Multi Currency einrichten

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Achtung!

Bei Multi Currency handelt es sich um ein Zusatzmodul, das durch den protel Cloud Support oder Ihren protel Partner aktiviert werden muss. Sprechen Sie uns oder Ihren protel Partner an, wenn Sie Multi Currency in Ihrem Betrieb nutzen wollen: cloudsupport@protel.net.

Zur Einrichtung von Multi Currency sind mehrere Schritte notwendig, die im folgenden Artikel erläutert werden.

Wichtig zu wissen

Grundlage für alle Buchungen ist immer die lokale Währung. Das bedeutet, dass die Fremdwährungsbuchung zusätzlich als Information zu den einzelnen Buchungen gespeichert wird. Umsatzberichte, Rechnungen, Statistiken usw. behalten als Grundlage die lokale Währung.

Multi Currency wird im Front Office nur in der HTML 5 Version von protel Air unterstützt!

Währungen definieren

Im ersten Schritt müssen die Währungen angelegt werden, die im Hotel akzeptiert werden. Diese Einstellungen finden Sie in den Stammdaten der HTML 5-Version unter dem Punkt "Hotelverwaltung > Mein Betrieb" und dort im Tab "Währungen".

1) Stammdaten > Hotelverwaltung > Mein Betrieb öffnen.

2) Währungen eingeben

Achten Sie darauf, dass die lokale Hotelwährung als Standardwährung angelegt wird. Markieren Sie die Währung und klicken unten rechts im Fenster den Button [Setze als Standardwährung]:

Artikel - Währung zuordnen

[Stammdaten > Kasse > Artikel]

Wenn Sie Artikel in einer Fremdwährung anbieten, legen Sie diese Artikel in den Artikelstammdaten in der entsprechenden Währung an - vgl. folgende Abbildung:

Achtung!

Wurde für einen Artikel keine Währung gesetzt, gilt für diesen Artikel immer die Hotelwährung (das ist die Währung, die in den Stammdaten als Standardwährung festgelegt wurde). Wenn ein Hotel im laufenden Betrieb auf Multi Currency umgestellt wird, gilt für alle Artikel also zunächst die Standardwährung.

Pakete

Achtung!

Bitte beachten Sie, dass ein Paket nur aus Artikeln mit derselben Währung zusammengestellt werden darf!

Zahlarten - Währung zuordnen

Zahlarten für die Fremdwährung

[Stammdaten > Kasse > Zahlarten (Flash)]

Für jede Währung, die in Ihrem Haus akzeptiert wird oder im Rahmen des Devisenwechsels eingetauscht werden kann, muss eine Zahlart mit der entsprechenden Währung existieren. In den Stammdaten kann die Zahlart deshalb mit einer Währung versehen werden. Legen Sie für jede Währung mindestens eine eigene Zahlart an.

Wurde für eine Zahlart noch keine Währung gesetzt, gilt für diese Zahlart die Hotelwährung.

Wenn Sie in Ihrem Betrieb zum Beispiel Zahlungen in US-Dollar akzeptieren, müssen Sie für die Fremdwährung eine entsprechende Zahlart mit dieser Währung anlegen (zum Beispiel: Pfund Sterlin (Bar) - vgl. folgende Abbildung.

Auch für den Devisenwechsel muss für jede Währung, die in Ihrem Haus eingetauscht werden kann, eine Zahlart existieren und im Programm Devisenwechsel verfügbar gemacht werden (siehe nächster Abschnitt).

Zahlarten für den Devisenwechsel

Für die Fremdwährungen, die im Programm Devisenwechsel getauscht werden sollen, muss in den Stammdaten ebenfalls eine Zahlart existieren und entsprechend gekennzeichnet werden - siehe folgende Abbildung.

[Stammdaten > Kasse > Zahlarten (Flash)]

Die jeweilige Zahlart muss im Front Office, in den Kassen und im Scheck-/Devisenwechsel verfügbar sein.

