Hauptfeatures

Die folgende Übersicht bildet den aktuellen Entwicklungsstand der Software ab. Aufgrund der stetigen Weiterentwicklung der Software kann keine Gewährleistung für die Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernommen werden.

Eine Aufstellung der zuletzt entwickelten Features finden Sie in den Update-News.

Inhalt EinblendenAusblenden

Reservierungen bearbeiten, einchecken, stornieren, auschecken;

Reservierungen kopieren (Reservierungsaufgaben - Reservierung kopieren);

ZPÜ – zeitabhängige Preisübersicht

In der ZPÜ können für einzelne Tage des Gastaufenthaltes unterschiedliche Preistypen hinterlegt werden.

Verknüpfte Karteien

Bei Bedarf können Sie eine Reservierung mit mehreren Gästekarteien verknüpfen, zum Beispiel wenn zusätzlich zum Bucher ein Veranstalter hinterlegt werden soll.

Fixleistungen

Im Reiter „Fixleistungen“ können Leistungen eingegeben werden, die beim Tagesabschluss zusätzlich zum Zimmerpreis verbucht werden sollen. Beispiel: An jedem Tag zwei Euro extra für die Tageszeitung. Sie finden die Fixleistungen direkt im Reservierungsdialog.

Zubuchbare Pakete

Im Reservierungsdialog können Artikelkalkulationen (Packages) hinzugebucht werden, die in den Stammdaten als „optional hinzubuchbar“ markiert und dem Preistypen zugewiesen wurden. Bei virtuellen Preistypen werden die zubuchbaren Pakete der Basisrate übernommen.

Gruppenreservierungen

Reservierungsdaten mehrerer Buchungen gemeinsam bearbeiten und Leistungen bedarfsgerecht abrechnen;

Gruppen-Reservierungsbestätigungen erstellen;

Im Tab „Bearbeiten“ können alle Gruppenmitglieder zusammen bearbeitet werden. Einzelne Gruppenmitglieder können separat zur Bearbeitung ausgewählt werden;

Im Zimmer- und Gästereiter werden Gesamtanzahl der Zimmer, Gesamtanzahl der Gäste und Gesamtpreis (Logis) angezeigt;

In der Namensliste wird den einzelnen Zimmern der Gruppe schnell und einfach ein Gast zugeordnet;

Anzeige des Gruppennamens in der Reservierungs- und Rechnungsübersicht der Gruppe;

Eingabe eines Optionsdatums für die komplette Gruppe. Eigene Ersetzungscodes für das Optionsdatum auf Gruppenbestätigungen: Datum kurz: ${resGrpOptionDateShort}, Datum lang: ${resGrpOptionDateLong};

Anzeige von Gruppenreservierungen in eigener Gruppenfarbe möglich (bitte protel kontaktieren);

Fixleistungen und Zahlungsinstruktionen direkt auf Gruppenebene anlegen, entweder für die komplette Gruppe oder für einzelne Gruppenmitglieder.

Kontingentverwaltung

Legen Sie für Firmenkunden oder größere Veranstaltungen Kontingente an, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt abgerufen werden können. Kontingente können für unterschiedliche Zimmerkategorien und bei Bedarf für bestimmte Wochentage hinterlegt werden.

Zentraler Überblick über die Verfügbarkeiten;

Zimmerreservierungen oder Kategoriereservierungen (ohne Zimmerzuteilung) anlegen;

Mehrere Zimmer unterschiedlicher Kategorien für mehrere Personen in einem Arbeitsschritt buchen.

Reservierungen öffnen, anlegen, verlängern, verkürzen;

Reservierungen umziehen (komplette Reservierung auf ein anderes Zimmer verschieben);

Mit einem Rechtsklick auf eine Reservierung erscheint das Kontextmenü, das folgende Bearbeitungsoptionen zur Verfügung stellt:

• Reservierung öffnen

• Gästekartei öffnen

• Rechnung öffnen

• Reservierungsbestätigung versenden

• Gruppenreservierungsbestätigung versenden

Daily Rates - Funktion zur flexiblen täglichen Preisanpassung.

Preismodifikationen pro Preistyp, Kategorie, Belegung und Datum (Festpreis, prozentuale Änderung, Auf-/Abschlag). Zusätzliche, in der Preisverfügbarkeit gesetzte Strategien werden durch spezielle Symbole angezeigt.

Die protel Air Daily Rates müssen über eine besondere Systemeinstellung (X-Setup) aktiviert werden.

Über die Zimmerverteilung kann einzelnen oder mehreren Kategoriereservierungen ein Zimmer zugeteilt werden. Ebenso können Sie zugeteilte Zimmer ändern.

Die Zimmerzuteilung lässt sich direkt aus der Anreise - und Reservierungsliste öffnen.

Einfaches Buchen von Leistungen

Kasse > Menüpunkt „Buchen“: Mithilfe der „Buchen“-Funktion können Sie blitzschnell Leistungen für Ihre Gäste im Haus aufbuchen.

Rechnung stornieren und einzelne Artikel neu buchen

Beim Rechnungsstorno können Sie einzelne Rechnungspositionen auswählen, die im Anschluss direkt neu gebucht werden.

