Kontingente

[Reservierung > Kontingente]

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Ein Kontingent ist eine vertraglich zugesicherte Anzahl von Zimmern, die ein Vertragspartner (z. B. eine Reiseveranstalter) für einen bestimmten Vertragszeitraum vormerken kann. So ist es beispielsweise möglich einem Kunden (Reisebüro, etc.) die Garantie zu geben, in einem bestimmten Zeitraum frei über ein gewisses Kontingent an Zimmern verfügen zu können, ohne separate Verfügbarkeitsinformationen abrufen zu müssen. Nach Ablauf des Vertragszeitraums (Ablaufdatum) verfällt das Kontingent.

Video-Tutorials

HINWEIS: Die Video-Tutorials berücksichtigen nicht die Features seit November 2018!

Blockendes Kontingent anlegen

Das folgende Video zeigt Ihnen, wie Sie ein blockendes Kontingent anlegen.

 

Nicht-blockendes Kontingent anlegen

Das folgende Video zeigt Ihnen, wie Sie ein nicht-blockendes Kontingent anlegen.

 

Kontingentreservierungen anlegen ('Pickup')

Das folgende Video zeigt Ihnen, wie Sie eine Reservierung aus einem Kontingent abrufen und wie Sie eine angelegte Reservierung nachträglich einem Kontingent zuordnen können.

 

Kontingente (Startfenster)

[Reservierung > Kontingente]

In der Kontingentverwaltung können Sie Kontingente neu anlegen, bearbeiten oder löschen. Ein vorhandenes Kontingent kann mit einem Doppelklick geöffnet werden.

Öffnen Sie die Kontingentverwaltung mit Klick auf das Menü Reservierung > Kontingente.

Im Startfenster erhalten Sie eine Übersicht über alle im System hinterlegten Kontingente.

Beim Öffnen ist das Fenster zunächst leer. Setzen Sie eine Filtereinstellung (siehe unten. Abschnitt "Filter") und klicken auf die Lupe  um die Anzeige zu aktualisieren.

Filter

[Reservierung > Kontingente > Filter]

Über den Filter können Sie die Anzeige auf folgende Kriterien einschränken:

Dialog Kontingente | Filter

Von / Bis

Schränken Sie die Anzeige auf Kontingente ein, die nur innerhalb des eingegebenen Zeitraums (von/bis) gültig sind.

Name

Wenn Sie nach einem bestimmten Kontingent suchen möchten, können Sie hier den Namen des Kontingents eingeben. Die Suche akzeptiert auch die Eingabe von Teilwörtern, d.h. "May" würde die Begriffe Maybach, Lohmayer oder Mayer finden.

Kurzbez.

Wenn Sie nach einem bestimmten Kontingent suchen möchten, können Sie hier die Kurzbezeichnung des Kontingents eingeben. Die Suche akzeptiert auch die Eingabe von Teilwörtern (siehe oben).

Status

Zeigt nur Kontingente mit dem hier gewählten Status an. Der Status "Storniert" zeigt alle stornierten Kontingente an, unabhängig vom jeweiligen Stornotyp.

Um einen ausgewählten Status wieder aus dem Filter zu entfernen, klicken Sie auf das kleine Kreuz neben dem ausgewählten Status.

Stornotyp

Zeigt nur Kontingente mit dem hier gewählten Stornotyp an.

Um einen ausgewählten Stornotyp wieder aus dem Filter zu entfernen, klicken Sie auf das kleine Kreuz neben dem ausgewählten Stornotyp.

Drücken Sie <Enter> oder klicken Sie auf die Lupe  um die Anzeige zu aktualisieren.

Spalten

Dialog Kontingente | Spalten

Name

Der Name wird bei Anlage des Kontingents im Tab "Übersicht" vergeben.

Short-Name

Die Kurzbezeichnung wird bei Anlage des Kontingents im Tab "Übersicht" vergeben.

Von / Bis

Zeitraum, in dem Zimmer für das Kontingent abgerufen werden können.

Ansprechpartner

Der Name des Ansprechpartners beim Bucher des Kontingents. Der Name wird für das Kontingent wird im Tab "Übersicht" hinterlegt.

