Weckaufträge

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Ein Gast möchte morgen um 7:30 Uhr verlässlich geweckt werden, um einen wichtigen Termin nicht zu verpassen? Dann hinterlegen Sie hier den entsprechenden Weckauftrag.

Im folgenden Abschnitt erfahren Sie

Wenn Sie ein Telefon-Interface einsetzen, das die elektronische Entgegennahme von Weckaufträgen unterstützt, werden die eingegebenen Aufträge automatisch vom Interface an protel Air weitergeleitet und dort angezeigt. Auch um die Erledigung der Weckrufe müssen Sie sich nicht kümmern. Die Weckruffunktion in protel Air dient in diesem Fall der reinen Anzeige und Sichtkontrolle Ihrer Weckrufe.

Der Weckaufträge-Tab im Reservierungsdialog

Öffnen Sie den Reservierungsdialog der jeweiligen Reservierung.

Scrollen Sie in der linken Tab-Ansicht des Reservierungsdialogs nach unten, falls Sie den Tab nicht sehen. TIPP: Sie können das Fenster vergrößern und die Fenstergröße speichern (mehr erfahren).

Wenn für die Reservierung Weckaufträge gespeichert sind, werden die Weckaufträge automatisch im Weckaufträge-Tab angezeigt.

Filter im Weckaufträge-Tab

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Mithilfe der Filter können Sie die angezeigten Weckaufträge auf bestimmte Kriterien eingrenzen.

Von / Bis

Geben Sie das Datum ein oder wählen es über die Kalenderkomponente aus. Angezeigt werden alle Weckrufe für das ausgewählte Datum.

Weckzeit von / bis

Geben Sie die Weckzeit (von / bis) ein, wenn Sie nach Weckrufen in einer bestimmten Zeitspanne suchen.

Name,

Res-/CRS Nr.,

Zimmer

Sie können durch Eingabe des Namens nach einem bestimmten Gast suchen.

Sie können durch Eingabe des Zimmernamens oder der Nummer nach einem ganz bestimmten Zimmer suchen.

Sie können durch Eingabe der Reservierungsnummer nach einer bestimmten Reservierung suchen.

Status

Offen: Zeigt alle Weckrufe, die noch offen sind.

Persönlich: Zeigt Gäste, die persönlich geweckt werden möchten.

Abgeschlossen: Zeigt Weckrufe, die erfolgreich ausgeführt wurden.

Fehler: Zeigt Weckrufe, die fehlgeschlagen sind.

Inkl. Gelöschte: Zeigt auch gelöschte Weckaufträge an.

Anzeige aktualisieren

Sobald Sie in der Liste ein Filterkriterium verändern, müssen Sie die Anzeige aktualisieren:

  • drücken Sie hierfür die <Enter> Taste oder

  • klicken Sie auf die Lupe  oben rechts im Fenster

Spalten im Weckaufträge-Tab

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Status

Standardwert für jeden neuen Weckauftrag. Der Weckauftrag gilt als offen bzw. ausstehend. Dieser Status wird bei manueller Eingabe und bei der Übermittlung von Weckaufträgen über das Telefoninterface als Standard gesetzt.

Offener Status des Weckauftrags. Dieser Status kann nicht von einem Interface gesetzt werden. Wird der Status von "Ausstehend" auf "Persönlich" geändert, wird der Auftrag bei eingesetztem Interface vom Interface abgemeldet. Dieser Status bedeutet so viel wie: "Ich möchte nicht über das Telefon geweckt werden. Bitte wecken Sie mich persönlich“. Wurde ein Auftrag einmal auf persönlich gesetzt und soll dann wieder am Interface angemeldet werden, ist der Auftrag neu einzugeben – eine Änderung des Status auf "Ausstehend" würde den Auftrag nicht erneut an das Interface senden.

Der Weckauftrag wurde ausgeführt. Dieser Status wird von einem Interface automatisch gesetzt, sobald der Weckruf erfolgreich ausgeführt wurde. Wird kein Interface genutzt, geben Sie dem Weckruf den Status "OK", sobald der Weckauftrag erfolgreich ausgeführt wurde.

Wird automatisch vom Telefon-Interface gesetzt, wenn der Gast nicht erreichbar war.

Datum

Datum des Weckrufs

Weckzeit

Uhrzeit des Weckrufs

Info

Anzeige der für den Weckruf gespeicherten Bemerkung

Versuch

Anzahl der erfolgten Weck-Versuche (wird nur gesetzt, wenn Sie ein Telefon-Interface einsetzen)

Weckauftrag anlegen

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Weckaufträge müssen von Hand eingegeben werden, wenn Sie kein Telefon-Interface benutzen oder das eingesetzte Interface nicht die elektronische Entgegennahme von Weckaufträgen unterstützt.!

