Reservierungsdialog

Der Reservierungsdialog ist Dreh- und Angelpunkt, wenn es um die Neuanlage oder das Bearbeiten von Reservierungen geht. Hier haben Sie Zugriff auf alle relevanten Gast- und Reservierungsdaten. Die angezeigten Reservierungsdaten können mit nur wenigen Mausklicks geändert werden - hier vorgenommene Änderungen haben unmittelbar Einfluss auf die Belegungssituation.

Reiter im Reservierungsdialog

Eine Reservierung kann zahlreiche Informationen und Details enthalten. Zur besseren Übersicht sind die Informationen auf mehrere Reiter verteilt, die links in einer Fensterleiste angeordnet sind. Die Breite dieser Fensterleiste können Sie beliebig ändern: Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den rechten Rand der Fensterleiste, bis sich der Mauszeiger in zwei Pfeile ändert

. Ziehen Sie die Maus bei gedrückter Taste nach rechts oder links, um die Breite der Menüleiste zu ändern.

Bucher der Reservierung

Mit einem einfachen Mausklick auf den Namen des Buchers öffnen Sie dessen Gästekartei.
Hier können Sie beispielsweise die Kontaktdaten des Buchers bearbeiten.

Bucher ändern

Mit Klick auf die Lupe

können Sie den Bucher für die komplette Reservierung ändern. Gast & Bucher einer Reservierung können identisch sein.

Reservierungs-Nr & CRS-Nr.

Jede Reservierung erhält automatisch eine interne Reservierungsnummer, die oben mittig im Reservierungsdialog angezeigt wird.

Bei Bedarf kann auch eine CRS-Nummer hinterlegt oder angezeigt werden (CRS = Central Reservation System). Klicken Sie hierfür rechts neben der Reservierungsnummer auf das Stift-Symbol

Über den Ersetzungscode ${globalcrsnumber} kann die CRS-Nummer auch in Reservierungstexten verwendet und ausgegeben werden.

Erstelldatum, Änderungsdatum und Benutzer

Druckaufgaben

Reservierungsbestätigung

Erstellen Sie im Handumdrehen eine Reservierungsbestätigung, indem Sie in der Reservierungsübersicht auf Druckaufgaben > Reservierungsbestätigung klicken.

Abbildung: Reservierungsdialog > Druckaufgaben > Reservierungsbestätigung

Option

Beschreibung

Druckmodus

Der externe Druckmodus ermöglicht den Versand von Gastdokumenten in einer Drittanwendung.

Wenn Sie beim Erstellen der Reservierungsbestätigung den Druckmodus Externer Druck auswählen, wird der Ausdruck/E-Mail-Versand der Bestätigung in einem angeschlossenen externen System angestoßen

Um die Reservierungsbestätigung lokal zu erstellen, wählen Sie den Druckmodus"Lokaler Druck.

Wenn Sie Ihre Reservierungsbestätigungen oder andere Gastdokumente „extern“ ausdrucken möchten, benötigen Sie eine Schnittstelle zur Software eines passenden Drittanbieters, zum Beispiel die Serenata-Anbindung via protel I/O. Anschließend kann das Feature für Ihr protel Air freigeschaltet werden. — Bitte wenden Sie sich an unser Sales-Team, um mehr zu erfahren.

Sprache

Bei Aufruf der Reservierungsbestätigung wird automatisch die Sprache aus der Gästekartei vorausgewählt. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Gastdokumente immer in der richtigen Sprache erstellt werden. Wählen Sie hier eine andere Sprache aus, wenn die Zielsprache von der voreingestellten Sprache des Gastes abweicht!)

Vorlagenart

Wählen Sie eine Vorlagenart aus (nur erforderlich, wenn die gewünschte Vorlagenart von der Standard-Vorlagenart abweicht. Bei Gruppenreservierungen empfiehlt sich beispielsweise die Verwendung von speziellen Gruppenvorlagen - siehe Abschnitt "Reservierungsbestätigungen für Gruppenreservierungen").
HINWEIS: Wurden die Vorlagentexte einer kompletten Vorlagenart in den Stammdaten auf inaktiv gesetzt, wird die Vorlagenart hier nicht zur Auswahl angeboten (sehen Sie hier ein Beispiel).

