Vorbereitungen im Front Office

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Bevor die Schnittstelle in Betrieb gehen kann, müssen auch im Front Office einige Vorbereitungen getroffen werden. Wegen der Umstellung der Kategorien und Raten muss zum Beispiel jede bereits eingegebene zukünftige Reservierung manuell nachbearbeitet werden. Lesen Sie hier, wie Sie das Front Office optimal auf die Inbetriebnahme vorbereiten.

Wichtig: Die hier beschriebenen Tätigkeiten müssen spätestens eine Woche vor dem Live-Gang abgeschlossen sein!

Bestätigungsnummern dürfen nur einmalig vergeben sein

Passen Sie Reservierungen mit doppelten Bestätigungsnummern im Vorfeld händisch an.

Die Überprüfung kann via SQL Query erfolgen.

[Front Office > Reservierung > Preisverfügbarkeit]

Konfigurieren Sie die Preisverfügbarkeit gemäß den Angaben aus dem BWI Member Web und dem Pre-Imp Pack (Reiter "Close Date Form")

Weitere Informationen zur Preisverfügbarkeit finden Sie im Abschnitt Verfügbarkeiten.

[Front Office > Navigator > Reservierungsdialog]

Stellen Sie sicher, dass sich keine „vorgeplanten“ Umzüge im Datenbestand befinden. Gemeint sind Umzüge innerhalb eines Aufenthaltes (der Gast wechselt während seines Aufenthaltes, z. B. in der zweiten Nacht, das Zimmer).

Die Überprüfung kann zusätzlich via SQL Query erfolgen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Front Office > Reservierungen > Umzüge.

[Front Office > Navigator]

Alle bestehenden Reservierungen, die bereits im System sind, benötigen vor der Inbetriebnahme der Schnittstelle eine BWI Confirmation Number (=CRS-Nummer) von Best Western, damit sie bei der ersten Datensynchronisation nicht nochmals eingelesen werden.

 Für alle bestehenden Reservierungen in protel muss eine CRS-Nummer erfasst werden.

So gehen Sie vor

• Erstellen Sie im Best Western Member Web eine Anreiseliste für ein komplettes Jahr. Das Start-Datum sollte das Installationsdatum der Schnittstelle sein, das Enddatum 365 Tage später.

• Erstellen Sie außerdem eine entsprechende Liste in protel.

Gleichen Sie die im Member Web erstellte Liste mit den Reservierungen in protel ab. Beachten Sie hierbei folgende Fälle:

• Wenn die Reservierung in protel existiert und keine CRS-Nummer hat, geben Sie die CRS-Nummer wie unten beschrieben ein.

• Handelt es sich um eine Member Web Reservierung (d.h., die Reservierung steht auf der Member Web-Anreiseliste), stellen Sie bitte zusätzlich sicher, dass nur ein durchgängiger Preistyp hinterlegt ist (siehe folgender Abschnitt: "ZPÜ | BWI Preistypen").

• Wurde die Reservierung bereits in protel storniert, sollte sie auch im Member Web storniert werden.

• Wenn die Reservierung nicht in protel existiert (auch nicht als Storno), handelt es sich um eine neue Reservierung, die beim Live-Gang importiert werden wird.

Eingabe der BWI Confirmation Number

Die CRS-Nummer (=BWI confirmation number) kann im Navigator eingegeben werden:

Um Fehleingaben zu vermeiden, wird das Format der eingegebenen Ziffernfolge überprüft. Entspricht die Ziffernfolge nicht dem vorgegebenen Format, bleibt der [OK] Button ausgegraut, die Eingabe kann nicht gespeichert werden.

Die Nummer sollte dem folgenden Format entsprechen:

9-10 numerische Stellen, gefolgt von einem Bindestrich, gefolgt von einer zweistelligen Ziffer von 01 bis 99 (Leg-Nummer).

Beispiel: 0123456789-78

HINWEIS: Im Member Web wird die CRS Nummer mit einstelliger Leg-Nummer dargestellt wird. In protel muss diese aber immer zweistellig eingegeben werden!

Überprüfen Sie außerdem, ob für die Reservierungen der korrekte Preistyp hinterlegt ist!

[Front Office > Navigator]

Werden Reservierungen mit einer CRS-Nummer im Internet wieder storniert, muss hier zusätzlich die Cancellation Number eingetragen werden. Andernfalls erkennt das System diese Reservierungen nicht als storniert an!

[Front Office > Navigator]

Alle CRS-Reservierungen müssen den korrekten Preistyp hinterlegt haben, das heißt einen im vorigen Schritt angelegten Best Western Preistyp (vgl. "B Einrichtung > 04 Stammdaten > Preise > Preistypen"). Eine aktuelle komplette Anreiseliste aus dem Member Web hilft Ihnen.

1) Ändern Sie den Preistyp zunächst in der ZPÜ, indem Sie die Checkbox „Neuer Preistyp“ anhaken und den passenden Best Western Preistyp auswählen.

2) WICHTIG: Handelt es sich um eine Best Western CRS/Member Web Reservierung (d.h., die Reservierung steht auf der Member-Web-Anreiseliste), stellen Sie bitte zusätzlich sicher, dass nur ein durchgängiger Preistyp hinterlegt ist - setzen Sie bei unterschiedlichen Preisen ein Häkchen bei „Sonderpreis“.

3) Anschließend muss der „verfügbare Preistyp“ noch einmal im Navigator ausgewählt werden.

Bitte prüfen Sie zusätzlich, ob das An- und Abreisedatum sowie die Kategorie korrekt sind.

[Front Office > Gästekartei > Pers. Daten]

Tragen Sie die BWR Mitgliedsnummern Ihrer Gäste – soweit bekannt – in den Reiter Pers. Daten der Gästekartei ein.

HINWEIS: Die BWR Nummer beginnt immer mit der Ziffernfolge 600663!

[Front Office > Navigator]

Alle Blockreservierungen müssen in Einzelreservierungen aufgesplittet werden.

Hinweis für den Installateur: Zuvor müssen folgende XSetups gesetzt worden sein:

• reservation, reservationdialogdonotcopyconfno , 1

• roomallocation, generatenewconfnumber ,1

Sind einer Reservierung mehrere Zimmer untergeordnet (ohne Gruppenmaster), handelt es sich um eine Blockreservierung. Das CRS erkennt "Blöcke" lediglich als eine Zimmerreservierung. Daher müssen alle Blockreservierungen gesplittet werden, sofern protel dies nicht schon automatisch tut.

Prüfen können Sie dies wie folgt:

1. Sortieren Sie Ihre Reservierungen (alle im System) nach „Zimmernummer“.

2. Blockreservierungen erkennen Sie, wie im Screenshot dargestellt mit „?“ und der Anzahl der Zimmer

3. Im Navigator können Sie die Reservierungen dann über die Zimmerverteilung (Button ZV) auf die Anzahl der Zimmer splitten (in unserem Beispiel 3, siehe folgende Abbildung):