Gruppenmitglieder

[Gruppenreservierungsdialog > Gruppenmitglieder-Tab]

Der Gruppenmitglieder-Tab zeigt Ihnen - je nach gewählter Ansicht - alle gebuchten Zimmer und Gäste in einer Liste an. Bei Bedarf können Sie hier jede einzelne Reservierung separat bearbeiten. Änderungen, die Sie in diesem Dialog vornehmen, beziehen sich immer auf die jeweilige Reservierung.

TIPP: Der Inhalt von Spalten mit unterstrichener Spaltenüberschrift kann inline bearbeitet werden, d.h. Sie können den Inhalt markieren und direkt ändern. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel

• An- und Abreise für ein Zimmer ändern

• Ein anderes Zimmer auswählen (durch Ändern des Zimmers oder der Kategorie)

• den Reservierungsstatus für einzelne Zimmer ändern

• den Preis für einzelne Zimmer überschreiben

• einen anderen Preistyp zuweisen

• die Personenzahl pro Zimmer ändern (falls das Zimmer mit mehreren Personen belegt werden kann)

• Bemerkungen und Gastwünsche editieren

• einen Gast zuweisen (siehe Abschnitt unten)

Filter

Mithilfe der Filterleiste können Sie die Anzeige nach bestimmten Kriterien filtern, zum Beispiel, wenn Sie nur optionale oder stornierte Reservierungen angezeigt bekommen möchten.

Tipp: Mit Klick auf das folgende Symbol können Sie auf zusätzlich verfügbare Filter zugreifen:

Ansicht wählen

In den Filtereinstellungen können Sie zwischen den beiden Darstellungen Zimmer und Gäste wählen - siehe Screenshot:

Mögliche Aktionen im Reiter Gruppenmitglieder

In der Gruppenmitgliederliste können Sie viele Reservierungsfunktionen aufrufen, die Sie aus der Reservierungsliste oder dem Reservierungsdialog kennen.

Kontextmenü und Buttonleiste

Viele verfügbare Aktionen können über das Kontextmenü oder die Buttonleiste aufgerufen werden.

Kontextmenü

[Gruppenreservierungsdialog > Gruppenmitglieder-Tab]

Klicken Sie mit dem rechten Mauszeiger auf eine Reservierung um das Kontextmenü aufzurufen.

Markieren Sie in der Gruppenmitgliederliste eine oder mehrere Gruppenmitglieder und klicken im Kontextmenü auf einen Eintrag, um die Aktion für die markierte(n) Reservierung(en) auszuführen.

Buttonleiste

[Gruppenreservierungsdialog > Gruppenmitglieder-Tab]

In der Buttonleiste stehen Ihnen die wichtigsten Funktionen für die Gruppenmitgliederliste zur Verfügung.

Markieren Sie in der Gruppenmitgliederliste eine oder mehrere Gruppenmitglieder und klicken  in der Buttonleiste einen Button, um die Aktion für die markierte(n) Reservierung(en) auszuführen.

Gastname "inline" zuweisen

[Gruppenreservierungsdialog > Gruppenmitglieder-Tab > Spalte "Gastname"]

In der Darstellung auf Zimmerebene können Sie den einzelnen Zimmern schnell und einfach einen Gast zuordnen.

Wählen Sie den Ansichts-Typ "Zimmer" - siehe folgende Abbildung.

Klicken Sie in der Zimmerzeile auf den jeweiligen Gastnamen und geben den Namen des Gastes ein.

protel Air durchsucht den Datenbestand bereits bei der Eingabe und zeigt übereinstimmende Gastnamen in einer Trefferliste an.

Übernehmen Sie den gewünschten Gast mit <Enter> und klicken Sie mit der Maus in einen beliebigen Fensterbereich.

Wenn der Gast noch nicht im System vorhanden ist, können Sie durch Drücken der <Enter>Taste eine neue Gästekartei anlegen.

Möchten Sie keine vollwertigen Gästekarteien für die Gruppenmitglieder anlegen (Bsp. Koreanische Reisegruppe, die voraussichtlich nie wieder im Haus sein wird), empfehlen wir die Namenseingabe über die Namensliste (siehe Abschnitt Namensliste). Diese bewirkt, dass die Karteien als „Zum Löschen vorgemerkt“ angelegt werden.

Gruppenreservierungen bearbeiten

[Gruppenreservierungsdialog > Gruppenmitglieder >  "Bearbeiten"]

Markieren Sie ein Gruppenmitglied oder mehrere Gruppenmitglieder und klicken im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf Bearbeiten.

Alternative finden Sie rechts unten im Dialog den Button [Bearbeiten].

Es öffnet der Dialog zum Bearbeiten von Gruppenreservierungen:

Hier können Sie die Eckparameter für ein einzelnes Gruppenmitglied, mehrere Gruppenmitglieder oder für die komplette Gruppenreservierung sehr einfach bearbeiten.

