Traces

[Optionen Stammdaten Traces]

Auf dieser Seite können Sie Vorlagen für alle Aufgaben erstellen, die regelmäßig in den unterschiedlichen Abteilungen anfallen. Bei Neuanlage eines Traces kann später aus diesen Vorlagen ausgewählt werden.

Abteilungen anlegen

Tracevorlagen anlegen

Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben (Traces), die regelmäßig in Ihrem Betrieb anfallen. Legen Sie für jede Aufgabe eine Tracevorlage an. Die als Tracevorlage angelegten Texte können dann bei der Neuanlage von Traces einfach ausgewählt werden.

1. Klicken Sie im Reiter Tracevorlagen auf [Hinzufügen] um ein neues Trace anzulegen.
   Felder, die unbedingt auszufüllen sind, sind mit einem Sternchen* gekennzeichnet.

2. Name*, Kurzbezeichnung*: Vergeben Sie einen Namen und eine Kurzbezeichnung. Der Name wird im Reservierungsdialog bei der Trace-Auswahl angezeigt.

3. Beschreibung*: Tragen Sie einen zusätzlichen Text ein, um das Trace näher zu beschreiben. Bei Bedarf kann dieser Text später bei der Trace-Auswahl überschrieben werden.

4. Abteilung: Wählen Sie die für das Trace zuständige Abteilung aus. Hinweis: Die unterschiedlichen Hotelabteilungen werden in den Stammdaten angelegt (Mein Betrieb > Reiter "Abteilungen").

5. Gültig: Stellen Sie bei Bedarf ein, wann bzw. wie häufig die Aufgabe erledigt werden soll.

   • Zeitspanne: Das Trace unterliegt keiner besonderen Regel. Zeitspanne und Zeitpunkt werden bei Anlage des Traces eingegeben.

   • Täglich: Das Trace erscheint täglich für den gesamten Aufenthalt der Reservierung auf der Traceliste.

   • Regel: Hinterlegen Sie für den genauen Zeitpunkt der Ausführung eine Regel:

     x Tage	vor / nach Anreise	Das Trace wird x Tage vor oder nach Anreise gesetzt
     	vor / nach Abreise	Das Trace wird x Tage vor oder nach Abreise gesetzt
     	vor / nach Reservierung	Das Trace wird x Tage vor oder nach Buchung gesetzt

6. Uhrzeit: Geben Sie die Uhrzeit ein, zu der das Trace erledigt werden soll

Tracepakete anlegen

Tracepakete dienen dazu, Traces für verschiedene Abteilungen zusammenzufassen.

Beispiel Candle Light Dinner: Der Tisch im Restaurant muss vom Front Office  reserviert werden, die Küche muss das Dinner für 19 Uhr einplanen und das Housekeeping stellt Champagner und Pralinen im Zimmer bereit.

1. Klicken Sie im Reiter Tracepakete auf [Hinzufügen] um ein neues Tracepaket anzulegen.

2. Name/Kurzbezeichnung: Vergeben Sie einen Namen und eine Kurzbezeichnung. Der Name wird im Reservierungsdialog bei der Trace-Auswahl angezeigt.

3. Beschreibung: Vergeben Sie bei Bedarf einen zusätzlichen Text, um das Trace näher zu beschreiben. Dieser Text kann später bei der Trace-Auswahl überschrieben werden.

4. Tracevorlagen: Klicken Sie auf den Button um die Tracevorlagen auszuwählen, die im Paket enthalten sein sollen.

5. Wenn das Fenster Tracevorlagen auswählen erscheint, markieren Sie die gewünschte(n) Vorlage(n) und übernehmen Sie diese mit Klick auf den Pfeil .

6. Bestätigen Sie den Dialog mit [OK].

7. Speichern Sie das Tracepaket mit erneutem Klick auf [OK].

Verwandte Themen:

Traces verwalten: Traces erstellen und bearbeiten

Listen > Traces: Liste zur Anzeige und Kontrolle der Traces

Gästekartei > Traces: Anzeige von Traces in der Gästekartei