Reservierungen

Die Reservierungsliste ersetzt das früher häufig genutzte Reservierungsbuch und verschafft Ihnen einen komfortablen Überblick über alle Reservierungen, die jemals in protel Air gebucht wurden.

Diese Liste ist besonders hilfreich, wenn Sie nach einer ganz bestimmten Reservierung suchen möchten.

Des Weiteren bieten Ihnen die Schaltflächen unten im Fenster und das Kontextmenü diverse Bearbeitungsmöglichkeiten.

Öffnen der Reservierungsliste

Öffnen Sie die Reservierungsliste über den Menüpunkt "Listen > Reservierungen".

Die Liste zeigt alle Reservierungen, die anhand der Filtereinstellungen im System gefunden werden. Vorgaben sind das protel Air Tagesdatum (heute).

Filterfunktionen in der Reservierungsliste

Mithilfe der Filterfunktionen am linken Fensterrand können Sie die angezeigten Reservierungen auf bestimmte Kriterien eingrenzen, z. B.:

Anzeige aktualisieren

Mögliche Aktionen in der Reservierungsliste

Über die unten im Fenster angeordneten Schaltflächen können Sie für eine oder mehrere markierte Reservierungen folgende Aktionen durchführen - dieselben Aktionen können übrigens auch über das Kontextmenü (rechter Mausklick) aufgerufen werden.

Inhalte direkt in der Tabelle bearbeiten

Der Inhalt von Spalten mit unterstrichener Spaltenüberschrift kann inline bearbeitet werden.

Voraussetzung: Die jeweilige Spalte muss in den Spalteneinstellungen angehakt sein, damit sie angezeigt wird.

Weiterführende Informationen zum Filtern und den Anzeigeoptionen in den aktiven Listen finden Sie hier:
Elemente & Funktionen > Aktive Listen > Aufbau der aktiven Listen

Raten aktualisieren

Gibt es in Ihrem System bereits Reservierungen, denen ein Preistyp zugewiesen ist, der sich verändert hat? Haben Sie Ihre Preise nachträglich erhöht oder gesenkt? Oder ist seit neuestem Ihr Standardpreis inklusive Frühstück?

Die Funktion Raten aktualisieren in der Aktiven Liste Reservierungen gibt Ihnen die Möglichkeit, Änderungen des Preistyps auf bestehende Reservierungen zu übertragen.

HINWEIS!

Die Funktion Raten aktualisieren greift auf Änderungen in den Preis-Stammdaten zurück und auf Preisänderungen, die in der Preisverfügbarkeit oder den protel Air Daily Rates hinterlegt wurden! Klicken Sie hier für ein Beispiel
- Am 01.04. bucht Herr Lehmann für den 01.05.-02.05. die Junior-Suite zu einem-Preis von € 100,00 / Übernachtung inkl. Frühstück. Gebucht wird der BAR-Package-Preistyp.
- Am 15.04. wird der BAR-Package-Preistyp für alle Kategorien vom 01.05. bis 02.05. in den Daily Rates oder durch eine Preisstrategie um 10% erhöht. Auf die Reservierung von Herrn Lehmann wirkt sich das nicht aus, schließlich wurde die Reservierung vor der Preiserhöhung gebucht.
- Am 20.04. werden alle Preistypen aufgrund diverser Änderungen in den Stammdaten für alle Reservierungen mithilfe der Funktion Raten aktualisieren neu eingelesen. Jetzt wird auch der Preis für die Reservierung von Herrn Lehmann erhöht.
  Die "ungewollte" Preiserhöhung können Sie korrigieren, indem Sie den Preis für die Reservierung nachträglich in der ZPÜ auf den ursprünglichen Preis zurücksetzen.
Preise, die Sie in der ZPÜ (Zeitabhängige Preisübersicht) manuell überschrieben haben, werden NICHT durch die Funktion"Raten aktualisieren" überschrieben.
Mit der Option "Übernachtungskosten fixieren" könnnen Sie Reservierungen zum Teil von der Ratenaktualisierung ausschließen.