Wenn Sie den Dialog öffnen, gelten alle Änderungen, die Sie im Dialog vornehmen, für alle Gruppenmitglieder, die Sie zuvor in der Gruppenmitglieder-Übersicht markiert haben.

Setzen Sie vor jede Eigenschaft, die Sie ändern möchten, ein Häkchen.

Nehmen Sie anschließend die jeweilige Änderung vor und klicken Sie auf [OK] um die Änderungen zu übernehmen.

Gruppenmitgliederliste drucken

Sie können die Gruppenmitgliederliste ausdrucken. Bewegen Sie in der Gruppenübersicht den Mauszeiger über den Spaltentitel einer beliebigen Spalte und klicken Sie anschließend auf den kleinen Pfeil. Wählen Sie im Aufklappmenü den Eintrag Drucken.

Die Liste wird so ausgedruckt, wie sie am Bildschirm zu sehen ist.

Namensliste (Rooming List)

Einstieg: Um auf die Rooming-Liste zugreifen zu können, müssen Sie sich im Gruppendialog der Gruppenreservierung befinden.

[Gruppenreservierung > Gruppenmitglieder-Tab > Kontextmenü > Namensliste]

Mit der Rooming List ordnen Sie den einzelnen Zimmern einer Gruppe schnell und einfach einen Gast zu.

Markieren Sie die erste Reservierung im Reiter Gruppenmitglieder, öffnen das Kontextmenü (Rechtsklick) und wählen Namensliste um die Funktion aufzurufen.

Das Fenster Namensliste öffnet sich für jedes reservierte Zimmer. Wurde das Zimmer für mehrere Gäste reserviert, erscheint für jeden Gast eine eigene Zeile, in der Sie den Namen des Gastes eingeben können.

Direkteingabe über die Namensliste

Setzen Sie ein Häkchen in die Checkbox NL (Namensliste), können Sie den Namen eingeben, ohne dass protel Air dabei auf die Gastsuche zugreift. Die Kartei, die protel Air für diesen Gast anlegt, wird automatisch zum Löschen vorgemerkt (temporäre Kartei).

Geben Sie anschließend Name & Vorname und alle weiteren Daten der Gäste nacheinander ein. Mit der Tabulator-Taste wechseln Sie bequem zu allen Eingabefeldern wie Nachname, Vorname, Anrede usw.

Mit Klick auf den Button [Nächstes] rufen Sie die Eingabemaske für den nächsten Gast bzw. das nächste Zimmer innerhalb der Reservierung auf. Die Anlage von Gruppenreservierungen wird somit zum Kinderspiel.

Sie können den Vorgang jederzeit abbrechen und weitere Namen zu einem späteren Zeitpunkt eingeben, indem Sie mit der ersten Reservierung starten, in der noch kein Name zugewiesen wurde.

Gästeeingabe mithilfe der Gästekarteisuche

Selbstverständlich können Sie für jedes Gruppenmitglied auch eine neue Gästekartei anlegen oder nach einem vorhandenen Gast suchen. Setzen Sie in diesem Fall kein Häkchen in das Ankreuzfeld Rooming List, und die Zuordnung der Gäste erfolgt nacheinander über die Gästekarteisuche.

Option 1: Gästekartei ist bereits vorhanden

Ist bereits ein Gast mit dem eingegebenen Namen in der Gästekartei vorhanden, wird dieser vorgeschlagen und kann per Pfeiltasten + <ENTER> aus der Vorschlagsliste ausgewählt werden. Sind sehr viele Gäste mit dem Namen vorhanden, klicken Sie auf die Lupe um in die erweiterte Gastsuche zu wechseln.

Option 2: Gästekartei ist nicht vorhanden

Wird nach Eingabe des Namens kein Suchergebnis in der Auswahlliste angezeigt, können Sie mit <ENTER> eine neue Gästekartei anlegen.

Reservierungsaufgaben

[Gruppenreservierungsdialog > Gruppenmitglieder-Tab > Reservierungsaufgaben]

Neue Res. hinzuf.

[Gruppenreservierungsdialog > Gruppenmitglieder-Tab > Reservierungsaufgaben]

Reagieren Sie flexibel auf veränderte Gruppengrößen - mit Klick auf den Button [Reservierungsaufgaben > Neue Res. hinzuf.] können Sie der Gruppenreservierung eine neue Reservierung hinzufügen.

Es öffnet sich die Reservierungsanfrage, wo bereits das Anreise-und Abreisedatum der Gruppe eingetragen ist. Bei Bedarf können Sie die Daten anpassen.

1. Markieren Sie die Checkbox Kategorie Reservierung, wenn Sie das Zimmer später zuordnen wollen.

2. Klicken Sie in der Reservierungsanfrage auf [Verfügbarkeit prüfen].

3. Wählen Sie eine geeignete Kombination aus Rate und Preistyp aus und klicken auf [Buchen].

Die neue Reservierung wird als neues Mitglied in die Gruppenliste eingetragen.

