Achtung!

Mit dem protel Air-Upgrade im Sommer 2020 haben sich nicht nur die Oberfläche sondern auch viele Funktionen in protel Air geändert.

Die aktualisierte Anleitung finden Sie in der neuen protel Air Hilfe.

Bitte beachten: Wir sind nach wie vor in einem Migrationsprozess. Daher kann es sein, dass Sie einige Funktionen immer noch wie in dieser Hilfe beschrieben nutzen können.

Wir werden diese Hilfe aus diesem Grund noch nicht komplett löschen.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Support!

Datenübertragung

[Stammdaten > System > Datenübertragung]

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Benötigte Benutzerrechte

So richten Sie Dropbox als Übertragungsart ein

So richten Sie einen SFTP-Zugang als Übertragungsart ein

So stellen Sie eine Verbindung zu Amazon S3 her

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Sie können verschiedene Datenübertragungsarten hinterlegen, auf die protel Air zugreifen kann.

Unterstützte Datenübertragungsarten sind Dropbox, SFTP-Zugänge und Verbindungen zu Amazon S3.

Dropbox ist ein Webdienst, mithilfe dessen Sie Ihre Daten online speichern, synchronisieren und austauschen können.
SFTP bedeutet Secure File Transfer Protocol und bezeichnet ein Protokoll zur Übertragung von Dateien. SFTP ist also, wie z.B. auch HTTP, ein Protokoll, das die Datenübertragung von einem Rechner auf einen Server ermöglicht.
Amazon S3 (Amazon Simple Storage Service) ist ein webbasierter Cloud Storage Service für das Online-Backup und die Archivierung von Daten und Anwendungsprogrammen.

Durch Einrichtung einer Datenübertragungsart können Sie Ihre Tagesabschlussberichte und Listen online speichern und von unterschiedlichen mobilen Geräten aus abrufen.

Alle konfigurierten Berichte und Listen werden beim Tagesabschluss automatisch archiviert, sowohl online als auch offline im lokal eingestellten Dropbox-Ordner (bei Einsatz von Dropbox).
Die Berichte und Listen können auch an Personen verteilt werden, die keinen Zugriff auf die Hotelsoftware haben (Dropbox-Freigabe oder Amazon S3/FTP-Zugang genügt).
Sollte protel Air einmal nicht online verfügbar sein, können Sie trotzdem auf die online gespeicherten Daten zugreifen. Diese geben Ihnen auch ohne in protel Air eingeloggt zu sein Auskunft über Anreisen, Abreisen, Gäste im Haus usw.

Benötigte Benutzerrechte

Benutzer mit der pAir Kundenadminrolle haben automatisch Zugriff auf das Einrichten von Dropbox und SFTP-Verbindungen (Stammdaten > System > Datenübertragung).

Sie können die Funktion anderen Benutzern zur Verfügung stellen, indem Sie ihnen die entsprechenden Privilegien erteilen.

Benutzerrecht	Beschreibung
PAirSDDeliveryCommunications	Gibt dem Benutzer Zugriff auf das Menü Stammdaten > System > Datenübertragung.
PAirSDAddDeliveryCommunications	Ermöglicht dem Benutzer eine neue Übertragungsart anzulegen (aktiviert den Button Hinzufügen im Dialog Übertragungsarten).
PAirSDDeleteDeliveryCommunications	Ermöglicht dem Benutzer eine vorhandene Übertragungsart zu löschen (aktiviert den Button Löschen im im Dialog Übertragungsarten).
PAirSDEditDeliveryCommunications	Ermöglicht dem Benutzer eine vorhandene Übertragungsart zu bearbeiten (aktiviert den Button Bearbeiten im im Dialog Übertragungsarten).

Tipp. So fügen Sie die Benutzerrechte einer Benutzerrolle zu

Wenn Sie mit eigenen Rollen arbeiten, können Sie die Rechte folgendermaßen hinzufügen:

Öffnen Sie den Programmpunkt System > Benutzeradministration > Benutzerrollen.
Doppelklicken Sie die Benutzerrolle, der Sie das Recht hinzufügen möchten.
Klicken Sie in der Rolle den Rechte-Reiter.

