Gastsuche

[Gästekartei > beliebiger Menüpunkt > Gastsuche]

Wenn in protel Air der Gast in den Fokus rückt, wird Ihnen häufig die Gästekarteisuche begegnen. Dies wird z.B. der Fall sein, wenn Sie eine neue Reservierung anlegen, den Rechnungsempfänger einer Reservierung ändern möchten oder Infos zu einem bestimmten Gast erfassen möchten (z.B. Gastwünsche).

Außerdem öffnet sich die Gastsuche immer, wenn Sie im Gästekartei-Menü einen Menüpunkt öffnen.

Nach einer Gästekartei suchen

Im oberen Fensterbereich der Gastsuche können Sie unterschiedliche Suchparameter eingeben:

  1. Typ: Jeder Gästekartei ist ein Karteityp zugeordnet. Mithilfe des Karteityps werden Gäste und Bucher verschiedenen Kategorien zugeordnet. Suchen Sie z. B. gezielt nach einer Firmenkartei, klicken Sie hier auf "Firma", suchen Sie nach Privatpersonen, klicken Sie auf "Privat" usw.

  2. Name: Geben Sie hier den Namen der gesuchten Gästekartei ein.

  3. Vorname: Geben Sie, falls bekannt, zur gezielteren Suche den Vornamen ein.

  4. Stadt: Wohnort/Standort des gesuchten Gastes oder Buchers.

  5. Gästekartei ID: Sie kennen die genaue Gästekarteinummer der gesuchten Kartei? Dann geben Sie hier die jeweilige Ziffernfolge ein!

  6. Zum Löschen vorgemerkte anzeigen: Bei gesetztem Häkchen berücksichtigt die Suche auch Gäste, die zum Löschen vorgemerkt wurden. Dies betrifft zum Beispiel über die "Rooming List" oder temporär angelegte Karteien wurden. Bei Aufruf der Gästekarteisuche ist das Häkchen standardmäßig NICHT gesetzt. Über eine besondere Systemeinstellung kann das Häkchen als Standard aktiviert werden. Setzen Sie sich mit dem Cloud Support Team oder Ihrem protel Air Händler in Verbindung, wenn diese Einstellung bei Ihnen vorgenommen werden soll.

  7. Verknüpfte Karteien verbergen: Standardmäßig zeigt protel Air in den Suchergebnissen auch verknüpfte Karteien. Wenn Sie zum Beispiel den Namen "Müller" eingeben, erscheinen in der Ergebnisliste auch Karteien mit dem Namen "Schmidt", wenn die Karteien miteinander verknüpft sind. Bei gesetztem Häkchen werden verlinkte Karteien für die Suche nicht berücksichtigt.

  8. Drücken Sie die <Enter>-Taste oder klicken Sie auf die Lupe oben rechts im Fenster um die Suche zu starten.

  9. Anschließend werden alle Karteien mit dem eingegebenen Namen angezeigt. Haben Sie weitere Suchkriterien wie Vorname oder Stadt eingegeben, verringert sich die Anzahl der Treffer entsprechend.

  10. Befindet sich die gesuchte Gästekartei nicht in der Ergebnisliste, können Sie mit Klick auf [Neue Gästekartei] einen neuen Datensatz anlegen.

Hintergrundinfo zur Suche: Oft reicht es aus, nur den Anfangsbuchstaben oder die ersten drei Stellen des Suchbegriffs einzugeben. protel Air sucht dann alle Datensätze heraus, die mit der eingegebenen Zeichenfolge beginnen.

TIPP: Wenn das Suchwort an beliebiger Stelle im Suchergebnis vorkommen darf, setzen Sie einfach ein Prozentzeichen % vor das Suchwort.  Beispiel: Die Suche nach "%mann" findet alle Gäste, die "mann" im Namen haben, also Diekmann, Hörmann, aber auch Mansfeld oder Armani.

Tabellenspalten in der Gastsuche

Die Tabellenspalten in der Gastsuche zeigen Ihnen die wichtigsten Informationen zu einem Gast. Sie können alle verfügbaren Spalten nach Belieben ein- und ausblenden.

Überblick der am häufigsten verwendeten Spalten

Spalte

Enthaltene Information

Karteityp

Der Karteityp wird mit folgenden Symbolen angezeigt:

 Firma

 Gruppe

 Privat

 Reisebüro

 Source

VIP

Wenn ein Gast einen VIP-Status hat, wird er mit einem Sternchen  gekennzeichnet. Der VIP-Staus wird in der Gästekartei (Tab Erweitert > Marketing) zugeordnet.

Firma

Wenn ein Gast einer Firma zugeordnet ist, wird hier der Name der Firma angezeigt. Ansonsten bleibt die Spalte leer.

Nachname / Vorname

Nachname und Vorname eines Gastes. Bei Firmen, Reisebüros, etc. erscheint unter Nachname der Name der Firma.

Stadt/Straße/PLZ

Postanschrift der Gästekartei

Land

Land

Geburtstag

Blenden Sie bei Bedarf das Geburtsdatum eines Gastes ein.

IATA-Code

Neue bei Reisebüros.  Anzeige der IATA-Nummer.

IATA = International Air Transport Association. Ein Reisebüro mit IATA-Agentur verkauft Flugtickets zu Originalpreisen und erhebt ein Serviceentgelt. Jedes Reisebüro mit IATA Agentur besitzt eine IATA-Nummer, die Sie hier anzeigen lassen können.

Spalten ein-/ausblenden

Sie können eigene Listenansichten definieren, indem Sie einzelne Spalten ein- bzw. ausblenden.

Mehr erfahren

Anzeige von benutzerdefinierten Feldern in den Suchergebnissen

Auf Wunsch können auch benutzerdefinierte Felder in den Suchergebnissen der Gästekartei eingeblendet werden.

Neue Reservierung anlegen

[Gästekartei > beliebiger Menüpunkt > Gastsuche > Neue Reservierung]

Geben Sie im Dialog Gastsuche zuerst den Namen der Gästekartei ein, für die Sie eine Reservierung anlegen möchten (nähere Infos zur Suche siehe oben).

Markieren Sie die gewünschte Gästekartei in der Ergebnisliste der Gastsuche und klicken Sie auf [Neue Reservierung] um für die markierte Gästekartei eine neue Reservierung anzulegen.

Anschließend öffnet sich die Reservierungsanfrage, wo Sie alle weiteren Details wie An-/Abreise, Kategorie und Personenzahl eingeben können.

Wenn für den markierten Gast ein Sonderpreis hinterlegt ist, wird der Sonderpreis in der Anfrage hervorgehoben - vgl. folgende Abbildung.

Neue Gästekartei anlegen

Klicken Sie im Fenster Gastsuche auf den Button Neue Gästekartei.

Wenn Sie in der Gastsuche einen Karteityp auswählen, wird eine neue Gästekartei des ausgewählten Typs angelegt.

Mehr erfahren

Gästekartei kopieren

[Gästekartei > Gastsuche]

Geben Sie zuerst einen Namen ein und drücken <Enter>.

Markieren Sie die gewünschte Gästekartei in der Ergebnisliste der Gastsuche und drücken die rechte Maustaste.

Wählen Sie anschließend den Befehl Gast kopieren.

Gästekarteiliste drucken

Sie können die Suchergebnisse im Fenster Gastsuche ausdrucken, indem Sie den Button [Druckaufgaben] klicken und dort den Befehl "Drucken" wählen.