Über das Best Western Interface

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Funktionsweise

Das Best Western Interface ist eine Zwei-Wege-Schnittstelle zwischen protel und dem zentralen Reservierungssystem von Best Western (CRS). Die Schnittstelle sorgt für einen verbesserten Informationsaustausch zwischen den beiden Systemen: In protel angelegte Reservierungen werden in Echtzeit an das CRS gesendet, während über das CRS gebuchte Reservierungen direkt an protel übertragen werden. Jede Reservierung erhält vom CRS eine Bestätigungsnummer, die auch in protel angezeigt wird. Auch Stornierungen werden unmittelbar an das CRS gesendet, wo eine Stornonummer erzeugt und an protel übermittelt wird. Zusätzlich werden alle relevanten Reservierungs- und Gästedaten beim Tagesabschluss miteinander abgeglichen.

Anzeige des Interface-Status

Verbindungsprobleme zwischen dem CRS und protel oder sonstige Meldungen werden durch die rot blinkende Interface-Ampel signalisiert – siehe Abbildung 1.

Abbildung 1: Interface-Meldungen

Klicken Sie auf das Symbol  um den Interface-Status aufzurufen.

Eine Aufschlüsselung der gängigsten Fehlermeldungen finden Sie hier.

HINWEIS: Nachfolgende Informationen sind für BWI-zertifizierte protel Partner verbindlich, die den späteren Support der Schnittstelle eigenständig übernehmen.

Best Western wird ab Ende 2015 weltweit nur noch PMS zulassen, die über eine zertifizierte Zweiwege-Schnittstelle zum Best Western-CRS verfügen. Das gilt nicht nur für Hotels, die neu zu Best Western kommen, sondern auch für Bestandskunden. Vor diesem Hintergrund ist protel eine Kooperation mit Best Western International eingegangen. Basis für die globale Zusammenarbeit mit Best Western International ist ein weltweit gültiger Vertrag, der alle Bedingungen rund um die Entwicklung, Zertifizierung und Wartung der BWI Schnittstelle festgelegt. Damit verbunden sind auch Vereinbarungen in Bezug auf Service Level bei der Softwarewartung und eine weltweit gültige Preisliste. Dieser Vertrag ist auch für protel-Partner verbindlich.

• Zum Nachlesen: Auszüge aus dem Best Western-Rahmenvertrag mit Infos über das vereinbarte SLA. Bitte beachten Sie, dass es sich hier um interne Informationen handelt, die nicht an Kunden und Dritte weitergegeben werden dürfen!

Die wichtigsten Punkte sind:

• protel Germany trägt die Verantwortung für die Produkte und Dienstleistungen, die unsere internationalen Händler weltweit im Zusammenhang mit protel an die BW-Hotels liefern bzw. für sie erbringen: Dies betrifft Software, Dienstleistungen im Rahmen von Installationen, Schulungen und Wartung

• BWI kann den Vertrag unter bestimmten Voraussetzungen kündigen, wenn sich herausstellen sollte, dass es große Unzufriedenheit seitens der Hotels mit protel und/oder protel-Händlern geben sollte.

• protel und protel-Händler verpflichten sich, den BW-Hotels Wartungsverträge inkl. “Service Levels“ (SL) anzubieten. Sollte es zu “übermäßigen” Beschwerden aufgrund der Nichteinhaltung der SL kommen, ist BWI berechtigt, entweder den Verkauf von protel an BW-Hotels zeitweise zu untersagen oder den Vertrag zu kündigen.

• Die SL beinhalten Vorgaben bezüglich:

• • Reaktionszeit (bei Nichtentgegennahme eines Support-Calls): Bei hinterlassenen Nachrichten muss der Kunde innerhalb von 2 Stunden kontaktiert werden

  • Antwortzeit (bei Telefonwarteschleifen): Jeder Anruf sollte innerhalb von 20 Min. beantwortet werden

  • Lösungszeit für "kritische Probleme" (Probleme, die einen gewöhnlichen Hotelbetrieb verhindern): Zu investierender Aufwand für Diagnose u. Lösungsfindung: mindesten 4 Stunden.
    Alle kritischen Probleme sollten innerhalb von 12 Stunden gelöst sein, maximale Bearbeitungszeit: 48 bis 72 Stunden!
    Ist ein Problem nicht binnen 24 Stunden gelöst, muss protel BWI täglich über den Status informieren.

  • Lösungszeit für "nicht-kritische Probleme": 30 Tage (oder im Einzelfall mit BWI abgesprochene Frist)

• Einführung einer weltweit gültigen Preisliste (Preise gelten als Höchstgrenze und sind individuell mit dem Hotel verhandelbar)

Mit der Zweiwege-Schnittstelle bietet protel allen Best Western Hotels die vollständige Integration ihres PMS in das Best Western CRS und das Member Web - mit allen daraus resultierenden Vorteilen:

Zentrale Datenpflege

• Direkte Anbindung des Front Office an das Best Western CRS.

• Reservierungen und Gästedaten werden ständig zwischen protel und Best Western abgeglichen: Neue Reservierungen, Änderungen und Stornierungen werden direkt von Best Western an das PMS übertragen. Zimmer, die im Front Office verkauft werden, reduzieren unmittelbar die Verfügbarkeit im CRS – und somit auch in allen angeschlossenen Best Western Vertriebskanälen.

• Zimmer, Preise und Strategien werden in protel verwaltet und stehen zugleich im CRS zur Verfügung.

Prozessoptimierung

• Die Hotelangestellten arbeiten wie gewohnt in protel, während die Schnittstelle dafür sorgt, dass alle Daten „live“ mit dem CRS abgeglichen werden. („Verkaufen Sie jederzeit das richtige Zimmer zum richtigen Preis…“)

• Einfachere Pflege und Verwaltung der Daten von Best Western Rewards Firmenkunden und Gästen.

