Achtung!

Mit dem protel Air-Upgrade im Sommer 2020 haben sich nicht nur die Oberfläche sondern auch viele Funktionen in protel Air geändert.

Die aktualisierte Anleitung finden Sie in der neuen protel Air Hilfe.

Bitte beachten: Wir sind nach wie vor in einem Migrationsprozess. Daher kann es sein, dass Sie einige Funktionen immer noch wie in dieser Hilfe beschrieben nutzen können.

Wir werden diese Hilfe aus diesem Grund noch nicht komplett löschen.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Support!

Zahlarten

[Stammdaten > Kasse > Zahlarten (Flash)]

Inhalt EinblendenAusblenden

Reiter "Zahlarten"

Zahlart anlegen / bearbeiten

Reiter Allgemein [Zahlart]

Default-Zahlart innerhalb der Zahlart festlegen

Reiter "Interfaces" [Zahlart]

Reiter Vorlagen [Zahlart]

Reiter "Konten"

Neues Konto anlegen

Reiter "Nummernkreis"

Reiter "Zahlarten"

Verwalten Sie hier die in Ihrem Hause gängigen Zahlarten. Die Zahlarten unterteilen sich in die Gruppen:

Bargeldlos
Barzahlung
Debitoren
Kreditkarte

Legen Sie sich hier in den jeweiligen Gruppen eigene Zahlarten an und bearbeiten oder löschen diese.

Zahlart anlegen / bearbeiten

[Stammdaten > Kasse > Zahlarten (Flash)]

Neuanlage: Markieren Sie in der linken Baumansicht die Gruppe, der die neue Zahlart angehören soll, und klicken auf [+Hinzufügen].

Bearbeiten: Doppelklicken Sie eine bereits vorhandene Zahlart - der Dialog "Zahlart bearbeiten" öffnet sich.

Reiter Allgemein [Zahlart]

[Stammdaten > Kasse > Zahlarten (Flash) > Zahlart bearbeiten]

Zahlarteigenschaft	Beschreibung
Code (PLU)	Geben Sie für jede Zahlart eine eigene ID ein. Auf diese Weise können Sie Ihre Zahlarten perfekt organisieren, indem Sie zum Beispiel bestimmte Nummernkreise pflegen. WICHTIG: Wenn Sie mehrere Zahlarten pro Zahlungstyp (z.B. Barzahlung) nutzen, wird beim Check-out immer die Zahlart mit der niedrigsten PLU-Nummer vorausgewählt! Weitere Infos siehe unten: Default-Zahlart innerhalb der Zahlart festlegen
Buchungstext	Geben Sie hier den Text ein, der zusammen mit Buchung der Zahlung vermerkt werden soll.
Kurzbez.	Kurzbezeichnung der Zahlart (wird momentan nur für interne Zwecke benötigt).
Beschreibung	Für interne Zwecke: näherer Beschreibungstext mit Hinweisen oder Erläuterungen zur Zahlart.
Währung	Für jede Währung, die in Ihrem Haus akzeptiert wird oder im Rahmen des Devisenwechsels eingetauscht werden kann, muss eine Zahlart mit der entsprechenden Währung existieren. In den Stammdaten kann die Zahlart deshalb mit einer Währung versehen werden. Legen Sie für jede Währung mindestens eine eigene Zahlart an. mehr erfahren...
Zahlungstyp	Legt die Grundzahlart fest (zum Beispiel "Barzahlung").
Kreditkartentyp (erscheint nur beim Zahlungstyp "Kreditkarte")	Wenn es sich bei der Zahlart um den Zahlungstyp "Kreditkarte" handelt, muss auch der jeweilige Kreditkartentyp angegeben werden. Über den Kreditkartentyp wird die Dachmarkengesellschaft einer Kreditkarte gekennzeichnet (z.B. VISA). Vorteil: Der eigentliche Buchungstext kann nach Belieben vergeben werden (zum Beispiel "Amex" anstelle von "American Express", etc).
Max Wert	Hier können Sie den maximal möglichen Wert festlegen, der mit dieser Zahlart beglichen werden kann. Zum Beispiel, wenn Zahlungen mit Scheck nur bis zu einer gewissen Höhe entgegengenommen werden.
Im Internet buchbar	Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die Zahlart in der Online-Buchbarkeit zur Verfügung stehen soll.
Saldo bleibt offen	Ein gesetztes Häkchen bedeutet: Zahlungen, die mit dieser Zahlart verbucht werden, werden als "offen" weitergeführt, bis die Forderung ausgeglichen wurde.
In Ein-/Auszahlungen verfügbar	Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die Zahlart für Ein- und Auszahlungen angeboten werden soll. Die Zahlart steht entsprechend im Programm Ein-/Auszahlungen zur Verfügung.
Ist Debitor	Ein hier gesetztes Häkchen wandelt die Zahlart in einen Debitor um. Dies empfiehlt sich insbesondere bei der Zahlart "Auf Rechnung". Bei als Debitor gekennzeichneten Zahlarten wird auf der Rechnung standardmäßig ein Saldo ausgewiesen.
In Debitoren verfügbar	Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die Zahlart in der Debitorenverwaltung als Ausbuchungszahlart angeboten werden soll.
Ist signaturpflichtig	Diese Einstellung betrifft nur Kunden in Österreich und gilt nur im Rahmen der RKSV. Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Zahlungen, die mit dieser Zahlart verbucht werden, eine Signatur erstellt werden soll.
Verfügbar in	Über die Auswahl "Verfügbar in" wird gesteuert, in welchem Programm/Bereich eine Zahlart verfügbar sein soll: Front Office: Die Zahlart kann über das Front Office in protel Air gebucht werden (Standard) Minibar (nur, wenn Sie die protel Air Housekeeping App einsetzen): Die Zahlart steht in der protel Air Housekeeping-App zur Buchung zur Verfügung. MICE (nur, wenn Sie protel Air MICE einsetzen): Die Zahlart steht in der Bankettverwaltung protel Air MICE zur Verfügung. Soll eine Zahlart überall buchbar sein, wird die Zahlart allen drei Bereichen zugeordnet.
Aktiv	Entfernen Sie das Häkchen, wenn die Zahlart (vorübergehend) nicht verwendet werden soll.

