Textvorlagen

Sie haben in protel Air die Möglichkeit, für Ihre Rechnungen, Reservierungsbestätigungen und Meldescheine eigene Textvorlagen zu gestalten. Diese Vorlagen können Sie mit Open Office, einer kostenlosen Bürosoftware, die Sie aus dem Internet herunterladen können, erstellen und im odt-Format speichern.

Die aktuelle Version von Open Office können Sie hier herunterladen: http://de.openoffice.org.

Aufruf

1. Öffnen Sie in protel Air das Menü "Optionen" und klicken Sie auf den Menüpunkt "Stammdaten".

2. Klicken Sie im Stammdaten-Fenster auf das Textvorlagen-Symbol:

protel Air unterscheidet zwei Arten von Textvorlagen, die sich in jeweils unterschiedlichen Ordnern befinden:

Standardvorlagen

[Stammdaten > Textvorlagen > Meine Textvorlagen]

In diesem Ordner  finden Sie die werkseitig mitgelieferten Vorlagen, die Sie für die individuelle Gestaltung verwenden können.

Meine Textvorlagen

[Stammdaten > Textvorlagen > Meine Textvorlagen]

Hier können Sie Ihre persönlichen und selbstgestalteten Vorlagen für Reservierungen, Rechnungen, Kundentexte  und Meldescheine verwalten. Dieser Ordner ist bei neu erworbenen Systemen leer.

Eigene Textvorlagen anlegen

Eine neue eigene Textvorlage entwerfen Sie am Besten auf Basis einer Standardvorlage. Wie das geht und welche weiteren Schritte damit verbunden sin, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Vorlage herunterladen und bearbeiten

Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken über die Art der Vorlage, die Sie erstellen möchten. Möchten Sie z. B. eine eigene Reservierungsvorlage erstellen, laden Sie sich als Schablone für die neue Vorlage eine Standardvorlage vom Typ "Reservierung" herunter, etc.

Unsere Empfehlung: Erstellen Sie auf der Festplatte des Rechners, auf dem Sie die Vorlage speichern, für jede Vorlagenart und Sprache jeweils einen eigenen Ordner  (z.B. einen Ordner "Reservierungsvorlage" mit den Unterordnern Deutsch, Englisch, Französisch usw.).

1. Klicken Sie zum Herunterladen der Vorlagen-Datei auf den Dateinamen in der Tabelle und speichern Sie die Vorlage in einem Verzeichnis Ihrer Wahl (z. B. im zuvor angelegten Vorlagenordner und dort im jeweiligen Sprachverzeichnis).

2. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei, die den Namen "default.odt" trägt, mit dem Open Office-Programm und ändern Sie Text, Textersetzungsschlüssel oder Layout ganz nach Ihren Wünschen.

3. Eigenes Logo einfügen
   Oben rechts in den Vorlagen ist jeweils ein kleines protel-Logo eingebunden. Sie können dieses Logo natürlich durch Ihr eigenes Logo ersetzen. Markieren Sie das protel-Logo und ersetzen Sie es durch Hochladen oder Einkopieren des eigenen Logos.

Selbst erstellte Vorlagen hinzufügen

Speichern Sie die neue Textvorlage nach Fertigstellung unter einem neuen Namen auf Ihrer Festplatte. Bitte beachten Sie dabei, dass Sie im Dateinamen keine Umlaute, Sonder- oder Leerzeichen verwenden (Schreiben Sie z.B. "Bestaetigung" statt "Bestätigung"!).

Nun müssen Sie die selbst erstellte Vorlage noch hochladen:

1. Klicken Sie in der Baumansicht auf der linken Fensterseite unter "Textvorlagen" auf "Meine Textvorlagen".

2. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Hinzufügen]. Ein Fenster zur Bearbeitung der Textvorlage öffnet sich.

3. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein.   TIPP: Wenn der Benutzer später den Dialog zur Vorlagenauswahl aufruft, werden die Vorlagen in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Vorlagen, die zusammengehören, können zum Beispiel mit demselben Zeichen versehen werden, damit sie später in einem gemeinsamen "Block" angezeigt werden. Auf diese Weise lässt sich eine Gruppierung unterschiedlicher Vorlagen erreichen.