Vorlage

Wählen Sie eine Vorlage aus (nur erforderlich, wenn die gewünschte Vorlage von der voreingestellten Vorlage abweicht).
Die zur Auswahl angebotenen Vorlagen werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt:

Über die Vorlage können Sie auch steuern, in welcher Sprache die Reservierungsbestätigung erstellt wird. Bei Auswahl der spanischen Standard-Vorlage wird beispielsweise eine Reservierungsbestätigung auf Spanisch erstellt.

Versandart

a) Ausdruck als PDF

Erstellt eine Reservierungsbestätigung im PDF-Format.

b) Speichern als Open-Office-Datei (.odt)

Erstellt die Reservierungsbestätigung im odt-Format. Die Datei kann gespeichert und mit Open Office bearbeitet werden.

c) E-Mail-Versand

Versendet eine E-Mail mit der Reservierungsbestätigung (PDF) im Anhang an die E-Mail-Adresse des Empfängers. Die E-Mail-Adresse muss in den Kontaktdaten der Gästekartei hinterlegt sein!

Der Standard-Text für das E-Mail-Anschreiben wird in den Stammdaten unter Dokumente > Textvorlagen > Reiter "Einstellungen" > Hotelverwaltung (Res.) konfiguriert.

Empfänger

a) Bucher	Versendet die Reservierungsbestätigung an den Bucher.
b) Suche Gästekartei	Es kann eine beliebige andere Kartei als Empfänger ausgewählt werden.
c) E-Mail-Adresse	Hier kann eine beliebige E-Mail-Adresse von Hand eingegeben werden.

Zusatztext

Setzen Sie ein Häkchen in die Checkbox Zusatztext: aktivieren, wenn ein individueller Text auf die Reservierungsbestätigung gedruckt werden soll. Den gewünschten Text können Sie in das Freitextfeld eingeben.
WICHTIG: Damit der Freitext in der Reservierungsbestätigung angezeigt wird, muss die entsprechende Textvorlage mit dem Ersetzungscode ${freetext} erweitert werden!

Indiv. E-Mail-Text

Verschicken Sie die Reservierungsbestätigung per E-Mail, können Sie einen freien Text eingeben, der vom Standardtext aus den Stammdaten abweicht. Einfach das Häkchen in die Checkbox Indiv. E-Mail-Text: aktivieren, und den gewünschten Text das Freitextfeld eingeben. Standardmäßig wird hier der Default-Text aus den Stammdaten angezeigt (Stammdaten unter Dokumente > Textvorlagen > Reiter "Einstellungen" > Hotelverwaltung (Res.)).

ACHTUNG! Der individuelle E-Mail-Text unterstützt keine Hyperlinks - d.h. Sie können hier zum Beispiel keine Bilder über einen Link einbetten! Auch ggf. im Default-Text eingebettete Links funktionieren nicht!

Klicken Sie auf [OK] um die Reservierungsbestätigung gemäß den vorgenommenen Einstellungen zu erstellen.

Verwandte Themen zur Konfiguration der Reservierungsbestätigung:
Stammdaten > Textvorlagen
Stammdaten > Textvorlagen > Einstellungen

Meldeschein

Die Meldegesetze der Länder sehen vor, dass der Gast bei Ankunft im Hotel einen Meldeschein ausfüllt.

In protel Air können Sie das geforderte Meldeformular im PDF-Format erstellen, ausdrucken und anschließend vom Gast ausfüllen lassen. Daten wie Zimmer-Nr, An- und Abreise werden hierbei bereits aus der Reservierung übernommen. Handelt es sich um einen Gast mit ausgefüllter Gästekartei, werden auch Adress- und Kontaktdaten des Gastes in das Meldeformular gedruckt.

Weiterführende Informationen zur Konfiguration der Meldescheinvorlage:
Stammdaten > Textvorlagen
Stammdaten > Textvorlagen > Einstellungen

Rechnungen

Ein Klick auf den Button [Rechnungen] öffnen Sie die Rechnungsübersicht der Reservierung.

Gruppe anz.