Default-Zahlart innerhalb der Zahlart festlegen

Stammdaten > Kasse > Zahlarten (Flash) > Artikelnummer (PLU)

Wenn Sie für eine Zahlartgruppe mehrere Zahlarten im System verwalten, empfiehlt es sich, eine Standardzahlart festzulegen, die beim Check-out / Buchen der Zahlung automatisch für diese Zahlartgruppe vorausgewählt wird (zum Beispiel "Cash" bei der Zahlart Barzahlung).

So gehen Sie vor:

Wählen Sie im Reiter Zahlarten eine Zahlart aus (links in der Baumansicht).

In der Übersicht sehen Sie die unterschiedlichen Zahlarten, inklusive der zugeordneten Codes (Spalte "Code").

Der Code legt die Sortierreihenfolge der Zahlarten innerhalb der Gruppe fest. Die Zahlart mit dem niedrigsten Code wird in allen Auswahllisten zuerst angezeigt und ist somit auch die Default-Zahlart beim Bezahlvorgang.

Wenn Sie zum Beispiel eine Reservierung auschecken oder eine Zahlung buchen, schlägt protel Air für die jeweilige Zahlartengruppe die Zahlart mit der niedrigsten Nummer vor.

Code ändern

Öffnen Sie die Zahlart mit einem Doppelklick.

Geben Sie in das erste Feld (Code / PLU) die gewünschte Ziffer ein. Die Ziffer legt die Sortierreihenfolge fest.

Wir empfehlen, für alle Zahlarten innerhalb einer Zahlartengruppe eine Ziffer zu vergeben. Die Zahlart mit der niedrigsten Ziffer innerhalb der Gruppe ist die Default-Zahlart.

Beispielkonfiguration für unterschiedliche Zahlarten in einer Gruppe:

Zahlartengruppe	Code (PLU)	Zahlart
Barzahlung	9000	Cash
Barzahlung	9001	Cash Deposit
Bargeldlos	9005	Scheck
Bargeldlos	9006	Travellerscheck
Debitor	9010	Auf Rechnung
Debitor	9011	Auf Rechnung (Firma)
Kreditkarte	9015	Visa
	9016	Mastercard
	9017	American Express
	9018	Diners
	9019	JCB
	9020	EFT Payment (Chip & PIN)

Auswirkung auf die Anzeige im Zahlungsdialog

Wenn mehr als eine "Cash"-Zahlart in den Stammdaten existiert (wie im obigen Beispiel), wird automatisch die Zahlart mit der niedrigsten Nummer im Zahlungsdialog (Check-out) eingesetzt. Dem Beispiel oben folgend wäre das 9000 - Cash. Möchte der Benutzer 9001 - Cash Deposit für die Zahlung einsetzen, kann er diese Zahlart problemlos über die Auswahlliste im Check-out-Dialog zuordnen.
Wenn Bargeldlos (Other) im Reservierungsdialog als Zahlart ausgewählt wird, wird diese Zahlart für alle Rechnungsfenster als Standardzahlart gesetzt. Wenn mehr als eine "Bargeldlos"-Zahlart in den Stammdaten existiert, wird automatisch die Zahlart mit de niedrigsten Nummer im Zahlungsdialog (Check-out) eingesetzt. Dem Beispiel oben folgend wäre das 9005 - Scheck. Möchte der Benutzer 9006 - Travellerscheck für die Zahlung einsetzen, kann er diese Zahlart problemlos über die Auswahlliste im Check-out-Dialog zuordnen.

