Front Office

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Barbestand

Der Bericht "Barbestand" listet alle Barzahlungen für einen gewählten Zeitraum auf, sortiert nach Buchungsdatum, Rechnungsnummer, Gastname und Betrag. So können Sie zum Ende einer Schicht oder des Tages Ihren Kassenbestand mit den verbuchten Bareinnahmen aus protel Air abgleichen.

Der Bericht kann mit der aktiven Liste "Ein-/Auszahlungen" inkl. Gastrechnungen abgeglichen werden.

Auswahl mehrerer Benutzer

Sie können den Bericht für einen oder für mehrere Benutzer aufrufen. Der Bericht berücksichtigt in diesem Fall nur Bareinnahmen, die unter den jeweiligen Benutzern gebucht wurden.

Mehrere Benutzer können Sie bei gedrückt gehaltener Strg- oder Ctrl-Taste auswählen:

ACHTUNG: Wenn der Haken bei "alle User" gesetzt ist, werden ggf. gelöschte Benutzer nicht berücksichtigt! Es entstehen Differenzen zwischen Barbestand und "Ein-/Auszahlungen".

Ausgabe des Buchungstexts

Wurde in den Stammdaten eine Beschreibung für die verbuchte Zahlart hinterlegt oder bei Buchung der Zahlung ein Buchungstext eingegeben, wird dieser Text in Klammern dargestellt:

Das zeigt der Barbestand-Bericht an

Die Gruppierung erfolgt nach Buchungsart und Zahlart.

Spalte

Erläuterung

Buchungsdatum

protel Air Datum

Benutzer

Angemeldeter User bei Buchung

Buchungstext

Text aus der Buchung

Konto

Bei Ein- und Auszahlungen: Kontobezeichnung

Bei Zahlungen bleibt die Spalte leer (- )

Rechnung

Rechnungsnummer

Belegnr.

Belegnummer der Ein- und Auszahlungen

Gast

Gastname

Summe

Summe der jeweiligen Buchung, Zwischensumme der jeweiligen Gruppe und Gesamtsumme

Business-Intelligence-Daten

Berichtswesen > Front-Office > Business-Intelligence-Daten

Der Bericht stellt Informationen zur Verfügung, die im Rahmen der Geschäftsanalytik (Business Intelligence) von Nutzen sind. Der Bericht kann für unterschiedliche Kommunikationskanäle, Vertriebswege und Marktsegmente aufgerufen werden.

Wo?

Rufen Sie den Bericht im Berichtswesen auf (Office > Reporting).

Was?

Hotels arbeiten online und offline mit einer Vielzahl von Absatzkanälen. Der Bericht liefert ihnen Daten zur Bewertung der Leistung Ihrer Vertriebskanäle, Marktsegmente und Kommunikationskanäle.

Wozu?

Der Bericht wendet sich an Anwender, die wissen möchten, welche Umsätze aus welchen Kanälen und Marktsegmenten kommen um entsprechende Schlüsse (zum Beispiel für das Marketing) ziehen zu können und fundierte Entscheidungen auf Basis der Datenlage zu treffen.

Auswertungszeitraum

Standardmäßig ist in beiden Datumsfeldern das aktuelle Datum (Tagesabschlussdatum) vorausgewählt, d.h. der Bericht wird für das aktuelle Tagesabschlussdatum erstellt.

Sie können das Datum ändern und auf Wunsch einen Zeitraum eingeben, indem Sie die das Von / Bis Datum entsprechend verändern.

Aufruf für

Im Fensterbereich "Aufruf für..." können Sie über spezielle Filter festlegen, nach welchen Kriterien der Bericht erzeugt werden soll.

Markieren Sie dazu einfach die gewünschten Kriterien in der Auswahlliste und klicken abschließend  auf [Drucken].

Filter

Erläuterung

Pseudozimmer

Im Unterschied zu einem „normalen“ Hotelzimmer haben Pseudozimmer keinen Einfluss auf die Verfügbarkeiten im Hotel, da sie nicht für reelle Personen, sondern für Anlässe oder Gegenstände (z.B. Autos) gebucht werden. Beispiel: Garagen, Parkplätze oder Seminarräume.

Sie können den Bericht mit oder ohne Berücksichtigung von Pseudozimmern erstellen. Umsätze aus Pseudozimmern werden dann entsprechend berücksichtigt oder nicht.

Sortieren nach

Datum, Land: Bei dieser Auswahl wird der Bericht zuerst nach Datum, und dann nach Land sortiert ausgegeben.

