Achtung!

Mit dem protel Air-Upgrade im Sommer 2020 haben sich nicht nur die Oberfläche sondern auch viele Funktionen in protel Air geändert.

Die aktualisierte Anleitung finden Sie in der neuen protel Air Hilfe.

Bitte beachten: Wir sind nach wie vor in einem Migrationsprozess. Daher kann es sein, dass Sie einige Funktionen immer noch wie in dieser Hilfe beschrieben nutzen können.

Wir werden diese Hilfe aus diesem Grund noch nicht komplett löschen.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Support!

Überbuchen | Einleitung und Allgemeines

Die Überbuchungsfunktion hilft Ihnen, so viele Zimmer wie möglich zu verkaufen und ist ein wirksames Mittel, durch No-Shows und kurzfristig stornierte Reservierungen entstandene Umsatzausfälle abzufangen. Beim Überbuchen werden daher mehr Zimmer verkauft, als tatsächlich verfügbar sind.

Mit der Überbuchungsfunktion in protel Air können Sie die Anzahl der Räume steuern, die für einen bestimmten Tag oder Zeitraum überbucht werden dürfen. Sie können Überbuchungslimits auf Hausebene, Kategorieebene oder beides festlegen. Die Anzahl der zu überbuchenden Zimmer für ein bestimmtes Datum oder einen Zeitraum hängt von der Anzahl der erwarteten Stornierungen und No-Shows ab.

Ziel ist es, in Spitzenzeiten eine 100%ige Auslastung zu erreichen und das Haus nicht durch Stornierungen und No-Shows unter den wirtschaftlichen Möglichkeiten zu verkaufen.

Überbuchungslimits

Die Berechnung der optimalen Anzahl von Überbuchungen für einen bestimmten Tag oder Zeitraum ist ein komplexer Prozess und hängt von mehreren Faktoren ab, wie zum Beispiel der Analyse bisheriger Trends sowie der Prognose von möglichen Stornierungen (Last-Minute/am Anreisetag), Aufenthaltsverlängerungen, vorzeitigen Abreisen, No-Shows und Walk-Ins. Darüber hinaus müssen Sie den Business-Mix des Hotels in Ihre Überlegungen miteinbeziehen: Wenn Ihr Hotel zum Beispiel viele Reisegruppen beherbergt oder viele Buchungen mit ausgehandelten Verträgen mit einer No-Walk-Klausel entgegennimmt, müssen diese in die Berechnung möglicher Überbuchungslimits einkalkuliert werden. Wenn das Hotel 24-Stunden-Stornobedingungen anbietet, kann auch dies dabei helfen, das Überbuchungslimit zu bestimmen.

Je mehr Informationen Sie haben, desto einfacher ist es, die passende Überbuchungsstrategie zu ermitteln.

Szenarien

In einem Business-Hotel gehen von montags bis freitags viele Stornierungen und No-Shows ein. Um diese Zimmer trotzdem zu verkaufen, wird mit Überbuchungen gearbeitet. Erfahrungsgemäß müssen unter der Woche auch einige Zimmer für unerwartete Walk-in-Gäste freigehalten werden. Das Haus verfügt über 100 Zimmer. Erwartet werden 10 Stornierungen und No-Shows und 5 Walk-Ins. Der Überbuchungswert wird auf 5 gesetzt, um Raum für unerwartete Reservierungen zu lassen und das Haus nicht zu überbuchen.
Für eine Airline-Besatzung wurde ein Kontingent von 5 Zimmern eingerichtet. Das Kontingent ist unverbindlich und die Zimmer werden nicht immer oder teilweise erst ab 16.00 Uhr abgerufen. Daher kann das Hotel die Zimmer in die Verfügbarkeit einkalkulieren und setzt das Überbuchungslimit auf 5.
Das Hotel nutzt ein allgemeines Überbuchungslimit von 10 Zimmern, begrenzt aber auch die Anzahl der Zimmer, die innerhalb einer bestimmten Kategorie überbucht werden können (zum Beispiel 5 Doppelzimmer). Die Summe der zu überbuchenden Zimmer wird auf 10 gesetzt und beinhaltet 5 Doppelzimmer, die überbucht werden können. Die verbleibenden 5 Zimmer können dann von jedem anderen Zimmertyp, außer Doppelzimmer, genommen werden.
Angenommen in Ihrem Haus übernachten durchschnittlich 8 Walk-In-Gäste pro Tag. Die Berücksichtigung von Walk-In-Gästen kann vor allem für größere Häuser mit einer komplexen Ratenstruktur interessant sein. Da für Walk-In Gäste vorzugsweise höhere Raten berechnet werden, bietet es sich an, einige wenige Zimmer unverkauft zu lassen. Anstatt die Zimmer frühzeitig an Gäste mit günstigeren Vertragsraten zu verkaufen, werden die Zimmer zu höheren Raten an Walk-In-Gäste vermietet. Das Überbuchungslimit kann in diesem Fall zum Beispiel auf 5 Zimmer pro Tag festgelegt werden.

