Überbuchungen einrichten

Video-Tutorial

Aufruf des Überbuchen-Dialogs

Wählen Sie im protel Air Hauptmenü Optionen den Menüpunkt Überbuchen.

Der Dialog Überbuchung einrichten erscheint.

Oben auf dem Bildschirm sehen Sie die Gesamtzahl der Zimmer, über die das Hotel verfügt (Feld Zimmer).

Der mittlere Teil des Dialogs zeigt die für das Haus eingerichteten Überbuchungslimits.

Filter

Verwenden Sie die folgenden Filterkriterien, um die für Ihr Haus eingerichteten Überbuchungslimits anzuzeigen. Treffen Sie eine Auswahl und klicken anschließend den Such-Button .

Spalten in der aktiven Liste

Überbuchungslimits einstellen

Um Überbuchungslimits zur  Überbuchung der verfügbaren Zimmer einzurichten, gehen Sie wie folgt vor.

1. Geben Sie unter Von / Bis das Datum für die Tage ein, an denen Sie Überbuchungslimits festlegen möchten. Die Limits können für einen einzelnen Tag oder einen Zeitraum von mehreren Tagen festgelegt werden.

2. Bei Bedarf können Sie die Wochentage einstellen, an denen die Überbuchungslimits gelten sollen. Wenn Sie z. B. möchten, dass das Limit nur montags bis freitags gilt, aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen (Mo-Fr).

3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Feld Typ, um die Art der Überbuchung zu wählen. Haus setzt das Überbuchungslimit auf Hausebene, die Auswahl einer Kategorie setzt das Limit für diese Kategorie.

Sie können mehrere Einträge gleichzeitig wählen und Haus- und Kategorieüberbuchungen miteinander kombinieren (siehe Beispieleinstellungen unten).

4. Geben Sie eine positive Zahl in das Feld Zimmer ein. Dies ist das Überbuchungslimit, das für die ausgewählten Kategorien / das Haus gesetzt wird.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Einstellen], um Ihre Eingaben zu speichern.
   Bestehende Werte werden für die ausgewählten Kategorien (und/oder das Haus) und den gewählten Tag oder Zeitraum überschrieben.

Nach dem Speichern aktualisiert protel Air die Verfügbarkeiten entsprechend Ihrem Eintrag und zeigt die gesetzten Überbuchungslimits im Überbuchungsdialog an, wenn Sie im Filter die entsprechenden Einstellungen gesetzt haben (siehe oben: Filter).

Überbuchungslimits inline bearbeiten

Sie können die im Überbuchungsdialog angezeigten Überbuchungswerte inline bearbeiten, indem Sie die jeweilige Tabellenzelle anklicken. Diese Vorgehensweise wird empfohlen, wenn Sie nur einzelne Einträge bearbeiten möchten.

Beispiel: Der Überbuchungswert soll nur an einem bestimmten Tag für eine bestimmten Kategorie gesetzt oder geändert werden.

Wählen Sie den jeweiligen Tag und die Kategorie im Raster aus und ändern Sie den Wert in der entsprechenden Tabellenzelle - siehe folgende Abbildung:

Im dargestellten Beispiel wird das Überbuchungslimit für Standard Twin Zimmer (SST) am 3. November 2018 auf "6" gesetzt.

Überbuchungslimits bearbeiten

Sie können die eingestellten Überbuchungswerte für einen bestimmten Tag oder Zeitraum überschreiben.

Dies kann inline in der aktiven Liste (nur für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Kategorie oder Hauslevel) oder im unteren Teil des Überbuchungsdialogs erfolgen (insbesondere, wenn Sie mehrere Kategorien über einen bestimmten Zeitraum bearbeiten möchten).

Um einen einzelnen Überbuchungswert inline zu ändern, markieren Sie den jeweiligen Tag und die Kategorie (oder Haus_ÜB) im Raster und ändern den Wert in der entsprechenden Spalte.

Um den Überbuchungswert für mehrere Raumtypen über einen bestimmten Zeitraum zu ändern, gehen Sie wie oben beschrieben vor: Überbuchungslimits einstellen.

Gesetzte Überbuchungslimits löschen

Sie können eingetragene Überbuchungslimits  für einen bestimmten Tag oder Zeitraum löschen. Wenn Sie ein Überbuchungslimit löschen, verschwindet der Eintrag auf dem Überbuchungsdialog.

Geben Sie zum Löschen eines Überbuchungslimits den Wert 0 ein.

Beispieleinstellungen

Kategorieüberbuchung

Beispiel:

Das Hotel verfügt über 25 Zimmer, bestehend aus 15 Doppelzimmern und 10 King-Zimmern. Für die Doppelzimmer wird das Überbuchungslimit auf +5 gesetzt, es wird kein Überbuchungslimit auf Hausebene gesetzt. Folglich können 20 Doppelzimmer verkauft werden, aber niemals mehr als insgesamt 25 Zimmer, es sei denn, der Benutzer darf auf Hausebene überbuchen.