Land, Datum: Bei dieser Auswahl wird der Bericht zuerst nach Land, und dann nach Datum sortiert ausgegeben.

Kommunikationskanal

Sie können den Bericht für einen bestimmten Kommunikationskanal oder für mehrere Kommunikationskanäle aufrufen.

Standardmäßig sind alle Kommunikationskanäle ausgewählt.

Entfernen Sie das Häkchen in der Checkbox Alle, und treffen Sie anschließend eine Auswahl, für welchen Kommunikationskanal der Bericht erstellt werden soll (Häkchen setzen). Es ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Vertriebsweg

Sie können den Bericht für einen bestimmten Vertriebsweg oder für mehrere Vertriebswege aufrufen.

Standardmäßig sind alle Vertriebswege ausgewählt.

Entfernen Sie das Häkchen in der Checkbox Alle, und treffen Sie anschließend eine Auswahl, für welchen Vertriebsweg der Bericht erstellt werden soll (Häkchen setzen). Es ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Marktsegment

Sie können den Bericht für ein bestimmtes Marktsegment oder für mehrere Marktsegmente aufrufen.

Standardmäßig sind alle Marktsegmente ausgewählt.

Entfernen Sie das Häkchen in der Checkbox Alle, und treffen Sie anschließend eine Auswahl, für welches Marktsegment der Bericht erstellt werden soll (Häkchen setzen). Es ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Das zeigt der Business-Intelligence-Bericht an

Jede Zeile entspricht einer Zimmerreservierung am angegebenen Tagesabschlussdatum (protel Business Date).

Spalte

Erläuterung

Land

Land des Hauptgastes der Reservierung

Marktsegment

Marktsegment der Reservierung am genannten Tagesabschlussdatum

Vertriebsweg

Vertriebsweg der Reservierung am genannten Tagesabschlussdatum

Kommunikationskanal

Vertriebsweg der Reservierung am genannten Tagesabschlussdatum

Datum

Tagesabschlussdatum

Zimmernächte

Anzahl der Zimmernächte pro Reservierung am genannten Tagesabschlussdatum (1 oder 0)

0 = Abreise

1 = Übernachtung

Anreise-Nächte

Anzeige, ob die Reservierung am angegebenen Tagesabschlussdatum eingecheckt wurde.

1 = Reservierung wurde eingecheckt (Anreise)

0 = Reservierung ist bereits eingecheckt (Stay)

Logis

Der am jeweiligen Datum verbuchte Umsatz aus Logis

F & B

Der am jeweiligen Datum verbuchte Umsatz aus Food & Beverage (F & B)

Extras

Der am jeweiligen Datum verbuchte Umsatz aus der Warengruppe Extras

Summe

Summe aus Logis, F & B und Extras pro Zeile

Total

Summe aus den Spalten für Zimmernächte, Anreise-Nächte, Logis, F & B, Extras

  • Total Zimmernächte = Summe der Zimmernächte (Übernachtungen) im Berichtszeitraum inklusive Abreisen. Bericht für den Abgleich: Im-Haus-Liste für den Berichtszeitraum (ink. Abreisen).

  • Total Anreise-Nächte = Summe der Anreisen im Berichtszeitraum inklusive am Anreisetag eingecheckter Reservierungen. Bericht für den Abgleich: Anreiseliste für den Berichtszeitraum (inkl. Checked In).

  • Total Summe = Hier erscheint die Gesamtsumme.

Bericht drucken / als Excel-Datei erstellen

Klicken Sie auf Drucken um den Bericht zu erstellen.

Auf Wunsch kann der Bericht im Excel-Format erstellt werden. Wählen Sie hierfür im Format-Filter das Dateiformat XLSX.

CRM Export Report

Berichtswesen > Front Office > CRM Export Report

Der Bericht zeigt pro Marktsegment alle Reservierungen aufgeschlüsselt nach Einzelreservierungen und Gruppenreservierungen. Der Bericht kann für unterschiedliche Marktsegmente aufgerufen werden.

Wo?

Rufen Sie den Bericht im Berichtswesen auf (Office > Reporting).

Was?

In den meisten Hotels werden die Gäste in zwei Hauptkategorien eingeteilt: Gruppenreisende und Einzelreisende ("Transients"). Der Bericht stellt die Anzahl der Gruppen- und Einzelreisenden pro Marktsegment dar.

Wozu?

Der Bericht erlaubt Ihnen, Zusammenhänge zwischen Marktsegment und Einzel-/ bzw. Gruppenreservierungen herzustellen. Aus welchem Marktsegment kommen die meisten Gruppenreservierungen, aus welchem die wenigsten?

