Achtung!

Mit dem protel Air-Upgrade im Sommer 2020 haben sich nicht nur die Oberfläche sondern auch viele Funktionen in protel Air geändert.

Die aktualisierte Anleitung finden Sie in der neuen protel Air Hilfe.

Bitte beachten: Wir sind nach wie vor in einem Migrationsprozess. Daher kann es sein, dass Sie einige Funktionen immer noch wie in dieser Hilfe beschrieben nutzen können.

Wir werden diese Hilfe aus diesem Grund noch nicht komplett löschen.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Support!

Weckaufträge

[Listen > Weckaufträge]

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Wofür ist die Liste gut?

Filterfunktionen in der Weckauftragsliste

Anzeige aktualisieren

Spalten in der Weckauftragsliste

Weckauftragsliste drucken

Weckauftrag als erledigt markieren

Weckauftrag bearbeiten

Weckauftrag löschen

Gelöschten Weckauftrag zurückholen

Weckruf hinzufügen

Kontextmenü

Die Weckrufliste zeigt Ihnen alle Weckrufe des Tages in einer übersichtlichen Auflistung. Der Aufruf der Liste erfolgt standardmäßig für das Tagesabschlussdatum.

Wofür ist die Liste gut?

Wenn Sie eine Telefonanlage und ein Telefon-Interface einsetzen, dient die Weckrufliste vorrangig der reinen Anzeige und Sichtkontrolle Ihrer Weckrufe. Zum Beispiel können Sie anhand des angezeigten Status kontrollieren, ob es einen Fehler beim Ausführen der Weckrufe gab. Alle hier angezeigten Weckrufe werden automatisch an die Telefonanlage übergeben und die Weckaufträge entsprechend ausgeführt.
Wenn Sie kein Telefon-Interface einsetzen, ist die Weckrufliste Grundlage für das Ausführen der Weckrufe. Drucken Sie die Weckrufliste beispielsweise aus und lassen Ihre Gäste von einem Mitarbeiter per Telefon wecken. Wie Sie einen neuen Weckruf anlegen, erfahren Sie weiter unten im Abschnitt Weckruf hinzufügen.

Filterfunktionen in der Weckauftragsliste

[Listen > Weckaufträge]

Mithilfe der Filter können Sie die angezeigten Weckaufträge auf bestimmte Kriterien eingrenzen.

Von / Bis	Geben Sie das Datum ein oder wählen es über die Kalenderkomponente aus. Angezeigt werden alle Weckrufe für das ausgewählte Datum.
Weckzeit von / bis	Geben Sie die Weckzeit (von / bis) ein, wenn Sie nach Weckrufen in einer bestimmten Zeitspanne suchen.
Name, Res-/CRS Nr., Zimmer	Sie können durch Eingabe des Namens nach einem bestimmten Gast suchen. Sie können durch Eingabe des Zimmernamens oder der Nummer nach einem ganz bestimmten Zimmer suchen. Sie können durch Eingabe der Reservierungsnummer nach einer bestimmten Reservierung suchen.
Status	Offen: Zeigt alle Weckrufe, die noch offen sind.
	Persönlich: Zeigt Gäste, die persönlich geweckt werden möchten.
	Abgeschlossen: Zeigt Weckrufe, die erfolgreich ausgeführt wurden.
	Fehler: Zeigt Weckrufe, die fehlgeschlagen sind.
	Inkl. Gelöschte: Zeigt auch gelöschte Weckaufträge an.

Anzeige aktualisieren

Sobald Sie in der Liste ein Filterkriterium verändern, müssen Sie die Anzeige aktualisieren:

drücken Sie hierfür die <Enter> Taste oder
klicken Sie auf die Lupe oben rechts im Fenster

Spalten in der Weckauftragsliste

[Listen > Weckaufträge]

