Übersicht

[Reservierung > Kontingente > Übersicht]

Inhalt Ausblenden

Der Reiter Übersicht öffnet sich, wenn Sie im Fenster Kontingente (Reservierung > Kontingente) ein neues Kontingent hinzufügen oder ein bestehendes Kontingent bearbeiten.

In den folgenden Eingabefeldern hinterlegen Sie grundlegende Informationen zum Kontingent.

Kontingentstatus

Der Kontingentstatus bestimmt den jeweiligen Bearbeitungsstatus des Kontingents und ob die im Kontingent vorgehaltenen Zimmer von der Verfügbarkeit abgezogen werden [blockend oder nicht blockend].

Anfrage

Bei Kontingentreservierungen mit diesem Status handelt es sich um unverbindliche Anfragen ohne Einfluss auf die Verfügbarkeit. Damit eine verbindliche Kategoriereservierung zustande kommt, muss die Anfrage durch den Bucher bestätigt werden. Bei Bestätigung wird dem Kontingent der Status Nicht blockend oder Blockend zugeordnet (siehe unten). Wird die Anfrage nicht bestätigt, kann der Status auf Storniert gesetzt werden (zum Beispiel unter Angabe des Grundes "Anfrage nicht vom Bucher bestätigt" oder Ä.).

Beispiel

Als Reservierungsmitarbeiter erhalten Sie eine Anfrage für eine Hochzeit. Sie kennen den genauen Termin und die Anzahl der benötigten Zimmer. Die Namen der Gäste sollen erst später zugeordnet werden, wenn die Gäste im Hotel anrufen oder über die Website buchen. Sie setzen das Kontingent zunächst auf Anfrage.

Mithilfe des Filters Anfrage kann das Hotelmanagement jederzeit einsehen, wie viele Anfragen für ein Kontingent vorliegen. Anhand des Datumsfilters kann die so erstellte Übersicht auch für Trackingzwecken benutzt und entsprechend nachverfolgt werden (z.B. zeige alle Anfragen für den nächsten Monat).

Nicht blockend

Die Zimmer eines nicht blockenden Kontingents werden nicht von der Verfügbarkeit abgezogen. Erst vom Kontingent abgerufenen (="genannte") Reservierungen werden aus der Verfügbarkeit abgezogen. Nicht blockende Kontingente können jeweils mit dem Zusatzstatus "abrufbar" / "nicht abrufbar" versehen werden.

Nicht blockend - nicht abrufbar

Das Kontingent beeinflusst nicht die Verfügbarkeit, soll aber für die weitere Planung berücksichtigt werden können.

Beispiel

7 Tage nach einer unverbindlichen Kontingentanfrage fragt der Reservierungsmitarbeiter beim Bucher nach, ob er das Kontingent genauer festlegen möchte. Nachdem der Bucher sein Einverständnis signalisiert, erklärt ihm der Reservierungsmitarbeiter, dass das Hotel die Zimmer zunächst nicht von der Verfügbarkeit abziehen und erst zur Buchung freigeben wird, wenn ein Vertrag unterzeichnet ist. Der Reservierungsmitarbeiter bestätigt somit die Buchung unter Vorbehalt und setzt den Kontingentstatus auf Nicht blockend - nicht abrufbar.

Nicht blockend - abrufbar

Das Kontingent beeinflusst nicht die Verfügbarkeit, ist jedoch abrufbar.

Beispiel

Wurde mit einem Vertragspartner ein Mengenkontrakt vereinbart, empfiehlt sich die Anlage eines Kontingents, das nicht die Verfügbarkeit reduziert, grundsätzlich aber abgerufen werden kann.

Blockend

Die Zimmer eines blockenden Kontingents werden in den entsprechenden Kategorien generell von der Verfügbarkeit abgezogen, unabhängig davon, ob Reservierungen für dieses Kontingent vorliegen oder nicht.

Blockend - nicht abrufbar

Das Kontingent reduziert die Verfügbarkeit, ist aber noch nicht abrufbar.

Beispiel

Dem Bucher eines Kontingents wurde der Kontingentvertrag zur Unterschrift geschickt und kommt ein paar Tage später unterschrieben zurück, inklusive Anerkennung der AGB. Das Kontingent kann jetzt auf blockend gesetzt werden, da es sich um eine verbindliches Geschäft handelt.

Blockend - abrufbar

Das Kontingent reduziert die Verfügbarkeit und ist abrufbar.