Der Bericht eignet sich auch für den Export an externe Hotel-CRM-Tools.

Auswertungszeitraum

Standardmäßig ist in beiden Datumsfeldern das aktuelle Datum (Tagesabschlussdatum) vorausgewählt, d.h. der Bericht wird für das aktuelle Tagesabschlussdatum erstellt.

Sie können das Datum ändern und auf Wunsch einen Zeitraum eingeben, indem Sie die das Von / Bis Datum entsprechend verändern.

Aufruf für

Im Fensterbereich "Aufruf für..." können Sie über spezielle Filter festlegen, nach welchen Kriterien der Bericht erzeugt werden soll.

Markieren Sie dazu einfach die gewünschten Kriterien in der Auswahlliste und klicken abschließend  auf [Drucken].

Filter

Erläuterung

Marktsegment

Der CRM Export Bericht kann auf Wunsch für ein einzelnes, mehrere oder für alle Marktsegment erstellt werden.

Jedes Marktsegment kann über eine eigene Checkbox für die Auswertung aktiviert werden. Entfernen Sie das Häkchen, wenn ein Marktsegment nicht in die Auswertung einfließen soll.

Setzen Sie ein Häkchen in die Checkbox Alle, um alle Marktsegmente auszuwerten. Entfernen Sie das Häkchen, ist kein Marktsegment ausgewählt.

Das zeigt der CRM Export Bericht an

Pro Zeile wird die Anzahl der Gruppen- und die Anzahl der  Einzelreisenden pro Marktsegment für den gewählten Berichtszeitraum angegeben.

In der letzten Zeile erscheint die Gesamtanzahl (Summe Einzelreisende und Summe Gruppenreisende)

Bericht drucken / als Excel-Datei erstellen

Klicken Sie auf Drucken um den Bericht zu erstellen

Auf Wunsch kann der Bericht im Excel-Format erstellt werden. Wählen Sie hierfür im Format-Filter das Dateiformat XLSX und klicken anschließend auf Drucken.

DSGVO - Anonymisierungsprüfung

Mithilfe des Berichts "DSGVO - Anonymisierungsprüfung" können Sie prüfen, welche Gästekarteien bis zu einem gewählten Zeitpunkt durch das DSGVO-Modul anonymisiert werden.

Wählen Sie zum Beispiel das aktuelle Tagesdatum aus, zeigt der Bericht alle Gäste, deren Daten am heutigen Tag zur Anonymisierung anstehen. Das gewählte Datum kann auch in der Zukunft liegen.

Enthaltene Informationen

Kassenbericht

Der Kassenbericht wird automatisch bei jedem Kassenabschluss erzeugt. Zusätzlich kann er jederzeit im Berichtswesen erstellt werden. Der Kassenbericht dient als chronologische Übersicht und Nachweis der täglichen Bargeld-Ein- und -Ausgänge. Somit können Sie jederzeit sehen, wieviel Bargeld in der Kasse ist.

Sie können den Bericht für einzelne Kasse aufrufen, indem Sie im Feld Kassen Nr. die Nummer der jeweiligen Kasse eintragen. Lassen Sie das Feld frei, wird der Bericht für ALLE Kassen erstellt.

Ferner können Sie den Bericht gezielt für einzelne Kassenabschlüsse erzeugen, indem Sie im Feld Kassenabschlussnummer die jeweilige Nummer eingeben.

Geben Sie außerdem den Auswertungszeitraum ein. Der Bericht wird für den hier eingetragenen Zeitraum erstellt.

Die Ausgabe erfolgt gruppiert nach Kassenabschlussnummer.

Das zeigt der Bericht an

Pro Kassenabschluss:

Spalte

Erläuterung

Zahlart

Definierte Zahlart für Kassenabschluss

Anfangsbestand

Festgelegter Kassenstock aus den Stammdaten. Festgelegter Mindestbetrag, der zu Schichtbeginn als Wechselgeld in der Kasse vorhanden sein soll. Jede Kasse hat ihren eigenen eingerichteten und festgelegten Kassenstock.

Kurs  

 

Alte Differenz  

Wenn eine Kasse mit einer Differenz abgeschlossen wurde, erscheint die Differenz auch in jedem darauf folgenden Kassenabschluss, solange sie nicht ausgeglichen wurde.

SOLL

Vorgegebener Betrag der in der Kasse vorhanden sein muss

IST

Manuelle Eingabe des Mitarbeiters / User

Differenz

Betrag der sich aus der Differenz von SOLL zu IST ergibt

Entnahme

Betrag der aus der Kasse "entnommen" wurde (wurde beim Kassneabschluss von Hand eingegeben).

