Eine Reservierung im Zimmerplan anlegen

Video-Tutorial

Beispiel

Reservierungen anlegen geht einfach und schnell über den Zimmerplan, der Ihnen immer eine aktuelle Übersicht über die Belegungssituation der einzelnen Zimmer bietet. Zum Reservieren können Sie die Maus einfach wie einen Stift benutzen und in der Zeile des gewünschten Zimmers für den gewünschten Zeitraum eine Reservierung im Zimmerplan aufziehen - genau so, wie Sie es in einem Zimmerplan aus Papier machen würden.

1. Öffnen Sie den Zimmerplan über das Menü Reservierung > Zimmerplan.

2. Wählen Sie für den angefragten Zeitraum ein geeignetes Zimmer aus der Zimmerliste am linken Rand aus.

3. Starten Sie am Tag der Anreise und ziehen die Reservierung bei gehaltener Maustaste bis zum Tag der Abreise. Wenn eine Reservierung im aufgezogenen Zeitraum möglich ist, wird die Reservierung als bläulich-transparenter Balken dargestellt; der Balken färbt sich orange, wenn eine Reservierung nicht möglich sein sollte (z. B. weil das Zimmer zum angefragten Zeitraum belegt).

   Abbildung: Zimmerplan: Eine Reservierung wird mit der Maus aufgezogen. Anreise: 12.10, Abreise: 14.10.2015.

4. Lassen Sie am gewünschten Abreisetag die Maustaste los. Sofort wird die neue Reservierung als temporäre Reservierung in den Bereich Vorgemerkte Reservierungen geschrieben, der sich auf der rechten Fensterseite öffnet. Falls Sie mit mehreren Arbeitsstationen arbeiten, wird das Zimmer an allen Arbeitsstationen für den angefragten Zeitraum geblockt. Damit wird verhindert, dass zur gleichen Zeit von zwei Mitarbeitern dasselbe Zimmer verkauft wird.

5. Der Warenkorb  (Tab "Vorgemerkte Buchungen") zeigt noch einmal die Eckdaten der Reservierung an (Anreise, Abreise, Zimmer, Personenzahl). Außerdem können Sie hier:

a) den Bucher eingeben

Geben Sie den Namen des Buchers (oder Teile davon) in das Feld "Bucher" ein. Noch während der Eingabe überprüft protel Air, ob der Name bereits in der Datenbank vorhanden ist. Übereinstimmungen werden in einer Liste angezeigt und können direkt mit <Enter> übernommen werden.

Sollte der Gast noch nicht vorhanden sein ...  

... öffnen Sie mit Klick auf die Lupe die Gästekarteisuche und klicken dort auf Neue Gästekartei, um den Gast in der Datenbank anzulegen.

b) das An- und Abreisedatum verändern
Klicken Sie in das Datumsfeld (Anreise/Abreise), wenn Sie ein anderes Datum für den Tag der An- oder Abreise auswählen oder eingeben möchten. Dies ist besonders praktisch bei Langzeitgästen (wenn das Abreisedatum mehrere Wochen in der Zukunft liegt).

c) die Personenzahl eingeben

Standardmäßig wird jede Reservierung zunächst für eine Person angelegt. Wissen Sie zu diesem Zeitpunkt schon die genaue Personenzahl, können Sie hier die Personenzahl anpassen - entweder mithilfe der kleinen Pfeiltasten oder indem Sie die Zahl mit der Tastatur überschreiben. Die Personenzahl ist auf die maximale Belegungsmöglichkeit des Zimmers begrenzt.
Möchten Sie keine weiteren Zimmer hinzufügen, klicken Sie jetzt die Schaltfläche und lesen Sie weiter bei Punkt 7.

d) weitere Zimmer hinzufügen

Möchten Sie weitere Zimmer zu der Reservierung hinzufügen, ziehen Sie einfach ein weiteres Zimmer im Zimmerplan auf.

TIPP: Falls Sie ein einzelnes Zimmer wieder entfernen möchten, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol hinter der Reservierung. Vorsicht: Mit Klick auf den Button [Abbrechen] brechen Sie den kompletten Reservierungsvorgang ab.

e) die Reservierung als Gruppenreservierung kennzeichnen

Wenn Sie mehrere Zimmer reserviert haben und die Gäste als Gruppe anreisen, setzen Sie ein Häkchen in die Checkbox Gruppenreservierung:

Eine Gruppenreservierung wird angelegt, wenn mehrere Reisende mindestens eine gemeinsame Eigenschaft haben (zum Beispiel ein gemeinsamer Reiseveranstalter).

Mehr zum Thema Gruppenreservierungen erfahren Sie hier.

6. Klicken Sie auf [Anlegen] um die Reservierung zu speichern.

7. Reservierungsdetails eingeben: Auf Ihrem Bildschirm erscheint nun der Reservierungsdialog. Hier haben Sie Zugriff auf alle weiteren Gast- und Reservierungsdaten. Bestätigen Sie den Reservierungsdialog mit [OK], um vorgenommene Änderungen zu speichern.

8. In manchen Systemen sind bestimmte Felder im Reservierungsdialog Pflichtfelder.
   
   Diese Felder sind mit einem Sternchen* gekennzeichnet und der Dialog kann erst mit [OK] geschlossen werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden.

9. Die Reservierung erscheint im Zimmerplan.

Weiterführende Informationen zum Reservierungsdialog finden Sie hier:
Reservierung > Reservierungsübersicht