Der Kategoriespiegel

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Ihr schneller Überblick über die Verfügbarkeit

Der protel Air Kategoriespiegel bietet Ihnen stets eine Übersicht über die aktuelle Zimmerverfügbarkeit. Hier sehen Sie, gruppiert nach Zimmerkategorie, wie viele Zimmer zu welchem Zeitpunkt noch frei sind. Somit ist der Kategoriespiegel für Sie das ideale Instrument, um anfragenden Firmen, Reisebüros oder Gruppen schnell und präzise eine Zusage machen zu können. Ganz nebenbei buchen Sie ohne großen Aufwand mehrere Zimmer für mehrere Personen in einem Arbeitsschritt und behalten dabei gleichzeitig Termine, Veranstaltungen und Ihre Auslastung im Blick.

Hinweis zur Navigation in diesem Abschnitt: Klicken Sie im abgebildeten Fenster auf ein bestimmtes Element, um zum jeweiligen Hilfethema zu gelangen.

 

Auswahl des Datums

Oben links im Datumsfeld geben Sie an, mit welchem Tag die Anzeige beginnen soll. Standardmäßig öffnet sich der Kategoriespiegel immer mit dem (protel Air-) Tages-Datum (zu erkennen am senkrechten blauen Balken).

Geben Sie das gewünschte Datum entweder manuell ein oder klicken Sie auf das Kalendersymbol , um das gewünschte Datum über den Kalender auszuwählen.

Mit Klick auf den Button [Heute] springen Sie unmittelbar zum aktuellen (protel Air-)Tages-Datum zurück.

Überbuchungen mit einbeziehen

Wenn Sie die Checkbox „Inkl. Überbuchung“ aktivieren, werden auch eventuell hinterlegte Überbuchungslimits in die Verfügbarkeitszahlen einkalkuliert. Angezeigt werden dann die Anzahl der physisch verfügbaren Zimmer plus eventuell gesetzte Überbuchungslimits. Sind Überbuchungslimits vorhanden, ändern sich die Zahlen in den jeweiligen Kategorien und in der Zeile Effektiv frei.

Wenn die Checkbox nicht aktiviert ist, wird für die Kategorien und in der Spalte Effektiv frei nur die Anzahl der physisch verfügbaren Räume angezeigt.

Auf Wunsch kann die Checkbox beim Öffnen des Kategoriespiegels standardmäßig vorausgewählt sein – siehe Abschnitt "Optionen | Überbuchen | Einleitung und Allgemeines | Systemeinstellungen (XSetups)".

Beispiel

Das Haus verfügt über 25 Deluxe Twin Zimmer und 25 Junior Suite Zimmer.

Für die Kategorie Deluxe Twin wurde ein Überbuchungslimit von 2 Zimmern gesetzt.

Für die Kategorie Junior Suite wurde ein Überbuchungslimit von 4 Zimmern gesetzt.

Auf Hausebene wurde KEIN Überbuchungslimit gesetzt (Haus_ÜB = 0)

Das Häkchen Inkl. Überbuchung ist NICHT gesetzt:

Das Häkchen Inkl. Überbuchung ist gesetzt:

Weil für die Deluxe Twin Zimmer und die Junior Suite Zimmer die gesetzten Überbuchungswerte einkalkuliert werden, zeigt der Kategoriespiegel jetzt andere Zahlen an:

Gleiches Beispiel wie oben, mit dem Unterschied, dass auf Hausebene ein Überbuchungslimit von 10 Zimmern gesetzt wurde.

Weitere Informationen zum Überbuchen

Zeitleiste

In der Zeitleiste des Kategoriespiegels werden die Wochentage angezeigt, beginnend mit dem im Datumsfeld ausgewählten Datum. Im Hintergrund der Zeitleiste werden Ihnen Monat und Jahr angezeigt.

TIPP! Zeitleiste "verschieben": Klicken Sie mit der Maus in einen beliebigen Bereich der Zeitleiste und bewegen Sie den Mauszeiger bei gedrückt gehaltener Maustaste nach links oder rechts.

