Der Zimmerplan

Rundum-Werkzeug für Reservierungen & Co.

Mit dem multifunktionalen Zimmerplan reservieren Sie in kürzester Zeit Zimmer für einzelne Reisende oder kleinere Reisegruppen, ändern Buchungen nach Belieben und greifen direkt auf sämtliche Gastdaten zu. Selbst ein Zimmerwechsel bedeutet für Sie keine zusätzliche Arbeit. Verlegen Sie im aktiven Zimmerplan den Gast einfach in seine neuen vier Wände – protel Air berücksichtigt automatisch veränderte Details wie Zimmerstatus, Rechnungslegung und Verfügbarkeit.

Aufbau und Elemente

[Zimmerplan]

Grundsätzlich listet der Zimmerplan alle Zimmer in numerischer und alphabetischer Reihenfolge auf. Alternativ können Sie die Reihenfolge der Zimmer in den Stammdaten individuell vorgeben (Stammdaten > Zimmerkategorien/Zimmer).

Reservierung

[Zimmerplan | Anzeige von Reservierungen]

Das zentrale Element im Zimmerplan. Öffnen Sie eine Reservierung über das Kontextmenü (Bereich Informationen - Reservierung öffnen) oder mit einem Doppelklick.

Jede Reservierung wird als farblicher Balken dargestellt:

Die Farbe der Balken richtet sich standardmäßig nach dem Status der Reservierung. Welche Farbe welchen Reservierungsstatus wiederspiegelt, können Sie sehr einfach in den Stammdaten einstellen (Stammdaten > Reservierungscodes > Reservierungsstatus).

Das Kontextmenü

[Zimmerplan | Kontextmenü]

Das Kontextmenü stellt Ihnen eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung, die sich direkt auf die angeklickte Reservierung im Zimmerplan beziehen.

Öffnen Sie das Kontextmenü mit einem rechten Mausklick auf eine Reservierung im Zimmerplan. Klicken Sie anschließend auf den gewünschten Menüpunkt.

Bei An- und Abreisen erscheinen zusätzlich die Menüpunkte Check in bzw. Check out.

Wenn der erste Gast des Zimmers vom Bucher der Reservierung abweicht, haben Sie die Wahl, ob Sie den Gast oder den Bucher der Reservierung öffnen möchten - siehe folgende Abbildung.

Bei Gruppenreservierungen erscheinen zusätzlich die Menüpunkte

1. Gruppe öffnen

2. Gruppenreservierungsbestätigung

Der Tooltipp

[Zimmerplan | Tooltipp]

Wenn Sie mit der Maus auf einen Belegungsbalken zeigen, werden Ihnen die wichtigsten Buchungsinformationen in einem Tooltipp angezeigt:

Bei Gruppen erscheint hier auch der Gruppenname. Sind in der Gästekartei des Gastes besondere Wünsche hinterlegt, werden auch diese im Tooltipp angezeigt.

Datumsauswahl

[Zimmerplan | Datum auswählen]

Sie möchten wissen, wie die Zimmerbelegung an einem bestimmten Datum aussieht? Dann klicken Sie einfach auf das Kalenderblatt. Oder geben Sie im Datumsfeld das Datum von Hand ein.

Durch Klick auf den Button [Heute] kehren Sie blitzschnell zum aktuellen Tagesdatum zurück.

Mehr Informationen zur Datumseingabe in protel Air finden Sie hier:
Aufbau, Elemente & Funktionen > Datumseingabe

Suche Reservierung

[Reservierung > Zimmerplan > Reservierungssuche]

Mithilfe der Suchfunktion können Sie direkt im Zimmerplan nach einer bestimmten Reservierung suchen.

Gesucht wird immer im angezeigten Zeitraum - also nur in dem Zeitraum, den Sie im geöffneten Zimmerplan sehen.

Sie können nach folgenden Suchbegriffen suchen:

• Name, Vorname
• Reservierungsnummer
• Gruppennummer

Wenn Sie ausdrücklich nach einer Reservierungsnummer suchen wollen, geben Sie eine Raute vor der Nummer ein, zum Beispiel: #1234

Wenn Sie ausdrücklich nach einer Gruppennummer suchen wollen, geben Sie zwei Rauten vor der Nummer ein, zum Beispiel: ##1234

Suchbegriff eingeben

Springen Sie mit der Maus in das Suchfeld und geben Sie den Namen des Buchers oder des Gastes ein, nach dem Sie suchen - vgl. folgende Abbildung:

Sobald Sie die ersten Buchstaben eingegeben haben, beginnt protel Air mit der Suche. Die Anzahl der gefundenen Ergebnisse wird Ihnen direkt unter dem Sucheingabefeld angezeigt.