Beispiel: Überbuchungslimits täglich bestimmen

Bestimmen Sie die Anzahl der reservierten Zimmer:
Überprüfen Sie die Anreiseliste für einen bestimmten Tag in der Zukunft: Schauen Sie sich den Reservierungsstatus (z.B. garantiert oder nicht garantiert), die Buchungsnotizen, die Stornobedingung, das Marktsegment und den Zimmerstatus an, um mögliche verspätete oder vorzeitige Abreisen, No-Shows, Stornierungen und kurzfristige Änderungen zu identifizieren. Daraus ergibt sich, wie viele Zimmer am jeweiligen Datum voraussichtlich belegt sein werden.
Vergleichen Sie die Anzahl der reservierten Zimmer mit der Anzahl der erwarteten Zimmer - die Differenz zwischen beiden zeigt die mögliche Überbuchung.

Benutzerrechte und Rollen

Benutzerrechte

Benutzerrecht zum Öffnen des Überbuchungsdialogs (view only) = PAirOverbookingSetUpViewOnly

Das Benutzerrecht PAirOverbookingSetUpViewOnly wird benötigt, um den Dialog zur Einrichtung der Überbuchung aufrufen zu können (Menü Optionen > Überbuchen). Dieses Recht ist automatisch in der PAir Front Office Rolle enthalten, welche dem Benutzer standardmäßig Zugriff auf sämtliche Funktionen im Front Office (auch neu entwickelte) verschafft. Wenn Sie diese Rolle in Ihrem Haus einsetzen, können alle Benutzer mit dieser Rolle auf den Überbuchungsdialog zugreifen, dort aber keine Einstellungen vornehmen.

Bitte beachten: Wenn Sie die Überbuchungsfunktion nicht in Ihrem Haus einsetzen möchten, stellen Sie sicher, dass das obige Recht NICHT vergeben wird.

Benutzerrollen

System > Benutzeradministration > Benutzer > Benutzer auswählen > Reiter "Benutzerrollen" > [Hinzufügen]

Benutzerrollen müssen jedem Benutzer einzeln zugewiesen werden!

Bitte beachten: Wenn Sie die Überbuchungsfunktion nicht in Ihrem Haus einsetzen möchten, stellen Sie sicher, dass die folgenden Benutzerrollen NICHT vergeben werden.

Überbuchunglimits einrichten

Name der Benutzerrolle: PAirOverbookingSetUp

Die Benutzerrolle PAirOverbookingSetUp erlaubt dem Benutzer, im Dialog zur Einrichtung der Überbuchung (Menü Optionen > Überbuchen) entsprechende Überbuchungsgrenzen einzustellen. Diese Rolle sollte nur Mitarbeitern mit administrativen Aufgaben (Manager, etc.) zugewiesen werden.

Beispiel

Für die Weihnachtsferien legt der Benutzer im Überbuchungsdialog ein Überbuchungslimit von 10 Zimmern auf Hausebene fest.

Kategorieüberbuchung erlauben

Name der Rolle: PAirOverbookingOverrideRoomType

Die Benutzerrolle zur Kategorieüberbuchung erlaubt dem Benutzer Überbuchungen auf Kategorie-Ebene vorzunehmen. Das bedeutet, dass der Benutzer das Überbuchungslimit der Kategorie überschreiten darf.

Diese Rolle sollte nur Mitarbeitern mit entsprechenden Befugnissen zugewiesen werden.