Es können nur Aufträge für eingecheckte Reservierungen angelegt werden!

  1. Um einen neuen Weckruf von Hand anzulegen klicken Sie im Weckaufträge-Tab des Reservierungsdialogs auf [Hinzufügen].

Das Fenster Neuer Weckauftrag öffnet sich.

  1. Legen Sie nun alle Details für den Weckauftrag fest (siehe folgende Tabelle).

Zeitraum

Im ersten Datumsfeld ist standardmäßig das Tagesabschlussdatum (heute) vorausgewählt. Im zweiten Datumsfeld ist das Abreisedatum der Reservierung vorausgewählt.

Wenn der Weckauftrag nicht für den gesamten (Rest-)Aufenthalt angelegt werden soll, können Sie den Zeitraum über die Datumsfelder einschränken. HINWEIS: Der Zeitraum muss innerhalb des Aufenthalts der Reservierung liegen.

Wochentage

Standardmäßig sind alle Wochentage, die in den Aufenthalt fallen, vorausgewählt. Entfernen Sie das Häkchen vor einem Wochentag, wird für den jeweiligen Tag kein Weckauftrag angelegt.

Uhrzeit

Geben Sie die Uhrzeit ein, wann der Gast geweckt werden möchte.

Zimmer

Das Zimmer ist bereits vorausgewählt.

Status

Geben Sie einen Status für den Weckauftrag ein.

Standardwert für jeden neuen Weckauftrag. Der Weckauftrags gilt als offen bzw. ausstehend. Dieser Status wird bei manueller Eingabe und bei der Übermittlung von Weckaufträgen über das Telefoninterface als Standard gesetzt.

Dieser Status bedeutet so viel wie: "Ich möchte nicht über das Telefon geweckt werden. Bitte wecken Sie mich persönlich“. Der Status kann nicht von einem Interface gesetzt werden. Wird der Status von "Ausstehend" auf "Persönlich" geändert, wird der Auftrag bei eingesetztem Interface vom Interface abgemeldet. Wurde ein Auftrag einmal auf persönlich gesetzt und soll dann wieder dem Interface gemeldet werden, müssen Sie den Auftrag neu eingeben– eine Änderung des Status auf "Offen" würde den Auftrag nicht erneut an das Interface senden.

Info

Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen ein, zum Beispiel: "Bitte nach 3 Versuchen an der Tür klopfen – Gast hat einen tiefen Schlaf".

  1. Klicken Sie auf [Hinzufügen] um den eingegebenen Weckauftrag zu übernehmen.

Der Auftrag erscheint inkl. Auftragsstatus in der Übersicht. Wenn Sie den Zeitraum beim Anlegen des Auftrags nicht eingeschränkt haben, wird für jeden (verbleibenden) Tag des Aufenthalts ein Weckauftrag angelegt.

Weckauftrag als erledigt kennzeichnen

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Weckaufträge müssen nur dann von Hand als erledigt gekennzeichnet werden, wenn Sie kein Telefon-Interface einsetzen!

Nachdem Sie einen Weckauftrag erfolgreich durchgeführt haben, muss der Auftrags-Status entsprechend geändert werden. Dies können Sie in der aktiven Liste "Weckaufträge" oder direkt im Reservierungsdialog (Tab "Weckaufträge") erledigen. Der folgende Abschnitt beschreibt den Ablauf im Reservierungsdialog.

  1. Rufen Sie den Reservierungsdialog der jeweiligen Reservierung auf.

  2. Klicken Sie in der Tabansicht auf Weckaufträge.

Die Weckauftragsliste zeigt alle Weckaufträge der Reservierung und deren Status an. Wenn Sie nur Aufträge mit dem Status "Offen" oder "Persönlich" sehen möchten, entfernen Sie die Häkchen vor den anderen Status-Optionen - siehe folgende Abbildung:

  1. Markieren Sie in der Übersicht den betreffenden Weckauftrag mit der Maus.

  1. Klicken Sie unten im Dialog auf [Status ändern] und wählen den Eintrag Abgeschlossen.

Der Weckauftrag erhält den Status "Abgeschlossen".

Kontextmenü

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Alle verfügbaren Aktionen können auch über das Kontextmenü aufgerufen werden. Markieren Sie einen Weckauftrag in der Weckauftragsliste mit der rechten Maus, um das Kontextmenü aufzurufen, und wählen anschließend den gewünschten Befehl.

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