Tab Zimmer

[Reservierungsdialog > "Zimmer"-Tab]

Im Zimmer-Tab finden Sie alle Informationen zu den Zimmern einer Reservierung. Bei Bedarf können Sie hier jedes Zimmer separat bearbeiten. Änderungen, die Sie in diesem Dialog vornehmen, beziehen sich immer auf das jeweilige Zimmer inklusive der zugehörigen Gäste.

TIPP: Der Inhalt von Spalten mit unterstrichener Spaltenüberschrift kann inline bearbeitet werden, d.h. Sie können den Inhalt markieren und direkt ändern.

Alle Gäste / Zimmer zur Bearbeitung auswählen

Um in einer Reservierung mit vielen Zimmern oder Gästen Änderungen schnell und einfach für alle Zimmer oder Gäste durchführen zu können, finden Sie unten rechts im Reservierungsdialog die Checkbox Alle auswählen. Ist hier ein Häkchen gesetzt, werden alle Gäste oder Zimmer der Reservierung markiert und können gemeinsam bearbeitet werden.

Spalten im Zimmer-Tab

Die Spalten im Zimmer-Tab können beliebig angeordnet, ein- und wieder ausgeblendet und sortiert werden. Einmal gesetzte Spalteneinstellungen können Sie für sich oder für alle Benutzer speichern. Der Inhalt von unterstrichenen Spalten kann bearbeitet werden.

Siehe auch: Elemente & Funktionen > Aktive Listen > Spalteneinstellungen.

Zimmer ändern / zuweisen

[Reservierungsdialog > Reiter "Zimmer" > Spalte "Zimmer"]

Möglich, solange der Gast noch nicht eingecheckt wurde.

Klicken Sie auf das Zimmer, das Sie ändern möchten. Wenn in der reservierten Kategorie für den gebuchten Zeitraum noch entsprechende Zimmer frei sind, erscheinen diese Zimmer in einer Auswahlliste. Hier können Sie ein anderes Zimmer auswählen:

Bei Kategoriereservierungen (anstelle einer Zimmernummer wird nur ein Fragezeichen (?) angezeigt) können Sie hier auch ein Zimmer zuweisen. Das zugewiesene Zimmer wird anschließend abgesplittet.

Weiterführende Informationen zur Zimmerzuweisung finden Sie hier:
Reservierungsübersicht >  Zimmer zuweisen.

Andere Kategorie zuteilen (Upgrade & Upsell)

[Reservierungsdialog > Reiter "Zimmer" > Spalte "Kategorie"]

Möglich, solange der Gast noch nicht eingecheckt wurde.

Wollen Sie kurzfristig die Kategorie des gebuchten Zimmers ändern? Kein Problem! Klicken Sie hierfür einfach auf die Kategorie des betreffenden Zimmers. Sollten für den gebuchten Zeitraum noch freie Kategorien verfügbar sein, erscheint ein Listenfeld, in dem Sie eine andere Kategorie auswählen können:

Im Anschluss werden Sie gefragt, ob der Preis neu berechnet werden soll. Wie Sie die Frage beantworten, hängt davon ab, ob es sich um ein kostenloses Upgrade oder um ein Upsell handelt.

Upsell

Beantworten Sie die Frage mit Ja, wenn es sich um ein Upsell handelt.  In diesem Fall wird in die Spalte Berechnete Kategorie in der Tabellenübersicht angepasst.

Im abgebildeten Beispiel wurde ursprünglich ein Standard-Doppelzimmer (S_DZ) gebucht, berechnet wird aber die Gartensuite (G-SUI):

Beantworten Sie die Frage mit Nein , wenn es sich um ein kostenloses Upgrade handelt. In diesem Fall wird in die Spalte Berechnete Kategorie in der Tabellenübersicht NICHT angepasst.

Entsprechend der geänderten Kategorie wird auch ein anderes Zimmer zugeteilt!

Anreise-/Abreisedatum ändern

[Reservierungsdialog > Reiter "Zimmer" > Spalte "Anreise" / "Abreise"]

Markieren Sie ein Zimmer und klicken in das Datumsfeld, um das Anreise- oder Abreisedatum zu ändern.