Status		Standardwert für jeden neuen Weckauftrag. Der Weckauftrag gilt als offen bzw. ausstehend. Dieser Status wird bei manueller Eingabe und bei der Übermittlung von Weckaufträgen über das Telefoninterface als Standard gesetzt.
		Offener Status des Weckauftrags. Dieser Status kann nicht von einem Interface gesetzt werden. Wird der Status von "Ausstehend" auf "Persönlich" geändert, wird der Auftrag bei eingesetztem Interface vom Interface abgemeldet. Dieser Status bedeutet so viel wie: "Ich möchte nicht über das Telefon geweckt werden. Bitte wecken Sie mich persönlich“. Wurde ein Auftrag einmal auf persönlich gesetzt und soll dann wieder am Interface angemeldet werden, ist der Auftrag neu einzugeben – eine Änderung des Status auf "Ausstehend" würde den Auftrag nicht erneut an das Interface senden.
		Der Weckauftrag wurde ausgeführt. Dieser Status wird von einem Interface automatisch gesetzt, sobald der Weckruf erfolgreich ausgeführt wurde. Wird kein Interface genutzt, geben Sie dem Weckruf den Status "OK", sobald der Weckauftrag erfolgreich ausgeführt wurde.
		Wird automatisch vom Telefon-Interface gesetzt, wenn der Gast nicht erreichbar war.
Datum	Datum des Weckrufs
Weckzeit	Uhrzeit des Weckrufs
Info	Anzeige der für den Weckruf gespeicherten Bemerkung
Versuch	Anzahl der erfolgten Weck-Versuche (wird nur gesetzt, wenn Sie ein Telefon-Interface einsetzen)

Weckauftragsliste drucken

[Listen > Weckaufträge]

Sie können die am Bildschirm angezeigten Weckaufträge ausdrucken.

Schränken Sie die Anzeige mithilfe der Filter ein (siehe oben: Filterfunktionen in der Weckrufliste).

Klicken Sie unten im Dialog auf [Druckaufgaben] und wählen den Eintrag Drucken.

Die Liste wird wie am Bildschirm angezeigt gedruckt.

Weckauftrag als erledigt markieren

[Listen > Weckaufträge]

Weckaufträge müssen nur dann von Hand als erledigt gekennzeichnet werden, wenn Sie kein Telefon-Interface einsetzen!

Nachdem Sie einen Weckauftrag erfolgreich durchgeführt haben, muss der Auftrags-Status entsprechend geändert werden:

Rufen Sie die aktive Liste Weckaufträge auf.

Die Weckauftragsliste zeigt standardmäßig alle Aufträge mit dem Status "Offen" und "Persönlich" an.

Markieren Sie in der Übersicht den betreffenden Weckauftrag mit der Maus.

Klicken Sie unten im Dialog auf [Status ändern] und wählen den Eintrag Abgeschlossen.

Der Weckauftrag verschwindet aus der Liste.

Weckauftrag bearbeiten

[Listen > Weckaufträge]

Sie können einen Weckauftrag bearbeiten- zum Beispiel um die Weckzeit zu ändern oder eine Bemerkung hinzuzufügen.

Rufen Sie die aktive Liste Weckaufträge auf.
Wählen Sie in den Datumsfeldern (von / Bis) einen Tag oder einen Zeitraum aus.

Die Weckauftragsliste zeigt standardmäßig alle Aufträge mit dem Status "Offen" und "Persönlich" an.
Wenn Sie auch abgeschlossene oder fehlgeschlagene Weckaufträge sehen wollen, klappen Sie die Auswahlliste für den Status auf und setzen ein Häkchen in die entsprechende Status-Checkbox - siehe folgende Abbildung:

Klicken Sie auf die Lupe oben rechts im Fenster um die Anzeige zu aktualisieren.
Markieren Sie in der Übersicht den betreffenden Weckauftrag mit der Maus
Klicken Sie unten im Dialog auf [Bearbeiten].

Der Dialog Weckauftrag bearbeiten öffnet sich.

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken auf [Übernehmen].

Weckauftrag löschen

[Listen > Weckaufträge]

Sie können einen Weckauftrag löschen - zum Beispiel, wenn der Auftrag nicht mehr ausgeführt werden soll.

Rufen Sie die aktive Liste Weckaufträge auf.
Wählen Sie in den Datumsfeldern (von / Bis) einen Tag oder einen Zeitraum aus.

Klicken Sie auf die Lupe oben rechts im Fenster um die Anzeige zu aktualisieren.
Markieren Sie in der Übersicht den betreffenden Weckauftrag mit der Maus.
Klicken Sie unten im Dialog auf [Löschen].

Der Weckauftrag wird für das ausgewählte Datum gelöscht.

Gelöschten Weckauftrag zurückholen

[Listen > Weckaufträge]

Sie können einen gelöschten Weckauftrag zurückholen, indem Sie den Status des Weckauftrags zurück auf "offen" setzen.

Rufen Sie die aktive Liste Weckaufträge auf.
Wählen Sie in den Datumsfeldern (von / Bis) einen Tag oder einen Zeitraum aus.