Werden mehrere Fremdwährungen an- oder verkauft, muss für jede Fremdwährung mindestens eine Zahlart angelegt werden.

Für den Devisenwechsel müssen jeweils gültige Wechselkurse angelegt werden - siehe folgender Abschnitt.

Wechselkurse eintragen

[Kasse > Devisenwechsel]

Sobald alle Währungen und entsprechende Zahlarten angelegt sind, können die Wechselkurse eingegeben werden. Dies erfolgt im Programm Kasse > Devisenkurse.

Tragen Sie bei jeder Währung einen Wechselkurs ein, der zur automatischen Umrechnung verwendet wird. Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier.

Fixierung des Wechselkurses

Bei der Umrechnung von einer Währung in die andere stellt sich die Frage, welcher Stichtag bzw. Zeitpunkt für die Festlegung des Wechselkurses herangezogen werden soll. In protel Air entscheidet eine zentrale Systemeinstellung, wie der Stichtag für den Wechselkurs bestimmt werden soll:

1) Wechselkurs automatisch einfrieren

Der Wechselkurs kann zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch eingefroren werden. Als Referenz für den Wechselkurs gilt dann der eingefrorene Tag.

Wann wird der Wechselkurs eingefroren?

    1. Festschreibung am Tag der An- oder Vorauszahlung:
      Wurde vor Anreise eine Zahlung oder Leistung gebucht, wird der Kurs am Tag der Buchung für die gesamte Reservierung festgeschrieben. Es gilt dann jeweils der Kurs, der am Tag der Anzahlung/ Vorauszahlung / Leistungsbuchung gültig war.

    2. Festschreibung bei Anreise
      Wurde für die Reservierung noch keine Zahlung gebucht, wird der Kurs beim Check-in für den gesamten Aufenthalt festgelegt. Es gilt dann jeweils der Kurs, der am Tag der Anreise im System gespeichert ist.

Das Einfrieren des Wechselkurses hat den Vorteil, dass die Reservierungen mit einheitlichen Umrechnungssummen abgerechnet werden können (ein Kurs für die gesamte Reservierung).

Beispiele

Anzahlung: Die Landeswährung eines Hotels ist EUR, als Fremdwährung werden US Dollar akzeptiert. Ein Gast aus den USA bucht ein Zimmer für 100 US-Dollar/Nacht und zahlt das Zimmer drei Wochen vor Anreise in US-Dollar an. Der Wechselkurs wird am Tag der Verbuchung der Anzahlung - also drei Wochen vor Anreise - festgeschrieben.

Check In:Die Landeswährung eines Hotels ist EUR, als Fremdwährung werden US Dollar akzeptiert. Ein Gast aus den USA bucht ein Zimmer für 100 US-Dollar/Nacht, die Anreise ist in drei Wochen, eine Anzahlung erfolgt nicht. Der Gast reist an und checkt ein. Beim Check-in wird der Wechselkurs für den kompletten Aufenthalt festgeschrieben und für die Umrechnung in EUR genutzt.

2) Wechselkurs nicht einfrieren

Wenn der Wechselkurs nicht eingefroren wird, gilt immer der am Tag der Verbuchung gültige Wechselkurs.

Achtung!

Die Systemeinstellung für die Fixierung des Wechselkurses wird bei der Multi Currency-Installation einmalig festgelegt und kann nur durch den protel Cloud Support gesetzt werden.

Preise einrichten / anpassen

[Stammdaten > Reservierung > Preise > Erweiterte Preisberechnung]

Wenn Sie einen Preis in einer Fremdwährung anbieten (zum Beispiel für ein internationales Buchungsportal), können Sie den jeweiligen Preis in der gewünschten Währung anlegen.

Achtung!