Reiter "Interfaces" [Zahlart]

[Stammdaten > Kasse > Zahlarten (Flash) > Zahlart bearbeiten]

Der Reiter Interfaces greift nur in Verbindung mit einer eingerichteten FIBU-Schnittstelle!

Zahlarteigenschaft	Beschreibung
Aktivkonto	Hier werden die Aktivkontennummern aus der Fibu für die Zahlart hinterlegt. Ob es verschiedene Konten für verschiedene Zahlarten gibt, muss vom Buchhalter entschieden werden. Das Aktivkonto muss bei jeder Zahlart eingetragen werden (Ausnahme: Debitoren).
Kostenstelle 1, 2.	Kostenstellen 1 und 2 sind eventuell wichtig für Aussenstellen, wo andere Steuersätze gelten, oder für die separate Darstellung von gewissen Umsätzen, die woanders generiert werden.

Reiter Vorlagen [Zahlart]

[Stammdaten > Kasse > Zahlarten (Flash) > Zahlart bearbeiten]

Hier können Sie für die Zahlart einen Zahlungsbeleg auswählen, der beim Verbuchen einer Zahlung mit dieser Zahlart gedruckt werden soll.

Wird hier kein Zahlungsbeleg zugeordnet, wird beim Verbuchen der Zahlart kein Beleg gedruckt.

Abbildung: Stammdaten > Kasse > Zahlarten (Flash) > Zahlart bearbeiten > Reiter Vorlagen

Zahlarteigenschaft

Beschreibung

Zahlungsbeleg

Wählen Sie hier die Vorlage für den Zahlungsbeleg aus, der beim Verbuchen dieser Zahlart gedruckt werden soll.

Die Vorlagen für den Zahlungsbeleg finden Sie hier: Stammdaten > Dokumente > Textvorlagen > Standardvorlagen. Bei Bedarf können Sie auf Basis der Standardvorlagen eigene Vorlagen erstellen.

Steuer

Um die Steuer auf dem Zahlungsbeleg ausweisen zu können, können Sie hier den gesetzlich gültigen Umsatzsteuersatz eintragen.

Nummernkreis

Hier können Sie für den Beleg einen Nummernkreis reservieren. Damit enthält der Beleg eine eindeutige Belegnummer. Anhand der Nummernkreise ist zum Beispiel erkennbar, um was für einen Beleg es sich handelt.

Nummernkreise werden über Stammdaten > Zahlarten /Register „Nummernkreis“> festgelegt (siehe hier).

Reiter "Konten"

[Stammdaten > Kasse > Zahlarten (Flash)]

Die hier angelegten Konten stehen als Konten im Programm "Ein-/Auszahlungen" zur Verfügung.

Neues Konto anlegen

Klicken Sie auf den Reiter "Konten" und im Anschluss auf [+Hinzufügen].

Geben Sie einen Namen und einen Kurznamen ein.

Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein (zum Beispiel, wofür das Konto verwendet werden soll). Die Beschreibung dient rein internen Zwecken.

Damit das Konto im Hotelbetrieb zur Verfügung steht, muss die Checkbox Aktiv ein Häkchen enthalten. Entfernen Sie das Häkchen, wenn das Konto (vorübergehend) nicht verwendet werden soll.

Reiter "Nummernkreis"

[Stammdaten > Kasse > Zahlarten (Flash)]

Für den Druck von Zahlungsbelegen können Sie verschiedene Nummernkreise erstellen, so dass bereits an der Nummer eines Belegs erkennbar ist, ob es sich z.B. um eine Barzahlung oder EC-Zahlung handelt.

Klicken Sie auf [Hinzufügen] um einen neuen Nummernkreis anzulegen oder doppelklicken Sie einen Nummernkreis in der Übersicht um diesen zu bearbeiten.

Eigenschaft	Beschreibung
Name	Geben Sie eine Bezeichnung für den Nummernkreis ein (zum Beispiel "Barzahlung"). Unter dem hier vergebenen Namen wird der Nummernkreis im System auswählbar sein (zum Beispiel für den Belegdruck).
Präfix	Das Präfix wird dem Nummernkreis vorangestellt, d.h. mit der hier eingegebenen Zeichenfolge beginnt der Nummernkreis. Das Präfix ist im Gegensatz zum Zähler unveränderlich. Die Angabe des Präfixes ist optional.
Nummernkreis	Ziffer bzw. Zähler, mit dem der Nummernkreis beginnen soll. Jedes Mal, wenn eine Nummernkreis-Variable im Dokument eingefügt wird, wird der Zähler automatisch um den Wert 1 erhöht.
Suffix	Das Suffix wird an den Nummernkreis angehängt, d.h. mit der hier eingegebenen Zeichenfolge endet der Nummernkreis. Das Suffix ist im Gegensatz zum Zähler unveränderlich. Die Angabe des Suffixes ist optional.