Debitoren

[Kasse > Debitoren]

In vielen Hotels machen debitorische Rechnungen einen großen Posten in der hoteleigenen Buchhaltung aus. Alle Rechnungen, die Sie mit einer debitorischen Zahlart oder Kreditkarte ausgecheckt haben, werden direkt an die Debitorenverwaltung - das Modul zur Verwaltung offener Posten - übergeben. Für Rechnungen, die per Debitor („auf Rechnung“) abgeschlossen werden, wird für den Rechnungsempfänger vollautomatisch ein Debitorenkonto erstellt. Kreditkartenaußenstände werden jeweils auf einem Sammelkonto pro Kreditkarte zusammengefasst.

Funktionsumfang

Mit der Debitorenverwaltung können Sie

• Debitorenkonten mit offenen Beträgen verwalten

• Sammelkonten für Kreditkartenaußenstände verwalten

• Zahlungseingänge buchen (auch Teilzahlungen)

• Eingabe von Kommissionen (Disagio)

• Forderungen umbuchen

• Mehrere Konten zusammenfassen

• Kontoauszüge und Debitorenliste drucken

• Mahnwesen

Einstellungen (protel Air Stammdaten)

[Kasse > Debitoren]

Um die folgenden Einstellungen vornehmen zu können, benötigt der angemeldete Benutzer Zugriff auf den Programmpunkt Optionen > Stammdaten > Zahlarten.

Allgemeine Hinweise zur Darstellung

• Sammelkonten oder Konten, für die eine Zahlung oder Teilzahlung gebucht wurde, werden mit folgendem Symbol dargestellt:

Im Prinzip bedeutet das -Symbol vor einem Konto, dass dieses Konto weitere Einträge umfasst.

Mit einem Doppelklick können Sie ein Sammelkonto öffnen und alle untergeordneten Einträge sehen.

• Zahlungen und Stornos werden in roter Schrift dargestellt.

• Ausgebuchte Debitoren mit ausgeglichenen Forderungen werden kursiv und in grauer Schrift angezeigt.

• Bei der angezeigten Kontonummer handelt es sich um die Debitor-Kontonummer aus der Gästekartei (Tab "FiBu/Rechnung). Wenn Sie eine FiBu-Schnittstelle einsetzen und die angeschlossene FiBu-Software eine FiBu-Nummer an protel Air übermittelt, wird diese Nummer anstelle der von protel Air generierten Kontonummer verwendet.

  Tab Übersicht

[Kasse Debitoren]

Nach Aufruf der Debitorenverwaltung erhalten Sie eine übersichtliche Liste mit allen Debitorenkonten, die offene Beträge aufweisen. Die offenen Beträge werden gestaffelt nach Zeitraum (30/60/90/120 Tage) angezeigt, so dass direkt ersichtlich ist, wie "alt" die angezeigten Forderungen sind.

In der letzten Spalte sehen Sie die Gesamtforderung je Debitor.

Angezeigt werden alle Einzelkonten und die Sammelkonten (Kreditkartenkonten).

Die angezeigten Spalten können nach Belieben ein- oder ausgeblendet werden (mehr erfahren).

Wenn Sie im Reiter Übersicht einen Debitor doppelklicken, öffnet sich der Reiter Zahlungseingang für den jeweiligen Debitor.

Druckaufgaben

[Kasse > Debitoren > Übersicht]

Klicken Sie unten links im Fenster auf [Druckaufgaben], können Sie

• für alle Debitoren eine Kontenanalyse drucken

• für einen markierten Debitor einen Debitorenauszug drucken

Kontenanalyse drucken

[Kasse > Debitoren > Übersicht > Druckaufgaben]

Klicken Sie auf Druckaufgaben > Kontenanalyse drucken und protel Air erstellt eine Auswertung der offenen Debitoren im PDF-Format, nach Zeitraum der Fälligkeit, aufgeteilt in 30 Tage, 31-60 Tage, 61-90 Tage, 91-120 Tage, > 120 Tage.

Debitorenauszug drucken

[Kasse > Debitoren > Übersicht > Druckaufgaben]

Markieren Sie in der Übersicht einen Debitor und klicken Sie auf Druckaufgaben > Debitorenauszug drucken. protel Air erstellt für den markierten Debitor einen Kontoauszug mit allen erstellten Rechnungen und noch offenen Beträgen zu dem markierten Kunden/Gast.

Die Textvorlage für Kontoauszüge finden Sie in den Stammdaten (Dokumente > Textvorlagen > Debitorenauszug).

