Passantenrechnung

Passantenrechnungen werden ohne Bezug zu einer Reservierung erstellt. Somit können Sie Rechnungen auch für Gäste erstellen, die keine Hotelgäste sind, aber einen Beleg benötigen. Auch auf die gewohnten Komfortfunktionen zur Bearbeitung und Abrechnung müssen Sie in der Passantenrechnung nicht verzichten.

Video-Tutorial

Passantenrechnung erstellen

1. Klicken Sie im Menü „Kasse“ auf den neuen Menüpunkt „Passantenrechnung“.

2. Stellen Sie sicher, dass als Empfänger "Passant" ausgewählt ist. Ändern Sie den Empfänger nur, wenn dies ausdrücklich gewünscht ist.

3. Geben Sie bei Bedarf ein Ablaufdatum ein (siehe unten).

4. Hinterlegen Sie bei Bedarf ein Marktsegment. Das Marktsegment beantwortet die Frage, welchem Kundensegment die Passantenrechnung zugerechnet werden kann. Dementsprechend können Sie Ihre Passantenrechnung später statistisch auswerten (siehe auch: Büro > Berichtswesen > Marktsegment). Praktisch: Wenn Sie für Ihre Reservierungen einen Standardwert für das Marktsegment verwenden, wird dieser Wert hier automatisch eingetragen. Der Standardwert wird in den protel Air Stammdaten gesetzt: Stammdaten > Reservierungen > Reservierungscodes (Reiter "Standardeinstellungen").
   Weitere Informationen zum Marktsegment und den Reservierungscodes in protel Air finden Sie hier: Reservierungscodes im Überblick.

5. Klicken Sie links unten im Fenster auf den [Buchen] Button um die in Anspruch genommenen Leistungen / Artikel auf die Rechnung zu setzen. Mehr zum Buchen Dialog erfahren Sie hier.

6. Klicken Sie auf [Rechnungsaufgaben ] > "Check-Out" um die Rechnung unmittelbar abzuschließen.

7. Wählen Sie im Fenster "Check-out" eine Bezahlart und klicken Sie auf [Hinzufügen].

8. Klicken Sie im Fenster "Check-out" auf den Button Rechnung abschließen (mit oder ohne Druck). Die Rechnung wird anschließend gedruckt.

Passantenrechnung mit Ablaufdatum versehen

Beim Tagesabschluss überprüft protel Air, ob es noch nicht abgeschlossene Passantenrechnungen gibt. Möchten Sie eine Rechnung offen lassen, z. B. weil Sie für den betreffenden Gast eine Monatsrechnung anlegen möchten, versehen Sie die Rechnung ganz einfach mit einem passenden Ablaufdatum (z. B. Monatsende). Am eingestellten Datum wird Sie protel Air zuverlässig daran erinnern, die Rechnung auszuchecken.

Hintergrundinformationen zur Passantenrechnung

Wenn Sie diese Funktion zum ersten Mal aufrufen, fordert protel Air Sie auf, eine Standard-Gästekartei für die Passantenrechnung anzulegen. Diese Kartei wird Ihnen künftig bei jeder Passantenrechnung vorgeschlagen. Selbstverständlich können Sie als Rechnungsempfänger auch eine vorhandene Gästekartei wählen oder bei Bedarf eine neue Kartei anlegen. Wenn Sie die Standard-Gästekartei für Passantenrechnungen ändern möchten, erledigen Sie dies schnell und einfach über den Menüpunkt Stammdaten > Kasse > Passantenrechnung.

Bei der Buchung von Leistungen können Sie auch Pakete erstellen (siehe Hot Topics > Alles zur Rechnung > Pakete) und weitere Komfortfunktionen nutzen (Button [Artikelaufgaben ])