Nummern mit einer vorangestellten Raute # sind Reservierungsnummern, Nummern mit zwei vorangestellten Rauten ## sind Gruppennummern (bei ##0 handelt es sich um eine Einzelreservierung).

Mit den Pfeiltasten ihrer Tastatur () können Sie zwischen mehreren Suchergebnissen hin- und herspringen. Drücken Sie die Enter-Taste, um ein Suchergebnis zu übernehmen.

Die Suchergebnisse werden farblich im Zimmerplan hervorgehoben:

Mehrere Suchbegriffe eingeben

Sie können bei der Suche auch mehrere Suchbegriffe eingeben, zum Beispiel Nachname und Vorname. protel Air sucht in diesem Fall nur nach Namen, die beide eingegebenen Begriffe enthalten.

Suchfeld leeren

Wenn der Zimmerplan wieder in der Standardansicht angezeigt werden soll oder wenn Sie einen neuen Suchbegriff eingeben möchten, leeren Sie das Suchfeld mit Klick auf das kleine Kreuz im Suchfeld:

Suche Zimmer

[Reservierung > Zimmerplan > Zimmersuche]

Sie können im Zimmerplan nach einem bestimmten Zimmer suchen: Geben Sie den Namen oder die Nummer des Zimmers in das Feld Suche Zimmer... ein und der Zimmerplan springt direkt an die jeweilige Stelle - vgl. folgende Abbildung.

Wenn der Zimmerplan wieder in der Standardansicht angezeigt werden soll oder wenn Sie einen neuen Suchbegriff eingeben möchten, leeren Sie das Suchfeld mit Klick auf das kleine Kreuz im Suchfeld:

Zeitleiste

[Zimmerplan | Zeitleiste]

Die Zeitleiste des Zimmerplans zeigt Ihnen den Zeitpunkt an, in dem Sie sich gerade bewegen:

Zur besseren Übersicht ist sie in Wochenblöcke unterteilt.

Klicken Sie mit der Maus in einen beliebigen Bereich der Zeitleiste und bewegen Sie die Maus nach links oder rechts zum gewünschten Datum, um innerhalb der Zeitleiste zu navigieren!

Termine

[Zimmerplan | Termine]

Unterhalb der Zeitleiste befindet sich ein eigener Anzeigebereich für Termine oder Sonderzeiten. Damit haben Sie stets im Blick, in welchem Saisonzeitraum Sie sich gerade befinden. Neue Termine oder Sonderzeiträume können Sie spielend einfach im Menü Stammdaten > Hotelverwaltung > Termine eingeben, bearbeiten oder auch löschen.

Zimmerleiste

[Zimmerplan | Zimmerleiste]

Die Zimmerleiste listet alle Hotelzimmer in alphanumerischer Reihenfolge auf.

Klicken Sie mit der Maus auf den Scrollbalken und bewegen Sie die Maus nach oben oder unten, um innerhalb der Zimmerleiste zu navigieren!

Anzeige der Kategorie-Kurzbezeichnung

Wurde für eine Kategorie in den Stammdaten eine Kurzbezeichnung hinterlegt, wird diese im Zimmerplan rechts neben der Zimmernummer angezeigt. Ist keine Kurzbezeichnung gesetzt, wird der volle Name angezeigt.

HINWEIS: Soll die volle Bezeichnung dargestellt werden, achten Sie darauf, dass auch in der englischen Übersetzung der Kategorie kein Kürzel hinterlegt ist, da ansonsten die englische Kurzbezeichnung dargestellt wird.

Zimmerstatus

[Zimmerplan | Anzeige des Zimmerstatus]

Für jedes Zimmer wird im Zimmerplan der jeweils aktuelle Zimmerstatus angezeigt:

Die unterschiedlichen Icons haben folgende Bedeutung:

Zimmerstatus ändern

Sie können den Status mit einem einfachen Mausklick auf den Status ändern: Klicken Sie auf das Zimmerstatus-Symbol neben dem jeweiligen Zimmer. Anschließend öffnet sich eine Auswahlliste, in der Sie einfach den gewünschten Status auswählen können.

Darstellung von Zimmern, die zu einer gemeinsamen Reservierung gehören

[Zimmerplan | Anzeige von zusammenhängenden Reservierungen]

Markieren Sie im Zimmerplan ein Zimmer, werden alle Zimmer, die zur gleichen Reservierung gehören, ebenfalls markiert. Somit sind zusammengehörige Zimmer im Zimmerplan besser zu erkennen:

Darstellung von OOS/OOO-Zimmern

[Reservierung > Zimmerplan]

[Zimmerplan | Out of Order/Service Zimmer]

Zimmer mit dem Status Out of Service werden folgendermaßen dargestellt:

Zimmer mit dem Status Out of Order werden so dargestellt:

Angezeigt wird auch die Beschreibung der Zimmersperre (sofern hinterlegt).

