 3-stellige Nummer des Mitarbeiters. Die FDI wird bei jedem neuen Enrollment an das CRS übermittelt. Die Nummer wird von BWI vergeben und muss in den Stammdaten des Anwenders hinterlegt sein. Hintergrund: Für das Anwerben neuer BWR-Mitglieder werden jedem Anwender selbst BWR-Punkte gutgeschrieben. Auswertungen in Bezug auf FDI und Enrollment finden dann im CRS statt.

Affinity Program

Bei der Anmeldung kann sich der Gast auf Wunsch für ein spezielles Programm anmelden: AAA, CAA, Harley Davidson und Speed Rewards (NASCAR).

Airline Partner

Auf Wunsch kann ein Gast Meilen bei einer Fluggesellschaft sammeln; BWI unterstützt eine breite Auswahl an Partner-Airlines. Wenn sich der Gast für eine Fluggesellschaft entscheidet, müssen Sie die entsprechende Vielfliegerprogramm-Nummer des Gastes eingeben.

"Optin" Checkboxen

BWR Mitglieder können wählen, ob Sie Post oder Emails von BWI oder einem BWI Partnerunternehmen erhalten wollen. Eine gesetzte Checkbox bedeutet: Einverständnis erteilt.

• Optin Email BW: Informations- und Werbematerial von BWI per E-Mail empfangen

• Optin Email Partners: Informations- und Werbematerial von BWI Partnerunternehmen per E-Mail empfangen

• Optin Mail BW: Informations- und Werbematerial von BWI per Post empfangen

• Optin Mail Partners: Informations- und Werbematerial von BWI Partnerunternehmen per Post empfangen

Beim Ankreuzen der “Optin Email” Checkbox muss eine gültige E-Mail-Adresse eingegeben werden!

 HINWEIS: Die hier gewählten Einstellungen werden auch für die Gästekartei übernommen (Gästekartei > Reiter Adressen > „Kontakt Opt-In/Out“).

Klicken Sie auf [Submit Enrollment], um den Gast als neues BWR Mitglied anzulegen.

Sobald ein „Enrollment“ übermittelt wurde, erhält der Gast in protel den Status Frequent Guest. Die Mitgliedsnummer, die dem Gast vom CRS beim Enrollment zugewiesen wird, wird automatisch im Gästekarteireiter „Pers Data“ unter „Member Card“ eingetragen. Zusätzlich erhält der Gast den VIP-Status „BASE“. Gästekarteien von BWI-Mitgliedern erhalten standardmäßig Schreibschutz.

BWR Anmeldeformular

Drucken Sie anschließend das BWR Anmeldeformular aus. Die Funktion zum Ausdrucken des Formulars finden Sie in der Gästekartei (Reiter Adressen> Print BWI Enrollment Form). Zusammen mit dem Anmeldeformular werden auch die AGB des BWR Programms ausgedruckt.

BWR Willkommensschreiben

Es wird empfohlen, jedem neuen BWR-Mitglied ein Willkommensschreiben auszuhändigen. Öffnen Sie hierfür in der Gästekartei den Reiter Texthistory und klicken dort auf [Neuer Text].

Wählen Sie anschließend die Textvorlage für das Willkommensschreiben aus und bestätigen Sie mit [OK].

Das Begrüßungsschreiben enthält die BWR-Nummer des Gastes und kann ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden – sehen sie hier ein Beispielschreiben – Abbildung.

Abbildung:
Best Western Rewards Begrüßungsschreiben
(Beispiel)

 HINWEIS: Stellen Sie für ein gültiges Enrollment sicher, dass dem Gast die AGB des BWR Programms ausgehändigt werden und dass der Gast eine Datenschutzbelehrung und Einwilligungserklärung unterschreibt, die auch an Best Western weitergegeben werden muss (siehe oben: BWR-Anmeldeformular).

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