Tagesabschluss durchführen

Starten Sie den Tagesabschluss über das Menü "Büro > Tagesabschluss > Tagesabschluss durchführen".

Tagesabschlüsse können - wie der Name schon sagt - nur tageweise durchgeführt werden. Wenn Sie mehrere Tage aufholen müssen, wählen Sie einfach das Datum aus, bis zu welchem Sie den Tagesabschluss durchführen möchten.

Der Tagesabschluss kann nur gestartet werden, wenn alle ankommenden Gäste eingecheckt, alle abreisenden Gäste ausgecheckt und alle Rechnungen des Tages geschlossen sind. Gibt es nicht eingecheckte oder -ausgecheckte Reservierungen oder offene Rechnungen, erhalten Sie beim Tagesabschluss einen entsprechenden Hinweis (siehe Abschnitt Tagesabschluss - Noch nicht erledigte Aufgaben).

Warnhinweis wenn letzter Tagesabschluss weniger als 8 Stunden zurückliegt

Büro > Tagesabschluss > Tagesabschluss durchführen

Beim Durchführen des Tagesabschluss erscheint eine Warnmeldung, sollte der letzte Tagesabschluss weniger als acht Stunden zurückliegen. Die Warnmeldung informiert Sie darüber, wann der letzte Tagesabschluss stattgefunden hat und soll verhindern, dass der Tagesabschluss versehentlich durchgeführt wird.

Mit Klick auf Ja kann der Tagesabschluss trotzdem durchgeführt werden. Bitte vergewissern Sie sich, ob der Tagesabschluss in diesem Fall wirklich durchgeführt werden soll!

Tagesabschluss - Noch nicht erledigte Aufgaben

Der Dialog zeigt Ihnen die Anzahl offener An- und Abreisen.

Klicken Sie auf die Lupe, um die Reservierungen anzuzeigen.

Offene Rechnungen

Bei offenen Rechnungen gelangen Sie in die Rechnungsliste, wo Sie die offenen Rechnungen anzeigen und auschecken können.

Offene Abreisen

Bei offenen Abreisen gelangen Sie direkt in die Abreiseliste, über die Sie die Gäste auschecken können. Beim Check Out-Vorgang wird wiederum geprüft, ob der Gast noch offene Rechnungen hat. Ist dies der Fall, erhalten Sie eine Meldung darüber und gelangen über einen Button direkt in die Rechnungsübersicht des Gastes, wo Sie die Rechnung nach Begleichung schließen können.

Offene Anreisen / No-Shows

Bei offenen Anreisen gelangen Sie über einen Klick direkt in die Anreiseliste, in der Sie mit einem weiteren Klick die Reservierung einchecken oder aber stornieren können.

Ist ein Gast trotz Reservierung nicht angereist, können Sie ihn als "No-Show" markieren.

Sind alle noch zu erledigenden Aktionen durchgeführt, erfolgt automatisch der Tagesabschluss. Erst jetzt können Sie sich z.B. für den vorangegangenen Tag den Umsatzbericht anzeigen lassen (zu erreichen über das Menü Büro > Berichtswesen - Umsatzbericht).

Zur Info: Sie erkennen immer am senkrechten blauen Strich im Zimmerplan, wann der letzte Tagesabschluss durchgeführt wurde und welcher Tag für Ihr protel Air gerade ist.

Anzeige offener Deposits beim Tagesabschluss

[Büro > Tagesabschluss > Tagesabschluss : durchführen > Ausstehende Depositen]

Beim Ausführen des Tagesabschlusses werden Sie im Abschnitt Ausstehende Depositen auf noch offene Anzahlungen hingewiesen - vgl. folgende Abbildung.

Klicken Sie auf die Lupe neben dem Abschnitt Ausstehende Depositen und es öffnet sich eine Liste mit den betreffenden Details - vgl. folgende Abbildung.

Doppelklicken Sie einen Eintrag und es öffnet sich die jeweilige Reservierung.

Auf Wunsch können Sie die Liste auch ausdrucken - vgl. folgende Abbildung:

Tagesabschluss für mehrere Tage durchführen

Sie können den Tagesabschluss für mehrere Tage durchführen. Wählen Sie hierfür einfach das Datum aus, bis zu welchem Sie den Tagesabschluss durchführen möchten.  Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Tagesabschluss“. Abreisen und Anreisen werden dabei täglich kontrolliert und müssen bearbeitet werden, um den Tagesabschluss zu vollenden. 

Für den Fall, dass das Durchführen des Tagesabschluss vielleicht vergessen wurde, werden Sie beim Starten der Hotelverwaltung darauf hingewiesen, sollte Ihr Systemdatum in der Vergangenheit liegen: