Überbuchen | Einsatz im Front Office

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Kategoriespiegel

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Checkbox "Inkl. Überbuchung"

Im Kategoriespiegel finden Sie die Checkbox „Inkl. Überbuchung“. Wenn diese aktiviert wird, werden auch die Überbuchungswerte im Kategoriespiegel angezeigt. Angezeigt werden dann die Anzahl der physisch verfügbaren Zimmer plus eventuell gesetzte Überbuchungslimits. Wenn Sie entsprechende Überbuchungslimits gesetzt haben, ändern sich die Zahlen in den jeweiligen Kategorien und in der Zeile Effektiv frei.

Wenn die Checkbox deaktiviert ist, wird für die Kategorien und in der Spalte Effektiv frei nur die Anzahl der physisch verfügbaren Räume angezeigt.

Auf Wunsch kann die Checkbox beim Öffnen des Kategoriespiegels standardmäßig vorausgewählt sein (siehe Abschnitt Systemeinstellungen (XSetups)).

Beispiel

Das Haus verfügt über 25 Deluxe Twin Zimmer und 25 Junior Suite Zimmer.

Für die Kategorie Deluxe Twin wurde ein Überbuchungslimit von 2 Zimmern gesetzt.

Für die Kategorie Junior Suite wurde ein Überbuchungslimit von 4 Zimmern gesetzt.

Auf Hausebene wurde KEIN Überbuchungslimit gesetzt (Haus_ÜB = 0)

• Für den 4.10. wurden 28 Deluxe Twin Zimmer verkauft, d.h. die Kategorie ist um 3 Zimmer überbucht (25-28 = -3).

• Für den 4.10. wurden 15 Junior Suite Zimmer verkauft, d.h. es sind noch 10 Zimmer verfügbar (25-15 = 10).

Das Häkchen Inkl. Überbuchung ist NICHT gesetzt:

Das Häkchen Inkl. Überbuchung ist gesetzt:

Weil für die Deluxe Twin Zimmer und die Junior Suite Zimmer die gesetzten Überbuchungswerte einkalkuliert werden, zeigt der Kategoriespiegel jetzt andere Zahlen an:

• Für die Kategorie Deluxe Twin wird nur noch 1 überbuchtes Zimmer angezeigt (-1).
  Dieser Wert errechnet sich so:
  25 physische Zimmer - 28 gebuchte Zimmer + 2 überbuchbare Zimmer = -1.

• Für die Kategorie Deluxe Twin werden noch 14 verfügbare Zimmer angezeigt (anstelle der 10 Zimmer oben).
  Dieser Wert errechnet sich so:
  25 physische Zimmer - 15 gebuchte Zimmer + 4 überbuchbare Zimmer = 14.

• Unter Effektiv frei werden 6 Zimmer mehr angezeigt (31 +2 + 4 = 36)

Gleiches Beispiel wie oben, mit dem Unterschied, dass auf Hausebene ein Überbuchungslimit von 10 Zimmern gesetzt wurde.

• In diesem Fall werden unter Effektiv frei 10 Zimmer mehr angezeigt (31 + 10 = 41), weil das auf Hausebene gesetzte Überbuchungslimit immer Priorität.

Anzahl der überbuchbaren Zimmer

Die Zeile Max. überbuchbar zeigt die überbuchbaren Zimmer für den jeweiligen Tag an. Die in der Zeile dargestellte Ziffer kann Folgendes beinhalten:

• die Summe der überbuchbaren Zimmer für alle Kategorien (wenn Überbuchungslimits nur auf Kategorieebene, d.h. pro Kategorie, gesetzt sind).

• die Summe der überbuchbaren Zimmer auf Hausebene. Wenn Überbuchungswerte sowohl auf Hausebene als auch auf Kategorieebene gesetzt sind, wird stets der Überbuchungswert auf Hausebene angezeigt, denn dieser Wert hat Priorität, da der Hausüberbuchungswert für das gesamte Hotel gilt.

Hinweis zum Überbuchen

Reservierungsanfrage

Anzeige von Verfügbarkeiten inklusive Überbuchungen

Die Zeile Verfügbarkeit (inkl. ÜB) zeigt an, wie viele Zimmer in einer Kategorie noch frei sind. Die abgebildete Zahl zeigt die physisch verfügbaren Zimmer inklusive der gesetzten Überbuchungslimits - siehe folgende Abbildung:

Wenn für den angefragten Reservierungszeitraum unterschiedliche Verfügbarkeiten vorliegen, wird immer der kleinste Wert angezeigt.

Beispiel

Sie fragen ein Doppelzimmer für drei Nächte an:

• 1. Nacht: 5 Zimmer verfügbar

• 2. Nacht: 3 Zimmer verfügbar

• 3. Nacht: 4 Zimmer verfügbar

-> In der Zeile Verfügbarkeit (inkl. ÜB) werden 3 verfügbare Zimmer für die gesamte Anfrage angezeigt.

Anzeige von nicht verfügbaren Kategorien

Nicht verfügbare Kategorien werden in rot angezeigt - siehe folgende Abbildung.