Beispiele

Für eine Kategorie wurde KEIN Überbuchungslimit eingerichtet (Überbuchungslimit = 0). Sind alle Zimmer der Kategorie verkauft, kann ein Benutzer ohne besondere Berechtigung kein weiteres Zimmer für diese Kategorie buchen. Ein Benutzer mit der Benutzerrolle PAirOverbookingOverrideRoomType hingegen ist in der Lage weitere Zimmer für die Kategorie zu buchen.

Ein Hotel verfügt über 20 Doppelzimmer. Für die Doppelzimmer-Kategorie wurde ein Überbuchungslimit von 5 Zimmern eingerichtet (Überbuchungslimit = 5). Für den Verkauf stehen also theoretisch 25 Doppelzimmer zur Verfügung. Das heißt, auch wenn alle 20 Doppelzimmer verkauft sind, kann ein Benutzer ohne besondere Berechtigung weitere 5 Doppelzimmer buchen (allerdings nur, solange im Hotel noch Zimmer verfügbar sind. Bei einer 100%igen Auslastung würde er zusätzlich das Recht zum Überbuchen des Hauses benötigen, siehe unten). Sind alle 25 Doppelzimmer verkauft und versucht ein Benutzer ein weiteres Doppelzimmer zu verkaufen, erscheint ein Warnhinweis. Die Buchung kann nur mit der Berechtigung zur Kategorieüberbuchung abgeschlossen werden, weil das gesetzte Verkaufslimit überschritten wird.

Hinweis: Ein Mitarbeiter mit der Berechtigung zur Kategorieüberbuchung darf eine Kategorie überbuchen, solange durch die Überbuchung nicht auch das Haus überbucht wird (zur Hausüberbuchung wird eine zusätzliche Benutzerrolle benötigt, siehe nächster Abschnitt).

Hausüberbuchung erlauben

Name der Rolle: PAirOverbookingOverrideHouseLevel

Die Benutzerrolle zur Hausüberbuchung erlaubt dem Benutzer Überbuchungen auf Haus-Ebene vorzunehmen. Die Berechtigung wird benötigt, wenn eine Buchung das auf Hausebene gesetzte Überbuchungslimit überschreiten würde.

Diese Rolle sollte nur Mitarbeitern mit entsprechenden Befugnissen (FO Manager o. ä.) zugewiesen werden.

Beispiele

Für ein Haus wurde KEIN Überbuchungslimit auf Hausebene eingerichtet (Überbuchungslimit = 0), weil es im Regelfall nicht überbucht werden soll. Sobald das Haus zu 100% ausgelastet ist, kann ein Benutzer ohne besondere Berechtigung kein weiteres Zimmer mehr buchen (selbst dann nicht, wenn er die Benutzerrolle zur Kategorieüberbuchung besitzt). Verfügt der angemeldete Benutzer jedoch über die Benutzerrolle zur Hausüberbuchung, kann er weitere Zimmer buchen.

Für ein Haus mit 100 Zimmern wurde ein Überbuchungslimit von 10 Zimmern eingerichtet. Es stehen also insgesamt 110 Zimmer für den Verkauf zur Verfügung. Sobald das Überbuchungslimit überschritten wird (110 + x), benötigt der angemeldete Benutzer die Berechtigung zur Hausüberbuchung, wenn er weitere Zimmer buchen können soll. Da beim Hausüberbuchen automatisch auch eine Kategorie überbucht wird, wird zusätzlich die Berechtigung zur Kategorieüberbuchung benötigt.

Mehr zum Thema Benutzerrechte und Benutzerrollen erfahren Sie hier: Benutzerverwaltung

Hat ein Benutzer keine Rechte zum Überbuchen, versucht aber eine Überbuchung durchzuführen, erscheint ein Hinweis mit der Möglichkeit zur Autorisierung.

Dabei kann ein anderer Benutzer, dem die entsprechenden Rechte zugeordnet wurden (z. B. ein Manager, Front Office Manager, o. ä.) dem Benutzer ohne Rechte die Erlaubnis zum Überbuchen erteilen.

Mehr Überbuchungsbeispiele

Berichtswesen

Alle Berichte werden auf Basis der tatsächlichen Auslastung (physische Zimmer plus Überbuchungswert) berechnet. Wenn zum Beispiel alle 100 Zimmer verkauft sind und das Hotel mit 2 Zimmern überbucht ist, beträgt die Auslastung 102 Zimmer etc. (Managerbericht und Hausstatusbericht).