Das Anreisedatum kann nur geändert werden, solange das Zimmer noch nicht eingecheckt wurde.

Zimmeranzahl verändern (Spalte Anz. Zi.)

HINWEIS: Diese Funktion steht nur bei Kategoriereservierungen mit mehreren gebuchten Zimmern zur Verfügung!

Zimmeranzahl verändern (nur bei Kategoriereservierungen)

Angenommen, es wurden 2 Zimmer der Kategorie "Deluxe Zimmer" gebucht. Dieser Buchung soll ein weiteres Zimmer innerhalb derselben Kategorie hinzugefügt werden.

1. Klicken Sie in der Reservierungsübersicht im Reiter "Zimmer" auf die Zimmeranzahl, die Sie verändern möchten (Spalte "Anz.Zi").

2. Sie können die Anzahl der gebuchten Zimmer entweder mit der Tastatur überschreiben oder in der Auswahlliste auswählen - siehe folgende Abbildung.

Personenzahl ändern (Gast hinzufügen)

[Reservierungsdialog > Reiter "Zimmer" > Spalte "Personen"]

Nur bei Zimmern möglich, wo die maximal zulässige Belegung noch nicht erreicht ist!

Klicken Sie in der Zeile des jeweiligen Zimmers auf die Anzahl der Personen.

Wählen Sie anschließend eine Altersgruppe für den Gast aus und klicken auf [Hinzufügen]

Zunächst fügt protel Air einen anonymen Gast ein. Diesen können Sie später im Gäste-Tab personalisieren.

Der Gesamtpreis der Reservierung wird automatisch angepasst, wenn Sie eine weitere Person hinzufügen.

Alternativ können Sie einen Gast über die "Weiteren Aufgaben" hinzufügen - siehe hier.

Gast löschen (Storno)

Möglich, solange der Gast noch nicht eingecheckt wurde.

Wenn Sie eine hinzugefügte Person wieder löschen (stornieren) wollen, ist dies im Gäste-Tab möglich: Gast markieren > Weitere Aufgaben > Storno.

Gast ändern/zuweisen (Spalte "Gastname(n)")

[Reservierungsübersicht > Reiter "Zimmer" > Spalte "Gastname"]

Die Spalte Gastname(n) zeigt den für dieses Zimmer zugeteilten Gast. Wird ein Zimmer für mehrere Personen gebucht, wird als erster Gast auf dem Zimmer der Bucher eingetragen, alle weiteren Gäste erscheinen als "<anonym>". Bei Bedarf können Sie den ursprünglich zugeteilten Gast ändern oder - bei "anonymen" Gästen - einen neuen Gast zuteilen.

Klicken Sie hierfür in der Zimmerzeile auf den jeweiligen Gastnamen und geben den Namen des Gastes ein. protel Air unterstützt Sie bereits bei der Eingabe, indem es automatisch nach übereinstimmenden Gastnamen sucht und die Ergebnisse in einer Trefferliste anzeigt.

Übernehmen Sie den gewünschten Gast mit <Enter> und klicken Sie mit der Maus in einen beliebigen Fensterbereich.

Preistyp ändern

[Reservierungsübersicht > Reiter "Zimmer" > Spalte "Preistyp"]

Die Spalte Preistyp zeigt den für dieses Zimmer zugeteilten Preistyp. Bei Bedarf können Sie den ursprünglich zugeteilten Preistyp ändern. Klicken Sie hierfür einfach auf das Feld unterhalb der Spalte "Preistyp":

Verwandte Themen:
Reservierungsübersicht > Zimmerpreis von Hand ändern
Reservierungsübersicht > Weitere Aufgaben > ZPÜ

Zimmerpreis von Hand ändern (Spalte "Preis")

[Reservierungsübersicht > Reiter "Zimmer" > Spalte "Preis"]

Wollen Sie den Zimmerpreis/Nacht für ein reserviertes Zimmer kurzfristig abändern? Dann klicken Sie in der Reservierungsübersicht auf den Preis des betreffenden Zimmers und geben den neuen Preis per Tastatur in das Feld eingeben. Der neue Preis ist für die komplette Reservierung gültig und bezieht sich auf Logiskosten/Nacht.