Wird eine rot markierte Kategorie oder Rate ausgewählt, erscheint nach Auswahl der Gästekartei für die Reservierung eine Warnmeldung.

Hat der angemeldete Benutzer keine Rechte zum Überbuchen, versucht aber eine Überbuchung durchzuführen, erscheint ein Hinweis mit der Möglichkeit zur Autorisierung.

Dabei kann ein anderer Benutzer, dem die entsprechenden Rechte zugeordnet wurden (z. B. ein Manager, Front Office Manager, o. ä.) dem Benutzer ohne Rechte die Erlaubnis zum Überbuchen erteilen.

Pseudozimmer

Mithilfe der Checkbox „Nur Pseudozimmer“ (oben rechts im Dialog) werden nur Pseudozimmerkategorien angezeigt. Im Unterschied zu einem normalen Hotelzimmer haben Pseudozimmer keinen Einfluss auf die Verfügbarkeiten im Hotel und können deshalb nicht überbucht werden.

Beispiele für Überbuchungen

Bei jeder Reservierung prüft protel Air, ob Sie das Haus (oder den Zimmertyp) um mehr als das zulässige Limit überbuchen. Solange Sie das Limit nicht überschreiten, erscheint keine Warnung. Wenn Sie eine zusätzliche Reservierung anlegen möchten, obwohl eine Kategorie oder das gesamte Haus bereits ausgebucht sind, erscheint eine entsprechende Meldung, die anzeigt, für welchen Tag und in welcher Kategorie die Überbuchung erfolgen wird. Der Inhalt der Nachricht hängt davon ab, ob Sie das Haus, die Kategorie oder beides überbuchen.

Die Verfügbarkeit wird als negative Zahl dargestellt, um anzuzeigen, um wie viele Zimmer die Kategorie / das Haus überbucht wird. Wenn Sie das Recht haben, das Überbuchungslimit zu überschreiten, können Sie die Reservierung trotzdem buchen. Andernfalls erscheint ein Anmeldedialog, damit ein Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung die Überbuchung durchführen kann, bevor der Reservierungsvorgang abgeschlossen wird.

Verwendete Abkürzungen: ÜB = Überbuchung

Ein Hotel ohne gesetzte Überbuchungslimits überbuchen

Das Hotel arbeitet mit Überbuchung. Alle Zimmer sind bereits verkauft (100% Belegung). Es sind keine Werte für Haus_ÜB und Kategorie_ÜB eingestellt - siehe folgende Abbildung.

Wenn Sie eine Reservierungsanfrage durchführen, meldet das System, dass das Haus ausverkauft ist und Sie dabei sind zu überbuchen.

Wenn Sie die Berechtigung haben, auf Hausebene zu überbuchen, können Sie fortfahren. Andernfalls muss sich ein Benutzer mit der entsprechenden Benutzerrolle anmelden.

Nach Auswahl der Kategorie erscheint eine weitere Meldung, dass Sie dabei sind die Kategorie zu überbuchen (da keine Überbuchungslimits auf Kategorieebene gesetzt sind). Wenn Sie die Berechtigung haben, auf Kategorieebene zu überbuchen, können Sie fortfahren. Andernfalls muss sich ein Benutzer mit der entsprechenden Benutzerrolle anmelden.

Ein Hotel mit gesetzten Überbuchungslimits auf Kategorieebene überbuchen

Das Hotel arbeitet mit Überbuchung. Alle Zimmer sind bereits verkauft (100% Belegung). Für die Kategorie Standard Twin (STT_OB) wurde ein Überbuchungslimit +1 gesetzt. Auf Hausebene (Haus_ÜB) wurden keine Werte gesetzt (=0), siehe folgende Abbildung.

Wenn Sie in der Reservierungsanfrage ein Standard Twin Zimmer (SST) anfragen, wird das System eine Meldung ausgeben, dass das Haus ausverkauft ist und Sie dabei sind zu überbuchen, da keine Zimmer mehr verfügbar sind (100% Auslastung).

Wenn Sie die Berechtigung haben, auf Hausebene zu überbuchen, können Sie fortfahren. Andernfalls muss sich ein Benutzer mit der entsprechenden Benutzerrolle anmelden.

Ein Hotel mit gesetzten Überbuchungslimits auf Hausebene überbuchen (1 angefragtes Zimmer)

Das Hotel arbeitet mit Überbuchung. Alle Zimmer sind bereits verkauft (100% Belegung). Auf Hausebene (Haus_ÜB) wurde das Überbuchungslimit auf +1 gesetzt, auf Kategorieebene wurden keine Werte gesetzt - siehe folgende Abbildung.

Wenn Sie eine Reservierungsanfrage für 1 Zimmer durchführen, wird das System KEINE Nachricht ausgeben, da das Hausüberbuchungslimit +1 erlaubt, das Haus um ein beliebiges Zimmer zu überbuchen (Anzahl tatsächlich verfügbare Zimmer + 1). Da nur 1 Zimmer angefragt wurde, wird das gesetzte Überbuchungslimit nicht überschritten.