Die Weckauftragsliste zeigt standardmäßig alle Aufträge mit dem Status "Offen" und "Persönlich" an.

Klappen Sie die Auswahlliste für den Status auf und setzen ein Häkchen in die Status-Checkbox Inkl. Gelöschte. Entfernen Sie alle anderen Häkchen - siehe folgende Abbildung:

Klicken Sie auf die Lupe oben rechts im Fenster um die Anzeige zu aktualisieren.

Markieren Sie in der Übersicht den Weckauftrag, den Sie zurückholen möchten.
Klicken Sie unten im Dialog auf [Status ändern] und wählen den Eintrag Offen (oder Persönlich, wenn der Gast persönlich geweckt werden möchte).

Der Weckauftrag verschwindet aus der Liste und erscheint wieder als Weckauftrag mit dem gesetzten Status.

Weckruf hinzufügen

[Listen > Weckaufträge]

Weckaufträge müssen von Hand eingegeben werden, wenn Sie kein Telefon-Interface benutzen oder das eingesetzte Interface nicht die elektronische Entgegennahme von Weckaufträgen unterstützt. Es können nur Aufträge für eingecheckte Reservierungen angelegt werden!

TIPP: Noch einfacher als in der aktiven Liste legen Sie Weckaufträge im Reservierungsdialog der jeweiligen Reservierung an, weil dann der Schritt "Reservierung auswählen" entfällt. Mehr erfahren...

Rufen Sie die aktive Liste Weckaufträge auf.
Um einen neuen Weckruf von Hand anzulegen klicken Sie auf [Hinzufügen].

Das Fenster Neuer Weckauftrag öffnet sich.

Legen Sie nun alle Details für den Weckauftrag fest (siehe folgende Tabelle).

Zeitraum	Standardmäßig ist hier das Tagesabschlussdatum vorausgewählt. Wenn der Weckauftrag für mehrere Tage angelegt werden soll, können Sie über die beiden Datumsfelder einen Zeitraum angeben. HINWEIS: Der Zeitraum muss innerhalb des Aufenthalts der Reservierung liegen (die Reservierung legen Sie weiter unten aus).
Wochentage	Standardmäßig sind alle Wochentage, die in den Aufenthalt fallen, vorausgewählt. Entfernen Sie das Häkchen vor einem Wochentag, wird für den jeweiligen Tag kein Weckauftrag angelegt.
Uhrzeit	Geben Sie die Uhrzeit ein, wann der Gast geweckt werden möchte.
Reservierung	Klicken Sie auf die Lupe um eine Reservierung auszuwählen, für die der Weckauftrag angelegt werden soll. Das Fenster Reservierungen wählen öffnet sich. Klicken Sie auf die Lupe um eine Liste aller eingecheckten Reservierungen anzuzeigen. Markieren Sie die gewünschte Reservierung und klicken Sie unten im Fenster auf [OK].
Status	Geben Sie einen Status für den Weckauftrag ein.
		Standardwert für jeden neuen Weckauftrag. Der Weckauftrags gilt als offen bzw. ausstehend. Dieser Status wird bei manueller Eingabe und bei der Übermittlung von Weckaufträgen über das Telefoninterface als Standard gesetzt.
		Dieser Status bedeutet so viel wie: "Ich möchte nicht über das Telefon geweckt werden. Bitte wecken Sie mich persönlich“. Der Status kann nicht von einem Interface gesetzt werden. Wird der Status von "Ausstehend" auf "Persönlich" geändert, wird der Auftrag bei eingesetztem Interface vom Interface abgemeldet. Wurde ein Auftrag einmal auf persönlich gesetzt und soll dann wieder dem Interface gemeldet werden, müssen Sie den Auftrag neu eingeben– eine Änderung des Status auf "Offen" würde den Auftrag nicht erneut an das Interface senden.
Info	Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen ein, zum Beispiel: "Bitte nach 3 Versuchen an der Tür klopfen – Gast hat einen tiefen Schlaf".

Klicken Sie auf [Hinzufügen] um den eingegebenen Weckauftrag zu übernehmen.

Der Auftrag erscheint inkl. Auftragsstatus in der Übersicht.

Kontextmenü

[Listen > Weckaufträge]

Alle verfügbaren Aktionen können auch über das Kontextmenü aufgerufen werden. Markieren Sie einen Weckauftrag in der Weckauftragsliste mit der rechten Maus, um das Kontextmenü aufzurufen, und wählen anschließend den gewünschten Befehl.

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