Endbestand

Neuer Bestand der in der Kasse vorhanden - dieser Betrag wird der Anfangsbestand des folgenden Kassenabschluss

Nationalitätenstatistik

Die Nationalitätenstatistik bietet Ihnen eine Auswertung über die Länderzugehörigkeiten Ihrer Gäste. Viele Betriebe sind - je nach Land oder Bundesland - dazu verpflichtet, eine solche Aufstellung monatlich bei den zuständigen Meldebehörden einzureichen.

Auswertungszeitraum

Standardmäßig ist in beiden Datumsfeldern das aktuelle Datum (Tagesabschlussdatum) vorausgewählt, d.h. der Bericht wird für das aktuelle Tagesabschlussdatum erstellt.

Sie können das Datum ändern und auf Wunsch einen Zeitraum eingeben, indem Sie die das Von / Bis Datum entsprechend verändern.

Automatische Zuweisung

Im Fensterbereich "Automatische Zuweisung" definieren Sie, wie protel Air bei der Auswertung der Nationalität mit anonymen Gästen verfahren soll.

Von Bucher / 1. Gast übernehmen: Aktivieren Sie diese Option, um für anonyme Gäste die Nationalität des Buchers bzw. des ersten Gastes aus dem Zimmer zu übernehmen.

Als unbekannt: Die Nationalität von „anonymen“ Gästen wird in der Nationalitätenstatistik als „unbekannt“ gewertet.

Zusätzliche Filter

Gruppierung: Wählen Sie "nach Datum", wenn die Statistik nach Datum aufgeschlüsselt werden soll. Wählen Sie "keine Gruppierung", fasst der Bericht die Nationalitäten nach Land zusammen.

Altersgruppen: Der Nationalitätenbericht kann wahlweise mit (= Alle) oder ohne Kinder (= Nur Erwachsene) gedruckt werden.

Herkunft: Legen Sie fest, ob zur Bestimmung der Nationalität auf das Geburtsland, die Adresse oder die Nationalität aus der Gästekartei zurückgegriffen werden soll.

Inklusive Complimentary Zimmer: Legen Sie fest, ob auch kostenlos vermietete Zimmer in die Auswertung miteinbezogen werden sollen (alle oder ohne).

Aufruf für

Kategorie: Standardmäßig sind ALLE Kategorien vorausgewählt. Sie haben die Möglichkeit, sich den Bericht nur für bestimmte Kategorien anzeigen zu lassen. Markieren Sie dazu einfach die gewünschten Einträge in der Auswahlliste bzw. entfernen Sie die Häkchen bei den Kategorien, die nicht berücksichtigt werden sollen. Mithilfe der Mehrfachauswahl (Strg-Taste beim Markieren gedrückt halten) können auch mehrere Kategorien für die Auswertung markiert/demarkiert werden.

Die Nationalitätenstatistik bezieht sich übrigens nur auf Gastzimmer und nimmt keine zusätzlich gebuchten Pseudozimmer wie z.B. eine Garage in den Bericht auf.

In verschiedenen Ländern, z. B. Deutschland, Österreich und Schweiz, muss bei Erstellung der Nationalitätenstatistik ein gesetzlich vorgegebener Länderschlüssel herangezogen werden. Der Länderschlüssel steht z.B. für ein Land, eine Region oder ein Bundesland.

In diesem Fall verwenden Sie bitte den Bericht "Statistik nach Regionen".

Statistik Region

Dieser Bericht erstellt eine Liste aufgeschlüsselt nach bestimmten Länderschlüsseln.

Im Fensterbereich "Automatische Zuweisung" definieren Sie, wie protel Air bei der Auswertung der Nationalität mit anonymen Gästen verfahren soll.

Als unbekannt: Die Nationalität von „anonymen“ Gästen wird in der Nationalitätenstatistik als „unbekannt“ gewertet.

Von Bucher / 1. Gast übernehmen: Aktivieren Sie diese Option, um für anonyme Gäste die Nationalität des Buchers bzw. des ersten Gastes aus dem Zimmer zu übernehmen.

Die Nationalitätenstatistik bezieht sich übrigens nur auf Gastzimmer und nimmt keine zusätzlich gebuchten Pseudozimmer wie z.B. eine Garage in den Bericht auf.

Tagesbericht Transaktionen

Büro > Berichtswesen > Front Office > Tagesbericht Transaktionen

Der Bericht bietet eine detaillierte Auflistung aller verbuchten Leistungen (Aufwände) und erhaltenen Zahlungen (Einnahmen) für einen ausgewählten Geschäftstag.

