So erstellen Sie eine Reservierungsbestätigung

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Das Erstellen von Reservierungsbestätigungen in protel Air ist spielend einfach: Dabei haben Sie die Wahl, ob die Bestätigung per E-Mail versendet oder ob Sie ausgedruckt und dem Gast per Post zugestellt werden soll.

Im Zimmerplan

  1. Markieren Sie die Reservierung im Zimmerplan und rufen das Kontextmenü auf (rechter Mausklick auf die Reservierung).

  2. Klicken Sie im Kontextmenüs auf Reservierungsbestätigung:

  3. Weitere Informationen zum Dialog "Reservierungsbestätigung erstellen" finden Sie weiter unten.

In der Reservierungsliste

  1. Markieren Sie in der Reservierungsliste [Listen > Reservierungen] die gewünschte Reservierung.

  2. Klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche [Res.bestätigung].

  3. Wählen Sie im Dialog "Reservierungsbestätigung erstellen" mindestens die Bestätigungsart aus und klicken Sie auf [OK]. Weitere Informationen zum Dialog "Reservierungsbestätigung erstellen" finden Sie weiter unten.

In der Reservierungsübersicht

  1. Suche Sie sich die gewünschte Reservierung über die Reservierungsliste [Listen > Reservierungen] heraus.
     Tipp!

  2. Öffnen Sie die gewünschte Reservierung, z. B. mit Doppelklick auf die Reservierung oder über das Kontextmenü (Res. anz.).

  3. Klicken Sie im Reservierungsdialog auf [Druckaufgaben] und dort auf "Reservierungsbestätigung".

  4. Wählen Sie im Dialog "Reservierungsbestätigung erstellen" mindestens die Vorlagenart aus und klicken Sie auf [OK].
    Weitere Informationen zum Dialog "Reservierungsbestätigung erstellen" finden Sie im anschließenden Abschnitt.

Dialog "Reservierungsbestätigung erstellen"

[ Reservierungsdialog > Button [Druckaufgaben] > Reservierungsbestätigung ]

[ Gruppenreservierungsdialog > Button [Res.Bestätigung] ]

Abbildung: Reservierungsdialog > Druckaufgaben > Reservierungsbestätigung

 

Option

Beschreibung

Druckmodus

Der externe Druckmodus ermöglicht den Versand von Gastdokumenten in einer Drittanwendung.

Wenn Sie beim Erstellen der Reservierungsbestätigung den Druckmodus Externer Druck auswählen, wird der Ausdruck/E-Mail-Versand der Bestätigung in einem angeschlossenen externen System angestoßen

Um die Reservierungsbestätigung lokal zu erstellen, wählen Sie den Druckmodus"Lokaler Druck.

Wenn Sie Ihre Reservierungsbestätigungen oder andere Gastdokumente „extern“ ausdrucken möchten, benötigen Sie eine Schnittstelle zur Software eines passenden Drittanbieters, zum Beispiel die Serenata-Anbindung via protel I/O. Anschließend kann das Feature für Ihr protel Air freigeschaltet werden. — Bitte wenden Sie sich an unser Sales-Team, um mehr zu erfahren.

Sprache

Bei Aufruf der Reservierungsbestätigung wird automatisch die Sprache aus der Gästekartei vorausgewählt. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Gastdokumente immer in der richtigen Sprache erstellt werden. Wählen Sie hier eine andere Sprache aus, wenn die Zielsprache von der voreingestellten Sprache des Gastes abweicht!)

Vorlagenart

Wählen Sie eine Vorlagenart aus (nur erforderlich, wenn die gewünschte Vorlagenart von der Standard-Vorlagenart abweicht. Bei Gruppenreservierungen empfiehlt sich beispielsweise die Verwendung von speziellen Gruppenvorlagen - siehe Abschnitt "Reservierungsbestätigungen für Gruppenreservierungen").
HINWEIS: Wurden die Vorlagentexte einer kompletten Vorlagenart in den Stammdaten auf inaktiv gesetzt, wird die Vorlagenart hier nicht zur Auswahl angeboten (sehen Sie hier ein Beispiel).