Beispiel

Für ein vertraglich abgesichertes Kontingent (siehe oben: Blockend - nicht abrufbar) erhält der Reservierungsmitarbeiter 3 Tage vor Anreise die Namensliste mit den Gästen. Spätestens jetzt wird das Kontingent auf abrufbar gesetzt und der Mitarbeiter kann alle Gäste bequem über die Namensliste im Kontingentdialog eingeben.

Storniert

Dynamisches und festes Ablaufdatum

Zusätzlich zum Kontingentstatus unterscheidet protel Air zwei Arten von Ablaufdaten:

Kontingente werden nur im Kategoriespiegel, nicht aber im Zimmerplan dargestellt. Die aktuelle Kontingentauslastung kann jederzeit im Kategoriespiegel abgelesen werden (siehe Abschnitt Anzeige von Kontingenten im Kategoriespiegel).

Hinweis: Da ein Kontingent keine feste Reservierung ist, werden Kontingente nicht in den Forecasts, wie z. B. der Hausstatusliste oder anderen Listen berücksichtigt.

Eingabefelder

[Reservierung > Kontingente > Übersicht]

Mit einem *Sternchen gekennzeichnete Felder sind Pflichtangaben!

Kontingentstatus

Anfrage

Aktivieren Sie die Option Anfrage, um das Kontingent als unverbindliche Anfrage ohne Einfluss auf die Verfügbarkeit zu speichern.

Nicht blockend

Aktivieren Sie die Option "nicht blockend"  wenn die Zimmer des Kontingents NICHT von der Verfügbarkeit abgezogen werden sollen.

Blockend

Aktivieren Sie die Option "blockend", wenn die Zimmer des Kontingents von der Verfügbarkeit abgezogen werden sollen.

Beispiel: Das Kontingent beinhaltet 5 Doppelzimmer >>> Die Verfügbarkeit wird nach Anlage des Kontingents um 5 Doppelzimmer reduziert. D.h., die im Kontingent vorgehaltenen Zimmer können während des Kontingentzeitraumes nicht anderweitig verkauft werden.

Abrufbar

Setzen Sie hier ein Häkchen, dürfen Reservierungen für das Kontingent genannt bzw. gebucht werden.

Insgesamt gibt es vier mögliche Varianten:

Nicht blockend - Nicht Abrufbar

Das Kontingent reduziert nicht die Verfügbarkeit. Das Kontingent ist noch nicht freigegeben, d.h. es können noch keine Zimmer abgerufen werden.

Nicht blockend - Abrufbar

Das Kontingent reduziert nicht die Verfügbarkeit. Das Kontingent ist freigegeben, d.h. es können Zimmer abgerufen werden.

Blockend - Nicht Abrufbar

Das Kontingent reduziert die Verfügbarkeit. Das Kontingent ist noch nicht freigegeben, d.h. es können noch keine Zimmer abgerufen werden.

Blockend - Abrufbar

Das Kontingent reduziert die Verfügbarkeit. Das Kontingent ist freigegeben, d.h. es können Zimmer abgerufen werden.

Storniert

Wurde ein Kontingent storniert oder eine Anfrage vom Hotel zurückgewiesen, können Sie die Option Storniert aktivieren.

Sollten dem Kontingent im Kontingent-Reiter bereits Zimmer zugewiesen worden sein, beeinflussen diese nicht mehr die Verfügbarkeit, sobald Sie den Storno-Status zugewiesen haben!

Wurden bereits Zimmer für ein Kontingent genannt (d.h. es existieren bereits Reservierungen im System), kann das Kontigent nicht ohne Weiteres als "Storniert" gekennzeichnet werden. In diesem Fall müssen Sie die Reservierungen zuerst aus dem Kontingent entfernen.

Kontingenttyp

Hier können Sie dem Kontingent einen Kontingenttypen zuordnen. Nutzen Sie die Funktion, um Ihre Kontingente in verschiedene Segmente aufzuteilen, wie zum Beispiel Hochzeiten, Events und Meetings, Businessveranstaltungen und vieles mehr. Die Zuordnung des Kontingenttyps ist je nach Systemeinstellung optional oder verpflichtend (siehe nächster Absatz: XSetup). Wenn die Eingabe nicht verpflichtend ist, können Sie das Auswahlfeld leer lassen.

Sie können die Kontingenttypen nach Belieben in den protel Air Stammdaten anlegen und somit individuell an Ihre Anforderungen anpassen (siehe Abschnitt Stammdaten > Reservierung >  Kontingente).