Reservierungsstatus ändern

[Reservierungsübersicht > Reiter "Zimmer" > Spalte "Status"]

Klicken Sie in der Zeile des betreffenden Zimmers auf den Status, um für das gebuchte Zimmer den Reservierungsstatus zu ändern:

Anreise-/Abreisezeit eingeben

Wenn der Gast zu einer bestimmten Uhrzeit an- oder abreist, kann die Uhrzeit in diesen beiden Feldern eingegeben und ggf. geändert werden:

Buttons und Kontextmenü

Wenn Sie ein Zimmer oder einen Gast rechtsklicken, erscheint das Kontextmenü. Die Befehle im Kontextmenü können je nach Status der Reservierung (An- oder Abreise, storniert, usw.) variieren. Dieselben Befehle, die Sie über das Kontextmenü aufrufen können, werden auch im unteren Fensterbereich über einen Button zur Verfügung gestellt.

Check-in

Bei Anreisen ist im Reservierungsdialog der Check-in Button aktiv:

Check-out

Bei Abreisen ist im Reservierungsdialog der Check-out Button aktiv:

Umzug

[ Reservierungsdialog > Zimmer- / Gäste-Tab > Button [Umzug] ]

Soll ein Gast während seines Aufenthaltes das Zimmer wechseln? Mit der Umzugsfunktion kann der Aufenthalt komfortabel für einen oder mehrere Tage auf ein anderes Zimmer gelegt werden.

Zum Eingeben von Umzügen markieren Sie im Zimmer- oder im Gäste-Tab des Reservierungsdialogs das entsprechende Zimmer / den Gast und klicken anschließend den Button [Umzug].

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Wäschewechsel

[Reservierungsdialog > "Zimmer"-Tab > Wäschewechsel]

In der Reservierung können Sie die vorgegebenen Wäschewechsel aus den Stammdaten (gebuchte Kategorie/ gebuchter Preis) individuell überschreiben. Jeder Reservierung kann ein abweichender Wäschewechsel zugewiesen werden, z. B., wenn es sich um einen besonderen Gast handelt (Allergiker e

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie die jeweilige Reservierung und klicken im Zimmer-Tab auf [Wäschewechsel] - oder öffnen Sie das Kontextmenü und wählen dort den Befehl Wäschewechsel.

2. Wählen Sie den gewünschten Wäschewechsel-Rhythmus aus:

Alle x Tage: Geben Sie hier zum Beispiel eine "2" ein, wenn die Wäsche jeden zweiten Tag gewechselt werden soll.

Automatisch bedeutet, dass der Wäschewechsel standardmäßig bei Abreise erfolgt.

Datum: Mit Klick auf [Hinzufügen] können Sie mehrere Datumseinträge für den Wäschewechsel erstellen.

Täglich: Der Wäschewechsel erfolgt täglich.

Wochentage: Wählen Sie die Wochentage, an denen der Wäschewechsel erfolgen soll (z.B. jeden Mittwoch und jeden Samstag).

Weitere Aufgaben

Klicken Sie am rechten Fensterrand auf Weitere Aufgaben, haben Sie Zugriff auf zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten.

Damit der Bereich Weitere Aufgaben aktiv wird, müssen Sie das jeweilige Zimmer in der Übersicht markieren. Klicken Sie hierfür am besten in eine Spalte, die nicht unterstrichen ist:

Welche Funktionen Ihnen im Bereich "Weitere Aufgaben" angezeigt werden, hängt vom Reservierungsstatus der geöffneten Reservierung ab.

Anreisende Gäste können zum Beispiel direkt eingecheckt werden, bei abreisenden Gästen erscheint der Button "Check-out".

Check-in

Diese Funktion ist nur bei nicht eingecheckten Zimmern am Tag der Anreise verfügbar!