4. Wählen Sie die Art der neuen Vorlage aus und die Sprache, in der sie verfasst ist.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Pünktchen .

6. Wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem sich die Vorlage befindet und übernehmen die Datei mit Klick auf die Schaltfläche "Öffnen".

7. Klicken Sie anschließend die Schaltfläche "OK" und die neue Textvorlage wird in die Liste übernommen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass nur *.odt Dateien (Open Office Dokumente) verwendet werden können!

Nicht benötigte Textvorlagen ausblenden

Beim Drucken von Reservierungsbestätigungen, Rechnungen oder Meldescheinen können Sie aus vielen verschiedenen Textvorlagen auswählen. Damit Ihnen nur Textvorlagen zur Auswahl angeboten werden, die Sie auch tatsächlich verwenden, können Sie nicht benutzte Vorlagen in den Stammdaten deaktivieren:

1. Öffnen Sie den Stammdaten-Dialog zur Konfiguration der Textvorlagen.

2. Doppelklicken Sie die Textvorlage, die Sie deaktivieren möchten.

3. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Ankreuzfeld „Aktiv“:

4. Bestätigen Sie mit [OK].

Die betreffende Vorlage wird beim Drucken nicht mehr im Auswahldialog angeboten.

TIPP: Sie können eine komplette Vorlagenart ausblenden, indem Sie alle Textvorlagen dieser Vorlagenart deaktivieren.

Beispiel:

Im Abgebildeten Beispiel wurden alle Standardvorlagen (Vorlagenart "Reservierung") deaktiviert.

Beim Drucken der Reservierungsbestätigung werden deshalb nur die erweiterten Reservierungsvorlagen als Vorlagenart angeboten:

QR-Codes einbinden

[Stammdaten > Textvorlagen > Meine Textvorlagen]

Binden Sie in Ihre Textvorlagen QR-Codes ein! QR-Codes sind zweidimensionale Codes, die von Smartphones und Tablets eingescannt und ausgelesen werden. In den QR Codes können Webadressen, Wegbeschreibungen oder Reservierungsinformationen untergebracht werden. Praktisch: Bei Einsatz der Ariane Self-Check-in Terminals kann der QR-Code beispielsweise zum Einchecken verwendet werden.

Und so gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie die gewünschte Vorlage in Open Office und fügen an die Stelle, wo der QR-Code erscheinen soll, ein beliebiges Bild ein (Menü "Einfügen > Bild > Aus Datei...").

2. Passen Sie ggf. die Bildgröße an. Das Bild wird später, wenn die Vorlage erstellt wird, durch den QR Code ersetzt.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen im Kontextmenü den Befehl Bild.

4. Öffnen Sie im Fenster "Bild" den Reiter Zusätze.

5. In das Eingabefeld Name geben Sie bitte ein: qrcode

6. In das Eingabefeld Alternativtext geben Sie entweder einen Ersetzungscode ein, der Informationen zur Reservierung wiedergibt (z.B. die Res.-Nr.) oder geben Sie die Internetadresse (Anreisebeschreibung, etc.) ein, auf die der QR-Code verlinken soll.

Abb.: In das Feld Alternativtext wurde eingegeben: "Ihre Reservierung vom ${arrival} bis ${departure} ResNr ${resID}".

7. Speichern Sie die Vorlage.

8. Open Office erzeugt jetzt einen QR-Code mit den gewünschten Informationen.

QR-Codes einlesen

Der Gast kann den QR-Code bequem in sein Endgerät (zum Beispiel Smartphone) einscannen. Sonst nur auf der Reservierungsbestätigung oder Rechnung untergebrachte Informationen stehen dann auch digital im Smartphone zur Verfügung.

Der am Endgerät eingescannte QR-Code könnte zum Beispiel folgendermaßen aussehen:

Abb.: Eingescannter QR-Code

QR-Code über die iPad-App einlesen

Ist auf einer Bestätigung ein QR-Code mit dem Ersetzungscode ${qrcodeinfo} als Alternativtext erstellt worden (vgl. QR-Codes einbinden, Schritt 6) kann dieser über die iPad-App eingelesen werden.

Das Einlesen des QR-Codes öffnet in der iPad-App automatisch die entsprechende Reservierung.