Geben Sie als Suchbegriff delivery ein - vgl. folgende Abbildung.

Klappen Sie im linken Fensterbereich die Gruppe auf - vgl. folgende Abbildung.

Markieren Sie das gewünschte Recht und klicken auf das Pluszeichen um es der Rolle hinzuzufügen.

Löschen Sie den eingegebenen Suchbegriff um alle zugewiesenen Rechte zu sehen.

Alternativ können Sie auch eine eigene Rolle "Übertragungsarten" anlegen. Der Vorteil hierbei liegt darin, dass Sie die Rolle "einzeln" für bestimmte Benutzer vergeben können.

So richten Sie Dropbox als Übertragungsart ein

[Stammdaten > System > Datenübertragung > Hinzufügen > Dropbox]

Um Dropbox als Übertragungsart in protel Air einrichten zu können, müssen Sie oder Ihr Betrieb sich für ein Dropbox-Konto registrieren.

Öffnen Sie in protel Air das Menü Stammdaten > System > Datenübertragung.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Geben Sie im sich öffnenden Fenster einen Namen für die Dropbox-Verbindung ein (frei wählbar).
Wählen Sie DROPBOX als Typ aus.

Klicken Sie auf Speichern. Jetzt wird der Button Dropbox-Konto verbinden aktiv.

Klicken Sie auf Dropbox-Konto verbinden. Folgen Sie anschließend einfach den Anweisungen im Dialog.

Schließen Sie den Dialog, sobald die Verbindung erfolgreich eingerichtet wurde (sie erhalten eine entsprechende Meldung im Browser-Tab).

Rufen Sie die Einstellungen für den Tagesabschluss auf [Büro > Tagesabschluss > Tagesabschluss: Berichte und Listen]. Hier können Sie definieren, ob Sie eine Liste / einen Bericht in die Dropbox legen möchten - siehe folgender Screenshot:

Die entsprechenden Listen und Berichte werden anschließend beim Tagesabschluss in Ihre Dropbox geschoben und können dort von all Ihren angebundenen Geräten (Smartphone, Netbook, usw…) abgerufen werden.

So richten Sie einen SFTP-Zugang als Übertragungsart ein

SFTP bietet im Gegensatz zu FTP eine verschlüsselte Verbindung an und baut eine einzelne direkte Verbindung zwischen Client (hier: protel Air) und Server auf. Der Dateitransfer läuft über SSH (verschlüsselte Datenübertragung)- der Server muss hierfür entsprechend SSH unterstützen.

In protel Air können Sie sehr einfach eine Verbindung zu einem SFTP Server herstellen. Im Vorfeld benötigen Sie die IP-Adresse oder den Hostnamen sowie die Zugangsdaten.

Öffnen Sie in protel Air das Menü Stammdaten > System > Datenübertragung.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Geben Sie im sich öffnenden Fenster einen beliebigen Namen für die Server-Verbindung ein. Der Name sollte noch nicht vergeben sein.
Wählen Sie SFTP als Typ aus.

Es öffnet sich ein zusätzlicher Fensterbereich, in dem Sie die Zugangsdaten für den SFTP-Server eingeben müssen.

Hinweise zum Ausfüllen der Formularfelder

Mit einem Sternchen * gekennzeichnete Felder sind Pflichteifer.
Eingabe des Passwortes / privaten Schlüssels. Ja nach Serverkonfiguration müssen Sie sich entweder über ein Passwort oder einen Schlüssel authentifizieren, d.h. Sie müssen nur eines der beiden Felder ausfüllen.
Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem IT-Administrator oder Provider.

