Rechnungen abschließen

Kein Gast bleibt für immer - am Ende des Aufenthaltes müssen Zahlungen gebucht, Rechnungen abgeschlossen und Reservierungen ausgecheckt werden - all das erledigen Sie im Rechnungsdialog über den Check-out-Button und die Rechnungsaufgaben.

Check-out

Der Check-out-Button in der Rechnungsübersicht verbucht für alle offenen Posten eine Zahlung, schließt die Rechnung ab und druckt die Rechnung aus. Dies ist erforderlich, bevor ein Gast ausgecheckt werden kann.

Video-Tutorial

Praxis-Beispiel

Das folgende Beispiel geht davon aus, dass der Check-out über die Abreiseliste durchgeführt wird. Daneben stehen weitere Möglichkeiten zur Verfügung (siehe oben).

Rechnung vor dem eigentlichen Abreisetag auschecken

Wenn Sie die Rechnung vor dem Abreisetag auschecken, werden alle Leistungen (auch künftige) mit dem aktuellen Tagesdatum verbucht. Sie erhalten deshalb folgende Meldung:

Klicken Sie auf [Ja], wird die Rechnung abgeschlossen und alle Artikel werden auf das heutige Datum gebucht.

Beispiel: Angenommen, eine Rechnung wird bereits am Anreisetag ausgecheckt. Im Zahlungsdialog werden dann alle ausstehenden Logisbeträge mit dem Anreisetag als Buchungsdatum verbucht. Damit ersichtlich ist, dass die Logis für unterschiedliche Nächte berechnet wurde, wird in der Spalte "Beschreibung" das Übernachtungsdatum angegeben:

Klicken Sie auf [Nein], wird die Zahlung zwar verbucht, aber die Rechnung bleibt geöffnet. Die Leistungen werden erst beim Abschließen der Rechnung verbucht.

Beim Abschluss der Rechnung werden die Leistungen (Logis) mit dem Datum der Leistungserbringung (Datum der Übernachtung) verbucht:

Button [Leistungen buchen]

Dieser Button ist nur aktiv, wenn für die Reservierung noch nicht verbuchte Leistungen existieren.

Klicken Sie auf den Button [Leistungen buchen], werden alle noch offenen Leistungen mit dem aktuellen Tagesdatum verbucht. Die Rechnung bleibt in diesem Fall geöffnet, so dass nachträgliche Bearbeitungen noch möglich sind.

Rechnung drucken

Feld	Funktion
Sprache	Wählen Sie hier die Sprache aus, in der die Rechnung erstellt werden soll (das Rechnungsformular muss in der gewählten Sprache verfügbar sein).
Vorlage	Wählen Sie hier eine Vorlage aus (nur erforderlich, wenn die gewünschte Vorlage von der voreingestellten Vorlage abweicht). Über die Vorlage können Sie auch steuern, in welcher Sprache die Reservierungsbestätigung erstellt wird. Bei Auswahl der spanischen Standard-Vorlage wird beispielsweise eine Reservierungsbestätigung auf Spanisch erstellt.
Typ	Beim Rechnungsdruck können Sie einstellen, wie die verbuchten Artikel auf der Rechnung erscheinen sollen. Im Aufklappfeld „Typ“ können Sie deshalb den gewünschten Modus für den Rechnungsdruck auswählen. Legen Sie die Sortierung fest und, ob jeder Artikel einzeln oder gleiche Artikel zusammengefasst auf die Rechnung gedruckt werden sollen.
Versandart	Ausdruck als PDF (Standard): Erstellt eine Rechnung im PDF-Format.
	E-Mail-Versand: Versendet eine E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang an die E-Mail-Adresse des Empfängers. Die E-Mail-Adresse muss in den Kontaktdaten der Gästekartei hinterlegt sein! Eine Kopie der E-Mail wird automatisch an die E-Mail-Adresse des Hotels versendet (Stammdaten > Mein Betrieb > E-Mail).
	E-Mail-Vorschau (PDF): Erstellt ein PDF zur Vorschau. Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Inhalt des PDFs überprüfen möchten, bevor Sie es als E-Mail-Anhang versenden (siehe oben).
Empfänger	Rechnungsinhaber: Versendet die Rechnung an die Person, die in der Rechnungsübersicht als Rechnungsempfänger ausgewiesen ist. Es wird der in den Stammdaten hinterlegte E-Mail-Text für Rechnungen verwendet (Stammdaten> Textvorlagen > Reiter "Einstellungen" > Hotelverwaltung (Rech.).
	Bucher: Versendet die Rechnung an den Bucher der Reservierung. Es wird der in den Stammdaten hinterlegte E-Mail-Text für Rechnungen verwendet (Stammdaten> Textvorlagen > Reiter "Einstellungen" > Hotelverwaltung (Rech.).
	Gästekartei: Versendet die Rechnung an den über die Suche ausgewählten Gast. Es wird der in den Stammdaten hinterlegte E-Mail-Text für Rechnungen verwendet (Stammdaten> Textvorlagen > Reiter "Einstellungen" > Hotelverwaltung (Rech.).
	E-Mail-Adresse: Hier können Sie von Hand eine beliebige E-Mail-Adresse eingeben, an welche die Rechnung versendet werden soll. Es klappt automatisch ein Textfeld zur Eingabe des E-Mail-Textes auf (der in den Stammdaten hinterlegte E-Mail-Text für Rechnungen wird in diesem Fall nicht verwendet, weil das Programm den enthaltenen Platzhalter für die Anrede nicht übersetzen kann).
Zusatztext: aktivieren	Setzen Sie ein Häkchen in die Checkbox Zusatztext: aktivieren, wenn zusätzlicher Text auf die Rechnung gedruckt werden soll. Den gewünschten Text können Sie in das Freitextfeld eingeben. TIPP: Der Zusatztext kann im Rechnungsformular mit dem Ersetzungscode ${freetext} ausgegeben werden.
Indiv. E-Mail-Text: aktivieren	Sofern die E-Mail-Adresse nicht händisch eingetragen wird, benutzt protel Air den in den Stammdaten hinterlegte E-Mail-Text für Rechnungen (siehe oben). Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie den Text verändern möchten.