Einstellungen

[Stammdaten > Textvorlagen > Einstellungen]

Unter dem Reiter "Einstellungen" können Sie die Standard-Textvorlagen festlegen und diverse Einstellungen für den elektronischen Versand Ihrer Reservierungsbestätigungen vornehmen.

E-Mail Einstellungen

Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse und den Namen ein, der für den E-Mail Versand genutzt wird und beim Empfänger als Absender erscheint.

Beispiel:

Absender E-Mail-Adresse: rezeption@hotel-am-phoenixsee.de

Absender Name: Hotel am Phoenix-See

Kopie an mein Hotel senden

Hier können Sie bestimmen, ob Sie bei elektronisch verschickten Reservierungsbestätigungen eine Kopie der E-Mail erhalten möchten. Dabei sehen Sie auch, an welchen Empfänger die Nachricht ursprünglich ging. Dadurch erhalten Sie einen genauen Überblick, welcher Kunde wann welche Nachricht erhalten hat - und haben zur Not ein Belegexemplar zur Hand.

Standard-Einstellungen

Hotelverwaltung (Res.)

Bereich Einstellungen

Legen Sie fest, welche Ihrer Vorlagen standardmäßig für die Reservierungsbestätigung und den Meldeschein genutzt werden sollen:

Im Feld Versandart können Sie für Ihre Reservierungsbestätigungen eine Standard-Bestätigungsart auswählen. Beim Erstellen der Reservierungsbestätigung ist dann die eingestellte Bestätigungsart vorausgewählt. Beispiel: Sie versenden einen Großteil Ihrer Bestätigungen per E-Mail. Bei Erstellung der Reservierungsbestätigung soll deshalb immer die Option "E-Mail-Versand" vorausgewählt sein.

Bereich E-Mail-Vorlage

Im Bereich E-Mail Vorlage können Sie den Betreff sowie den begleitenden E-Mail Text gestalten.

In Ihrem E-Mail-Text können folgende Ersetzungscodes verwendet werden:

${curUser}, ${hotel.user} Angemeldeter Benutzer

${hotel.contactFN} Vorname des Ansprechpartners im Hotel

${hotel.contactLN} Nachname des Ansprechpartners im Hotel

${resNR} Reservierungsnummer im Betreff und im Text zu verwenden

${hotel.name} Name des Hotels

${gst.salutation} ${gst.lastName} Anrede und Nachname des Gasts

${arrival}  Anreise

${departure}  Abreise

${gst.shortSalutation}  Anrede Kurzform

${gst.department}  Name der zugewiesenen Abteilung

${gst.firstName}  Vorname des Gasts

${res.udf.", "}  Benutzerdefinierte Felder aus der Reservierung.  ", " muss durch die Kennung aus den Stammdaten ersetzt werden.

Beispiel: Reservierungsnummer in  E-Mail-Betreffzeile einfügen
Mit dem richtigen Textersetzungsschlüssel können Sie die Reservierungsnummer in die Betreffzeile der Bestätigungs-E-Mail ausgeben. Da mit der Reservierungsnummer eine eindeutige Kennung gegeben ist, können Sie per E-Mail versendete Reservierungsbestätigungen leichter Ihren Gästen zuordnen.

Ergänzen Sie hierfür die Betreffzeile der E-Mail-Vorlage um den Textersetzungsschlüssel ${resNR}. Dieser Schlüssel übernimmt die Reservierungsnummer direkt aus dem System.

Bitte achten Sie unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung innerhalb der geschweiften Klammern!

Wiederholen Sie die oben genannten Schritte gegebenenfalls für den Online-Buchungsassistent und die iPad App.

Die Kopie der Bestätigungs-E-Mail, die protel Air an die von Ihnen eingestellte E-Mail-Adresse versendet, sieht in Ihrem Posteingang dann etwa so aus:

Neben der Reservierungsnummer kann jeder andere der oben genannten Codes in die E-Mail-Betreffzeile eingefügt werden.

HTML-Quellcode : Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen "HTML-Quellcode" setzen, können Sie HTML-Tags verwenden, um das Anschreiben Ihren Wünschen entsprechend zu formatieren. Bitte beachten Sie, dass hierfür gute Kenntnisse in HTML erforderlich sind! Setzen Sie sich ggf. mit einem Web-Designer in Verbindung, um eine HTML-E-Mail nach Ihren Wünschen zu erstellen.

