Zimmerkategorien / Zimmer

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In diesem Dialog legen Sie die Zimmerkategorien fest, denen Sie später Ihre Zimmer zuordnen können. Sie können die von uns angelegten Beispielkategorien ersetzen oder einfach Ihren Bedürfnissen anpassen. Die logische Anlage von Zimmerkategorien in den Stammdaten vereinfacht Preisstruktur und Zimmerreservierung.

Kategorien

[Optionen > Stammdaten > Zimmerkategorien/Zimmer]

Dieser Reiter kümmert sich um Ihre Zimmerkategorien. Bestenfalls haben Sie sich im Vorfeld schon Gedanken gemacht, in welche Kategorien Sie Ihre Zimmer einteilen möchten. Sie können die von uns vorangelegten Kategorien ersetzen oder Ihren Bedürfnissen anpassen.

Möchten Sie hier weitere Zimmerkategorien hinzufügen, klicken Sie die Schaltfläche [+Hinzufügen]. Vorhandene Kategorien können mit Klick auf die Schaltfläche [Bearbeiten] jederzeit geändert werden.

Tipp: Richten Sie Zimmerkategorien vertriebsorientiert nach deren Ausstattung ein, z. B.

Economy Zimmer, Economy Suite,  …  ,Business Zimmer, Business Suite…,  Deluxe…  ,usw.

Eigenschaft

Beschreibung

Name

Der Name der Kategorie erscheint z.B. auf den Reservierungsbestätigungen. Der Name kann aus maximal vierzig Zeichen bestehen.

Bevorzugter Zimmertyp

  1. Zimmer = normales Hotelzimmer, das für Hotelgäste gebucht wird.

  2. Pseudozimmer = zu wählender Zimmertyp für Räume, die für Anlässe oder Gegenstände gebucht werden können (z.B. Garagen, Seminar- und Veranstaltungsräume usw.). Im Unterschied zu einem „normalen“ Hotelzimmer haben Pseudozimmer keinen Einfluss auf die Verfügbarkeiten im Hotel. Ebenso wenig werden Pseudozimmer in Statistiken berücksichtigt.

VORSICHT! Sollten Sie das Merkmal „Pseudozimmer“ auf eine Kategorie anwenden, die bereits vorhanden ist und für die es bereits hinterlegte Räume gibt, werden alle betreffenden Räume in Pseudozimmer umgewandelt!

Kurzbezeichnung

Wird für eine Kategorie eine Kurzbezeichnung hinterlegt, wird diese im Zimmerplan rechts neben der Zimmernummer angezeigt. Ist keine Kurzbezeichnung gesetzt, wird der volle Name angezeigt. Hierbei ist zu beachten, dass auch in der englischen Übersetzung der Kategorie kein Kürzel hinterlegt ist, da ansonsten die englische Kurzbezeichnung dargestellt wird.>

Belegung

Vergeben Sie hier eine Standardbelegung, die Ihnen bei Buchung dieser Kategorie als Wert für die Personenzahl vorgeschlagen wird.

Beschreibung

Auch die Beschreibung sollten Sie sorgfältig formulieren, da der Beschreibungstext beispielsweise bei Online-Buchungen zu sehen sein wird.

Max. Überbuchung

Diese Option ist nur von Bedeutung, wenn Sie die Überbuchungsfunktion nutzen. Je Kategorie kann ein Wert für die maximale Überbuchung definiert werden. In der maximalen Überbuchung geben Sie an, wie viele Zimmer aus dieser Kategorie überbucht werden können.

Wäschewechsel

Sie können für jede Zimmer-Kategorie festlegen, wie häufig der Wäschewechsel erfolgen soll. Stellen Sie hier das Intervall für den Wäschewechsel ein (Beispiele: In der Ferienwohnung erfolgt der Wäschewechsel immer Samstags und Mittwochs, die Suite erhält einen täglichen Wäschewechsel, die Standardzimmer erhalten alle 2 Tage den Wäschewechsel, usw).

Sortierung (optional)

Standardmäßig werden alle Zimmer am Bildschirm in alphanumerischer Sortierreihenfolge angezeigt. Über den hier eingetragenen Wert können Sie die Anzeigereihenfolge der Kategorie individuell festlegen: Die Anzeige der Kategorie erfolgt gemäß der hier eingegebenen Ziffer. Die kleinste Ziffer (1) wird immer an erster Position abgebildet.

Die hier angegebene Sortierung wird nun auch in der Reservierungsanfrage berücksichtigt.

Yieldable

Dieses Feld ist nur von Bedeutung, wenn ein Yield-Management-System angebunden ist. Setzen Sie hier ein Häkchen, werden die Verfügbarkeiten dieser Kategorie an das Yield-System übertragen.

