Ein-/Auszahlungen

Inhalt Ausblenden

Im Programm Ein-/Auszahlungen können Sie Ein- und Auszahlungen ohne direkten Rechnungs- oder Reservierungsbezug buchen (zum Beispiel Bezahlung einer Lieferung direkt aus der Kasse). Die Buchungen können für unterschiedliche Konten vorgenommen werden.

Wird zum Beispiel Geld aus der Hotelkasse entnommen, wird der Betrag für das entsprechende Konto als Entnahme verbucht. Gleichzeitig können Sie für jedes Konto auch Einzahlungen vornehmen. Auf diese Weise können Sie für mehrere Konten den Bargeldbestand im Hotel verwalten.

Jede Buchung (Ein- oder Auszahlung) wird mit einer eigenen Belegnummer versehen. Die Belegnummer, mit der das System beginnen soll, kann unter Stammdaten > Mein Betrieb > Belegnummer verwaltet werden.   mehr erfahren!

Die aktive Liste zeigt Ihnen alle verbuchten Ein- und Auszahlungen für einen bestimmten Tag oder Zeitraum.

HINWEISE

  1. Es werden nur Zahlungen berücksichtigt, deren Zahlart für das Programm "Ein-/Auszahlungen" freigeschaltet wurde (Stammdaten > Zahlarten >   In Ein-/Auszahlungen verfügbar) - also zum Beispiel nur Bar-Zahlungen.

  2. Sie müssen an der Kasse angemeldet sein, um Ein- oder Auszahlungen zu buchen.

Welche Informationen werden angezeigt?

Spalte

Beschreibung

Text

Bei Zahlungen ohne direkten Rechnungs- oder Reservierungsbezug zeigt die Spalte "Text" den Buchungstext an, der bei Buchung der Zahlung eingegeben wurde (Kasse > Ein-/Auszahlung buchen).

Bei Zahlungen, die über eine Passantenrechnung verbucht wurden, erscheint der Text "Passant" + die jeweilige Rechnungsnummer.

Bei Zahlungen mit direktem Rechnungs- oder Reservierungsbezug wird der Name des Gastes angezeigt. Wurde die jeweilige Gastrechnung bereits ausgecheckt, erscheint auch hier die Rechnungsnummer. Ist die Rechnung noch offen, erscheint hier nur der Gastname.

Belegnummer

Jede Buchung (Ein- oder Auszahlung) wird mit einer eigenen Belegnummer versehen, die hier angezeigt wird.

Betrag

Einzahlungen werden ohne Vorzeichen dargestellt (50,00 es wurden 50 € eingezahlt).

Auszahlungen werden in roter Schrift und mit einem Minus-Zeichen (-) vor dem Betrag dargestellt, d.h. der Betrag wurde entnommen.

Konto

Für Ein- und Auszahlungen ohne direkten Rechnungs- oder Reservierungsbezug (zum Beispiel Bezahlung einer Lieferung direkt aus der Kasse) wird das Konto angezeigt, das bei der Buchung ausgewählt wurde (zum Beispiel "Kasse 1").

Ein- und Auszahlungen mit direktem Gastbezug werden ohne Konto dargestellt, da die Zahlung über die jeweilige Gastrechnung verbucht wird.

Datum

Belegdatum

Erst.-Dat.

Erstelldatum

Ersteller

Benutzer, der die Ein-/Auszahlung vorgenommen hat.

Zahlart

Gebuchte Zahlart

Re-Nr.

Nur bei Ein- und Auszahlungen mit direktem Gastbezug: Anzeige der Rechnungsnummer, wenn die jeweilige Gastrechnung bereits ausgecheckt wurde.

Kassen-Nr.

Die Ein-/Auszahlung wurde unter der angegebenen Kassennummer verbucht

Kassenabschlussnummer

Die Ein-/Auszahlung wurde unter der angegebenen Kassenabschlussnummer verbucht

Anzeige aktualisieren

Sobald Sie in der Liste ein Filterkriterium verändern, müssen Sie die Anzeige aktualisieren:

  • drücken Sie hierfür die <Enter> Taste oder

  • klicken Sie auf die Lupe  oben rechts im Fenster

Anzeige einschränken

Anzeigezeitraum

Sie können die Ansicht durch Auswählen eines anderen Datums ändern.