Beispiel: So könnte eine E-Mail im HTML-Format aussehen (bitte hier klicken).

Hotelverwaltung (Rech.)

Legen Sie hier fest, welche Ihrer Vorlagen standardmäßig für Ihre Rechnungen genutzt werden soll.

Im Feld Typ können Sie einstellen, wie  die verbuchten Artikel standardmäßig auf der Rechnung erscheinen sollen. Beispiel: Bei Erstellung der Rechnung soll die Standardrechnung immer mit der Option "Gleiche Artikel zusammenfassen" aufgerufen werden.

E-Mail-Vorlage: Im Bereich E-Mail Vorlage können Sie den Betreff sowie den begleitenden E-Mail Text eingeben. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail unformatiert (also ohne besondere Schriftarten, Bilder oder ähnliches) versendet wird.

Neben den oben genannten Ersetzungscodes für E-Mail-Vorlagen  können Sie speziell für die Rechnungs-E-Mail folgende Codes verwenden:

${inv.fiscalCode}  Fiskalnummer der Rechnung

${inv.invoiceDate}  Rechnungsdatum

${inv.invoiceCode}  Rechnungsnummer

${inv.invoiceName} Name of the folio

${inv.totalAmount}

${inv.totalChargedAmount}

HTML-Quellcode : Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen "HTML-Quellcode" setzen, können Sie HTML-Tags verwenden, um das Anschreiben Ihren Wünschen entsprechend zu formatieren. Bitte beachten Sie, dass hierfür gute Kenntnisse in HTML erforderlich sind!

Hotelverwaltung (Kundentexte)

Legen Sie hier fest, welche Ihrer Vorlagen standardmäßig für Ihre Kundentexte genutzt werden soll.

E-Mail-Vorlage: Im Bereich E-Mail Vorlage können Sie den Betreff sowie den begleitenden Standard- E-Mail Text für Ihre Kundenanschreiben eingeben. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail unformatiert (also ohne besondere Schriftarten, Bilder oder ähnliches) versendet wird.  

HTML-Quellcode : Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen "HTML-Quellcode" setzen, können Sie HTML-Tags verwenden, um das Anschreiben Ihren Wünschen entsprechend zu formatieren. Bitte beachten Sie, dass hierfür gute Kenntnisse in HTML erforderlich sind!

Online-Buchungsassistent

Dieser Teil bestimmt, welche Vorlage bei einer Online Buchung gesendet wird. Bestimmen Sie den Betreff und den Text und wählen Sie je Reservierungsart eine Vorlage aus:

1. Wählen Sie zuerst im oberen Auswahlfeld die Reservierungsart aus (mit oder ohne Kreditkarte).

2. Geben Sie Betreff und Text ein.

3. Wählen Sie im Feld "Reservierung" die Vorlage aus. Auf Basis dieser Vorlage wird ein PDF erstellt, das der Bestätigungs-E-Mail angehängt wird.

4. Klicken Sie auf [Übernehmen].

WBE Zugang

Für Online-Buchungen über Ihre Website können Sie Privatgästen und Firmen einen persönlichen WBE-Zugang mit eigenen Login-Daten zur Verfügung stellen. Wenn Sie Besuchern Ihrer Online-Buchungsmaschine erlauben, sich selbst zu registrieren und einen WBE-Zugang anzulegen, erhält der Gast eine E-Mail, die über die erfolgreiche Registrierung informiert.

Den Betreff und den Text dieser E-Mail können Sie hier frei nach Ihren Wünschen anpassen.

WBE-Zugang (zurücksetzen)

Wenn sich ein Gast auf Ihrer Internetseite mit seinem persönlichen WBE-Zugang einloggt und beim Login ein neues Passwort anfordert, erhält der Gast eine E-Mail mit einem Link, über den ein neues Passwort vergeben werden kann.

Den Betreff und den Text dieser E-Mail können Sie hier frei nach Ihren Wünschen anpassen.