So gehen Sie vor

Öffnen Sie zunächst die Reservierungsliste (Listen > Reservierungen) und filtern Sie nach den gewünschten Kriterien, z.B. Zeitraum, Name oder Reservierungsstatus. In der Liste erscheinen nun alle den Suchkriterien entsprechenden Reservierungen.
Markieren Sie die gewünschte(n) Reservierung(en) und öffnen Sie mit einem rechten Mausklick das Kontextmenü.
Klicken Sie auf den Punkt "Raten aktualisieren".

HINWEIS: Sie können die Raten bzw. Preise immer nur VOR dem Check-in des Gastes aktualisieren!

Anschließend werden für alle markierten Reservierungen die ausgewählten Preisinformationen aktualisiert.

Gibt es Reservierungen mit mehreren Zimmern, kommt hier zur Sicherheit eine Abfrage, ob Sie die Rateninformationen für alle oder nur für bestimmte Zimmer aktualisieren möchten.

Specials

Nur Reservierungen mit einem bestimmten Anreisetag anzeigen

Für die Reservierungsliste gibt es jetzt einen weiteren Filter "Anreise am". Wird er (zusätzlich) gesetzt, werden nur noch Reservierungen mit dem entsprechenden Anreisedatum angezeigt.

	Zeitraum: Sucht Reservierungen innerhalb des angegebenen Zeitraums. Option bis: Sucht nach Optionsreservierungen, deren Optionsfrist am eingegebenen Datum abläuft. Geben Sie das Optionsdatum ein und wählen Sie unten links den Statusfilter "Option". Entfernen Sie das Häkchen bei allen anderen Statusfiltern. Erstellt am: Zeigt Reservierungen an, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums erstellt wurden. Besonders praktisch, wenn Sie alle Reservierungen sehen möchten, die Sie an einem bestimmten Tag erstellt haben!
	Zimmer: Darstellung auf Zimmerebene. In dieser Ansicht erscheint jedes Zimmer nur genau einmal – ganz gleich, ob das Zimmer für einen oder mehrere Gäste gebucht wurde. Diese Ansicht eignet sich, wenn Sie alle für ein Zimmer hinterlegten Gäste zusammen einchecken möchten. Gäste: Darstellung auf Gastebene. Jeder Gast wird einzeln gelistet. Ein Zimmer, das für mehrere Gäste reserviert wurde, erscheint in dieser Ansicht mehrmals (einmal je Gast). Wählen Sie diese Ansicht, wenn Sie für Zimmer mit mehreren hinterlegten Personen einen einzelnen Gast separat einchecken möchten.
	Sie können nach dem Namen einer Gästekartei suchen. Dabei müssen Sie nicht den gesamten Namen eingeben, es reicht auch die Eingabe eines (oder mehrerer) Anfangsbuchstaben. protel Air zeigt dann alle Reservierungen an, deren Gast oder Bucher mit diesen Buchstaben beginnt.
	Suchen Sie nach der Reservierungs- oder Gruppennummer.
	Tragen Sie hier den Namen eines Preistyps ein, wenn die Reservierungsliste nur Reservierungen mit einem bestimmten Preistyp anzeigen soll!
	Geben Sie hier eine Zimmerbezeichnung ein, wenn Sie gezielt nach einem bestimmten Zimmer suchen. Geben Sie den Namen der Zimmerkategorie ein, werden nur Reservierungen dieser Kategorie angezeigt.
	Falls Sie mit Kontingenten arbeiten, können Sie sich nur Reservierungen für ein bestimmtes Kontingent anzeigen lassen. Wählen Sie das Kontingent durch Ankreuzen aus.
	Sie können die Trefferliste weiterhin eingrenzen, indem Sie sich nur Treffer mit einem bestimmten Status anzeigen lassen, z.B. wenn Sie nur definitive Reservierungen sehen möchten. Setzen Sie einfach ein Häkchen in eines der Ankreuzfelder, um die Ergebnisliste nach einem (oder mehreren) Status zu filtern. Sie können die Auswahl zurücksetzen, wenn Sie auf das "X" klicken:

	Öffnet die Gästekartei eines zugeordneten Gastes. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn für das reservierte Zimmer ein Gast hinterlegt wurde. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet die Gästekartei des jeweiligen Gastes (nicht die des Buchers!). In der Anreiseliste wird der zugeordnete Gast in der Spalte "Nachname" bzw. "Gastname(n)" angezeigt.
	Markieren Sie eine Reservierung und Sie gelangen in die Reservierungsübersicht, wo Sie Zugriff auf alle weiteren Details der Reservierung haben.
	Öffnet die Rechnung der markierten Reservierung zur Bearbeitung. Diese Schaltfläche ist inaktiv, wenn die Reservierung den Status Checked Out hat.
	Dieser Button ist nur aktiv, wenn es sich bei der markierten Reservierung um eine Gruppenreservierung handelt. Öffnet den Gruppenreservierungsdialog (Gruppenmaster) der markierten Reservierung.
	Stornieren Sie eine oder mehrere Reservierungen mit Klick auf diesen Button (nur aktiv, wenn der Gast noch nicht im Haus war)
	Erstellt eine Kopie der markierten Reservierung. Geben Sie ein neues Anreisedatum ein (darf nicht identisch mit der Anreise der Originalreservierung sein) und protel Air erstellt eine Kopie der Originalreservierung. Übernommen werden auch Details wie Fixleistungen und Traces.
	Macht eine Stornierung wieder rückgängig (nur bei stornierten Reservierungen möglich). Um ein storniertes Zimmer wiedereinzustellen, müssen Sie das Zimmer zunächst in der Reservierungsliste sichtbar machen: Markieren Sie hierfür in der Status-Auswahlliste oben rechts im Fenster die Checkbox Storniert.
	Erstellt für einen markierten Gast eine Reservierungsbestätigung.
	Rufen Sie bei Kategoriereservierungen ohne zugeteiltes Zimmer die Zimmerverteilung auf, um der Reservierung ein Zimmer zuzuteilen. Kategoriereservierungen ohne zugeteilte Zimmer werden in der Reservierungsliste mit einem Fragezeichen gekennzeichnet:
	Klicken Sie auf die Unteraufgabe "Drucken", um die Reservierungsliste auszudrucken. Die Liste wird genauso, wie Sie am Bildschirm zu sehen ist, ausgedruckt. Klicken Sie auf die Unteraufgabe "Meldeschein" um einen Meldeschein für den ausgewählten Gast auszudrucken Als Excel Liste drucken: Exportiert die Reservierungsliste im Excel-Format.
Raten aktualisieren	Siehe weiter unten, Abschnitt Raten aktualisieren
Übernachtungskosten fixieren	Mithilfe dieser Option kann verhindert werden, dass die Übernachtungskosten einer Reservierung bei Anwenden der Funktion "Raten aktualisieren" überschrieben werden (mit der Funktion "Raten aktualisieren" werden Änderungen an der Preiskonfiguration auf bestehende Reservierungen übertragen). HINWEIS: Die Option wurde ursprünglich im Rahmen der Änderung der Dresdener Beherbergungssteuer entwickelt um die betroffenen Betriebe bei der Umstellung auf die neue Besteuerung zu unterstützen. Konkret wurde die Option benutzt, um den Steuerbetrag für Gäste zu berechnen, die während der Steueränderung beherbergt wurden, da die Steuer in diesen Fällen anteilig berechnet werden musste (bis zum Stichtag Berechnung der Steuer nach den geltenden Bestimmungen, ab dem Stichtag Berechnung nach den nun geänderten Bestimmungen). Bei Fragen hierzu hilft Ihnen unser Cloud Support Team gerne weiter.