Weiterer Vorteil: Pro Kontingenttyp kann ein eigener Workflow für den Vertragszyklus definiert werden. Die Workflow-Funktion muss separat in protel Air freigeschaltet werden.

Auf Wunsch können Sie die Angabe des Kontingenttyps auch als Pflichtfeld definieren:

XSetup: Kontingenttyp als Pflichtangabe

  • Name: Allotment type mandatory

  • XSetup-Pfad: /currentProperty/propData/Parameters/RequiredFields/allotmentType

  • Typ: Boolean

  • Default: false (nicht aktiviert)

Workflow-Schritte

Sie können für jeden Kontingenttyp unterschiedliche Workflows definieren, die einen genauen Vertragsfluss vorgeben und den Benutzer bei der Bearbeitung der Kontingente unterstützen.

Bei den Benutzerdefinierten Workflows handelt es sich um eine Zusatzfunktion, die durch den protel Cloud Support oder Ihren protel Partner aktiviert werden muss. Sprechen Sie uns oder Ihren protel Partner an, wenn Sie das Feature in Ihrem Betrieb nutzen wollen (cloudsupport@protel.net). Weitere Details finden Sie im Abschnitt "Stammdaten > Reservierung > Kontingente > Vertragszyklus".

Wenn die Funktion aktiviert ist, erscheint im Kontingentdialog automatisch ein zusätzlicher Fensterbereich, sobald Sie einen Kontingenttyp zuordnen - siehe folgende Abbildung:

Wenn für den ausgewählten Kontingenttyp ein bestimmter Workflow hinterlegt ist, ist der nächste Schritt automatisch vorgegeben.

Beispiel:

Angenommen, für den Kontingenttyp "Tour Operators" wurde folgender Workflow (Vertragszyklus) in den Stammdaten vorgegeben:

Bei Zuordnung des Kontingenttyps "Tour Operators" wird als erster Schritt automatisch der Schritt Anfrage eingetragen - dieser Schritt erscheint im Fensterbereich AKTUELLER SCHRITT - siehe folgende Abbildung:

Die über diesen Schritt definierten Werte für Kontingentstatus, Reservierungsstatus und Abrufstatus sind ebenfalls im Kontingent eingetragen.

Der nächste mögliche Schritt wird bereits im Fensterbereich NÄCHSTER SCHRITT angezeigt - siehe folgende Abbildung:

Sobald die Bedingungen für den nächsten Schritt erfüllt sind, klicken Sie auf den Pfeil, um den nächsten Schritt zuzuordnen.

Anschließend erscheint eine Abfrage, ob Sie zum nächsten Schritt springen möchten. Wenn Sie sicher sind, bestätigen Sie mit Ja.

Danach wird im Fensterbereich AKTUELLER SCHRITT die Anzeige aktualisiert und die über diesen Schritt definierten Werte (Kontingentstatus, Reservierungsstatus und Abrufstatus) für das Kontingent gesetzt.

Wenn der letzte Schritt erreicht ist, erscheinen im Fensterbereich NÄCHSTER SCHRITT drei Striche (---) - siehe folgende Abbildung:

Verwandte Themen:

Stammdaten > Reservierung > Kontingente

 

*Name,

*Kurzbezeichnung

Vergeben Sie einen Namen und eine Kurzbezeichnung für das Kontingent. Diese Eingaben sind obligatorisch.

Schlüsselwort

Hier geben Sie das Schlüsselwort/den Code ein, der bei einer Reservierung für dieses Kontingent anzugeben ist.

*Ansprechpartner

Über die Gästekarteisuche kann ein Ansprechpartner für das Kontingent hinterlegt werden.

Res.-Status

Geben Sie hier den Reservierungsstatus ein, die eine Reservierung erhalten soll, die für das Kontingent gebucht wird.

Preistyp

Der Preistyp ist keine Pflichtangabe und muss daher nicht ausgewählt werden. Wenn er ausgewählt ist, wird er automatisch als Preistyp in die vom Kontingent abgerufenen Reservierungen übertragen.

Wenn kein Preis im Kontingent hinterlegt wurde, greift automatisch der Standardpreis des Hotels. (Analog zu einer individuellen Reservierungsanlage)!

Bitte berücksichtigen Sie, dass  Strategien, Restriktionen oder Daily Rates für einen Preistyp gesetzt sein können (d.h. der tatsächliche  Preis kann  variieren).