Termine

Unterhalb der Zeitleiste befindet sich ein eigener Anzeigebereich für Termine oder Sonderzeiten. Damit haben Sie stets im Blick, in welchem Saisonzeitraum Sie sich gerade befinden. Neue Termine oder Sonderzeiträume können Sie im Menü Stammdaten > Hotelverwaltung > Termine eingeben, bearbeiten oder auch löschen.

Anzeige der Kategorienamen

Wenn Sie in den Stammdaten für Ihre Kategorien Kurzbezeichnungen verwenden, zeigt der Kategoriespiegel automatisch die jeweilige Kurzform an. Ist in den Stammdaten keine Kurzbezeichnung hinterlegt, wird im Kategoriespiegel die volle Bezeichnung angezeigt. Neben der Bezeichnung wird außerdem die Gesamtanzahl der Zimmer in dieser Kategorie angezeigt (nicht zu verwechseln mit den tatsächlich verfügbaren Zimmern).

Kategoriebereich

Im mittleren Fensterbereich befindet sich der Kern des Kategoriespiegels: Hier werden tabellarisch die einzelnen Kategorien mit den jeweils verfügbaren Zimmern angezeigt.

Die Auflistung der Zimmerkategorien erfolgt in alphabetischer Reihenfolge.

Wie Sie den Kategoriebereich "lesen" (Beispiel)

Beispielabbildung: In der Kategorie "Doppelzimmer Standard" sind in der Nacht vom 20.10. auf den 21.10. dreizehn Zimmer verfügbar.

Verfügbarkeitsbereich

[Reservierung > Kategoriespiegel]

Im unteren Bereich des Kategoriespiegels wird Ihnen angezeigt, wie viele Reservierungen Sie eingebucht haben.

Effektiv frei

Anzahl der insgesamt freien Zimmer abzüglich der per Kontingent "geblockten" Zimmer abzüglich der gesperrten Zimmer (OOO) abzüglich der Reservierungen mit dem Status Option o. Abzug.

Diese Information ist wichtig, um bei Reservierungsanfragen schnell entscheiden zu können. Die angezeigte Anzahl kann sich ändern, wenn Sie die Checkbox „Inkl. Überbuchung“ aktivieren. In diesem Fall werden die überbuchbaren Zimmer mit angezeigt.

TIPP: Ein einfacher Mausklick auf eine Zelle in dieser Zeile öffnet die Reservierungsanfrage, und zwar genau für den jeweils angeklickten Tag oder Zeitraum!

Max überbuchbar

Die Zeile Max. überbuchbar zeigt die überbuchbaren Zimmer für den jeweiligen Tag an. Die in der Zeile dargestellte Ziffer kann Folgendes beinhalten:

  • die Summe der überbuchbaren Zimmer für alle Kategorien (wenn Überbuchungslimits nur auf Kategorieebene, d.h. pro Kategorie, gesetzt sind).

  • die Summe der überbuchbaren Zimmer auf Hausebene. Wenn Überbuchungswerte sowohl auf Hausebene als auch auf Kategorieebene gesetzt sind, wird stets der Überbuchungswert auf Hausebene angezeigt, denn dieser Wert hat Priorität, da der Hausüberbuchungswert für das gesamte Hotel gilt.

Kont. n. block. verfügbar

Hier werden die Zimmer aus Kontingenten angezeigt, die als "Nicht blockend" angelegt sind, und die noch nicht gebucht wurden.

TIPP: Klicken Sie auf eine Zelle in dieser Zeile, erhalten Sie einen Überblick über alle an dem Tag gültigen Kontingente (siehe Abschnitt Reservierung > "Kontingente").

Kont. n. block. abgerufen

Hier werden die Zimmer aus Kontingenten angezeigt, die als "Nicht blockend" angelegt sind, und die bereits gebucht wurden.

Kont. block. verfügbar

Hier werden die Zimmer aus Kontingenten angezeigt, die als "Blockend" angelegt sind, und die noch nicht gebucht wurden.