Bitte beachten Sie, dass Fremdwährungspreise nur im Rahmen der erweiterten Preisberechnung eingerichtet werden können (Stammdaten > Reservierung > Preise > Erweiterte Preisberechnung). Listenbasierte (einfache) Preistypen können nur in der lokalen Hotelwährung angelegt werden.

Definieren Sie für jeden Preis, der über die erweiterte Preisberechnung angelegt wird, exakt eine Währung. Die Währung wird im Übersichtsfenster des Preises eingestellt - siehe folgende Beispielabbildung:

In der erweiterten Preisberechnung wird zwischen der Zimmerpreiskalkulation und der Artikelkalkulation unterschieden. In der Zimmerpreiskalkulation wird der reine Zimmerpreis abhängig von verschiedenen Bedingungen eingegeben. In Artikelkalkulationen legen Sie alle zusätzlichen Leistungen an, die Sie mit einem Preistyp verkaufen möchten.

Zimmerpreiskalkulation

In den Zimmerpreiskalkulationen kann keine Währung eingestellt werden. Zimmerpreise erben automatisch die Währung aus der übergeordneten Rate.

Artikelkalkulation

Jeder zu buchende Artikel kann in einer beliebigen Währung angelegt werden. Wird dieser verbucht, wird der jeweilige Betrag automatisch in die Währung des Preistyps umgerechnet und dann verbucht.

Achtung!

Um Wechselkurs stabile Preise zu errechnen empfiehlt es sich, alle Artikel, die Sie in einer gemeinsamen Artikelkalkulation anlegen, in der Währung der zugehörigen Rate zu erstellen. Ausgenommen hiervon sind Artikel wie "Ortstaxe", die immer in der lokalen Währung hinterlegt werden sollten.

Textvorlagen

[Stammdaten > Dokumente > Textvorlagen]

In Rechnungen und Bestätigungstexten kann der Fremdwährungsbetrag mithilfe der folgenden Textersetzungsschlüssel ausgegeben werden:

Bitte passen Sie Ihre Vorlagen in den Stammdaten entsprechend an.

Daily Rates

[Reservierung > Daily Rates]

Die Einstellungen in den Daily Rates gelten immer in der Währung des jeweiligen Preistyps.

Preisverfügbarkeit

[Stammdaten > Reservierung > Preisverfügbarkeit]

Preiseinstellungen in der Preisverfügbarkeit gelten immer für die Währung des jeweiligen Preistyps.

Da immer die Währung des jeweiligen Preistyps gilt, empfiehlt es sich Preisverfügbarkeiten immer für einen Preistyp oder ein Set aus Preistypen mit gleichen Währungen anzulegen.

Reports

[Büro > Berichtswesen]

Aktuell werden sämtliche Reports immer in der Hotelwährung erstellt.

Internet Distributionssysteme (IDS)

Alle Preise werden grundsätzlich in der Währung des jeweiligen Preistypen exportiert.

Kassen-Interfaces

Verbuchungen von angeschlossenen Kassen-Interfaces werden immer in der lokalen Hotelwährung vorgenommen. Bei den Interfaces ist deshalb darauf zu achten, dass hier in derselben (lokalen) Währung verbucht wird.

Wechselkursdifferenzen buchen

Wechselkurse ändern sich ständig und deshalb ändert sich auch der Gegenwert in der lokalen Währung. Von Zeit zu Zeit sind deshalb Wechselkursdifferenzen unvermeidlich. Wechselkursdifferenzen sind keine buchhalterischen Fehler, es handelt sich um eine Anpassung, die nötig ist, um die Buchhaltung und die Kursschwankungen aufeinander abzustimmen.

Wechselkursdifferenzen buchen Sie am besten als Gewinn oder Verlust auf einen entsprechenden Artikel.

Legen Sie sich hierfür in den Stammdaten einen Artikel "Wechselgewinn" und "Wechselverlust" an.

Verweise

Multi Currency im Front Office

Devisenkurse

Devisenwechsel