FiBu/Rechnung öffnen

Klicken Sie unten links im Fenster auf [FiBu/Rechnung öffnen], wird die Gästekartei des Debitors in der Ansicht "FiBu/Rechnung" geöffnet.

  Tab Zahlungseingang

[Kasse > Debitoren]

Im Zahlungseingang können Sie einen oder mehrere offene Posten eines Debitors (auch teilweise) ausgleichen.

Wenn Sie den Zahlungseingang aufrufen, ist das Fenster zunächst leer. Mithilfe der Filter können Sie einstellen, welche Konten im Zahlungseingang angezeigt werden sollen.

Filter im Zahlungseingang

[Kasse Debitoren Zahlungseingang]

Zahlungseingang buchen

[Kasse > Debitoren > Zahlungseingang]

• Doppelklicken Sie das Konto, für das Sie den Zahlungseingang verbuchen wollen, im Reiter Übersicht.

oder

• Suchen Sie das Konto im Reiter Zahlungseingang heraus und markieren Sie es.

Im unteren Teil des Fensters sehen Sie den Bereich zur Verbuchung der Zahlung.

1. Kommission: Dieser Bereich ist für die Verbuchung von Kommissionen (siehe folgender Abschnitt: "Kreditkarten-Konten") vorgesehen (weitere Infos siehe unten, Abschnitt: Kreditkarten-Konten).

2. Wählen Sie in der Auswahlbox Zahlung die Zahlart für die Buchung aus.

3. Das Datum für die Zahlung ist bereits mit dem protel Air-Systemdatum vorbelegt. Ändern Sie das Datum ab, wenn die Zahlung an einem anderen Tag erfolgte.

4. Als Zahlbetrag ist bereits der offene Rechnungsbetrag eingetragen. Handelt es sich um eine Teilzahlung, können Sie hier auch den Zahlungsbetrag der Teilzahlung eintragen (siehe unten, Abschnitt "Teilzahlung").

5. Rechts  im Feld Zahltext können Sie einen zusätzlichen Text zur Zahlung eingeben. Dieser Text wird in der Spalte "Zahltext" gespeichert.

6. Klicken Sie abschließend auf [Buchen] um die Buchung vorzunehmen.

Die Posten werden entsprechend ausgeglichen und der Debitor wird ausgebucht - er verschwindet aus der Liste der offenen Posten (um ausgebuchte Debitoren anzuzeigen, markieren Sie in der Statusauswahlliste die Checkbox "ausgebucht").

Kreditkarten-Konten

[Kasse > Debitoren > Zahlungseingang]

Für Kreditkartenzahlungen wird automatisch ein Kreditkartensammelkonto angelegt, wenn die Kreditkartenzahlart in den Stammdaten als Debitor gekennzeichnet ist.

Bei Kreditkartenzahlungen können Sie entsprechende Kommissionen (Servicegebühr des Kreditkartenanbieters) prozentual oder als Fixbetrag verbuchen.

1. Zur Verbuchung von Kommissionen wählen Sie zunächst das Umsatzkonto aus, auf das die Buchung erfolgen soll:

Das hier verwendete Konto muss zuvor als Artikel in den Stammdaten hinterlegt werden (Optionen > Stammdaten > Artikel).

2. Geben Sie anschließend die Kommission als Prozent-Wert oder als festen Betrag ein. Bei Prozent-Werten wird die Höhe der Kommission automatisch berechnet und in das Betragsfeld eingetragen.

Teilzahlungen

[Kasse > Debitoren > Zahlungseingang]

Bei einer Teilzahlung überschreiben Sie den offenen Rechnungsbetrag einfach mit dem Betrag der Teilzahlung. Dieser Betrag wird anschließend als Zahlung verbucht und vom offenen Rechnungsbetrag abgezogen. Das Debitorenkonto bleibt mit dem Restbetrag geöffnet.

Weitere Aufgaben

Markieren Sie ein Konto in der Übersicht, stehen Ihnen für das Konto weitere Aufgaben zur Verfügung:

Öffnen Sie die "Weiteren Aufgaben" mit einem rechten Mausklick...

...oder mit Klick auf den Button

Rechnung anzeigen

Öffnet die Rechnungsübersicht für das markierte Konto.

Gästekartei öffnen

Öffnet die Gästekartei für das markierte Konto.