Behalten Sie diese Spalte besonders im Auge, da diese "Blockenden" Kontingente aktiv Ihre Verfügbarkeit beeinflussen.

Kont. block. abgerufen

Hier werden die Zimmer aus Kontingenten angezeigt, die als "Blockend" angelegt sind, und die bereits gebucht wurden.

Out of Order

Hier wird Ihnen die Anzahl der Zimmer angezeigt, die an dem jeweiligen Datum gesperrt (=out of order) sind, d.h. nicht vermietet werden können (siehe Abschnitt Reservierung > Zimmer sperren / freigeben).

Optionaler Status

protel Air wird standardmäßig mit zwei Reservierungsstatus installiert, die als "optionale Status" definiert sind: Option und Unverbindliches Angebot.

Option m. Abzug

Options-Reservierungen mit dem Status "Option". Diese Reservierungen werden von der Gesamtverfügbarkeit abgezogen.

Diese Zahl ist in dem Wert der Zeile "Gebucht" integriert.

TIPP: Markieren Sie einen Zeitraum in dieser Zeile, öffnet sich die Reservierungsliste mit allen Options-Reservierungen.

Option o. Abzug

Options-Reservierungen mit dem Status "Unverbindliches Angebot". Reservierungen mit diesem Status werden nicht von der Verfügbarkeit abgezogen.

Diese Zahl ist nicht im Wert der Zeile "Gebucht" integriert.

TIPP: Markieren Sie einen Zeitraum in dieser Zeile, öffnet sich die Reservierungsliste mit allen unverbindlichen Anfragen.

Gebucht

Anzahl aller Reservierungen, die mit einem definitiven Reservierungsstatus angelegt sind, inklusive Optionsreservierungen mit Abzug, inklusive  Zimmer aus Kontingenten, die als "Blockend" angelegt sind.

TIPP: Ein einfacher Mausklick auf eine Zelle in dieser Zeile öffnet die Reservierungsliste, und zwar mit allen Reservierungen, die am jeweils angeklickten Tag fest gebucht oder bereits eingecheckt sind!

Gesamt frei

Alle Zimmer, die insgesamt zur Verfügung stehen und noch nicht fest eingebucht wurden (physische Verfügbarkeit). In dieser Zahl sind die optionalen Reservierungen ohne Abzug nicht enthalten. Überbuchungen werden in dieser Zahl ebenfalls nicht berücksichtigt.

TIPP: Ein Mausklick auf eine Zelle in dieser Zeile öffnet die Reservierungsanfrage, und zwar genau für den jeweils angeklickten Tag oder Zeitraum!

Auslastung

Der hier angezeigte Wert drückt aus, wie viele aller Zimmer an dem jeweiligen Tag von Gästen belegt wurden. Die prozentuale Auslastung wird je nach Höhe der Auslastung in unterschiedlichen Farben dargestellt. Prozentuale Darstellung der Zeile "Gesamt frei".

low: Auslastung bis 20%:

med: Auslastung zwischen 21% und 50%:

high: Auslastung zwischen 51% und 80%:

ultra: Auslastung über 80%

Beispiel:

"Physische" Zimmer: 100

Belegte Zimmer: 50

Auslastung %: 50%

Vorgemerkte Reservierungen (Warenkorb)

Dieser Bereich öffnet sich am rechten Fensterrand, sobald Sie im Kategoriespiegel eine Reservierung anlegen.

Warenkorbgröße ändern

Die Größe des Warenkorbs kann individuell verändert werden. Einfach den Rand des Warenkorbbereichs mit der Maus anfassen und nach links oder rechts verschieben.

Kategoriereservierung

Das Häkchen im Ankreuzfeld "Kategoriereservierung" entscheidet darüber, ob ein festes Zimmer vergeben oder ob eine Kategoriereservierung gebucht werden soll.

 Häkchen gesetzt

Bei der Kategorie-Reservierung wird zunächst vom Bestand der gebuchten Kategorie abgebucht - das eigentliche Zimmer wird erst beim Check-In oder über die Funktion Zimmerverteilung vergeben.