Der Button [Gruppe anz.] erscheint nur, wenn die geöffnete Reservierung zu einer Gruppenreservierung gehört. Mit Klick auf den Button öffnen Sie den Gruppenreservierungsdialog ("Reservierung > Gruppenreservierungen")

Reservierungsaufgaben

Reservierung kopieren

Die Funktion "Reservierung kopieren" kopiert die komplette Reservierung auf einen anzugebenden Anreisetag:

Was wird kopiert?

Beim Kopieren der Reservierung werden folgende Daten aus der Originalreservierung übernommen:

Was wird nicht kopiert?

No-Show zurücksetzen

Über die Funktion No-Show zurücksetzen können Sie eine No-Show-Reservierung wieder als Anreise einsetzen. Im Anschluss erhält die Reservierung ihren ursprünglichen Reservierungsstaus zurück ("z. B. definitiv") und erscheint am aktuellen Geschäftstag in der Anreiseliste. Dort können Sie der Reservierung ein Zimmer zuordnen und die Reservierung einchecken.

Kreditkartendaten eingeben

Sie können Kreditkartendaten von Hand erfassen, zum Beispiel, wenn ein Bucher seine Daten telefonisch durchgibt.

Um das Hotel beim sorgfältigen und geschützten Umgang mit Kreditkartendaten zu unterstützen, werden Kreditkartendaten verschlüsselt und durch eine künstliche Ersatznummer (Token) ersetzt. Sie können also darauf vertrauen, dass die eingegebenen Daten sicher sind.

Klicken Sie auf Reservierungsaufgaben > Kreditkartendaten eingeben, um Kreditkartendaten für die aufgerufene Reservierung einzugeben.

Achtung!

Aus Sicherheitsgründen können nur autorisierte Hotelmitarbeiter den Dialog zur Eingabe von Kreditkartendaten aufrufen!

Es öffnet sich das Fenster zur Eingabe von Kreditkartendaten. Geben Sie hier alle relevanten Daten von Hand ein.

Abb.: Reservierungsaufgaben > Kreditkartendaten eingeben.

Mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder.

Eingabe / Feld	Beschreibung
Kreditkarten-Nr.*	Geben Sie hier die Kreditkartennummer ohne Leer- oder Sonderzeichen ein. protel Air prüft die eingegebene Kreditkartennummer auf Ihre Gültigkeit. Die Prüfung erfolgt unmittelbar bei Eingabe. Solange die eingegebene Nummer nicht korrekt oder unvollständig ist, wird das Eingabefeld rot umrahmt: Erst, wenn die Nummer akzeptiert wurde, färbt sich der Rahmen blau:
Karteninhaber*	Geben Sie hier den Namen des Karteninhabers ein.
Gültig ab	Diese Angabe ist optional. In der Regel muss nur bei Debitkarten ein Datum angegeben werden.
Gültig bis*	Tragen Sie hier das Gültigkeitsdatum der Karte ein (expiry date). Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen im Kalender den Monat und das Jahr aus. Übernehmen Sie das Datum mit Klick auf [OK].
Kreditkartentyp	Der Kreditkartentyp wird nach erfolgreicher Eingabe der Kreditkartennummer automatisch ausgefüllt.
Token	Hier wird die Ersatznummer (sog. "Token") angezeigt (Anzeige erst, nachdem die Kreditkartendaten verschlüsselt wurden). Zur Erklärung: Statt mit echten Kartennummern arbeitet protel Air ausschließlich mit Ersatznummern (Token). Die sensiblen Originaldaten liegen nur auf dem externen Tokenization-Server, wo sie vor unbefugtem Zugriff sicher sind.

Weitere Daten
Issue No.	Optional. Die Issue No. (auch: Ausgabenummer) wird nur von bestimmten Kartentypen (Smart-, Solo- oder Maestro-Karten) benutzt und ist eine ein- oder zweistellige Zahl, die auf der Vorderseite der Karte aufgedruckt ist.
Kreditkarte gehört zu folgender Reservierung: Res.-Nr	Die Reservierungsnummer wird automatisch aus dem Reservierungsdialog übernommen.
Ist einer Gästekartei zugeordnet Gästekartei-Nr.	Diese Option ist für protel Air nicht relevant. Eingaben in diesem Feld werden zwar gespeichert, aber nicht weiter verwendet.

