Zimmerliste | Manuell eingeben

[Reservierung > Kontingente > Kontingente-Dialog > Button "Zimmerliste | Manuell eingeben"]

Mit dem Zimmerlisten-Feature können Sie in nur wenigen Schritten alle Gäste und Reservierungen für ein Kontingent von Hand  eingeben (dieser Abschnitt) oder aus einer Excel-Tabelle importieren (s. Abschnitt Daten importieren).

Mithilfe des Features Zimmerliste | Manuell eingeben können Sie alle Gäste und Reservierungen für ein Kontingent in einem zentralen Dialog von Hand erfassen. Damit verfügen Sie über ein effizientes Werkzeug, in einem einzigen Durchgang mehrere Reservierungen für ein Kontingent zu nennen. Dieses Feature wird Ihnen besonders beim Umgang mit größeren Kontingenten zugutekommen.

Beispiel

Dem Bucher eines Kontingents wurde der Kontingentvertrag zur Unterschrift geschickt und kommt ein paar Tage später unterschrieben zurück, inklusive Anerkennung der AGB. Das Kontingent wurde bereits auf blockend gesetzt. Jetzt müssen nur noch die Reservierungen für das Kontingent genannt werden.

Ein paar Tage später erhalten Sie vom Bucher eine entsprechende Liste mit den Namen der Gäste. Spätestens jetzt kann das Kontingent auf "Abrufbar" gesetzt und alle Gäste für das Kontingent genannt werden. Die Eingabe der Gäste erfolgt direkt in der Zimmerliste: Hier können Sie alle Gäste nacheinander eintragen. Danach sind alle Gäste genannt und alle Reservierungen im System.

Programmaufruf

[Reservierung > Kontingente > Kontingente-Dialog > Button "Zimmerliste | Manuell eingeben"]

Die Zimmerliste wird für jedes Kontingent individuell eingegeben.

Rufen Sie das Kontingent auf (Reservierung > Kontingente > Kontingent bearbeiten) und klicken unten links im Fenster auf den Button Zimmerliste > Manuell eingeben.

Im Anschluss öffnet sich das Fenster Zimmerliste.

So geben Sie mehrere Gäste nacheinander ein

[Reservierung > Kontingente > Kontingente-Dialog > Button "Zimmerliste | Manuell eingeben"]

1. Rufen Sie das Kontingent auf (Reservierung > Kontingente > Kontingent bearbeiten) und klicken unten links im Fenster auf den Button Zimmerliste > Manuell eingeben.

2. Im Dialog Zimmerliste können Sie die Daten der Gäste in jeder Zeile nacheinander eingeben: Jede Zeile entspricht einem Reservierungsdatensatz, der für das Kontingent angelegt werden wird: Pro Zeile wird eine Gästekartei und eine Reservierung angelegt (bei entsprechender Zimmeranzahl auch mehrere).

3. Beginnen Sie in der ersten Zeile mit dem ersten Gast.

4. Füllen Sie mindestens die als Pflichtfeld gekennzeichnete Felder wie Nachname, Anreise, Abreise, Anzahl Zimmer, Anzahl Erwachsene und Kategorie aus. Tipp: Durch Drücken der Tabulatortaste gelangen Sie in das jeweils nächste Feld.

5. Sobald alle Felder (mindestens die Pflichtfelder) ausgefüllt sind, springt der Cursor automatisch in die nächste Zeile, wo Sie den nächsten Gast eingeben.

6. Wenn Sie alle Gäste in die Liste eingetragen haben, klicken Sie den Button Hinzufügen.

7. protel Air legt jetzt die entsprechenden Reservierungen an.

8. Zum Abschluss können Sie sich die angelegten Reservierungen in der Reservierungsübersicht des Kontingents ansehen- vgl. folgende Abbildung:

Tipp: Wenn die Reservierungen nicht unmittelbar im Reiter Reservierungsübersicht erscheinen, schließen Sie das Kontigent und öffnen es erneut!

Spalten und deren Bedeutung

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Die folgende Auflistung enthält alle Felder, die protel Air für den Import bereitstellt. Über das Ein- und Ausblenden von Spalten können Sie selbst bestimmen, welche Felder in der Excel-Datei enthalten sein sollen (siehe Abschnitt Spalten ein-/ und ausblenden).

Pflichtfelder: Als Pflichtfelder gekennzeichnete Spalten müssen ausgefüllt werden. Ohne Eingabe des Pflichtfeldes  kann der Reservierungsdatensatz nicht angelegt werden.

Dropdown-Listen: Werden in einer Zelle bestimmte Elemente über eine Dropdown-Liste bereitgestellt, dürfen keine anderen als die dort enthaltenen Elemente eingegeben werden!

Spalten ein-/ausblenden

Spalten, die Sie nicht benötigen, können Sie für die Eingabe auf einfache Weise ausblenden. Wichtig ist, dass Sie keine Pflichtfelder ausblenden, weil diese für die fehlerfreie Eingabe benötigt werden.

So funktioniert's

1. Rufen Sie das Kontingent auf (Reservierung > Kontingente > Kontingent bearbeiten) und klicken unten links im Fenster auf den Button Zimmerliste > Manuell eingeben.

2. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über den Spaltentitel einer beliebigen Spalte und klicken Sie anschließend auf den kleinen Pfeil - siehe Abbildung:

3. Wählen Sie im Aufklappmenü den Eintrag Spalten.

4. Spalten, die in der Vorlage aktiviert sind, sind mit einem Häkchen gekennzeichnet.

5. Um eine Spalte auszublenden, entfernen Sie das Häkchen aus der Checkbox.

6. In unserem Beispiel werden gleich mehrere Spalten ausgeblendet - siehe folgende Abbildung:

Entsprechend der getroffenen Auswahl aktualisieren sich die im Fenster angezeigten Spalten.

Klicken Sie nun auf Aktuelle Listenansicht speichern.

Schließen Sie das Fenster mit Klick auf Verlassen.