[Reservierungsdialog > Zimmer-Reiter > Weitere Aufgaben > Check-in]

Führen Sie am Anreisetag den Check-in für ein gebuchtes Zimmer durch.

Alle Personen, die dem Zimmer zugeteilt sind, erhalten automatisch den Status "eingecheckt" (auch "anonyme" Gäste).

Bei mehreren hinterlegten Zimmern kann jedes Zimmer separat eingecheckt werden, z.B. bei unterschiedlichen Anreisezeiten der Gäste.

Durch Mehrfachauswahl können auch mehrere Zimmer gleichzeitig eingecheckt werden.

Check-out

Diese Funktion ist nur bei eingecheckten Zimmern verfügbar!

[Reservierungsdialog > Zimmer-Reiter > Weitere Aufgaben > Check-out]

Führen Sie am Abreisetag den Check-out für ein Zimmer durch.

Wurde das Zimmer, das ausgecheckt werden soll, noch nicht abgerechnet, können Sie jetzt die zugehörige Rechnung aufrufen.

Wird der Check-out aufgerufen, wenn der Abreisetag eines Gastes noch nicht erreicht ist, erhalten Sie die Meldung "Einer der gewählten Gäste reist nicht am heutigen Tage ab. Möchten Sie fortfahren?". Reist der Gast tatsächlich frühzeitig ab, können Sie durch Klick auf den gleichnamigen Button den Abreisetag auf heute setzen.

Gäste können nicht am Anreisetag ausgecheckt werden (die Funktion "Check-out" kann nicht ausgewählt werden).

Check-in rückgängig

[Reservierungsdialog > Zimmer-Reiter > Weitere Aufgaben > Check-in rückgängig]

Diese Funktion ist nur bei eingecheckten Zimmern verfügbar!

Sie haben einen Gast aus Versehen eingecheckt? Mit dieser Funktion können Sie den Check-in wieder rückgängig machen (nur am Anreisetag möglich!).

Check-out rückgängig

[Reservierungsdialog > Zimmer-Reiter > Weitere Aufgaben > Check-out rückgängig]

Diese Funktion ist nur bei ausgecheckten Zimmern verfügbar!

Ein durchgeführter Check-out kann mithilfe dieser Funktion sehr einfach wieder rückgängig gemacht werden.

Falls für den betreffenden Gast bereits eine Rechnung verbucht wurde, muss diese anschließend in einem zusätzlichen Schritt wiedereröffnet werden (Rechnungsübersicht > Rechnungsaufgaben > Rechnung erneut öffnen)!

Storno - Zimmer stornieren

[Reservierungsdialog > Reiter "Zimmer" > Weitere Aufgaben > Zimmer stornieren]

Diese Funktion ist nur bei nicht eingecheckten Zimmern verfügbar!

Markieren Sie im Fenster "Reservierungsdialog > Zimmer" das Zimmer, das storniert werden soll, und klicken Sie im Bereich "Weitere Aufgaben" den [Storno]-Button.

Geben Sie anschließend den Turnaway-Grund ein und klicken auf "OK".

Wiedereinstellen

[Reservierungsdialog > Reiter "Zimmer" > Weitere Aufgaben > Wiedereinstellen]

Dieser Menüpunkt wird im Bereich weitere Aufgaben angezeigt, wenn im Fenster eine stornierte Reservierung markiert wurde!

Um ein storniertes Zimmer wiedereinzustellen, müssen Sie das Zimmer zunächst in der Reservierungsübersicht sichtbar machen: Klicken Sie hierfür im unteren Fensterbereich der Reservierungsübersicht auf den Button "Res.-Aufgaben" (m) und dort auf "Stornos anzeigen".

Markieren Sie das stornierte Zimmer und klicken Sie auf "Weitere Aufgaben > Wiedereinstellen".