Hostname	Tragen Sie hier die IP-Adresse oder den DNS-Namen des SFTP-Servers ein.
Port	Geben Sie den Port ein, auf den der SFTP-Server auf dem Zielsystem konfiguriert ist. Standard für SFTP ist 22. Dieser kann in manchen Fällen allerdings unterschiedlich sein. Informationen erhalten Sie dazu von Ihrem Provider / IT-Administrator.
Remote-Verzeichnis	Geben Sie das Verzeichnis an, in welchem die Dateien gespeichert werden sollen, z.B. /userimport/sftp. Das angegebene Verzeichnis muss existieren.
Benutzername	Geben Sie den SFTP-Benutzernamen an.
Passwort	Wenn der Server ein Passwort für den SSH-Zugang benutzt, geben Sie hier das Passwort des SFTP-Benutzers an. Sie erhalten das Passwort von Ihrem Provider oder IT-Administrator. Das Passwort kann leer bleiben, wenn Sie sich über einen privaten Schlüssel identifizieren (s.u.).
Privater Schlüssel	Wenn der Server einen Login über ein Schlüsselpaar benutzt (Public-Key-Authentifizierung), fügen Sie den privaten Schlüssel hier ein. Sie erhalten den Schlüssel von Ihrem Provider oder IT-Administrator. Der Schlüssel kann leer bleiben, wenn Sie sich über ein Passwort authentifizieren (s.o.).
Kennung	Wenn der private Schlüssel zusätzlich mit einer Kennung verschlüsselt ist, geben Sie diese hier ein. Die Kennung kann aus mehreren Wörtern bestehen.

Klicken Sie auf Speichern, um alle Eingaben zu übernehmen.
Klicken Sie auf Validieren um die eingegebenen Einstellungen zu überprüfen. Im Anschluss erhalten Sie eine Meldung, ob die Verbindung zum SFTP-Server hergestellt werden konnte.

Die entsprechenden Listen und Berichte werden anschließend beim Tagesabschluss in den eingestellten Ordner des SFTP-Servers hochgeladen und können von jedem Benutzer mit Zugriff auf den Server heruntergeladen werden.

So stellen Sie eine Verbindung zu Amazon S3 her

Amazon Simple Storage Service (S3) gilt als sicherer und leistungsstarker Cloud-Speicherdienst. Mit Amazon S3 können Sie jederzeit beliebige Mengen von Daten von überall aus im Internet speichern und aufrufen. Zum Hochladen und Speichern von Daten in Amazon S3 werden sogenannte Buckets verwendet. protel Air ermöglicht Ihnen die Einrichtung einer Verbindung zu einem S3-Bucket als Speicherort für Ihre Tagesabschluss-Berichte und Listen.

Legen Sie zur Einrichtung einer Verbindung zu Amazon S3 eine neue Datenübertragungsart an:

Stellen Sie sicher, dass Sie das passende Schlüsselpaar für S3 haben. Sie benötigen den Zugriffsschlüssel-ID (Access key) und den geheimen Zugriffsschlüssel (Secret key) von Ihrer AWS Management Console um fortzufahren. Ähnlich wie bei einem Benutzernamen und einem Passwort müssen Sie die Zugriffsschlüssel-ID und den geheimen Zugriffsschlüssel zusammen verwenden, um sich zu authentifizieren.
Öffnen Sie in protel Air das Menü Stammdaten > System > Datenübertragung.
Legen Sie eine neue Datenübertragungsart an , indem Sie auf Hinzufügen klicken.
Geben Sie im sich öffnenden Fenster unter ID einen beliebigen Namen für die S3-Verbindung ein. Der Name sollte noch nicht vergeben sein.
Wählen Sie Amazon S3 als Typ aus.

Es öffnet sich ein zusätzlicher Fensterbereich, in dem Sie die Zugangsdaten für S3 eingeben müssen.

Abbildung: Stammdaten > System > Datenübertragung: Amazon S3 Verbindung einrichten.

Bucket-Name	Name des S3-Buckets, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten.
Zugriffsschlüssel	Ihre Zugriffsschlüssel-ID für den Zugriff auf den Amazon S3-Bucket.
Geheimer Zugriffsschlüssel	Ihr geheimer Amazon-Zugriffsschlüssel.
Region	Bereich Ihres S3-Service.

Klicken Sie auf Speichern, um alle Eingaben zu übernehmen.

Klicken Sie auf Validieren um die eingegebenen Einstellungen zu überprüfen. Im Anschluss erhalten Sie eine Meldung, ob die Verbindung zum S3-Bucket hergestellt werden konnte.
Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie die Verbindung erfolgreich angelegt haben. Die Verbindung wird im Fenster Übertragungsarten als Übertragungsart (Typ: AMAZONS3) angezeigt.