Mehr Buchungen und höhere Erträge

• Das Best Western Interface verknüpft protel direkt mit der Best Western Distributionswelt: Die im PMS gepflegten Verfügbarkeiten werden tagesaktuell über sämtliche Best Western-Vertriebskanälle (*) angeboten, was zu höheren Buchungszahlen und einer besseren Auslastung führen kann.

  (* Best Western GDS, Best Western Reservierungs-Call Center, Best Western Webseite, Portale von vernetzten Drittanbietern wie hotel.de, Trivago, hotelreservierung.de, etc…)

• In protel vorgenommene Preisänderungen werden automatisch an alle verbundenen Kanäle übertragen. Das sorgt für den bestmöglichen Zimmerpreis.

Fazit: Die Einführung der Best Western Schnittstelle stärkt die Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit des Hotels.

Nach der Inbetriebnahme der Schnittstelle werden an vielen Stellen in protel Änderungen auffallen. Einige Abläufe ändern sich, andere fallen ganz weg, dafür kommen etliche neue dazu. — Einige Beispiele:

Reservierungen

Die Best Western spezifischen „Central Bill“-Reservierungen, die aus dem Best Western CRS nach protel übertragen werden, können im Nachhinein nur eingeschränkt bearbeitet werden. Das von protel-Profis sehr geschätzte „Doppelklick“-Menü steht bei solchen Reservierungen nicht zur Verfügung. Änderungen an Kerndaten wie An- oder Abreisedatum oder auch am Preistyp werden direkt bei BW vorgenommen.

Vorsicht ist bei der Stornierung einer solchen Reservierung geboten: Ist sie einmal storniert, kann sie im Hotel nicht wieder eingesetzt werden.

Umzüge

Das zentrale Reservierungssystem von Best Western benötigt für jede Zimmerreservierung eine eigene Bestätigungsnummer. Für Sie heißt das, dass Sie zukünftig keine Umzüge innerhalb eines Aufenthaltes eingeben können. Stattdessen wird die Reservierung in Zukunft am Umzugstag ausgecheckt und dann neu angelegt.

Gästekarteien

Gästekarteien von Gästen, die am Best Western Reward Programm teilnehmen, werden von Best Western direkt verwaltet. Ihr Vorteil: Bei deiner telefonischen Reservierung oder auch beim Check-in/Walk-in werden die Gästedaten inklusive des BWR-Statuslevels einfach aus dem CRS ins PMS heruntergeladen. Der Mitarbeiter kann sofort auf alle Informationen zugreifen und zum Beispiel entsprechende Vorkehrungen für dem Empfang eines Diamond Elite Gastes treffen.

Der Hilfe-Abschnitt "Reservierungen" beschreibt im Detail, was sich bei der täglichen Arbeit im "BWI-Modus" ändern wird.

Pre-Implementation Package

Bereits im Vorfeld prüft Best Western zusammen mit dem Hotel die Aktualität und Korrektheit der Daten (Room Types, Rate Codes, Rate Levels). Hierfür erhält jedes Hotel von der Best Western Servicezentrale ein Pre-Implementation-Package, das alle wichtigen Daten für die Anpassung der Stammdaten und Aktivierung der Zwei-Wege-Schnittstelle enthält. Da das Pre-Implementation-Package in den wichtigsten Punkten (Room Types, Rate Codes) ein „Export“ aus dem CRS darstellt, können viele Informationen bereits im Vorfeld über das Member Web vom Hotel eingesehen und entsprechend verarbeitet werden. Verbindlich für die Einrichtung der Stammdaten ist allerdings das finale und vom Hotel unterschriebene Pre-Implementation-Package, welches das Hotel dem Installateur zur Verfügung stellen muss.

Stammdaten

Die Stammdaten müssen in allen Best Western Hotels an den Best Western Standard angepasst werden. Einige Beispiele:

• protel und das Best Western-CRS müssen die gleiche Art und Anzahl von Zimmerkategorien haben. Daher müssen alle Kategorien in protel mit den CRS-Kategorien "gemappt" werden.

• Alle aktiven Raten in protel müssen eine eindeutige Zuordnung zu einer aktiven Rate im Best Western-CRS haben.

• Neben den Best Western Preisen kann jedes Hotel sogenannte Hauspreise einsetzen, das sind lokale Preise, die nicht über das CRS verkauft werden.

• Von Best Western vorgegebene Zahlarten müssen eingerichtet werden

• ...und vieles mehr

Erfahren Sie mehr im Abschnitt Stammdateneinrichtung!

Reservierungen

Wegen der Umstellung der Kategorien und Raten muss vor der Inbetriebnahme jede bereits eingegebene zukünftige Reservierung manuell bearbeitet werden.

• Alle Best Western-Reservierungen, die bereits in protel angelegt sind, benötigen vor der Inbetriebnahme der Schnittstelle eine CRS-Nummer, damit sie bei der ersten Datensynchronisation nicht nochmals eingelesen werden. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Front Office > BWI Confirmation Number".

• Außer der CRS Nummer werden auch die neuen Kategorien und Preise eingegeben.

• Reservierungen aus dem Best Western CRS/Member Web dürfen nur einen durchgängigen Preistyp enthalten und müssen im Vorfeld händisch angepasst werden.

• Dasselbe gilt für zukünftige Reservierungen mit Umzügen.

Erfahren Sie mehr im Abschnitt 13 (Front Office > Vorbereiten).

Systemvoraussetzungen

Informieren Sie das Hotel frühzeitig über die Systemvoraussetzungen. Alle Anforderungen müssen bis zum Installationstermin erfüllt sein.