Online buchbar

Setzen Sie ein Häkchen in das Ankreuzfeld "Online buchbar" , wenn die Kategorie über Ihre Online- Buchbarkeit zur Buchung angeboten werden soll

Ausstattungsmerkmale

Sie können Ihren Kategorien in den Stammdaten Ausstattungsmerkmale zuweisen. Diese werden im Reiter Ausstattung gepflegt. Legen Sie hier neue Ausstattungsmerkmale an, um diese anschließend einer Kategorie zuzuordnen. Wie das geht, lesen Sie weiter unten im Abschnitt "Ausstattung".
HINWEIS: Unterscheiden Sie zwischen kategoriebezogenen Ausstattungsmerkmalen und Zimmerbeschreibungen, die in der Liste der Zimmeraufstellung zum Tragen kommen.

TIPP: So legen Sie einfach und schnell mehrere Kategorien hintereinander an: Nachdem Sie alle Daten einer Kategorie eingegeben haben, bestätigen Sie nicht mit [OK], sondern wählen die Pfeile unten links im Bearbeitungsfenster zum Weiterblättern . Eingegebene Daten werden automatisch gespeichert.

Fotos hinzufügen

Sie können Ihren Kategorien auch Fotos zuordnen. Startet ein Gast eine Anfrage über Ihre Internetseite, werden dort die Bilder der jeweiligen Kategorie in der Bilder-Slide-Show angezeigt.

Betätigen sie hierfür die Schaltfläche "Fotos" im Bearbeitungsfenster der gewünschten Kategorie. Laden Sie zuerst die Foto-Dateien hoch, die Sie Ihren Kategorien zuordnen möchten: Klicken Sie hierzu auf [Datei hochladen] und wählen Sie die Fotos (*.jpg) Ihrer Wahl aus Ihrem Verzeichnis aus.

Tipp: Laden Sie gleich alle Fotos für alle Kategorien hoch, somit müssen Sie bei der nächsten Kategorie nur noch die entsprechenden Fotos auswählen. Diese werden dann im /images-Verzeichnis des Servers gespeichert.

Nachdem Sie alle Fotos erfolgreich hochgeladen haben, können Sie sich eine Datei aussuchen, die Sie der jeweiligen Kategorie zuordnen möchten. Markieren Sie das Foto auf der linken Seite und schieben es mit Klick auf den Pfeil zu den ausgewählten Dateien. Übrigens können Sie für jede Kategorie mehrere Fotos hinterlegen.

Zimmer

Im Zimmerreiter werden alle Ihre Hotelzimmer verwaltet. Links in der Baumansicht sehen Sie die unterschiedlichen Zimmerkategorien.

Praktisch: Neben jeder Kategorie wird die Anzahl der zugeordneten Zimmer angezeigt. Ganz oben sehen Sie die Gesamtanzahl.

Neue Zimmer anlegen

Um ein neues Zimmer anzulegen, markieren Sie zuerst links die Kategorie, der Sie ein Zimmer zuordnen wollen. Achten Sie bitte auf den Zimmertyp der Kategorie (Handelt es sich um ein Zimmer oder Pseudozimmer?)

Klicken Sie auf [Hinzufügen] und definieren Sie das neue Zimmer inklusive der maximalen Belegungsmöglichkeit.

Nr./Name

Allgemein üblich sind nummerisch (112, 113...) oder alphanumerische (110a, 110b ...) Zimmernummern.

Kategorie

Ist bereits eingetragen

Beschreibung

Das Zimmer kann kurz beschrieben werden (z.B. spezielle Ausstattungsmerkmale wie Badewanne, Balkon, Kamin usw.).

Die Zimmerbeschreibung kann auf Wunsch mit folgendem Ersetzungscode in den erweiterten Reservierungstexten verwendet und ausgegeben werden:

${entry.description}

Bei Fragen zur Einbindung von Ersetzungscodes in Ihre Vorlagen schauen Sie bitte hier oder fragen Sie das protel Cloud Support Team oder Ihren protel Händler.

Max. Belegung

Tragen Sie hier bitte die Maximalbelegung je Zimmer ein, die sich aus Erwachsenen und Kindern zusammensetzt.

Beachten Sie, dass Sie durch Angabe der Max. Belegung die Reservierungsmöglichkeit auf diese Anzahl von Personen beschränken.

Sortierung (optional)

Anzeigeposition des Zimmers im Zimmerplan und der Reservierungsanfrage bestimmen. Standardmäßig werden alle Zimmer am Bildschirm in alphanumerischer Sortierreihenfolge angezeigt. Geben Sie hier eine Ziffer ein, wenn Sie die Reihenfolge der angezeigten Zimmer selbst bestimmen wollen. Die kleinste Ziffer (1) wird im Zimmerplan an erster Position abgebildet.