Zur Gruppe hinzuf.

[Gruppenreservierungsdialog > Gruppenmitglieder-Tab > Reservierungsaufgaben]

Mit Klick auf den Button [Reservierungsaufgaben > Zur Gruppe hinzuf.] fügen Sie der Gruppe eine bestehende Einzelreservierung als neues Gruppenmitglied hinzu.

1. Öffnen Sie die betreffende Gruppenreservierung.

2. Klicken Sie im Reiter Zimmer auf [Zimmer hinzufügen].

3. Es öffnet sich die Reservierungsliste, wo Sie nach der gewünschten Reservierung suchen können: Vergessen Sie nicht, den Zeitraum einzustellen, in dem Sie suchen möchten!

4. Klicken Sie auf [Suche].

5. Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Reservierung wird die Reservierung  in die Gruppe aufgenommen und als neues Gruppenmitglied hinzugefügt.

Reservierung  herausnehmen

[Gruppenreservierung > Gruppenmitglieder-Tab > Reservierungsaufgaben > Aus Grp. herausnehmen]

Mit Klick auf den Button  [Reservierungsaufgaben > Reservierung herausnehmen] können Sie ein einzelnes Gruppenmitglied aus der Gruppenreservierung lösen. Die betreffende Reservierung wird automatisch als Einzelreservierung gespeichert.

1. Öffnen Sie die betreffende Gruppenreservierung.

2. Markieren Sie im Reiter Gruppenmitglieder das Gruppenmitglied, das Sie aus der Gruppenreservierung herausnehmen möchten. Mithilfe der Mehrfachauswahl können auch mehrere Gruppenmitglieder markiert werden.

3. Klicken Sie auf [Reservierungsaufgaben > Reservierung herausnehmen].

4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit [Ja].

Die Reservierungen werden aus der Gruppe entfernt und als eigenständige Reservierung im System gespeichert.

Weitere Aufgaben

[Gruppenreservierungsdialog > Gruppenmitglieder-Tab > Weitere Aufgaben]

Wenn Sie im Zimmer-Tab eine Reservierung markieren, wird am rechten Fensterrand der Bereich "Weitere Aufgaben" aktiv, wo Sie Zugriff auf zusätzliche Bearbeitungsmöglichleiten haben.

Storno - Zimmer stornieren

[Gruppenreservierungsdialog > Gruppenmitglieder-Tab > Weitere Aufgaben > Storno]

Diese Funktion ist nur bei nicht eingecheckten Zimmern verfügbar!

Markieren Sie das Zimmer, das storniert werden soll, und klicken Sie im Bereich "Weitere Aufgaben" den [Storno]-Button.

Geben Sie anschließend den Turnaway-Grund ein und klicken auf "OK".

Wiedereinstellen

[Gruppenreservierung > Gruppenmitglieder-Tab > Weitere Aufgaben > Wiedereinstellen]

Dieser Menüpunkt wird im Bereich weitere Aufgaben angezeigt, wenn im Fenster eine stornierte Reservierung markiert wurde.

Um ein storniertes Zimmer wiedereinzustellen, müssen Sie das Zimmer zunächst in der Reservierungsübersicht sichtbar machen: Klicken Sie hierfür im unteren Fensterbereich der Reservierungsübersicht auf den Button "Res.-Aufgaben" (m) und dort auf "Stornos anzeigen".

Markieren Sie das stornierte Zimmer und klicken Sie auf "Weitere Aufgaben > Wiedereinstellen".

Gast hinzufügen

[Gruppenreservierung > Gruppenmitglieder-Tab > Weitere Aufgaben > Zusätzliche Aktionen > Gast hinzufügen]

Dieser Menüpunkt wird im Bereich weitere Aufgaben angezeigt, wenn im Fenster ein Zimmer markiert wurde, dass mit mindestens einer weiteren Person belegt werden kann (die Kapazität des Zimmers darf noch nicht ausgeschöpft sein).

Preis für einzelne Gruppenmitglieder täglich variieren (ZPÜ)

[Gruppenreservierungsdialog > Gruppenmitglieder > [Bearbeiten]. > ZPÜ]

1. Markieren Sie ein Gruppenmitglied (oder mehrere) und klicken Sie anschließend auf [Bearbeiten].

   Abbildung: [Gruppenreservierungsdialog > Gruppenmitglieder > Button [Bearbeiten]]

2. Klicken Sie im anschließenden Fenster auf den Button [ZPÜ].

   Abbildung: [Gruppenreservierungsdialog > Button [Markierte bearb]. > ZPÜ]

3. Markieren Sie Gruppen-ZPÜ-Fenster einen Tag. Falls gewünscht, können Sie mithilfe der Mehrfachauswahl auch mehrere Tage markieren.

4. Wählen Sie einen abweichenden Preistyp aus und/oder geben Sie einen neuen Betrag ein.

5. Klicken Sie auf [OK].