Wie Sie Leistungen für einen Gast buchen
Für jeden Gast und jede Reservierung können
Sie Leistungen von Hand auf dessen Rechnung buchen (oder stornieren).
1. Rechnungsübersicht öffnen
Um Leistungen oder Artikel für eine bestimmte Reservierung zu verbuchen,
müssen Sie zunächst die Rechnungsübersicht der betreffenden Reservierung
öffnen:
über die Listen "Im Haus", "Abreisen", "Rechnungen"
& "Reservierungen": Hier können Sie eine Reservierung/Rechnung
markieren und direkt über die Schaltfläche [Rech
anz.] einsehen.
Über den Reservierungsdialog: Öffnen Sie den Reservierungsdialog
einer Reservierung und klicken dort den Button [Rechnungen].
Abbildung: Rechnungsübersicht |
2. Artikel / Leistungen buchen
In der Rechnungsübersicht des Gastes können Sie einzelne Artikel &
Leistungen auf die Rechnung setzen.
Klicken Sie unten links im Fenster den [Buchen]-Button.
Es öffnet sich die Ansicht „Leistungen
buchen“.
Zimmer
Enthält die Reservierung mehrere Zimmer?
Dann geben Sie zuerst den Namen oder die Nummer des Zimmers ein, für
das die Leistung verbucht werden soll. protel Air hilft Ihnen bei
der Zimmerauswahl, indem sich nach Eingabe einer Ziffer oder eines
Buchstabens automatisch eine Auswahlliste öffnet.
Enthält die Reservierung ein einzelnes
Zimmer, ist die Zimmernummer bereits eingetragen.
PLU
Geben Sie hier die Nummer oder
Bezeichnung des Artikels ein
oder wählen Sie durch Klick auf den kleinen Pfeil eine Leistung aus
der Leistungsübersicht aus:
Wurde der eingegebene Artikel mit Enter bestätigt oder aus der Liste
selektiert, ergänzt das Programm automatisch alle weiteren Angaben,
die Sie bei Bedarf von Hand überschreiben können.
Beschr.
Die Beschreibung kann bei Bedarf überschrieben werden, z. B., wenn
auf der Rechnung eine andere Bezeichnung verwendet werden soll.
Datum
Als Buchungsdatum wird automatisch das aktuelle Tagesabschluss-Datum
eingetragen. Wählen Sie hier ein anderes Datum aus, falls der Artikel/die
Leistung für einen anderen Tag (z.B. nachträglich) gebucht werden
soll.
E-Preis
Hier steht der Einzelpreis. Soll der Preis abweichen, z.B. weil der
Kunde einen Sonderpreis bekommt, können Sie den Einzelpreis überschreiben.
Anz.
Geben Sie bei mehr als einem zu verbuchenden Artikel die Anzahl ein.
RE:
Der Artikel kann auf das Standardrechnungsfenster oder auf eine andere
auswählbare Rechnung gebucht werden. Auch Zahlungsinstruktionen werden
berücksichtigt - oder auch explizit ignoriert:
Automatisch:
Sind keine Zahlungsinstruktionen hinterlegt, wird auf die Standardrechnung
gebucht. Sind Zahlungsinstruktionen hinterlegt, werden die dort
definierten Regeln für die Buchung berücksichtigt.
Rechnung
wählen: Bei Auswahl einer bestimmten Rechnung wird - quasi
an den Zahlungsinstruktionen vorbei - explizit auf eine bestimmte
Rechnung gebucht. Wurden für eine Reservierung mehrere Rechnungen
angelegt, können Sie hier die Rechnung auswählen.
Neue
Rechnung: Legt zur Verbuchung des Artikels eine neue Rechnung
an
Geben Sie eine zweite Buchung ein
oder klicken Sie auf OK um die im Fenster eingegebene(n) Buchung(en)
zu bestätigen.
Alle hier verbuchten Artikel & Leistungen
werden auf die jeweilige Gästerechnung gesetzt.
Fixleistungen buchen
Soll ein Artikel regelmäßig (zum Beispiel täglich) in gleicher Höhe
auf ein Gastkonto gebucht werden, können Sie den Artikel als Fixleistung
hinterlegen. Die Eintragung
einer Fixleistung hat zur Folge, dass diese Leistung automatisch beim
Tagesabschluss auf den Rechnungsbetrag gebucht wird.
Beispiele: An jedem Tag werden zwei Euro für die Tageszeitung berechnet;
das Frühstück wird aufgebucht, wenn es nicht im Preis inbegriffen ist;
ein Zustellbett wird berechnet, usw.
In protel Air werden Fixleistungen direkt im Reservierungsdialog (Reiter
Fixleistungen) verbucht.
Mit dem protel Air-Upgrade im Sommer 2020 haben sich nicht
nur die Oberfläche sondern auch viele Funktionen in protel
Air geändert. 