Vorlage

Wählen Sie eine Vorlage aus (nur erforderlich, wenn die gewünschte Vorlage von der voreingestellten Vorlage abweicht).
Die zur Auswahl angebotenen Vorlagen werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt:

Über die Vorlage können Sie auch steuern, in welcher Sprache die Reservierungsbestätigung erstellt wird. Bei Auswahl der spanischen Standard-Vorlage wird beispielsweise eine Reservierungsbestätigung auf Spanisch erstellt.

Versandart

a) Ausdruck als PDF

Erstellt eine Reservierungsbestätigung im PDF-Format.

b) Speichern als Open-Office-Datei (.odt)

Erstellt die Reservierungsbestätigung im odt-Format. Die Datei kann gespeichert und mit Open Office bearbeitet werden.

c) E-Mail-Versand

Versendet eine E-Mail mit der Reservierungsbestätigung (PDF) im Anhang an die E-Mail-Adresse des Empfängers. Die E-Mail-Adresse muss in den Kontaktdaten der Gästekartei hinterlegt sein!

Der Standard-Text für das E-Mail-Anschreiben wird in den Stammdaten unter Dokumente > Textvorlagen > Reiter "Einstellungen" > Hotelverwaltung (Res.) konfiguriert.

Empfänger

a) Bucher

Versendet die Reservierungsbestätigung an den Bucher.

b) Suche Gästekartei

Es kann eine beliebige andere Kartei als Empfänger ausgewählt werden.

c) E-Mail-Adresse

Hier kann eine beliebige E-Mail-Adresse von Hand eingegeben werden.

Zusatztext

Setzen Sie ein Häkchen in die Checkbox Zusatztext: aktivieren, wenn ein individueller Text auf die Reservierungsbestätigung gedruckt werden soll. Den gewünschten Text können Sie in das Freitextfeld eingeben.
WICHTIG: Damit der Freitext in der Reservierungsbestätigung angezeigt wird, muss die entsprechende Textvorlage mit dem Ersetzungscode ${freetext} erweitert werden!

Indiv. E-Mail-Text

Verschicken Sie die Reservierungsbestätigung per E-Mail, können Sie einen freien Text eingeben, der vom Standardtext aus den Stammdaten abweicht. Einfach das Häkchen in die Checkbox Indiv. E-Mail-Text: aktivieren, und den gewünschten Text das Freitextfeld eingeben. Standardmäßig wird hier der Default-Text aus den Stammdaten angezeigt (Stammdaten unter Dokumente > Textvorlagen > Reiter "Einstellungen" > Hotelverwaltung (Res.)).

ACHTUNG! Der individuelle E-Mail-Text unterstützt keine Hyperlinks - d.h. Sie können hier zum Beispiel keine Bilder über einen Link einbetten! Auch ggf. im Default-Text eingebettete Links funktionieren nicht!

Klicken Sie auf [OK] um die Reservierungsbestätigung gemäß den vorgenommenen Einstellungen zu erstellen.

 

Wichtig zu wissen

Empfänger der Reservierung ist immer der Bucher der Reservierung (es sei denn, in der Auswahlbox für den Empfänger wurde eine andere Gästekartei ausgewählt).

Die Vorlage, die standardmäßig vorausgewählt sein soll, stellen Sie in den Stammdaten unter "Textvorlagen > Einstellungen > Standard Einstellungen > Hotelverwaltung" im Dropdown-Menü "Reservierungsbestätigung" ein.

Den Standardtext für elektronische Reservierungsbestätigungen stellen Sie in den Stammdaten unter "Textvorlagen > Einstellungen > Standard Einstellungen" im Fensterbereich "E-Mail Vorlage" ein.

Archivierung von Reservierungsbestätigungen

Jede erzeugte Reservierungsbestätigung wird in der Gästekartei des jeweiligen Buchers gespeichert. Bei Reservierungen mit mehreren Gästen werden die erstellten Reservierungstexte in der Kartei des Buchers und zusätzlich in der Kartei der betreffenden Gäste gespeichert. Auch verknüpfte Karteien werden bei der Speicherung berücksichtigt.