Batch erstellen (Konten zusammenfassen)

[Kasse > Debitoren > Zahlungseingang  > Weitere Aufgaben]

Werden mehrere Rechnungen zusammen gezahlt, können Sie die betreffenden Rechnungen per Mehrfachauswahl markieren, über die Schaltfläche [Weitere Aufgaben > Batch erstellen] zu einem Batch zusammenfassen und anschließend gemeinsam ausbuchen. protel Air erstellt für diese Sammelbuchung automatisiert einen Batch, der alle Forderungen und Zahlungen beinhaltet.

Ein Batch wird mit folgendem Symbol gekennzeichnet:

Ein Doppelklick auf einen Batch zeigt alle Forderungen und Zahlungen, die in dem Batch enthalten sind.

Forderung umbuchen

[Kasse > Debitoren > Zahlungseingang > Weitere Aufgaben]

Um eine bestehende Forderung auf ein anderes Debitorenkonto umzubuchen, markieren Sie die betreffende Zeile in der Liste und rufen Sie über [Weitere Aufgaben] die Funktion „Forderung umbuchen“ auf.

Anschließend erscheint die Gastsuche, wo Sie nach der Kartei des Debitors, auf den Sie umbuchen wollen, suchen können.

Batch auflösen

Zusammengefasste Konten können wieder getrennt werden, indem Sie den Batch in der Übersicht markieren und anschließend auf die Schaltfläche [Weitere Aufgaben > Batch auflösen] klicken.

Zahlung stornieren

[Kasse > Debitoren > Zahlungseingang/Zahlungshistory > Weitere Aufgaben]

Wird ein Debitor falsch ausgebucht, kann die Zahlung wieder storniert werden:

1. Lassen Sie sich alle Konten mit dem Status „Ausgebucht“ anzeigen:

2. Klicken Sie auf die Lupe  um die Liste zu aktualisieren.

3. Suchen Sie sich in der Liste das betreffende Konto heraus

4. Doppelklicken Sie auf das Konto, um die gebuchten Zahlungen aufzulisten.
   

5. Markieren Sie die Buchung, die Sie stornieren möchten (gebuchte Zahlungen werden in roter Schrift dargestellt).

6. Klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche [Weitere Aufgaben] > Zahlung stornieren.

7. Anschließend wird eine Gegenbuchung über die Zahlart erzeugt, mit welcher der Debitor ausgebucht wurde. Gleichzeitig wird der Debitor wieder geöffnet, so dass eine Korrekturbuchung erfolgen kann.

Mahngebühr buchen

[Kasse > Debitoren > Zahlungseingang > Weitere Aufgaben]

Wurde ein offener Debitor bereits gemahnt (siehe weiter unten: "Mahnwesen"), können Sie die Mahngebühr separat in Rechnung stellen.

Suchen Sie in der Debitorenverwaltung im Reiter Zahlungseingang den Debitor heraus, für den Sie die Mahngebühr buchen wollen.

Klicken Sie auf Mahngebühr buchen, erstellt protel Air eine Passantenrechnung, in welcher der Rechnungsempfänger bereits hinterlegt ist.

Die Passantenrechnung öffnet sich mit dem Betrag 0,00 €, hier muss dann ein zuvor angelegter Artikel (z.B. Mahngebühren) mit dem fälligen Betrag gebucht werden - vgl. folgende Abbildung.

Wurde die Mahngebühr bezahlt, wird die Passantenrechnung ausgecheckt (Klicken Sie hierfür in der Passantenrechnung auf > Check-Out).

Druckaufgaben

Kontoblatt drucken

[Kasse > Debitoren > Zahlungseingang > Druckaufgaben]

Markieren Sie ein Konto in der Übersicht, um für das Konto einen Kontoauszug über alle Forderungen auszudrucken. Klicken Sie auf Druckaufgaben > Kontoblatt drucken.

Bei Kreditkartensammelkonten werden hier sämtliche Forderungen aus den entsprechenden Reservierungen gesammelt dargestellt.

Debitorenliste

[Kasse > Debitoren > Zahlungseingang > Druckaufgaben]

Drucken Sie sich eine vollständige Liste der im Fenster angezeigten Debitoren aus.

Klicken Sie auf Druckaufgaben > Debitorenliste.

protel Air druckt die Liste genau so aus, wie sie am Bildschirm angezeigt wird, und zwar unter Berücksichtigung aller gesetzten Filter- und Anzeigeoptionen. Sie können Spalten ein- und ausblenden, die Reihenfolge der Spalten und die Sortierung ändern - alle Anpassungen werden im Ausdruck berücksichtigt.