PMS-WBE Zugang

Wenn Sie im Gästekarteireiter  Reservierungen über den Button [Erstelle WBE-Zugang] einen neuen WBE-Zugang erstellen, erhält der jeweilige Gast eine E-Mail mit allen notwendigen Informationen zu seinem neuen WBE-Zugang. Den Betreff und den Text dieser E-Mail können Sie hier frei nach Ihren Wünschen anpassen.

PMS-WBE Zugang (Zurücksetzen)

Wenn Sie in protel Air den WBE-Zugang für eine Gästekartei zurücksetzen (Gästekartei > Reiter Reservierungen > WBE-Zugang zurücksetzen), erhält der jeweilige Gast eine E-Mail mit einem Link, über den er ein neues Passwort vergeben kann. Den Betreff und den Text dieser E-Mail können Sie hier frei nach Ihren Wünschen anpassen.

iPhone App

Sie nutzen unsere iPad App und geben direkt mit dem iPad Reservierungen ein? Dann bestimmen Sie hier, welche Reservierungsvorlage gesendet werden soll. Bestimmen Sie weiterhin den Betreff und den Text der begleitenden E-Mail.

Textersetzungsschlüssel

In den protel Standard-Textvorlagen finden Sie viele so genannte Textersetzungsschlüssel. Das sind die Stellen im Text, denen ein $ vorausgeht. Textersetzungsschlüssel sind Platzhalter für die eigentliche Information, die im System gespeichert ist und die dann beim Erstellen des Dokuments mit den entsprechenden Informationen gespeist werden (z.B. Ihr Hotelname, der Name eines Gastes oder An- und Abreisedaten).

Eine Liste aller verfügbaren Textersetzungsschlüssel finden Sie im Kapitel Dokumente > Textersetzungsschlüssel.

Bitte beachten Sie bei den Textersetzungsschlüsseln auf die korrekte Schreibweise, besonders auf die Groß- und Kleinschreibung. Am besten kopieren Sie die Schlüssel direkt aus dem Dokument in Ihre Textvorlage.

Ausgabe des Datums in unterschiedlichen Formaten

Bei der Ausgabe des Datums stellt sich häufig die Frage, in welchem Format das Datum im jeweiligen Dokument ausgegeben werden soll. Deshalb gibt es in protel Air eine Vielzahl unterschiedlicher Ersetzungscodes, die das Datum in Langform, Kurzform, mit oder ohne Uhrzeit usw. ausgeben können.

Mit den folgenden Zusätzen können Sie das Ausgabeformat von Textersetzungscodes bestimmen, die ein Datum ausgeben.

${now} = 23.05.14

${now.short} = 23.05.14

${now.long} = 23.05.2014

${now.full} = 23. Mai 2014

${now.dateTimeShort} = 23.05.14 15:16

${now.dateTimeLong} = 23.05.2014 15:16

${now.dateTimeFull} = 23. Mai 2014 15:16:43

${now.timeShort} = 15:16

${now.timeLong} = 15:16

${now.timeFull} = 15:16:43

Beispiele von frei definierten Datumsformaten:

${now.format('MMM YY')} Jun 23

${now.format('yyyyMMdd')} 20140523

Leerzeilen vermeiden

Werden Ersetzungscodes nicht ersetzt, weil das entsprechende Feld in protel Air nicht gefüllt ist, kann die entstehende Leerzeile automatisiert gelöscht werden. Dies kann insbesondere für den Adresskopf sinnvoll sein. Dazu muss hinter den Ersetzungscode in der Open Office Dokumentvorlage ein sogenanntes JOOScript eingefügt werden.

Klicken Sie dazu an die gewünschte Stelle im Text, fügen Sie über Einfügen > Script ein neues Script ein und benennen Sie dieses mit JOOScript. Wählen Sie anschließend die Option Text aus und fügen Sie folgenden Text ein:

Ersetzen Sie „address.street1” mit dem jeweiligen Namen des Ersetzungscodes (ohne Klammern und $-Zeichen).

Speichern Sie anschließend mit OK. Am Ende des Ersetzungscodes sollte nun ein farbiges Kästchen erscheinen, welches Sie mit einem Doppelklick öffnen können und dann folgenden Dialog sehen:

Damit sich der Adresskopf durch das Entfernen und Hinzufügen von Leerzeilen nicht verschiebt empfehlen wir außerdem, ihn innerhalb des Dokumentes in ein eigenes Textfeld einzubetten.