Dazu zählen

Beispiel:

Bericht starten

Sie können den Bericht für einen Geschäftstag in der Vergangenheit starten.

Wählen Sie ein Datum aus und klicken auf Drucken

Bericht für den Abgleich

Außenstandsberechnung aus dem Bericht Umsatz- und Außenstandskontrolle

Telefonjournal nach Nebenstellen

Auswertung der geführten Telefonate pro Nebenstelle. Der Bericht listet für jede Nebenstelle die ausgehenden Anrufe und angefallenen Kosten auf.

Informationen pro Nebenstelle

Umsatz- und Außenstandskontrolle

Die Umsatz- und Aussenstandskontrolle ist der Abschlussbericht eines bestimmten Geschäftstages/Buchungstages für das Unternehmen. Es werden die Aussenstände der Debitorenverwaltung, der Gastkonten und Anzahlungskonten (Depositverwaltung) berechnet und mit den jeweiligen Aussenständen auf Datenbankebene verglichen. Differenzen in den Aussenständen werden separat ausgewiesen.

Zusätzlich werden Bewegungen in internen Konten, wie Package-Profit/Package-Verlust abgebildet.

Der Bericht hilft dem Hotelmanagement dabei zu prüfen, ob alle wichtigen Zahlen ausgeglichen sind. Jeder Abschnitt zeigt den Anfangsbestand des jeweiligen Kontos, eine Zusammenfassung der Bewegungen des Tages und den Endbestand. Mit dem Bericht ist ein Kurzüberblick über die wesentlichen Bilanzpositionen eines Geschäftstages möglich.

Typischerweise wird der Bericht während des Nachtaudits berechnet.

 

Lfd. Nr.

Sektion

Erläuterung

1

Debitorenverwaltung

Der Abschnitt Debitorenverwaltung bildet die Aussenstandsberechnung für die Debitoren ab.

Unter Debitoren Vortag wird der Debitorenbestand des Vortages angezeigt.

Alle Rechnungen, die am Buchungstag mit der Zahlart Debitor oder Kreditkarte ausgecheckt wurden und somit vom Gastkonto in die Debitorenverwaltung transferiert wurden, werden unter Debitor neu angezeigt und zum Aussenstandvortag addiert.

In der Debitorenverwaltung ausgebuchte Debitoren und Kreditkarten werden abgezogen. Daraus ergibt sich der kalkulierte Debitorenbestand (= Debitoren neu). Dieser wird verglichen mit dem aktuellen Debitorenbestand, der sich aus der Summe aller offenen Debitorenrechnungen ergibt (Datenbankprüfung).

Differenzen werden in der Bestandsdifferenz angezeigt.

1.1

Debitoren Vortag:

Übertrag des Debitorenbestands (Datenbankprüfung) vom Vortag.

1.1.1

+ Neue Debitoren:

Die Summe aller Beträge der Rechnungen, die mit der Zahlart Debitor oder Kreditkarte abgeschlossen bzw. ausgecheckt wurden und somit in die Debitorenverwaltung transferiert wurden.

1.1.2

- Debitoren ausgebucht:

Summe der Zahlungseingänge für Debitorenkonten, die aus der Debitorenverwaltung ausgebucht wurden.

1.1.3

- CC ausgebucht:

Summe der Zahlungseingänge für Kreditkartenkonten, die aus der Debitorenverwaltung ausgebucht wurden

1.2

= Debitoren neu:

Kalkulierter Debitorenbestand. Errechnet sich wie folgt:

   Debitoren Vortag

 + Neue Debitoren

 - Debitoren ausgebucht

 - CC ausgebucht

Die Beträge für Neue Debitoren, Debitoren ausgebucht und CC ausgebucht werden auf Basis entsprechender Buchungen des Tages berechnet.

1.3

Debitorenbestand:

Bestand der Debitorenverwaltung beim aktuellen Tagesabschluss.  Summe aller offenen Salden in der Debitorenverwaltung (Aussenstand für Debitoren & Kreditkarten).

1.4

Bestandsdifferenz:

Errechnet sich wie folgt:

   Debitorenbestand

 - Debitoren neu

Der in der Aussenstandskontrolle kalkulierte Debitorenbestand (1.2 Debitoren neu) sollte dem kalkulierten Bestand der offenen Salden in der Debitorenverwaltung (1.3 Debitorenbestand)  entsprechen.