Belegnummer

Durch Eingabe einer Nummer in das Suchfeld können Sie nach einer bestimmten Belegnummer suchen.

Kassenabschlussnummer (K.Abs.Nr.)

Durch Eingabe einer Nummer in das Suchfeld K.Abs.Nr. können Sie nach einer bestimmten Belegnummer suchen.

Benutzer

Durch Eingabe eines Benutzernamens in das Suchfeld Benutzer können Sie nach dem Ersteller einer Ein- oder Auszahlung suchen.

Konto und Zahlart

Sie können die Liste auf ein bestimmtes Konto und/oder auf eine bestimmte Zahlart einschränken.

Setzen Sie in der jeweiligen Auswahlliste  ein Häkchen vor das gewünschte Konto/die gewünschte Zahlart - siehe folgende Abbildung.

Kasse

Auswahl der Kasse. Die Ein-/Auszahlungen werden nur für die hier ausgewählte Kasse aufgelistet. Setzen Sie ein Häkchen in die betreffende Checkbox, um eine bestimmte Kasse auszuwählen.

Gastrechnungen einblenden

Bei gesetztem Häkchen werden auch Zahlungen mit direktem Rechnungs- oder Reservierungsbezug angezeigt (zum Beispiel Barzahlungen von Gästen oder Passanten).

Mögliche Aktionen

Über die unten im Fenster angeordneten Schaltflächen können Sie für eine oder mehrere markierte Reservierungen folgende Aktionen durchführen:

Öffnet den Dialog zum Buchen einer Ein- oder Auszahlung (siehe nächster Abschnitt)

  • Klicken Sie auf die Unteraufgabe "Drucken", um die Liste auszudrucken. Die Liste wird genauso, wie Sie am Bildschirm zu sehen ist, ausgedruckt.

  • Klicken Sie auf die Unteraufgabe "Drucke als Excel Liste", wird eine Excel-Datei mit den am Bildschirm abgebildeten Daten erzeugt.

Ein-/Auszahlungen buchen

[Listen > Ein-/Auszahlungen]

Voraussetzungen

Um Ein- und Auszahlungen buchen zu können, muss in den Stammdaten

  1. ein Konto für Ein- und Auszahlungen eingerichtet werden (Stammdaten > Zahlarten > Reiter "Konten")    mehr erfahren!

  2. eine Zahlart für Ein- und Auszahlungen aktiviert werden  (Stammdaten > Zahlarten > Zahlart bearbeiten)    mehr erfahren!

Einzahlung buchen

Hinweis: Sie müssen an einer Kasse angemeldet sein, um diese Funktion ausführen zu können.

Klicken Sie in der Liste Ein-/Auszahlungen den Button [Ein-/Auszahlungen buchen].

Wählen Sie die Zahlart (in der Regel "Bar").

Wählen Sie ein Konto (zum Beispiel "Einkauf").

Geben Sie den Betrag ein, der eingezahlt werden soll.

Geben Sie bei Bedarf einen Buchungstext (zum Beispiel den Verwendungszweck) ein.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit [OK].

Auszahlung buchen

Hinweis: Sie müssen an einer Kasse angemeldet sein, um diese Funktion ausführen zu können.

Klicken Sie in der Liste Ein-/Auszahlungen den Button [Ein-/Auszahlungen buchen].

Wählen Sie die Zahlart (in der Regel "Bar").

Wählen Sie ein Konto (zum Beispiel "Auslagen").

Geben Sie den Betrag ein, der ausgezahlt werden soll: Setzen Sie hierfür ein Minus-Zeichen (-) vor den Betrag, zum Beispiel -112,35:

Abbildung: Negative Beträge werden als Auszahlung verbucht.

Geben Sie bei Bedarf einen Buchungstext (zum Beispiel den Verwendungszweck) ein.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit [OK].