Rechnungsdruck: Gruppenrechnungen

Für jedes einzelne Gruppenmitglied können die abgerechneten Leistungen entweder detailliert aufgeschlüsselt oder zusammengefasst auf der Gruppenrechnung dargestellt werden. Und so funktioniert’s:

Rechnungsdruck: Buchungstext ausgeben

In der Rechnung kann der Buchungstext wahlweise mit oder ohne Beschreibung ausgegeben werden.

In der abgebildeten Rechnung wurde die Position "Englisch - traditionell" mit der Beschreibung "Würstchen, Speck, Eier..." gebucht.

Über den Ersetzungscode in Ihren Rechnungsformularen können Sie steuern, ob der gebuchte Artikel mit oder ohne Beschreibung ausgegeben werden soll.

Tipp: Um den Ersetzungscode im Rechnungsformular austauschen zu können, muss zuerst der Schutz aus der Tabelle entfernt werden (rechte Maus in die Tabellenspalte > Menü "Zelle" > Befehl "Schutz aufheben").

Rechnungsdruck: Ausgabe der Rechnungssumme (brutto, netto, Steuer)

Der Gesamtbetrag der Rechnung kann inklusive Steuern (brutto) oder exklusive Steuern (netto) abgebildet werden. Zusätzlich kann der enthaltene Steuerbetrag separat ausgewiesen werden.

Für die Einbindung in Ihre Rechnungsformulare stehen die folgenden Ersetzungscodes zur Verfügung:

Rechnungsdruck: Ausgabe von Steuerinformationen

Für jeden einzelnen Artikel, der sich auf der Rechnung befindet, können Informationen zur berechneten Steuer ausgegeben werden.

Hinweis: Innerhalb von Paketen dürfen keine Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen enthalten sein.

Für die Einbindung in Ihre Rechnungsformulare stehen die folgenden Ersetzungscodes zur Verfügung:

Rechnungsdruck: Rechnungen mit mehreren Gästen

Befinden sich Buchungen für verschiedene Gäste auf der Rechnung, können die Namen der Gäste einmalig über den Ersetzungscode ${guests} ausgegeben werden.

Rechnungsdruck: Bei wiederholtem Ausdruck Rechnung als Kopie kennzeichnen

In einigen Ländern muss eine Rechnung als Kopie gekennzeichnet werden, wenn sie nach dem ersten Drucken weitere Male ausgedruckt wird.

Resultat: Wird eine Rechnung mehr als einmal ausgedruckt, gibt der Ersetzungscode ${invoiceType} automatisch "Kopie von Rechnung" aus - siehe folgende Abbildung:

Mehrere Reservierungen gleichzeitig auschecken

In der Abreiseliste können Sie mehrere Reservierungen gleichzeitig auschecken. Markieren Sie mit Hilfe der Mehrfachauswahl die gewünschten Abreisen und klicken Sie anschließend den [Check out] Button.

Check-out abbrechen

Der Check-out kann mit der <ESC> Taste abgebrochen werden (oder durch Schließen der Rechnungsübersicht).