Wird eine Bestandsdifferenz angezeigt, setzen Sie sich bitte mit Ihrem protel Partner oder dem Cloud Support in Verbindung!

 

  

2

Außenstandsberechnung

Gegenüberstellung aller verbuchten Leistungen (Aufwände) und erhaltenen Zahlungen (Einnahmen) des Tages. Dazu zählen:

  • Umsatzkonten

  • Auslagen

  • erhaltene Zahlungen

  • mit der Zahlart Debitor und Kreditkarte abgeschlossene Rechnungen, die in die Debitorenverwaltung transferiert wurden

  • Anzahlungen, die zum Gastkonto transferiert wurden

  • eingelöste Anzahlungen

  • Anzahlungen, die eingegangen sind oder rückerstattet wurden

2.1

Außenstand Vortag:

Summe aller offenen Salden der Inhouse-Konten (Gastkonten, Gruppenkonten, Paymaster, Passantenrechnungen) beim Tagesabschluss des Vortags (abgleichbar mit der Saldenliste Gastkonten vom Vortag)

2.1.1

+ Buchung Logis

verbuchte Leistungen der Statistikgruppe* Logis

2.1.2

+ Buchung F&B

verbuchte Leistungen der Statistikgruppe* F&B

2.1.3

+ Buchung Extras

verbuchte Leistungen der Statistikgruppe* Extras

2.1.4

= Summe Buchungen

Summe aller verbuchten Leistungen am Tagesdatum. Dieser Wert entspricht dem Buchungsjournal (nach Datum oder Warengruppe) und protel Buchungsdatum = Reportdatum.

2.1.5

- Zahlung Bar

verbuchte Barzahlungen (Zahlungstyp Bar)

elektronischer Zahlungsverkehr z.B. EC/Bankkarte

2.1.6

- Zahlung Devisen

verbuchte Devisen-Zahlungen (wenn Fremdwährungen von Gästen gewechselt werden)

2.1.7

- Zahlung bargeldlos

verbuchte unbare Zahlungen (Zahlungstyp Bargeldlos)

2.1.8

- Zahlung Debitor

verbuchte Debitorische Zahlungen (Zahlungstyp Debitor)

2.1.9

- Zahlung CC

verbuchte Zahlungen mit Kreditkarte (Zahlungstyp Kreditkarte)

2.1.10

= Summe Zahlungen

Summe aller Zahlungen am Tagesdatum (Geschäftstag)

2.1.11

+ Eingelöste Anzahlungen (Check-in)

Summe aller Anzahlungen (Depositen), die beim Check-in vom Depositkonto auf das Gastkonto / die Rechnung transferiert werden. 

2.1.12

- Kontobewegung Anzahlungen

Summe aller gebuchten Zahlungen oder Erstattungen im Gastkonto, die eine Bewegung im Konto Anzahlungen bewirken. Zum Beispiel geleistete Anzahlung oder erstattete Anzahlung.

2.2

= Außenstand neu:

Errechnet sich wie folgt:

   Außenstand Vortag

 + Summe Buchungen

 - Summe Zahlungen

 + Eingelöste Anzahlungen

 - Kontobewegung Anzahlungen

2.3

Außenstand Bestandsaufnahme:

Außenstand laut Datenbankprüfung (Summe aller offenen Salden im Gastkonto Datenbankprüfung)

Prüfreport: Saldenliste Gast Konten

2.4

Außenstandsdifferenz:

Errechnet sich wie folgt:

   Außenstand Bestandsaufnahme

 - Außenstand neu

Die Außenstandsdifferenz sollte immer 0,00 € betragen- falls nicht, setzen Sie sich bitte mit Ihrem protel Partner oder dem Cloud Support in Verbindung!

 

  

3

Interne Buchungen

Hinweis: Bereich 3 "Interne Buchungen" ist nur enthalten, wenn Sie Zusatzfunktionen wie z.B. das Advanced Packages Feature freigeschaltet haben.

Unter "Profit" sehen Sie die Summe der Beträge, die als Package-Profit gebucht wurden.

Unter "Verlust" sehen Sie die Summe der Beträge, die als Package-Verlust gebucht wurden.

 

  

4

Kontrolle Depositen

Dieser Bereich wertet den Aussenstand im Anzahlungskonto für den gewählten Geschäftstag aus. Vergleich aller Depositen, die bis zum Vortag verbucht waren, plus (heute verbuchte) Depositen minus heute eingelöste Depositen.

Der Depositenbestand wird als negativer Wert dargestellt (Habenbuchung mit einem Minuszeichen).