HSK-Abteilung

Hier können Sie die Housekeeping-Abteilung eintragen, die für das Zimmer zuständig ist. Die HSK-Abteilung wird als eigene Spalte in der Housekeeping-Liste angezeigt, so dass die Liste nach den unterschiedlichen Abteilungen sortiert ausgegeben werden kann.

Ausstattungsmerkmale

Vergeben Sie für das Zimmer bestimmte Ausstattungsmerkmale. Hier zugeteilte Ausstattungsmerkmale helfen dabei, Gästen mit besonderen Ausstattungswünschen ein adäquates Zimmer anbieten zu können.

TIPP: Sie können mehrere Zimmer sehr schnell hintereinander anlegen, indem Sie mit der Pfeiltaste unten links vorwärts blättern, nachdem Sie ein Zimmer fertig definiert haben.

Sind alle Daten eingegeben bestätigen Sie mit "Übernehmen" und "OK" und kehren zurück zur Übersicht.

Zimmer kopieren

[Stammdaten > Zimmerkategorien/Zimmer > Reiter "Zimmer"]

Mit dieser Funktion ist es komfortabel möglich, mehrere Zimmer mit gleichen Merkmalen auf einmal anzulegen. Als Musterzimmer wird ein bestehendes Zimmer genommen, das Sie beliebig oft vervielfältigen können. Vom Musterzimmer werden folgende Eigenschaften übernommen:

So gehen Sie vor:

  1. Markieren Sie ein Zimmer, das vervielfältigt werden soll.

  2. Klicken Sie anschließend auf

  3. Geben Sie die Anzahl der gewünschten Kopien ein:

  1. Bestätigen Sie mit [OK].

  2. protel Air erzeugt im Anschluss die gewünschte Anzahl der Zimmer.
    Jede Kopie bekommt die Nummer/den Namen des Musterzimmers, gefolgt von einer Ziffer.

  3. Passen Sie für die erstellten Kopien  die Zimmernummer/den Zimmernamen an - fertig!

Ausstattung

Haben Ihre Kategorien spezielle Ausstattungsmerkmale, so können diese ebenfalls hinterlegt werden. Diese werden dann in Ihrer Online-Buchbarkeit sichtbar und Ihre Gäste bekommen somit bereits einen kleinen Vorgeschmack auf Ihr Haus. Hier angelegte Ausstattungen können Sie später individuell im Reiter "Kategorien" verwenden (s. o.).

Ausstattungen hinzufügen

  1. Betätigen Sie die Schaltfläche "Hinzufügen", um ein neues Ausstattungsmerkmal anzulegen. Benennen Sie die Ausstattung, geben Sie eine Kurzbezeichnung und bei Bedarf eine kleine Beschreibung. Der Name der Ausstattung wird in Ihre Online-Buchbarkeit übertragen. Über die Weltkugel können Sie die jeweilige Übersetzung eintragen.

  2. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit den Schaltflächen "Übernehmen" und "Ok" oder nutzen Sie die Pfeiltaste nach rechts, um das nächste Ausstattungsmerkmal einzugeben.

Wenn Sie alle Ausstattungsmerkmale eingegeben haben, können Sie diese den entsprechenden Zimmerkategorien zuordnen.

  1. Wechseln Sie auf den Reiter "Kategorien" und markieren Sie die Kategorie, der Sie eine Ausstattung hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie die Schaltfläche "Bearbeiten". Das Bearbeitungsfenster der Kategorie öffnet sich.

  3. Betätigen Sie nun unter dem Eingabefeld "Ausstattungsmerkmale" die Schaltfläche "Bearbeiten".

  4. Im anschließenden Bearbeitungsfenster werden die verfügbaren Elemente angezeigt, die Sie zuvor angelegt haben. Markieren Sie die Merkmale, die Sie dieser Kategorie zuordnen möchten, und verschieben Sie diese durch die Pfeil-nach-rechts-Taste in die Liste der gewählten Elemente.

Möchten Sie ein Merkmal wieder aus der Liste der gewählten Elemente herausnehmen, selektieren Sie das bestimmte Merkmal und verschieben Sie es aus der Liste mit der Pfeil-nach-links-Taste.

Zimmerwartung

Bei der Neuanlage von Wartungsaufträgen muss  der jeweilige Bediener einen Grund für den Wartungsauftrag hinterlegen (vgl. Abschnitt Listen > Housekeeping > Zimmerwartung).

Legen Sie alle Arten von Wartungsarbeiten, die bei Ihnen anfallen, mit Klick auf [Hinzufügen] an.