 

Stornobedingungen

Stornobedingungen sind keine Pflichtangabe und müssen daher nicht ausgewählt werden. Wenn Stornobedingungen ausgewählt sind, werden sie automatisch als Stornobedingung in die vom Kontingent abgerufenen Reservierungen übertragen.

Garantiebedingungen

Garantiebedingungen sind keine Pflichtangabe und müssen daher nicht ausgewählt werden. Wenn Garantiebedingungen ausgewählt sind, werden sie automatisch als Garantiebedingung in die vom Kontingent abgerufenen Reservierungen übertragen.

Reiseanlass

Der Reiseanlass ist keine Pflichtangabe und muss daher nicht ausgewählt werden. Wenn ein Reiseanlass ausgewählt ist, wird dieser automatisch als Stornobedingung in die vom Kontingent abgerufenen Reservierungen übertragen. Es wird überprüft, ob es Standardwerte gibt, die im Hotel greifen.  Wenn Sie hier nichts auswählen, gelten automatisch die Standardwerte des Systems.

Marktsegment

Das Marktsegment ist keine Pflichtangabe und muss daher nicht ausgewählt werden. Wenn ein Marktsegment ausgewählt ist, wird es automatisch in die vom Kontingent abgerufenen Reservierungen übertragen.

Es wird überprüft, ob es Standardwerte gibt, die im Hotel greifen. Wenn Sie hier nichts auswählen, gelten automatisch die Standardwerte des Systems.

Vertriebsweg

Der Vertriebsweg ist keine Pflichtangabe und muss daher nicht ausgewählt werden. Wenn ein Vertriebsweg ausgewählt ist, wird dieser automatisch in die vom Kontingent abgerufenen Reservierungen übertragen. Es wird überprüft, ob es Standardwerte gibt, die im Hotel greifen.  Wenn Sie hier nichts auswählen, gelten automatisch die Standardwerte des Systems.

Komm. Kanal

Der Kommunikationskanal ist keine Pflichtangabe und muss daher nicht ausgewählt werden. Wenn ein Kommunikationskanal ausgewählt ist, wird dieser automatisch in die vom Kontingent abgerufenen Reservierungen übertragen. Es wird überprüft, ob es Standardwerte gibt, die im Hotel greifen. Wenn Sie hier nichts auswählen, gelten automatisch die Standardwerte des Systems.

Der Kommunikationskanal beantwortet die Frage, wie der Bucher vom Hotel gehört hat bzw. woher er das Hotel kennt.

Ablaufdatum

Tragen Sie hier ein Ablaufdatum ein, wenn das komplette Kontingent ein festes Ablaufdatum erhalten soll. Das Kontingent kann ab diesem Termin nicht mehr gebucht werden. Alle Zimmer, die bis dahin nicht abgerufen sind, werden automatisch in der Tagesabschluss-Prozedur freigegeben und stehen in der allgemeinen Verfügbarkeit wieder zum Verkauf. Bei nicht-blockenden Kontingenten wird die Anzahl der Zimmer in der Spalte Kontingent im Kategoriespiegel automatisch auf Null gesetzt.

Beispiel: Reservierung von Gruppenzimmern bei Kongressen und anderen Großveranstaltungen. Hier würde eine definierte Anzahl von Zimmern im Rahmen eines nicht blockenden Kontingents unter einem bestimmten Stichwort reserviert. Die Gäste schließen bei der Buchung einen individuellen Reservierungsvertrag mit dem Hotel ab. Das Kontingent mit einem Schlussdatum versehen, an dem nicht abgerufene Zimmer in den freien Verkauf zurückfallen.

Tragen Sie hier kein Datum ein, wenn das Kontingent ein dynamisches Ablaufdatum erhalten soll (Tage vor Anreise).

Tage vor Anreise
(Cut off days)

Füllen Sie diese Feld aus, wenn das Kontingent ein dynamisches Ablaufdatum hat. Der hier eingegebene  Wert (z.B. "7") gibt an, wieviele Tage vor Anreise das Kontingent verfällt (Verfallsfrist). Die Reservierung muss dann vor diesem Termin gebucht werden. Beispiel: Würde hier eine "7" stehen, würde das bedeuten, dass die letzte Reservierung spätestens sieben Tage vor Anreise genannt werden muss.

Beschreibung

Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung für das Kontingent ein.

Klicken Sie auf [Übernehmen] um Ihre Eingaben zu speichern.

Sie gelangen automatisch zur nächsten Eingabe (Kontingent).