Schlüsselwort

Schlüsselwort/Code , der bei einer Reservierung für dieses Kontingent anzugeben ist. Das Schlüsselwort für das Kontingent wird im Tab "Übersicht" hinterlegt.

Ablaufdatum

Bei einem Kontingent mit festem Ablaufdatum erscheint hier das Datum, an dem das Kontingent verfällt.

Verfalltage

Bei einem Kontingent mit einem dynamischen Ablaufdatum: Der hier angezeigte Wert (z.B. "7") gibt an, wieviele Tage vor Anreise das Kontingent verfällt (Verfallsfrist). Die Reservierung muss dann vor diesem Termin gebucht werden. Beispiel: Würde hier eine "7" stehen, würde dies bedeuten, dass die letzte Reservierung spätestens sieben Tage vor Anreise eingegeben werden muss.

Abrufbar

= Das Kontingent ist abrufbar, d.h. es können Reservierungen für das Kontingent genannt werden.

= Das Kontingent ist noch nicht abrufbar / freigegeben, zum Beispiel weil noch kein gültiger Vertrag mit dem Bucher abgeschlossen wurde. Für nicht abrufbare Kontingente können noch keine Reservierungen genannt werden.

Anz. Res.

Anzahl der für das Kontingent genannten Reservierungen. Beispiel: Bei einer "2" wurden bereits 2 Reservierungen für das Kontingent gebucht.

Storniert

= Es handelt sich um ein storniertes Kontingent.

= Es handelt sich NICHT um ein storniertes Kontingent.

Stornogrund

Zeigt den bei der Stornierung eingegebenen Freitext (Stornogrund) an.

Status

Zeigt den Status des Kontingents an (Anfrage, nicht blockend, blockend oder storniert).

Anfrage = Bei Kontingentreservierungen mit diesem Status handelt es sich um unverbindliche Anfragen ohne Einfluss auf die Verfügbarkeit.

Blockend =  Es handelt sich um ein "blockendes" Kontingent. Blockende Kontingente reduzieren unmittelbar die Verfügbarkeit des Hotels. Der Kontingentstatus "Blockend" wird im Tab "Übersicht" hinterlegt.

Nicht blockend = Es handelt sich nicht um ein blockendes Kontingent. Nicht blockende Kontingente werden nicht von der Verfügbarkeit des Hotels abgezogen. Der Kontingentstatus "Nicht Blockend" wird im Tab "Übersicht" hinterlegt.

Storniert =  Das Kontingent wurde vom Bucher storniert oder vom Hotel abgelehnt

Neues Kontingent anlegen

Klicken Sie im Dialog Kontingente auf Hinzufügen, um ein neues Kontingent anzulegen.

Es öffnet sich ein neuer Dialog.

Befüllen Sie dort den Reiter Übersicht (weiterlesen...).

Release Notes

Neu ab November 2019

Zahlungsinstruktionen für Kontingente anlegen

Reservierung > Kontingente > Kontingent-Dialog > Neuer Tab: Zahlungsinstruktionen

Hinterlegen Sie für Ihre Kontingente eine oder mehrere Zahlungsinstruktionen, die dann automatisch für alle Reservierungen gelten, die über das Kontingent gebucht werden.

Benefit: Alle Umsätze aus den Kontingentreservierungen werden direkt auf die definierten Konten umgeleitet. Die Anlage und Verwaltung großer Kontingente wird somit deutlich einfacher und effizienter.

Und so funktioniert's:

>>> Mehr erfahren

Zimmerliste manuell eingeben

Reservierung > Kontingente > Kontingent-Dialog > Neuer Button: Zimmerliste / Manuell eingeben

Neben dem Import der Zimmerliste können Sie jetzt alle Gäste und Reservierungen für ein Kontingent in nur wenigen Schritten von Hand eingeben. Damit verfügen Sie über eine weitere Möglichkeit, in einem einzigen Durchgang mehrere Reservierungen für ein Kontingent zu nennen.

Benefit: Die Anlage und Verwaltung von Kontingenten wird um ein weiteres nützliches Feature ergänzt, das Ihnen besonders beim Umgang mit großen Kontingenten zugutekommt.