4.1

Depositenbestand Vortag

Übertrag Aussenstand im Anzahlungskonto vom Vortag (Summe aller Anzahlungen, die sich auf Zimmern befinden, die am Vortag noch nicht eingecheckt waren).

4.1.1

+ Erhaltene Anzahlungen

Summe aller am Geschäftstag neu gebuchten Anzahlungen auf Zimmern, die noch nicht eingecheckt sind.

4.1.2

- Übertragene Anzahlungen (Check-in)

Anzahlungen, die beim Check in auf das Gastkonto übertragen (eingelöst) wurden. (=eingelöste Anzahlungen)

4.2

= Depositenbestand neu

Errechneter Depositenbestand  laut Außenstandskontrolle.

Errechnet sich wie folgt:

   Depositenbestand Vortag

 + Erhaltene Anzahlungen

 - Übertragene Anzahlungen (Check-in)

4.3

Depositenbestand Bestandsaufnahme

Depositenbestand im Anzahlungskonto laut Datenbankprüfung

4.4

Bestandsdifferenz

Errechnet sich wie folgt:

   Depositenbestand Bestandsaufnahme

 - Depositenbestand neu

Damit werden der errechnete Depositenbestand mit den entsprechenden Buchungen auf den Rechnungen verglichen.

Die Bestandsdifferenz sollte immer 0,00 € betragen- falls nicht, setzen Sie sich bitte mit Ihrem protel Partner oder dem Cloud Support in Verbindung!

*die Statistikgruppe ist in den Artikel-Stammdaten hinterlegt. Siehe hier.

Folgende drei Meldungen können im Berichtskopf angezeigt werden:

OK = Alle Ledger und Buchungen für heute sind ausgeglichen.

Der Bericht ist nicht für die Zukunft verfügbar = Der Benutzer hat ein zukünftiges Datum in den Berichtsfilter eingegeben.

Ledger und Buchungen sind nicht ausgeglichen - Bitte kontaktieren Sie den Cloud-Support = Einige Ledger für heute sind aus dem Gleichgewicht. Erfordert Überprüfung durch den protel Cloud Support.

Berichtsabgleich

Die Zahlen in der Umsatz- und Außenstandskontrolle können mit den Zahlen anderer Berichte abgeglichen werden. Bitte achten Sie auf das Berichtsdatum in der Fußzeile, wenn Sie den Bericht mit anderen Berichten abgleichen.

Grundsätzlich gelten die folgenden Kontrollmechanismen.

1 Debitorenverwaltung (A/R Ledger)

  Summe Saldenliste Debitoren Vortag

+ Debitoren

+ Kreditkarten transferiert vom Gastkonto aktueller Tag (Zahlungsbericht)

+ ausgebuchte Debitoren und Kreditkarten (Zahlungsbericht:  prüfe alle ausgebuchten Debitoren + Kreditkarten)

= Summe Saldenliste Debitoren Aktueller Tag

2 Außenstandsberechnung (Guest Ledger/Gastkonto):

  Summe Saldenliste Gastkonten vom Vortag (Aussenstand Gast Konto Vortag)

+ Buchungen des Tages (laut Buchungsjournal)

- Zahlungen

- Zahlungen Debitor & Kreditkarte (mit diesen Zahlarten abgeschlossene Rechnungen)

+ Beim Einchecken transferierte Anzahlungen

- Deposit Aktivität

= Summe Saldenliste Gastkonten aktueller Tag

4 Depositen (Deposit Ledger):

  Depositenbestand Vortag (Aussenstandskontrolle vom Vortag: Spalte Depositenbestand)

+ am aktuellen Tag gebuchte Anzahlungen (Zahlungsbericht- Deposit)

- Deposit transfer (eingelöste Anzahlung durch Check-In) | Bericht Eingelöste Anzahlungen (matured Deposit)

= Aktueller Bestand Anzahlungen

 

1

Debitorenverwaltung

 

1.1

Debitoren Vortag:

Ist ein Übertrag

1.1.1

+ Neue Debitoren:

entspricht 2.1.8 Zahlung Debitor + 2.1.9 Zahlung CC

1.1.2

- Debitoren ausgebucht:

Kreditkarten transferiert vom Guest Ledger (Zahlungsbericht/Auf Trial Balance Guest Ledger) aktueller Tag

1.1.3

- CC ausgebucht:

ausgebuchte Debitoren und Kreditkarten (Zahlungsbericht  prüfe alle ausgebuchten Debitoren +Kreditkarten),

= 2.1.9 Zahlung CC

1.2

= Debitoren neu:

Berichte für den Abgleich:

Debitor Konten > Debitoren Konten Summe

Summe Saldenliste A/R Aktueller Tag

1.3

Debitorenbestand:

Debitor Konten > Summe aller offenen Salden in der Debitorenverwaltung.