Anschließend werden die verfügbaren  Preise in der Reservierungsanfrage angegeben. Damit eine Reservierung gebucht werden kann, benötigt der Benutzer jedoch die Berechtigung zur Überbuchung von Kategorien, da auf Ebene der Kategorien keine Überbuchungswerte eingestellt sind (=0).

Ein Hotel mit gesetzten Überbuchungslimits auf Hausebene überbuchen (2 angefragte Zimmer)

Das Hotel arbeitet mit Überbuchung. Alle Zimmer sind bereits verkauft (100% Belegung). Auf Hausebene (Haus_ÜB) wurde das Überbuchungslimit auf +1 gesetzt, auf Kategorieebene wurden keine Werte gesetzt - siehe folgende Abbildung.

Bei einer Reservierungsanfrage für 2 Zimmer meldet das System, dass Sie im Begriff sind, auf Hausebene zu überbuchen. Um fortzufahren, benötigt der Benutzer die Berechtigung, auf Hausebene UND auf Kategorieebene zu überbuchen, da er das Hausüberbuchungslimit (+1) um ein Zimmer überschreitet und auf Ebene der Kategorien keine Überbuchungswerte eingestellt sind (=0).

Wenn der Benutzer keine der beiden Berechtigungen hat, sind 2 zusätzliche Autorisierungen durch einen Benutzer mit den eingeräumten Berechtigungen erforderlich:

Zuerst erscheint die Meldung, dass das Haus überbucht wird. Wenn der Benutzer keine Berechtigung hat, benötigt er eine Autorisierung. Sobald die Autorisierung zur Überbuchung des Hauses erteilt wurde und der Benutzer eine Kategorie wählt, erscheint die Meldung, dass die Kategorie überbucht wird. Wenn der Benutzer auch hierfür keine Berechtigung hat, benötigt er eine weitere Autorisierung.

Ein Hotel mit gesetzten Überbuchungslimits auf Hausebene und Kategorieebene überbuchen (1 angefragtes Zimmer)

Das Hotel arbeitet mit Überbuchung und verwendet eine Kombination aus Hausüberbuchung und Kategorieüberbuchung.

Alle tatsächlich verfügbaren Zimmer sind bereits verkauft (100% Belegung).

Auf Hausebene wurde das Überbuchungslimit auf +1 gesetzt, für die Kategorie Standard Twin (STT_OB) wurde ein Überbuchungslimit von +3 Zimmern gesetzt - siehe folgende Abbildung.

Wenn Sie eine Reservierungsanfrage für 1 Standard Twin Zimmer durchführen, wird das System KEINE Meldung ausgeben, da Sie weder das Hausüberbuchungslimit noch das Kategorieüberbuchungslimit überschreiten.

Ein Hotel mit gesetzten Überbuchungslimits auf Hausebene und Kategorieebene überbuchen (2 angefragte Zimmer)

Das Hotel arbeitet mit Überbuchung und verwendet eine Kombination aus Hausüberbuchung und Kategorieüberbuchung.

Alle tatsächlich verfügbaren Zimmer sind bereits verkauft (100% Belegung).

Auf Hausebene wurde das Überbuchungslimit auf +1 gesetzt, für die Kategorie Standard Twin (STT_OB) wurde ein Überbuchungslimit von +3 Zimmern gesetzt - siehe folgende Abbildung

Wenn Sie eine Anfrage für 2 Standard Twin Zimmer durchführen, erscheint eine Eingabeaufforderung, da Sie das gesetzte Limit für die Hausüberbuchung überschreiten.

Wenn der Benutzer die Berechtigung hat, auf Hausebene zu überbuchen, ist es möglich, die 2 Standard-Twin Zimmer zu buchen, da das Überbuchungslimit für Standard-Twin Zimmer auf 3 eingestellt ist.

Wenn dem Benutzer allerdings die Berechtigung fehlt, auf Hausebene zu überbuchen und einen anderen Zimmertyp als Standard Twin wählt, wird das System darauf hinweisen, dass der Benutzer im Begriff ist, die Kategorie zu überbuchen und eine entsprechende Autorisierung verlangen.

Änderung der Überbuchungslimits nach dem Anlegen von Reservierungen

Was passiert, wenn sich gesetzte Überbuchungslimits nach dem Anlegen von Reservierungen ändern?

1. Alle Zimmer sind verkauft und auf Hausebene wurde das Überbuchungslimit auf +1 gesetzt

2. Eine neue Reservierung wird gebucht, die Verfügbarkeit beträgt somit -1, wenn man das überbuchte Zimmer in die Verfügbarkeit einbezieht.

3. Das Hausüberbuchungslimit wird aufgehoben (=0), so dass für dieses Datum keine Überbuchung vorgenommen werden kann.

4. Wenn der Benutzer versucht, die Anzahl der Zimmer in einer bestehenden Reservierung für dieses Datum zu ändern, gibt das System eine Meldung aus, dass der Benutzer im Begriff ist, auf Haus- und Kategorieebene zu überbuchen.