>>> Mehr erfahren

Neu ab Januar 2019

Kontingente kopieren

Reservierung > Kontingente > Übersicht > Kopieren

Es besteht die Möglichkeit, ein vorhandenes Kontingent zu kopieren. Die Kopierfunktion ist besonders bei häufig wiederkehrenden Kontingenten (Tourenprogrammen) eine enorme Arbeitserleichterung.

Sie können eine Kopie oder mehrere Kopien eines Kontingents erstellen. Bei der Multi-Kopierfunktion kann ein Tourcode zugewiesen oder erzeugt werden. Mithilfe des Tourcodes ist es möglich, mehrere Kontingente einer gemeinsamen Tour-Serie zuzuordnen.

>>> Mehr erfahren

Neu ab Dezember 2018

Kontingenttypen

Reservierung > Kontingente > Übersicht > Kontingenttyp

Stammdaten > Reservierung > Kontingente > Kontingenttyp

Mit der Funktion Kontingenttypen können Sie eigene Kontingenttypen verwalten und jedem Kontingent einen individuellen Typ zuweisen.

Die Einrichtung der Kontingenttypen erfolgt in den Stammdaten (Stammdaten > Reservierung > Kontingente > Kontingenttyp) - vgl. folgende Abbildung:

Im Kontingente-Dialog kann der Kontingentetyp zugeordnet werden - siehe folgende Abbildung:

Nutzen Sie die Funktion dafür, Ihre Kontingente in verschiedene Segmente aufzuteilen, wie zum Beispiel Hochzeiten, Events und Meetings, Businessveranstaltungen und vieles mehr. Sie können die Kontingenttypen nach Belieben in Ihren protel Air Stammdaten anlegen und somit individuell an Ihre Anforderungen anpassen.

Ihr Vorteil: Pro Kontingenttyp kann ein eigener Workflow für den Vertragszyklus definiert werden (siehe nächster Abschnitt)!

Auf Wunsch können Sie die Angabe des Kontingenttyps auch als Pflichtfeld definieren:

XSetup: Kontingenttyp als Pflichtangabe

Doppelklicken Sie den Eintrag Allotment type mandatory und setzen ein Häkchen in die Checkbox Aktiviert.

Neu: Benutzerdefinierte Workflows für unterschiedliche Kontingenttypen

Reservierung > Kontingente > Übersicht

Stammdaten > Reservierung > Kontingente > Vertragszyklus

Definieren Sie unterschiedliche Workflows, die einen genauen Vertragsfluss vorgeben und den Benutzer bei der Bearbeitung der Kontingente unterstützen.

Ihre individuellen Workflows erstellen Sie ganz einfach, indem Sie die einzelnen Schritte eingeben, die ein bestimmter Kontingenttyp (zum Beispiel 'Bustouren') üblicherweise in Ihrem Haus durchläuft.

Die Einrichtung der Kontingentschritte (Vertragszyklus) erfolgt in den Stammdaten (Stammdaten > Reservierung > Kontingente > Vertragszyklus) - vgl. folgende Abbildung:

In der Kontingentübersicht können Sie dann, je nach Bearbeitungsstatus des Kontingents, den jeweils nächsten Schritt zuordnen. Dieser wird Ihnen automatisch vom System vorgeschlagen - vgl. folgende Abbildung

Alle Vorteile auf einen Blick:

XSetup: Workfloweingabe aktivieren

Das Verwalten individueller Workflows für unterschiedliche Kontingenttypen muss über folgende Systemeinstellung aktiviert werden:

Doppelklicken Sie den Eintrag Force allotment workflows und setzen ein Häkchen in die Checkbox Aktiviert.

WICHTIG!

Der XSetup Force allotment workflows muss grundsätzlich in Kombination mit dem Xsetup Allotment type mandatory gesetzt werden! (beide Einträge müssen auf "aktiviert" stehen.)