 Kein Häkchen gesetzt

Bei der Zimmer-Reservierung wird automatisch ein freies Zimmer in der gebuchten Kategorie zugeteilt. Die Reservierung wird entsprechend im Zimmerplan angezeigt. Die Zuteilung der Zimmer erfolgt willkürlich (sie können also nicht davon ausgehen, dass die Zimmer alle nebeneinander liegen).

 

Achtung!

Standardmäßig öffnet sich der Kategoriespiegel immer im Modus "Erzeuge Kategorie-Reservierung". Denken Sie also daran, das Häkchen zu setzen, wenn Sie eine Kategoriereservierung buchen möchten!

Gruppenreservierung

Das Häkchen im Ankreuzfeld "Gruppenreservierung" entscheidet darüber, ob eine Gruppenreservierung angelegt werden soll (weitere allgemeine Infos zur Gruppenreservierung finden sie hier).

 Häkchen gesetzt

Die Reservierung wird als Gruppenreservierung angelegt. Die Anlage von Gruppenreservierungen ist sinnvoll, wenn mehrere Gäste als Reisegruppe anreisen und die Buchung zum Beispiel über einen gemeinsamen Reiseveranstalter erfolgt. Der Vorteil von Gruppenreservierungen besteht darin, dass die Reservierungsdaten gemeinsam bearbeitet und Leistungen bedarfsgerecht abgerechnet werden können.

 Kein Häkchen gesetzt

Werden mehrere Zimmer reserviert, wird für jedes Zimmer eine eigenständige Reservierung angelegt. Für die Reservierungen wird der im Warenkorb gewählte Bucher eingetragen.

Kontingente

Wenn Ihr Hotel mit Kontingenten arbeitet und für den ausgewählten Zeitraum Kontingente aktiv sind, kann hier ein entsprechendes Kontingent ausgewählt und zugewiesen werden.

Sind keine Kontingente für den ausgewählten Zeitraum aktiv, bleibt die Auswahlliste leer.

Mehr zur Anlage von Kontingenten erfahren Sie hier.

Bucher

Tragen Sie hier den Namen des Buchers ein (oder Teile davon, z. B. den Anfangsbuchstaben). Noch während der Eingabe überprüft protel Air, ob der Name bereits in der Datenbank vorhanden ist. Übereinstimmungen werden in einer Liste angezeigt und können direkt mit <Enter> übernommen werden:

Abbildung: Der Bucher wurde in der Datenbank gefunden und
kann mit <Enter> übernommen werden.

Sollte der Gast noch nicht vorhanden sein ...  

Abbildung: Der Bucher wurde nicht in der Datenbank gefunden.

... öffnen Sie mit Klick auf die Lupe die Gästekarteisuche und klicken dort auf Neue Gästekartei, um den Gast in der Datenbank anzulegen.

Zeitraum (An- und Abreise)

Der Zeitraum ist bereits mit dem im Kategoriebereich angeklickten Aufenthaltszeitraum vorbelegt. Klicken Sie in das Datumsfeld (Anreise/Abreise), wenn Sie ein anderes Datum für den Tag der An- oder Abreise auswählen oder eingeben möchten. Dies ist besonders praktisch bei Langzeitgästen (wenn das Abreisedatum mehrere Wochen in der Zukunft liegt).

Kategorie

Die Kategorie ist mit der im Kategoriebereich markierten Kategoriezeile vorbelegt.

Pers.

Falls Sie bei Reservierung die Anzahl der Personen, die das bzw. die reservierten Zimmer belegen soll, kennen, können Sie hier über die kleinen Pfeiltasten die Personenzahl anpassen. Die Eingabe ist dabei auf die maximale Belegungsmöglichkeit der jeweiligen Kategorie begrenzt. Natürlich können Sie auch einfach die Zahl in dem Feld "Personen" direkt mit der richtigen Zahl überschreiben.

Zimmer

Tragen Sie hier die Anzahl der Zimmer ein. Oder verändern Sie die Anzahl mithilfe der kleinen Pfeiltasten.

Die Anzahl der Zimmer bezieht sich auf die im Kategoriebereich markierte Kategorie.