Anzeige aktualisieren

[Reservierung > Zimmerplan]

"Refresh" bei Änderungen

Wenn sich Daten, die im Zimmerplan angezeigt werden, an anderer Stelle ändern (zum Beispiel Änderung des Zimmerstatus in der HSK-Liste), erscheint die Änderung im Zimmerplan, sobald der jeweilige User dort

• den Refresh-Button klickt

• eine Reservierung bearbeitet/ändert

• die Zeitleiste im Zimmerplan verschiebt

Bei Bedarf können Sie die Zimmerplananzeige mit Klick auf das Refresh-Symbol oben links im Fenster aktualisieren.

Vorgemerkte Reservierungen (Warenkorb)

[Zimmerplan | Reservierungsanlage | Warenkorb]

Dieser Bereich öffnet sich am rechten Fensterrand, sobald Sie eine Reservierung anlegen.

Warenkorbgröße ändern

Die Größe des Warenkorbs kann individuell verändert werden. Einfach den Rand des Warenkorbbereichs mit der Maus anfassen und nach links oder rechts verschieben.

Gruppenreservierung

[Zimmerplan | Warenkorb | Gruppenreservierungskennzeichen]

Das Häkchen im Ankreuzfeld "Erzeuge Gruppenreservierung" entscheidet darüber, ob eine Gruppenreservierung angelegt werden soll.

Mehr Informationen zur Anlage von Gruppenreservierungen erfahren Sie hier (Kapitel "Reservierung > Gruppenreservierungen").

Kontingente

[Zimmerplan | Warenkorb | Auswahl eines Kontingents]

Wenn Ihr Hotel mit Kontingenten arbeitet und für den ausgewählten Zeitraum Kontingente aktiv sind, kann hier ein entsprechendes Kontingent ausgewählt und zugewiesen werden.

Sind keine Kontingente für den ausgewählten Zeitraum aktiv, bleibt die Auswahlliste leer.

Mehr zur Anlage von Kontingenten erfahren Sie hier.

Bucher

[Zimmerplan | Warenkorb | Auswahl des Buchers]

Tragen Sie hier den Namen des Buchers ein (oder Teile davon, z. B. den Anfangsbuchstaben). Noch während der Eingabe überprüft protel Air, ob der Name bereits in der Datenbank vorhanden ist. Übereinstimmungen werden in einer Liste angezeigt und können direkt mit <Enter> übernommen werden:

Sollte der Gast noch nicht vorhanden sein ...  

... öffnen Sie mit Klick auf die Lupe die Gästekarteisuche und klicken dort auf Neue Gästekartei, um den Gast in der Datenbank anzulegen.

Zeitraum

[Zimmerplan | Warenkorb | Anzeige von An- und Abreisedatum]

Der Zeitraum ist mit dem im Zimmerplan angeklickten Aufenthaltszeitraum vorbelegt. Klicken Sie in das Datumsfeld (Anreise/Abreise), wenn Sie ein anderes Datum für den Tag der An- oder Abreise auswählen oder eingeben möchten. Dies ist besonders praktisch bei Langzeitgästen (wenn das Abreisedatum mehrere Wochen in der Zukunft liegt).

Zimmer

[Zimmerplan | Warenkorb | Anzeige des Zimmers]

Das Zimmer ist mit dem im Zimmerplan gewählten Zimmer vorbelegt.

Pers.

[Zimmerplan | Warenkorb | Anzeige / Auswahl der Personen]

Falls Sie bei Reservierung die Anzahl der Personen, die das Zimmer belegen soll, kennen, können Sie hier über die kleinen Pfeiltasten die Personenzahl anpassen. Die Eingabe ist dabei auf die maximale Belegungsmöglichkeit des Zimmers begrenzt. Natürlich können Sie auch einfach die Zahl in dem Feld "Personen" direkt mit der richtigen Zahl überschreiben.

Vorgemerkte Reservierungen löschen

[Zimmerplan | Warenkorb | Papierkorb-Symbol]

Sie können eine vorgemerkte Reservierung löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol hinter der jeweiligen Zeile klicken.

Beispiel:

In der Abbildung wird das vorgemerkte Zimmer gelöscht.

Vorgemerkte Reservierungen buchen

[Zimmerplan | Warenkorb | Reservierung anlegen]

Klicken Sie unten rechts im Fenster auf den Button [Anlegen] um die vorgemerkten Zimmer zu buchen.

HINWEIS: Der Button wird erst aktiv, wenn Sie einen Bucher eingetragen haben!