Achtung!

Mit dem protel Air-Upgrade im Sommer 2020 haben sich nicht nur die Oberfläche sondern auch viele Funktionen in protel Air geändert.

Die aktualisierte Anleitung finden Sie in der neuen protel Air Hilfe.

Bitte beachten: Wir sind nach wie vor in einem Migrationsprozess. Daher kann es sein, dass Sie einige Funktionen immer noch wie in dieser Hilfe beschrieben nutzen können.

Wir werden diese Hilfe aus diesem Grund noch nicht komplett löschen.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Support!

Gruppenreservierungen im Kategoriespiegel anlegen

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Gruppenreservierungsdialog

Check-in einer Gruppe

Gruppenreservierungen legen Sie am einfachsten im Kategoriespiegel an.

Ziehen Sie innerhalb der gewünschten Kategorie eine Reservierung für den gewünschten Zeitraum auf:

Details zur exakten Vorgehensweise finden Sie im Kapitel "Reservierung > Kategoriespiegel > Reservierungen anlegen).

Die neue Reservierung erscheint jetzt im Bereich "Vorgemerkte Reservierungen", der sich auf der rechten Fensterseite öffnet.
Falls Sie eine Kategoriereservierung ohne automatische Zimmerzuteilung buchen möchten, setzen Sie ein Häkchen in das Ankreuzfeld Kategoriereservierung. In diesem Fall werden die Zimmer später zugeteilt (z.B. beim Check-In oder nach Absprache mit dem Reiseleiter).
Setzen Sie ein Häkchen in das Ankreuzfeld Gruppenreservierung (WICHTIG!)
Geben Sie für die vorgemerkte Kategorie die Anzahl der gewünschten Zimmer ein:

Geben Sie bei Bedarf die Anzahl der Personen pro Zimmer ein.

Fügen Sie bei Bedarf weitere Zimmer hinzu, indem Sie innerhalb der nächsten Kategorie eine weitere Reservierung aufziehen (An- und Abreisedatum können hierbei durchaus abweichen). Im abgebildeten Beispiel wurden fünf Einzelzimmer Standard und fünf Doppelzimmer Standard vorgemerkt:

Ziehen Sie nacheinander so viele Reservierungen auf, wie gewünscht.

Geben Sie abschließend den Namen des Buchers (oder Teile davon) in das Feld "Bucher" ein. Noch während der Eingabe überprüft protel Air, ob der Name bereits in der Datenbank vorhanden ist. Übereinstimmungen werden in einer Liste angezeigt und können direkt mit <Enter> übernommen werden.

Sollte der Bucher noch nicht vorhanden sein ...

Abbildung: Der Bucher wurde nicht in der Datenbank gefunden.

... öffnen Sie mit Klick auf die Lupe die Gästekarteisuche. Dort können Sie den Bucher mit Klick auf Neue Gästekartei neu hinzufügen.

Klicken Sie auf [Anlegen] um die Reservierung zu speichern.

Gruppenreservierungsdialog

Nach Eingabe des Buchers erscheint der Gruppenreservierungsdialog. Hier werden noch einmal alle Daten der Gruppenreservierung angezeigt. Zudem können Sie weitere Informationen eingeben und die Gruppenrechnungen bearbeiten. Weiterhin können Sie jedem Gruppenmitglied eine eigene Gästekartei zuordnen.

Weiterführende Informationen zum Gruppenreservierungsdialog finden Sie im Kapitel Reservierung > Gruppenreservierungen.

Check-in einer Gruppe

Mit Hilfe der Mehrfachauswahl können Sie am Anreisetag der Gruppe einen Gruppen-Check-in durchführen.

Öffnen Sie die Anreiseliste.
Sortieren Sie die Anreiseliste nach der Spalte "Res. Gruppe" oder alternativ nach dem Bucher.
Selektieren Sie die entsprechenden Reservierungen.
Betätigen Sie dann die Schaltfläche "Check-in", um die Gruppe einzuchecken.
Sind auf einem Zimmer mehrere Gäste untergebracht, besteht die Möglichkeit, nur einen Gast aus einer Reservierung einzuchecken, sollten weitere Personen erst zu einem späteren Zeitpunkt anreisen.

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Reservierung > Kategoriespiegel > Gruppenreservierung