Beispiel: Beim Drucken der Reservierungsbestätigung wird als Empfänger der anreisende Gast anstelle des Buchers ausgewählt. Die Reservierungsbestätigung wird dann in der Gästekartei (Texthistorie) des Buchers und in der Gästekartei (Texthistorie) des Empfängers gespeichert.

Verwandte Themen:
Gästekartei > Gästekartei im Überblick > Tab Texthistorie

Ausgabe von Reservierungsinformationen per Textersetzungsschlüssel

Neben den gängigen Informationen wie An- und Abreise, Anzahl der Nächte etc. kann die Reservierungsbestätigung eine Vielzahl weiterer Informationen enthalten, unter anderem folgende:

Textersetzungsschlüssel

Beschreibung

${expirationDate}

Auf der erweiterten Reservierungsbestätigung kann für Optionsreservierungen das Ablaufdatum angegeben werden.

${sum}

Summe der Leistungen der gesamten Reservierung

${sumStr}

Summe der Leistungen der gesamten Reservierung mit Währung

${payments}

Zahlung (Anzahlung)

${payStr}

Zahlung (Anzahlung) mit Währung

${diff}

Saldo der Rechnung

${diffStr}

Saldo der Rechnung mit Währung

${guest.birthdayFull}

Geburtstag des Gastes im Format „Samstag, 2. Januar 1982“

${guest.birthdayLong}

Geburtstag des Gastes im Format „2. Januar 1982“

${guest.birthdayShort}

Geburtstag des Gastes im Format „02.01.82“

${freetext}

Ausgabe des individuellen Zusatztextes, der optional beim Erstellen der Bestätigung eingegeben wurde.

...und viele weitere.

Reservierungsbestätigungen für Gruppenreservierungen

So gehen Sie vor

  1. Öffnen Sie die jeweilige Gruppenreservierung.

  2. Markieren Sie im Reiter Gruppenliste eine beliebige Reservierung und klicken auf die Schaltfläche [Res.bestätigung].

  3. Wählen Sie als Vorlagenart den Eintrag Gruppenreservierung.

  4. Wählen Sie die gewünschte Vorlage:

Gruppenvorlagen

Zur Erstellung von Reservierungsbestätigungen für Gruppenreservierungen gibt es eigene Vorlagen (Vorlagenart "Gruppenreservierung"), welche die enthaltenen Reservierungen wahlweise nach verschiedenen Kriterien zusammenfassen:

BITTE BEACHTEN!

Passen Sie die zur Verfügung gestellten Vorlagen an Ihre Anforderungen an (eigenes Layout, Logo, etc.), bevor Sie die Vorlagen für den alltäglichen Gebrauch benutzen. Die Anpassung erfolgt in den Stammdaten im Programmpunkt "Textvorlagen > Standardvorlagen". Markieren Sie die jeweilige Vorlage und klicken auf [Bearbeiten].

 

Die folgenden Textersetzungsschlüssel wurden speziell für Gruppenreservierungen entwickelt.

Textersetzungsschlüssel - Reservierungsbestätigungen für Gruppenreservierungen

${resGrpName}

Name der Gruppe

${entry.count}

Anzahl der reservierten Zimmer

${entry.categories}

Name der Kategorie

${entry.rooms}

Zimmernummer oder -name

${entry.guests}

Gastname

${entry.resIDs}

Reservierungsnummer

${entry.arrival}

Anreisedatum

${entry.departure}

Abreisedatum

${entry.roomtype}

Bei Gruppierung der Reservierungen nach Belegung (1er-Zimmer, 2er-Zimmer, 3er-Zimmer, usw...)

${entry.dailyfullprice}

Gibt den durchschnittlichen Zimmerpreis auf der Gruppenbestätigung aus.

 

Verwandte Themen zur Konfiguration der Reservierungsbestätigung:
Stammdaten > Textvorlagen
Stammdaten > Textvorlagen > Einstellungen