Reservierungen im Kategoriespiegel anlegen

Video-Tutorial

 

Beispiel

Im Kategoriespiegel buchen Sie ohne großen Aufwand mehrere Zimmer für mehrere Personen in einem Arbeitsschritt. Bei einer Reservierungseingabe über den Kategoriespiegel empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

  1. Platzieren Sie den Mauszeiger auf die Zeile der jeweiligen Kategorie, in der Sie buchen möchten.
    Tipp: Die Zahlen in der Kategoriezeile geben an, wie viele Zimmer in der Kategorie verfügbar sind.

  2. Klicken Sie in der Kategoriezeile auf das Anreisedatum und ziehen den Mauszeiger bei gedrückt gehaltener Maustaste auf das Abreisedatum. Lassen Sie die Maustaste anschließend los.

    Abbildung: Aufziehen einer Reservierung im Kategoriespiegel. Anreise 25.09. >> Mauszeiger in das übernächste
    Feld ziehen >> ergibt als Abreisetag den 27.09. (zwei Übernachtungen)

  3. Die neue Reservierung erscheint jetzt im Bereich "Vorgemerkte Reservierungen", der sich auf der rechten Fensterseite öffnet.

    Abbildung: Kategoriespiegel: Anzeige der vorgemerkten Reservierungen (Reservierungs-Cache).

  4. Bestimmen Sie, ob Sie eine Kategoriereservierung oder eine Zimmerreservierung vornehmen möchten.
    Bei der Zimmerreservierung wird automatisch ein festes Zimmer in der gebuchten Kategorie zugeteilt - die Reservierungen erscheinen anschließend im Zimmerplan.
    Bei der     Kategoriereservierung wird zunächst vom Bestand der gebuchten Kategorie abgebucht - das eigentliche Zimmer wird erst beim Check-In vergeben.

Standardmäßig öffnet sich der Kategoriespiegel im Modus "Zimmerreservierung". Denken Sie also daran, ein Häkchen in die Checkbox "Kategoriereservierung" zu setzen, wenn Sie eine Kategoriereservierung buchen möchten!

  1. Wenn die Gäste als Gruppe anreisen, setzen Sie ein Häkchen in die Checkbox Gruppenreservierung:

Abbildung: Zimmerplan > Vorgemerkte Reservierungen:
Die Reservierung wird als Gruppenreservierung gekennzeichnet.

Eine Gruppenreservierung wird angelegt, wenn mehrere Reisende mindestens eine gemeinsame Eigenschaft haben (zum Beispiel ein gemeinsamer Reiseveranstalter).

Mehr zum Thema Gruppenreservierungen erfahren Sie hier.

  1. Geben Sie den Namen des Buchers (oder Teile davon) in das Feld "Bucher" ein. Noch während der Eingabe überprüft protel Air, ob der Name bereits in der Datenbank vorhanden ist. Übereinstimmungen werden in einer Liste angezeigt und können direkt mit <Enter> übernommen werden.

Sollte der Gast noch nicht vorhanden sein...  

Abbildung: Der Bucher wurde nicht in der Datenbank gefunden.

...öffnen Sie mit Klick auf die Lupe die Gästekarteisuche und klicken dort auf Neue Gästekartei, um den Gast in der Datenbank anzulegen.

  1. Klicken Sie in das Datumsfeld (Anreise/Abreise), wenn Sie ein anderes Datum für den Tag der An- oder Abreise auswählen oder eingeben möchten. Dies ist besonders praktisch bei Langzeitgästen (z.B., wenn das Abreisedatum mehrere Wochen in der Zukunft liegt).

  2. Geben Sie an, wie viele Zimmer Sie in der gewählten Kategorie reservieren möchten - entweder mithilfe der kleinen Pfeiltasten oder indem Sie die Zahl mit der Tastatur überschreiben.

  1. Anzahl der Personen angeben:
    Standardmäßig wird jeder Reservierung zunächst eine Person zugeordnet. Wissen Sie zu diesem Zeitpunkt schon die genaue Belegung, können Sie in der Spalte "Pers." die Personenzahl anpassen. Die Eingabe ist dabei auf die maximale Belegungsmöglichkeit der jeweiligen Kategorie begrenzt.

    Möchten Sie keine weiteren Zimmer hinzufügen?   Klicken Sie auf [Anlegen] und lesen weiter bei Punkt 11.

  1. Weitere Zimmer hinzufügen:
    Möchten Sie weitere Zimmer aus einer anderen Kategorie hinzufügen, ziehen Sie einfach eine neue Reservierung in der gewünschten Kategoriezeile auf.

Abbildung: Kategoriespiegel > Mehrere Kategorien in einem Arbeitsgang reservieren.

TIPP: Falls Sie eine Kategoriereservierung wieder entfernen möchten, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol hinter der Reservierung. Vorsicht: Mit Klick auf den Button [Abbrechen] brechen Sie den kompletten Reservierungsvorgang ab.

  1. Klicken Sie auf [Anlegen] um die Reservierung zu speichern.

  1. Reservierungsdetails eingeben: Auf Ihrem Bildschirm erscheint nun der Reservierungsdialog. Hier haben Sie Zugriff auf alle weiteren Gast- und Reservierungsdaten. Bestätigen Sie den Reservierungsdialog mit [OK], um vorgenommene Änderungen zu speichern.

  1. In manchen Systemen sind bestimmte Felder im Reservierungsdialog Pflichtfelder.

    Diese Felder sind mit einem Sternchen* gekennzeichnet und der Dialog kann erst mit [OK] geschlossen werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden.

protel Air prüft bereits während der Eingabe, ob die eingegebene Zimmer- und Personenzahl in der gewählten Kategorie auch tatsächlich verfügbar ist. Überschreitet die Eingabe die Verfügbarkeit, erhalten Sie automatisch einen Hinweis.

 

Weiterführende Informationen zur Reservierungsübersicht finden Sie hier:
Reservierung > Reservierungsübersicht

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