Debitorenverwaltung mit Mahnwesen

Die Debitorenverwaltung führt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller Debitoren. Alle Rechnungen, die mit einer debitorischen Zahlart oder Kreditkarte ausgecheckt wurden, werden direkt in das Modul zur Verwaltung offener Posten übergeben. Dadurch haben Sie jederzeit die Kontrolle darüber, welche Forderungen oder Verbindlichkeiten noch nicht reguliert wurden. Programmaufruf: Kasse > Debitoren

Im Mahnwesen erscheinen alle Forderungen, die nach Definition des Mahncodes fällig sind bzw. nach Erreichen des Fälligkeitsdatums der jeweiligen Mahnstufe gemahnt werden müssen.
Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für einen markierten Debitor erstellen und direkt an den Debitor senden.

Devisenwechsel und Devisenkurse

Wenn das Hotel mit mehreren Währungen arbeitet, können die entsprechenden Devisenkurse im Programm Kasse > Devisenkurse eingegeben und verwaltet werden. Im Programm Devisenwechsel kann der Wechsel von Fremdwährung in die lokale Währung unter Berücksichtigung der gespeicherten Wechselkurse eingegeben werden.

Kassenabschluss

Mit dieser Funktion können ausgewählte Zahlarten in verschiedenen Kassen verwaltet und abgeschlossen werden. Der Kassenabschluss ist unter dem Menüpunkt Kasse > Kassenabschluss aufrufbar. Buchung der Entnahme bei Kassenabschluss automatisch in Ein- und Auszahlungen.

Passantenrechnung (Menü „Kasse“) - Rechnungen ohne direkten Reservierungsbezug erstellen;

Zahlungsinstruktionen – Umsätze auf unterschiedliche Rechnungen umleiten;

weitere Rechnungsfenster erstellen;

Leistungen buchen, splitten, umbuchen, stornieren;

Zahlungen buchen;

Leistungen vorab verbuchen;

Zwischenrechnung/Pro Forma-Rechnung erstellen;

Im „Buchen“-Dialog können Artikel auch auf eine neue Rechnung gebucht werden;

Eigene Symbole für den Rechnungsstatus:

• grün=offen

• rot=geschlossen

• rot mit weißem Kreuz=storniert

• blau=Fiskalisiert

• blau mit weißem Kreuz=Fiskalisiert und storniert

Mehrere Artikel zu einem Paket zusammenfassen und wieder aus dem Paket herauslösen; Artikel zu einem bestehenden Paket hinzufügen.

Fiskalisierung (optional)

Rechnungen können fiskalisiert werden. Fiskalisierung ist hauptsächlich in Italien, Polen, CZ usw. von Bedeutung, weniger in Deutschland. Es handelt sich hierbei um eine gesetzliche Vorgabe, die das nachträgliche Ändern einer bereits abgeschlossenen Rechnung untersagt.

Kartei erstellen;

Kontaktinformationen eingeben;

Unterschiedliche Kontakttypen;

Sonderpreise hinterlegen;

Personalausweisnummer hinterlegen;

Traces;

pers. Wünsche;

VIP und Marketing Codes;

Debitorenkonten;

Benutzerdefinierte Felder;

Kundentexte direkt aus der Texthistorie erzeugen;

Gästekartei-Kennzeichen: „Zum Löschen vormerken“;

Individuelle Sales-Berichte pro Kartei erstellen.

Reservierungen direkt über die Gastsuche anlegen;

Verknüpfte Karteien ein-/ausblenden;

Zum Löschen vorgemerkte ein-/ausblenden.

per Inline-Editing Informationen ändern;

Die Anzeige der aktiven Listen kann konfiguriert und gespeichert werden;

Sortierung der Listen nach Gruppenname möglich (nützlich bei vielen Gruppenreservierungen);

Default-Filtereinstellungen für Im-Haus, Anreise- und Abreiseliste;

Anzeige von Weckaufträgen, Fundsachen und Zimmerwartungen (Eingeben von neuen Einträgen noch nicht möglich);

Housekeepingliste mit veränderbarem Zimmerstatus;

Meldescheine direkt über die Anreiseliste drucken;

Reservierungsbestätigungen direkt aus der Reservierungsliste drucken und verschicken;

Stornierte Reservierungen direkt über die aktiven Listen wieder einsetzen;

In der Verpflegungsliste nur Artikel mit Verpflegungscode einblenden;

In der Im-Haus-Liste Abreisen ein- oder ausblenden;

Reservierungen direkt in der Reservierungsliste kopieren;

Im Telefonbuch können allgemeine Kontakte gespeichert und bearbeitet werden. Kontakte können in unterschiedliche Kategorien eingeordnet werden. Die Kategorien für das Telefonbuch werden in den Stammdaten unter mein Betrieb/Telefonbuch eingetragen;

Die Rechnungsliste kann nur für Gruppenrechnungen aufgerufen werden.

alle Berichte als Download verfügbar;

Berichte per E-Mail an einen voreingestellten Empfängerkreis senden;

Darstellung von System- und Druckdatum auf jedem Bericht.

Der Tagesabschluss kann direkt im HTML 5-Client durchgeführt werden (Programmpunkt Büro > Tagesabschluss > Tagesabschluss: durchführen). Aufgepasst: Die Konfiguration der Tagesabschluss-Berichte erfolgt zunächst weiterhin im protel Air Flash Client (Programmpunkt Tagesabschluss: Berichte und Listen).

Ist bei Bedarf für mehrere Tage durchführbar;

Tagesabschlussdatum wird am rechten unteren Fensterrand angezeigt;

Wenn beim Tagesabschluss noch offene Anreisen angezeigt werden, kann für nicht angereiste Gäste der Status „No Show“ gesetzt werden;

Anzeige nicht erledigter Aufgaben.

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