  Tab Zahlungshistory

[Kasse > Debitoren]

In der Zahlungshistory werden standardmäßig alle ausgebuchten Debitoren angezeigt.

Auch hier können Zahlungseingänge storniert werden (siehe oben, Abschnitt: Zahlung stornieren).

Mahnwesen

[Kasse > Debitoren > Mahnen]

Im Mahnwesen erscheinen alle Forderungen, die nach Definition des Mahncodes fällig sind bzw. nach Erreichen des Fälligkeitsdatums der jeweiligen Mahnstufe gemahnt werden müssen. Über den Button [Mahnen] können Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für einen markierten Debitor erstellt und versendet werden. Nicht mahnbar gestellte Forderungen werden rot angezeigt. Dies geschieht über die Zuweisung des entsprechenden Mahncodes in der Gästekartei oder durch Setzen des jeweiligen Häkchens beim Mahnen (siehe weiter unten).

Einstellungen (Mahnwesen)

[Kasse > Debitoren]

Um das Mahnwesen produktiv einsetzen zu können, sind in den Stammdaten einige Voreinstellungen vorzunehmen.  

  Tab Mahnen

[Kasse > Debitoren > Mahnen]

Für jeden Debitor werden folgende Informationen angezeigt:

• Konto, Rechnungsnummer und Datum der Rechnung

• Name des Debitors

• Offener Betrag

• Tage offen: Anzahl Tage, die Betrag offen ist

• Tage übrig: Anzahl Tage bis zu nächsten Mahnstufe

• Mahnstufe: Erreichte Mahnstufe. Wurde ein Debitor noch nicht gemahnt, dann hat dieser die Stufe 0.

• Mahndatum: Dies ist der Stichtag, an dem die Mahnung fällig ist, d.h. ab diesem Datum kann eine Mahnung erzeugt werden. Das Mahndatum wird automatisch auf Basis des Rechnungsdatums und des Mahncodes berechnet. (sofern das Rechnungsdatum nicht manuell überschrieben wurde).

Beispiel:
Rechnungsdatum: 1.1.2016
Mahnstufe 1 bei 14 Tagen
Mahndatum: 15.1.2016

Filter

Mithilfe der Filter können Sie die angezeigten Debitoren nach bestimmten Merkmalen eingrenzen.

Neben den Standard-Filtern (Von/Bis, Mahncodes und Rechnungsdatum) stehen zusätzliche Filter zur Verfügung, die Sie mit Klick auf das Mehr-Menü einblenden:

Setzen Sie ein Häkchen um den jeweiligen Filter einzublenden.

Im abgebildeten Beispiel wurde der Filter für die Mahnstufe eingeblendet:

Abb.: Es sollen nur Debitoren mit der Mahnstufe 2 gezeigt werden.

Debitor mahnen

[Kasse > Debitoren > Mahnen]

Markieren Sie einen Debitor und klicken Sie auf den Button [Mahnen].

Im anschließenden Dialog haben Sie folgende Möglichkeiten:

Mehrere Debitoren gleichzeitig mahnen

Sie können auch mehrere Debitoren in einem Schritt mahnen. Wählen Sie dazu die zu mahnenden Debitoren aus (<Strg>-Taste gedrückt halten und die Debitoren mit der Maus markieren) und klicken Sie auf [Mahnen].

Der Mahnen-Dialog entspricht dem oben beschriebenem Dialog, lediglich die Eingabefelder Mahnstufe setzen auf und letztes Mahndatum fehlen. Da die Debitoren unterschiedliche Mahnstufen haben können, wird die Mahnstufe automatisch um eins hochgezählt, wenn die Checkbox Mahnstufe nach Druck erhöhen aktiviert ist.

Hinweis zur Mahngebühr

Die Mahngebühr wird nicht automatisch als eigener Posten gebucht, sondern nur "informativ" auf der Mahnung dargestellt. Sie können die Mahngebühr aber separat buchen,  indem Sie eine Passantenrechnung erzeugen (siehe oben: Tab "Zahlungseingang" > Weitere Aufgaben > Mahngebühr buchen).

Mahnwesen-Textvorlagen

Standard-Textvorlagen für Mahnungen finden Sie in den protel Air Stammdaten (Flash) unter Optionen > Stammdaten > Textvorlagen > Mahnungen.

  Tab Mahnwesen History

In der Mahnhistory können bereits erzeugte (verschickte) Mahnungen noch einmal angezeigt werden. Somit ist ersichtlich, wann Sie eine Mahnung an den Rechnungsempfänger geschickt haben.