Dublettenkontrolle

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Doppelte Gästekarteien identifizieren und eliminieren

Mit der protel Air Dublettenkontrolle können Sie mögliche doppelte Karteien ausfindig machen und zu einer Kartei zusammenfassen.

Um die Funktion nutzen zu können, benötigen Sie die Benutzerrolle "Dublettenkontrolle". Die Freischaltung erfolgt durch Ihren protel Air Admin.

Zur Erkennung doppelt oder mehrfach erfasster Gästekarteien (=Dubletten) vergleicht das System die Daten in den Feldern "Nachname", "Vorname" und "E-Mail". Doppelte oder mehrfach vorhandene Karteien werden in einem übersichtlichen Dialog aufgezeigt und können vom Benutzer zusammengeführt werden.

Das sollten Sie wissen

Karteien, die einmal zusammengeführt wurden, können nicht mehr zurückgesetzt werden, d.h. Informationen oder bestimmte Zugriffsrechte wie zum Beispiel WBE-Logins können evtl. verloren gehen. Führen Sie Ihre Gästekarteien daher immer mit der gebotenen Sorgfalt zusammen. Welche Karteien mit welchen Informationen zusammengeführt wurden, können Sie im Aktionsprotokoll nachschlagen (siehe unten: Protokollierung).

Video-Tutorial

 

So gehen Sie vor

Tipp: Vergrößern Sie den Dialog, so dass alle angezeigten Spalten gut sichtbar sind; speichern Sie die Dialogeinstellungen anschließend (Klick auf das Zahnrad in der Fensterleiste).

  1. Wählen Sie oben links in der Auswahlliste die Übereinstimmungskriterien, die protel Air zur Erkennung von Dubletten verwenden soll.

Die hier gewählten Kriterien werden miteinander verglichen, um doppelte Karteien ausfindig zu machen. Standardmäßig sind die Felder "Nachname", "Vorname" und "E-Mail" vorausgewählt.

  1. Klicken Sie auf suchen

Der Dialog zeigt im oberen Bereich an, welche Gästekarteien gemäß der gewählten Kriterien mehrfach im System vorhanden sind. In der Spalte Anzahl sehen Sie, wieviele Gästekarteien mit identischen Merkmalen gefunden wurden.

  1. Markieren Sie einen Eintrag im oberen Bereich, werden die jeweiligen Gästekarteien im unteren Bereich angezeigt.

  2. Wählen Sie nun im unteren Bereich die Zielkartei aus. Die Zielkartei ist die Kartei, die am Ende beibehalten wird. Die anderen Karteien werden in die Zielkartei überführt. Bestimmen Sie die Zielkartei, in dem Sie die gewünschte Gästekartei markieren, das Kontextmenü aufrufen (rechter Mausklick) und den Befehl "Setze als Zielkartei" wählen.

Ganz unten im Dialog wird die ID der Zielkartei angezeigt.

Wenn Sie eine bestimmte Kartei nicht mit der Zielkartei zusammenführen wollen, entfernen Sie das Häkchen aus der Checkbox Merge!
Es werden nur Karteien zusammengeführt, bei denen die Checkbox aktiviert ist (standardgemäß sind dies alle Karteien).

  1. Klicken Sie abschließend auf [Gästekarteien zusammenführen].

Das passiert bei der Zusammenführung

Leere Felder in der Zielkartei werden mit entsprechenden Inhalten aus den Dubletten ergänzt. Vorhandene Adress- und Kontaktdaten der Zielkartei werden beibehalten. Wenn es in mehreren Dubletten unterschiedliche Informationen für ein leeres Feld in der Zielkartei gibt, wird die Zielkartei mit der jüngsten Information (letztes Änderungsdatum) ergänzt.

Gästekarteien, die in eine Zielkartei überführt wurden, werden als zum Löschen vorgemerkt markiert. Diese Gästekarteien können auch noch nach dem Zusammenführen aufgerufen werden, wenn Sie in der Gastsuche den Filter "Zum Löschen vorgemerkte" aktivieren.

Besonderheiten

WBE Zugänge

Wenn die Zielkartei einen WBE-Zugang besitzt und die mit dem WBE-Zugang verknüpfte E-Mail-Adresse als primäre Adresse gekennzeichnet ist, wird der WBE-Zugang der Zielkartei beibehalten.

Wenn in den Duplikaten unterschiedliche WBE-Zugänge existieren, können nur die Login-Daten eines WBE-Zugangs übernommen werden. Die anderen Zugänge gehen verloren.

Ob eine Gästekartei einen WBE-Zugang hat, erkennen Sie am Symbol in der Spalte WBE-Zugang:

= Die Kartei besitzt einen WBE-Zugang

= Die Kartei besitzt keinen WBE-Zugang

Spezialfelder

Bei der Übernahme der folgenden Gästekartei-Informationen gilt:

Gästekarteien von Best Western Rewards Mitgliedern

Nur relevant für Best Western Häuser.

Eine BWR-Kartei kann nicht in eine andere Zielkartei überführt werden! Wenn Sie versuchen, eine BWR-Kartei in eine andere Kartei zu überführen, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Gästekarteien ohne BWR-Mitgliedschaft können hingegen in BWR-Karteien überführt werden. In die BWR-Kartei übernommene Informationen gehen allerdings beim nächsten Update der BWR-Kartei durch das Best Western Member Web wieder verloren!

Protokollierung

Zusammenführungen von Gästekarteien werden im Aktionsprotokoll gespeichert.

Aktivieren Sie dort die Aktion "Gast Merge" um das Zusammenführungsprotokoll anzuzeigen - siehe folgende Abbildung:

Tipp: Ziehen Sie die Spalte Bemerkung im Aktionsprotokoll mit der Maus so breit wie möglich!

Jeder "Gast Merge" wird über mehrere Zeilen protokolliert:

Abbildung: Die Gästekartei mit den IDs 405 und 383 wurden zusammengeführt. Zielkartei ist Gästekartei mit der ID 383.