Im obigen Beispiel kann der Benutzer maximal 25 verfügbare Zimmer verkaufen. Die verkauften Zimmer können sich zum Beispiel folgendermaßen zusammensetzen (der Benutzer benötigt keine besondere Berechtigung zum Überbuchen):

Der Benutzer bucht 20 Doppelzimmer und 5 King-Zimmer = 25 Zimmer

oder

Der Benutzer bucht 17 Doppelzimmer und 8 King-Zimmer = 25 Zimmer

oder

Der Benutzer bucht 15 Doppelzimmer und 10 King-Zimmer = 25 Zimmer

Hausüberbuchung

Beispiel:

Das Hotel verfügt über 100 Zimmer, bestehend aus 80 Doppelzimmern und 20 King-Zimmern. Auf Hausebene wird das Überbuchungslimit auf +5 Zimmer gesetzt, es wird kein Überbuchungslimit auf Kategorieebene gesetzt. Folglich können 105 Zimmer verkauft werden (100 Zimmer + 5 Zimmer Haus_ÜB = 105 Zimmer zu verkaufen). Es kann eine beliebige Kategorie überbucht werden, wobei der Benutzer die Berechtigung zum Überbuchen auf Kategorieebene benötigt, da auf Kategorieebene kein Überbuchungslimit gesetzt wurde.  

Es können nicht mehr als insgesamt 105 Zimmer verkauft werden, es sei denn, der Benutzer darf auf Hausebene überbuchen.

Überbuchungslimits auf Hausebene und Kategorieebene setzen

Sie können Überbuchungslimits miteinander kombinieren und zeitgleich sowohl auf Hausebene als auch auf Kategorieebene setzen.

Beispiel: Ein Haus kann insgesamt um 20 Zimmer überbucht werden (Haus_ÜB = 20). Gleichzeitig sind für bestimmte Kategorien niedrigere Überbuchungslimits oder gar keine Limits gesetzt, um sicherzustellen, dass für diese Kategorien das Verkaufslimit nicht überschritten wird oder bestimmte Kategorien überhaupt nicht überbucht werden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie nur wenige Zimmer von einer bestimmten Kategorie haben.

Beispiel:

Inklusive Haus_ÜB = +20 können 105 Zimmer verkauft werden. Die Kategorie King-Zimmer kann höchstens um 1 Zimmer überbucht werden, die Doppelzimmer-Kategorie hingegen um 10 Zimmer - siehe f. Abbildung:

Oder Sie können die Kategorieüberbuchung so einstellen, dass zum Beispiel für jede Ihrer Kategorien eine Überbuchung von 10 Zimmern möglich ist und gleichzeitig das Hausüberbuchungslimit auf 20 setzen, so dass das System eine Warnmeldung anzeigt, sobald das Hausüberbuchungslimit erreicht wird, obwohl einige Kategorien das Überbuchungslimit noch nicht erreicht haben.

Wenn der Benutzer nicht die Berechtigung zum Überbuchen auf Hausebene besitzt, kann er keine weiteren Reservierungen ohne zusätzliche Autorisierung anlegen.

Überbuchungslimits ausgeben

Optionen > Überbuchen > Button: Druckaufgaben

Wenn Sie nicht nur am Bildschirm sehen wollen, welche Überbuchungslimits über welchen Zeitraum gesetzt sind, können Sie die eingerichteten Überbuchungswerte auch als PDF oder Excel-Tabelle ausgeben. Clever gelöst: Die Informationen werden wie am Bildschirm angezeigt ausgedruckt. Das hat den Vorteil, dass Sie sich unterschiedliche Listen ausdrucken können, zum Beispiel eine Überbuchungsliste für eine bestimmte Kategorie.

So funktioniert's

Wählen Sie im protel Air Hauptmenü Optionen den Menüpunkt Überbuchen.

Für eine gezielte Anzeige Ihrer Überbuchungslimits nehmen Sie die passenden Filtereinstellungen vor (siehe oben, Abschnitt Filter).

Klicken Sie anschließend den Such-Button .

Klicken Sie auf Druckaufgaben um die am Bildschirm angezeigten Überbuchungslimits auszugeben.

Drucken: protel Air erzeugt ein PDF. Das PDF wird automatisch in einem neuen Browser-Tab angezeigt.

Drucke als Excel Liste: Erzeugt eine Tabelle im Excel-Format (XLSX) mit den am Bildschirm angezeigten Daten. Die XLSX-Datei wird automatisch im Downloads-Ordner Ihres Browsers gespeichert.