Vorgemerkte Reservierungen löschen

Sie können eine vorgemerkte Reservierung löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol hinter der jeweiligen Zeile klicken.

Beispiel:

In der Abbildung werden die vorgemerkten vier Suiten gelöscht.

Vorgemerkte Reservierungen buchen

Klicken Sie unten rechts im Fenster auf den Button [Anlegen] um die vorgemerkten Reservierungen zu buchen.

HINWEIS: Der Button wird erst aktiv, wenn Sie einen Bucher eingetragen haben!

Verfügbarkeitsprüfung bereits bei Eingabe

protel Air prüft bereits während der Eingabe, ob die eingegebene Zimmer- und Personenzahl in der gewählten Kategorie auch tatsächlich verfügbar ist. Überschreitet die Eingabe die Verfügbarkeit, erhalten Sie automatisch einen Hinweis!

Navigieren über die Tastatur

Benutzen Sie

Kategoriespiegel-Einstellungen

Bestimmen Sie das Aussehen Ihres Kategoriespiegels! Blenden Sie ganze Zimmerkategorien oder einzelne Summenzeilen im Verfügbarkeitsbereich des Kategoriespiegels nach Belieben ein oder aus.

Klicken Sie oben rechts im Fenster  auf das Symbol mit den drei Zahnrädern um die Kategoriespiegeleinstellung zu starten.

Einträge ein- oder ausblenden

Einträge ausblenden

Um einen Eintrag auszublenden, markieren Sie den Eintrag in der linken Fensterhälfte und klicken auf den nach rechts zeigenden Pfeil:

Der Eintrag wird in die rechte Fensterhälfte geschoben und somit ausgeblendet.

Mehrere Einträge ausblenden

Um mehrere Einträge in einem Arbeitsgang auszublenden,

oder

Klicken Sie auf OK um die Änderungen zu übernehmen.

Der Eintrag  wird in die rechte Fensterhälfte geschoben und somit ausgeblendet.

Fenstereinstellungen im Kategoriespiegel

Die folgenden Einstellungen werden im Cache Ihres Browsers gespeichert und gehen verloren, wenn Sie den Browser-Cache leeren. Setzen Sie die Einstellungen nach Leeren des Browser-Cache einfach neu.

Fenstergröße und Position

Sie können die Größe und die Position des Kategoriespiegels speichern.

  1. Öffnen Sie den Kategoriespiegel und legen Sie durch Ziehen mit der Maus Ihre Wunschgröße und die Position des Fensters fest.

  2. Klicken Sie anschließend oben rechts im Fenster auf das Zahnrad - siehe folgende Abbildung:

  1. Setzen Sie das Häkchen "Fenstergröße und Position speichern", merkt sich protel Air nach Schließen des Dialoges, in welcher Größe und an welcher Position das Fenster zuletzt geöffnet wurde.

  1. Beim nächsten Aufruf wird das Fenster wieder in derselben Größe und an derselben Position dargestellt.

Besonders praktisch ist diese Einstellung, wenn sich der Kategoriespiegel z. B.  immer in voller Fenstergröße öffnen soll.

Performance-optimierte Darstellung

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Performance des Kategoriespiegels verbessern, indem Sie die Option "Performance-optimierte Darstellung" wählen.

Der Kategoriespiegel wird anschließend mithilfe einer anderen Visualisierungstechnik dargestellt, was bei leistungsschwächeren Systemen eine schnellere Darstellung des Kategoriespiegels bewirken kann. In welchem Ausmaß die Verbesserung ausfällt, ist sehr unterschiedlich und systemabhängig.

  1. Öffnen Sie den Kategoriespiegel und klicken Sie oben rechts im Fenster auf das Zahnrad - siehe folgende Abbildung:

  1. Setzen Sie das Häkchen "Performance-optimierte Darstellung".

  1. Klicken Sie OK um die Einstellung zu übernehmen.

Weitere Informationen

Wie Sie eine Reservierung im Kategoriespiegel anlegen , erfahren Sie im Detail in den Unterkapiteln