BWI Berichte

Gilt nur für Best Western Häuser: Bei Einsatz der BWI-Schnittstelle steht ein spezieller Bericht zur Verfügung, der die Überbuchungswerte pro Kategorie und Tag anzeigt (Büro > Berichtswesen > Best Western Interface > Overbooking).

Systemeinstellungen (XSetups)

XSetup	Beschreibung
Display Overbooking in Room Type Plan = False	Die Checkbox Inkl. Überbuchung ist standardmäßig NICHT im Kategoriespiegel gesetzt.
Display Overbooking in Room Type Plan = True	Die Checkbox Inkl. Überbuchung ist standardmäßig im Kategoriespiegel gesetzt.

Wenn Sie diese Einstellung vornehmen möchten und Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Cloud-Support-Team.

Mehr erfahren...

Da die Überbuchungsfunktion zum Standardprogrammumfang gehört und deren Benutzung über verschiedene Benutzerrechte gesteuert wird, werden ältere XSetups zum Aktivieren / Deaktivieren der Funktion deaktiviert.

Aktionsprotokoll

Folgende Aktionen, die im Zusammenhang mit der Überbuchungsfunktion stehen, werden jetzt im Aktionsprotokoll protokolliert:

das ursprüngliche Überbuchungslimit und das neue / geänderte Limit, auf das es gesetzt wurde.
Kategorie und / oder Hauslevel, das beim Setzen der Überbuchungslimits gewählt wurde.
Datum, Uhrzeit und Benutzer der vorgenommenen Aktion
Quelle, aus der die Einstellung stammt (manuelle Einstellung im FO oder Interface wie IDeas)
Benutzer, der eine Autorisierung vornimmt und Art der Autorisierung (Hausüberbuchung oder Kategorieüberbuchung).

Schnittstellen

Best Western Interface

In Häusern, welche die Best Western Schnittstelle einsetzen, steht die Option „Überbuchung auf Hauslevel“ nicht zur Verfügung. Das liegt daran, dass im Best Western Interface nur Überbuchungswerte pro Kategorielevel eingetragen werden dürfen.

IDS Interface

Anbindung von Online-Buchungsportalen und Channelmanagern

WICHTIG !

Wenn Sie die Überbuchungsfunktion nutzen und eine IDS-Schnittstelle einsetzen, kontaktieren Sie bitte unbedingt das Cloud Support Team. Wir helfen Ihnen gerne Ihre IDS-Schnittstelle passend für die Überbuchungsfunktion in protel Air zu konfigurieren.

Da die IDS-Schnittstelle bei der Verfügbarkeitsabfrage auf den Kategoriespiegel in protel Air schaut, ist es auch erforderlich, die Konfiguration in der Schnittstelle anzupassen, wenn Sie die Überbuchungsfunktion in Ihren Online-Buchungsportalen nicht nutzen möchten.

WBE 5 / protel Air WBE

Wenn Sie mit Überbuchungen arbeiten, stehen die gesetzten Überbuchungswerte auch online zur Buchung zur Verfügung.

Ideas

Das Ideas Interface ist mit der Überbuchungsfunktion kompatibel, d.h. Überbuchungslimits, die in Ideas festgelegt sind, werden in protel Air übernommen.

Was passiert mit der alten Logik zur Überbuchungseinrichtung?

Gilt für Überbuchungslimits, die in den Kategorie-Stammdaten eingetragen sind

Vor Einführung der neuen Überbuchungslogik konnten Überbuchungswerte in den Flash-Stammdaten direkt in den Kategorien eingetragen. Dadurch konnte zwar ein fester Überbuchungswert festgelegt werden, dieser war jedoch statisch und konnte nicht, je nachdem, wie die aktuelle Auslastung es verlangte, verändert werden.

Überbuchungswerte, die in den Stammdaten gespeichert sind, werden bis Ende 2019 in den neuen Überbuchungsdialog übernommen. Die alte Option zur Eingabe von Überbuchungswerten ist ausgegraut. Ab dem 01. Januar 2020 können Überbuchungslimits nur noch im neuen Überbuchungsdialog (Optionen > Überbuchen) gesetzt werden.