ZPÜ (Zeitabhängige Preisübersicht)

[Reservierungsübersicht > Reiter "Zimmer" > Weitere Aufgaben > Zusätzliche Aktionen > ZPÜ]

Sie möchten unterschiedliche Preistypen oder Preise nur für einzelne Tage des Gastaufenthaltes hinterlegen? Mit der zeitabhängigen Preisübersicht ist das problemlos möglich. Sobald Sie die geänderten Informationen in der zeitabhängigen Preisübersicht eingegeben haben, verbucht protel Air automatisch & tagesgenau die korrekten Werte.

Markieren Sie im Reservierungsdialog das betreffende Zimmer (oder den Gast) und klicken anschließend auf den Bereich "Weitere Aufgaben" und dort auf "Zusätzliche Aktionen > ZPÜ" (Zeitabhängige Preisübersicht).

Weiterlesen (Abschnitt: Reservierungsdialog > Tab "ZPÜ")...

Gast hinzufügen

[Reservierungsübersicht > Reiter "Zimmer" > Weitere Aufgaben > Zusätzliche Aktionen > Gast hinzufügen]

Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die maximale Belegung des Zimmers noch nicht ausgeschöpft wurde!

Ein Klick auf den Button "Weitere Aufgaben > Kartei hinzufügen" fügt dem markierten Zimmer einen weiteren Gast hinzu.

Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:

a) Das Zimmer ist bereits eingecheckt – In diesem Fall legt protel Air einen zweiten Datensatz an, beginnend mit dem aktuellen Tagesdatum:

Beispiel: Der Gast ist am 02.10.2015 eingecheckt. Am 03.10 wird ein zusätzlicher Gast hinzugefügt.

b) Der Gast ist noch nicht angereist  – In diesem Fall erhöht protel Air die Personenanzahl für ein markiertes Zimmer um eine Person (vgl. Abschnitt "Personenzahl ändern").

Der Gesamtpreis der Reservierung wird automatisch angepasst, wenn Sie eine weitere Person hinzufügen.

Garantie- und Stornobedingungen

[Reservierungsübersicht > Zimmer > Weitere Aufgaben > Storno-/Garantiebedingungen]

Im Bereich Weitere Aufgaben werden die Garantie- und Stornobedingungen angezeigt, die für das gebuchte Zimmer gelten. Standardmäßig werden die Bedingungen über den gebuchten Preistyp zugeordnet (siehe auch: Stammdaten > Preise).

Über die Auswahlbox können Sie neue Garantie- bzw. Stornobedingungen zuordnen oder vorhandene ändern.

Zimmer fest zuordnen

[Reservierungsübersicht > Zimmer > Weitere Aufgaben > Checkbox "Zimmer fest zuordnen"]

Bevorzugt ein Stammgast ein ganz bestimmtes Zimmer für seinen Aufenthalt, kann das Zimmer hier als „fest“ definiert werden.

Setzen Sie hierfür ein Häkchen in die Checkbox:

Auswirkungen:

Das Zimmer kann nicht ohne Weiteres umgezogen werden:

• In der ZPÜ kann kein anderes Zimmer zugeteilt werden.
• Im Programm „Reservierung > Zimmerverteilung“ kann kein anderes Zimmer zugewiesen werden.

Reservierungen mit fester Zimmernummer werden im Zimmerplan mit einem kleinen Schloss gekennzeichnet:

Umzüge auf ein anderes Zimmer können nur mit einer besonderen Benutzerberechtigung vorgenommen werden.

Notizen (Bemerkungen)

[Reservierungsübersicht > Zimmer > Weitere Aufgaben > Bemerkungen]

Hinterlegen Sie hier spezielle Bemerkungen zu dem gebuchten Zimmer. Einfach den Text eingeben und anschließend auf [Übernehmen] klicken.

TIPP: Die hier hinterlegte Zimmerbemerkung kann mithilfe des Übersetzungscodes ${resItems.roomNotes} in Ihren erweiterten Reservierungstexten wiedergegeben werden. Bei Fragen zur Einbindung von Ersetzungscodes in Ihre Vorlagen schauen Sie bitte hier oder fragen Sie das protel Cloud Support Team oder Ihren protel Händler.