Nach Aktivieren der Funktion muss der Benutzer für jedes Kontingent immer einen Kontingenttypen und den jeweils aktuellen Schritt auswählen. Die Schritte sind durch den Vertragszyklus vorgegeben, der für den Kontingenttyp hinterlegt ist (siehe oben: Einrichten der Kontingentschritte (Vertragszyklus) in den Stammdaten).

Traces

Wird ein Kontingent, in dem Traces hinterlegt wurden, storniert, so werden die Traces nun selbstständig aufgelöst. Kein händisches Löschen ist mehr nötig.

Weitere Optimierungen

Wurde die Anzahl der reservierten Zimmer in einem blockenden Kontingent reduziert, konnte es unter Umständen zu Fehlern kommen. Dies wurde nun behoben.

Zimmerliste

Reservierung > Kontingente > Button "Zimmerliste"

Eine weitere Neuerung in unserer Kontingentverwaltung ist die Möglichkeit, eine Zimmerliste zu importieren. Hier können Sie mit Hilfe einer von protel Air vorgegebenen Vorlage eine ganze Liste an Gästen direkt importieren.

Laden Sie sich dazu die entsprechende Excel-Liste im Kontingentdialog herunter. Diese Liste kann nun von Ihnen oder aber von z.B. einem Reisebüro mit den Gastdaten für das Kontingent gefüllt werden. Mit nur einem Klick laden Sie dann die Liste wieder in Ihr protel Air PMS hoch und können nun checken, ob alle Daten korrekt importiert wurden und die Zuordnung der Tabellenspalten mit den Feldern der protel Air Gästekartei übereinstimmt. Anschließend können Sie die Gästedaten noch einmal im Detail prüfen und ggf. anpassen.

In nur drei Schritten zum Erfolg

HINWEISE

Um die Zimmerliste zu verwenden muss dem Nutzer ein entsprechendes Benutzerrecht zugewiesen werden: PAirAllotmentImportRoomingList

Die Zimmerliste kann nur für abrufbare Kontingente verwendet werden, denen bereits Zimmer zugewiesen wurden.

>>> Mehr erfahren

Aktionsprotokoll für Kontingente

Reservierung > Kontingente > Aktionsprotokoll

Das Aktionsprotokoll für Kontingente kann jetzt direkt im Kontingent-Dialog aufgerufen werden. Hier wird alles geloggt, was in der Kontingentverwaltung geändert wird.

Traces für Kontingente

Reservierung > Kontingente > Traces

Für einzelne Kontingente können Sie nun Traces hinzufügen. Nutzen Sie die Trace-Funktion in den Kontingente z.B. dafür, um sich Kontingentbezogene Reminder oder ähnliches zu setzen. Sie finden die Traces-Funktion in der Kontingentverwaltung. Hier eingetragenen Traces können Sie auch über die Aktive Liste Traces aufrufen.

Alle Reservierungen auf einmal bearbeiten

Reservierung > Kontingente > Reservierungsübersicht

In der Reservierungsübersicht des Kontingents haben Sie jetzt auch die Möglichkeit, mit nur einem Klick ALLE Reservierungen eines Kontingents zu bearbeiten. Mithilfe des Buttons [Bearbeiten] gelangen Sie in den Bearbeitungsdialog, wo Sie z.B. die Anreise- und Abreisezeit, den Status oder auch die Kategorie und den Preis für alle markierten Reservierungen anpassen können.

Kontingent-Bemerkungen

Bemerkungen zu Kontingenten können jetzt in einem eigenen Reiter angelegt werden.

Kontingentarten

Verwalten Sie unterschiedliche Kontingenttypen und weisen Sie jedem Kontingent einen bestimmten Typ zu.

Neu ab November 2018

Erweiterungen im Startfenster (Kontingente)

[Reservierung > Kontingente]

Gezielte Suche über neue Filter:

Weitere Änderungen im Startfenster (Kontingente):

Erweiterte aktive Liste

Listen > Kontingente

In der aktiven Liste zur Anzeige von Kontingenten können Sie Kontingente Kontingenten nach deren Status filtern und nach dem Namen eines Kontingents suchen.

Erweitertes Aktionsprotokoll

[Listen > Aktionsprotokoll]

Beispiel:

Verwandte Themen

Kontingentliste (Listen > Kontingente).