Wenn Sie den Check-out abbrechen, haben Sie die Wahl, ob der Check-out nur für die aktuell geöffnete Rechnung oder für alle Rechnungen abgebrochen werden soll - siehe folgende Abfrage:

Rechnungsaufgaben

Klicken Sie auf unten im Rechnungsdialog den Button

oder öffnen Sie das Kontextmenü und klicken dann auf Rechnungsaufgaben. Die Rechnungsaufgaben umfassen folgende Funktionen:

Zahlung buchen

Wenn Ihr System entsprechend konfiguriert ist, werden beim Buchen von Zahlungen auch Zahlungsbelege gedruckt.

Zahlungsbeleg drucken

Wenn Sie in protel Air eine Zahlung verbuchen und Ihr System für den Druck von Zahlungsbelegen konfiguriert ist, wird beim Buchen der Zahlung ein Zahlungsbeleg gedruckt.

Der Belegdruck wird über die Zahlart gesteuert: Hierfür wird der Zahlart in den Stammdaten ein Beleg zugeordnet. Sobald eine Zahlung mit der Zahlart verbucht wird, druckt protel Air automatisch den passenden Beleg aus.

Fiskalisieren

Zwischenrechnung

Es wird ein Zwischenrechnungsbetrag erstellt. Nach Ausgleich der bis zum Ausstellungstag aufgelaufenen Posten kann eine Zwischenrechnung ausgedruckt werden.

Eine Zwischenrechnung kann am Anreisetag sowie während des Gastaufenthaltes erstellt werden, allerdings nicht am Abreisetag.

Proforma-Rechnung drucken

Ein Gast benötigt noch vor seiner Abreise eine ausführliche Rechnung? Mithilfe der Proforma-Rechnung erstellen Sie eine Vorabkopie der endgültigen Rechnung, inkl. der anfallenden Mehrwehrtsteuerbeträge. Die Proforma-Rechnung fordert den Gast nicht zur Zahlung auf, sondern dient als reiner Beleg.

Wo?	Wie?
Über den Active Desktop	Fahren Sie im Active Desktop im Bereich Abreisen mit der Maus über die jeweilige Reservierung, öffnen das Kontextmenü (Rechtsklick) und wählen den Befehl Check-out.
Im Zimmerplan	Markieren Sie die Reservierung des gewünschten Gastes im Zimmerplan und öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl "Check out" (HINWEIS: Der Befehl steht nur am Abreisetag zur Verfügung).
In der Abreiseliste	Markieren Sie die Reservierung des gewünschten Gastes in der Abreiseliste und klicken unten im Fenster den [Check out] Button.
Im Reservierungsdialog	Öffnen Sie die Reservierung und klicken im Reservierungsdialog den [Check out] Button. HINWEIS: Der Button steht nur am Abreisetag zur Verfügung.
In der Rechnungsübersicht	Öffnen Sie die Rechnungsübersicht der Reservierung und klicken im jeweiligen Rechnungsfenster den Check-out-Button (HINWEIS: checkt nur die Rechnung aus, der Gast bleibt eingecheckt!)

${item.invoiceText}	Benutzen Sie diesen Ersetzungscode, wenn nur der Artikeltext ausgegeben werden soll.
${item.additionalText}	Der Artikel wird zusammen mit der Beschreibung ausgegeben (im Standardformular enthalten)

${totalBrutto}	Gesamtbetrag brutto. Glatte Beträge (z.B. 10) werden mit Nachkommastellen ausgegeben (also: 10,00).
${totalTax}	Gesamtbetrag Steuern. Glatte Beträge (z.B. 10) werden mit Nachkommastellen ausgegeben (also: 10,00).
${totalNetto}	Gesamtbetrag netto Glatte Beträge (z.B. 10) werden mit Nachkommastellen ausgegeben (also: 10,00)
${totalBruttoAmount}	Gesamtbetrag brutto. Glatte Beträge (z.B. 10) werden ohne Nachkommastellen ausgegeben.
${totalTaxAmount}	Gesamtbetrag Steuern. Glatte Beträge (z.B. 10) werden ohne Nachkommastellen ausgegeben.
${totalNettoAmount}	Gesamtbetrag netto. Glatte Beträge (z.B. 10) werden ohne Nachkommastellen ausgegeben.

item.vat.name	Name der erhobenen Steuer
item.vat.amount	Wert der berechneten Steuer (Brutto minus Netto)
item.vat.value	Steuersatz
item.vat.code1	Steuer-Kennzeichen 1
item.vat.code2	Steuer-Kennzeichen 2
item.vat.descr	Beschreibung aus der Steuer

[Ja]	Bricht den Check-out für die aktuell geöffnete Rechnungsübersicht ab. Wenn mehrere Abreisen für den Check-out vorgesehen waren, wird die nächste Abreise für den Check-out geöffnet
[Alle]	Bricht den Check-out für alle markierten Abreisen ab.
[Nein]	Bricht den Check-out nicht ab, Sie kehren in die Rechnungsübersicht zurück.