1.4

Bestandsdifferenz:

Die Differenz kann folgendermaßen geprüft werden:

  Saldenliste Debitoren Datum Vortag

+ Debitoren/Kreditkarten ausgecheckt vom Gastkonto (Guest Ledger)

- Zahlungseingänge in der Debitorenverwaltung (ausgebuchte Kreditkarten/Debitoren)

= aktueller Bestand (Saldenliste Debitoren aktuelles Datum)

 

2

Außenstandsberechnung

 

2.1

Außenstand Vortag:

Summe Saldenliste Gast Konten Vortag oder (Aussenstand Gast Konto Vortag)

2.1.1

+ Buchung Logis

Berichte für den Abgleich:

Buchungsjournal

Marktsegment Auswertung > Spalte Tag >  Logis / Total

Managerbericht > Spalte Aktuelles Jahr/Tag > Umsatz Logis

2.1.2

+ Buchung F&B

Berichte für den Abgleich:

Managerbericht > Spalte Aktuelles Jahr/Tag > Umsatz F&B

Umsatzbericht

Buchungsjournal nach Warengruppe

2.1.3

+ Buchung Extras

Berichte für den Abgleich:

Managerbericht > Spalte Aktuelles Jahr/Tag > Umsatz Extras

Buchungsjournal nach Warengruppe

2.1.4

= Summe Buchungen

Berichte für den Abgleich:

Buchungsjournal nach Datum > Gesamtsumme

Buchungsjournal nach Warengruppe > Gesamtsumme

Managerbericht > Umsatz Gesamt

Marktsegment Auswertung > Spalte Tag > Umsatz Total / Total

2.1.5

- Zahlung Bar

Bericht für den Abgleich:

Zahlungen mit folgenden Filtereinstellungen:

Deposit = Alle

Zahlartengruppe = Barzahlung

Debitor = Ohne Debitor

2.1.6

- Zahlung Devisen

 

2.1.7

- Zahlung unbar

Bericht für den Abgleich:

Zahlungen mit folgenden Filtereinstellungen:

Deposit = Alle

Zahlartengruppe = Bargeldlos

Debitor = Ohne Debitor

2.1.8

- Zahlung Debitor

Bericht für den Abgleich:

Zahlungen mit folgenden Filtereinstellungen:

Deposit = Alle

Zahlartengruppe  = Debitor

Debitor = Ohne Debitor

2.1.9

- Zahlung CC

Bericht für den Abgleich:

Zahlungen mit folgenden Filtereinstellungen:

Deposit = Alle

Zahlartengruppe  = Credit Card

Debitor = Ohne Debitor

2.1.10

= Summe Zahlungen

Berichte für den Abgleich:

Managerbericht > Zahlungen

Zahlungen > Gesamtsumme

Deposit = Alle

Zahlartengruppe = Alle

Debitor = Alle

2.1.11

+ Eingelöste Anzahlungen (Check-in)

Ist identisch mit übertragene Anzahlungen (Check-in) aus '4 Kontrolle Depositen'

2.1.12

- Kontobewegung Anzahlungen

Ist identisch mit Erhaltene Anzahlungen aus '4 Kontrolle Depositen'

2.2

= Außenstand neu:

Berichte für den Abgleich:

Saldenliste Gastkonten > Gast Konto Saldo

 

4

Kontrolle Depositen

 

4.1

Depositenbestand Vortag

Übertrag von Aussenstandskontrolle Vortag Depositenbestand

4.1.1

+ Erhaltene Anzahlungen

Ist identisch mit Kontobewegung Anzahlungen aus '2 Außenstandsberechnung'

4.1.2

- Übertragene Anzahlungen (Check-in)

Ist identisch mit Eingelöste Anzahlungen (Check-in) aus '2 Außenstandsberechnung'

Berichte für den Abgleich:

Deposit Bewegungen > Summe

4.2

= Depositenbestand neu

Berichte für den Abgleich:

Deposit Konten > Deposit Konto Saldo

4.3

Depositenbestand Bestandsaufnahme

Kontrolle:

  Aussenstand Depositen Vortag (Trial Balance)

+ erhaltene Anzahlungen Zahlungsreport: Deposit vom aktuellen Tag

- Deposit Transfer at Check in des aktuellen Tages

4.4

Bestandsdifferenz

Differenzen müssen anhand obiger Reports geprüft werden