Klicken Sie auf [Verschlüsseln], werden die eingegeben Kreditkarten chiffriert und gespeichert - Sie erhalten folgende Meldung (siehe Abbildung):

Der Button [Verschlüsseln] wird erst aktiv, wenn alle Eingaben im Dialog vollständig sind und die Kreditkartennummer erfolgreich geprüft wurde.

Abb.: Kreditkartendaten wurden eingegeben, gespeichert und verschlüsselt.

Schließen Sie das Fenster mit Klick auf das kleine Kreuz um den Vorgang abzuschließen und zum Reservierungsdialog zurückzukehren.

Kreditkartendaten anzeigen

Statt mit echten Kartennummern arbeitet protel Air ausschließlich mit Ersatznummern (Token). Die sensiblen Originaldaten liegen nur auf dem externen Tokenization-Server, wo sie vor unbefugtem Zugriff sicher sind.

Soll eine Kreditkarte im Bedarfsfall belastet werden (z. B. weil ein Gast nicht anreist und eine No-Show-Rechnung gestellt wird), besteht die Möglichkeit, Kreditkartendaten wieder zu entschlüsseln und anzuzeigen.

Öffnen Sie zuerst den Reservierungsdialog und klicken dort auf Reservierungsaufgaben > Kreditkartendaten anzeigen.

Im Anschluss öffnet sich folgendes Fenster:

Abb.: Verschlüsselte Kreditkartendaten für die Anzeige entschlüsseln.

Die Ersatznummer (das Token) wird im oberen Fensterbereich angezeigt.

Klicken Sie auf [Entschlüsseln]. Die Kreditkartendaten werden anschließend entschlüsselt und angezeigt.

Kreditkartendaten ändern

Bei Bedarf können Sie gespeicherte Informationen zu Kreditkartendaten ändern.

Öffnen Sie hierfür den Reservierungsdialog und klicken dort auf Reservierungsaufgaben > Kreditkartendaten anzeigen.

Achtung!

Aus Sicherheitsgründen können nur autorisierte Hotelmitarbeiter den Dialog zur Anzeige von Kreditkartendaten aufrufen! Der Dialog kann nur aufgerufen werden, wenn für die Reservierung Kreditkartendaten eingegeben wurden (siehe oben).

Klicken Sie im anschließenden Fenster auf [Entschlüsseln].

Nehmen Sie im Dialog zur Anzeige von Kreditkartendaten die gewünschten Änderungen vor und klicken anschließend auf [Ändern].

Kreditkartendaten löschen

Bei Bedarf können Sie gespeicherte Informationen zu Kreditkartendaten wieder löschen.

Öffnen Sie hierfür den Reservierungsdialog und klicken dort auf Reservierungsaufgaben > Kreditkartendaten anzeigen.

Achtung!

Klicken Sie im anschließenden Fenster auf [Entschlüsseln].

Klicken Sie im Dialog zur Anzeige von Kreditkartendaten auf [Löschen]. Die auf dem Tokenization-Server gespeicherten Kreditkartendaten samt Ersatznummer werden gelöscht.

Kreditkarte autorisieren

Die Autorisierung bietet Ihnen die Sicherheit, dass der reservierte Betrag bei der Abbuchung auch zur Verfügung steht.

Der angefragte Betrag wird auf der Kreditkarte reserviert, das bedeutet, er wird für einen vorher bestimmten Zeitraum (maximal 28 Tage) festgelegt. Eine Buchung wird zu diesem Zeitpunkt jedoch nicht vorgenommen.

Die Umsatzanfrage wird durch das angeschlossene Terminal an die Karten ausgebende Bank bzw. das beauftragte Rechenzentrum (Prozessor) gerichtet. Die Antwort kann eine Genehmigung, eine Umsatzablehnung, Aufforderung zum Karteneinzug oder zur Legitimationsprüfung bedeuten.

Element	Erklärung
Anreisedatum	Wählen Sie hier das Anreisedatum für die Kopie aus.
Abreisedatum	Der Abreisetag passt sich automatisch an - ausschlaggebend hierfür sind die Anzahl der Nächte der Originalreservierung. Bei Bedarf können Sie den Abreisetag mit Klick auf das Kalenderblatt ändern.
Anzahl Kopien	Geben Sie hier ein, wieviele Kopien erzeugt werden sollen.