Achtung!

Mit dem protel Air-Upgrade im Sommer 2020 haben sich nicht nur die Oberfläche sondern auch viele Funktionen in protel Air geändert.

Die aktualisierte Anleitung finden Sie in der neuen protel Air Hilfe.

Bitte beachten: Wir sind nach wie vor in einem Migrationsprozess. Daher kann es sein, dass Sie einige Funktionen immer noch wie in dieser Hilfe beschrieben nutzen können.

Wir werden diese Hilfe aus diesem Grund noch nicht komplett löschen.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Support!

Konditionen

[Stammdaten > Reservierung > Konditionen]

Inhalt EinblendenAusblenden

Besondere Hinweise

Preistyp-Zuweisung

Kondition zuweisen

Zugewiesene Kondition entfernen

Deposit-Konditionen

Deposit-Konditionen anlegen/bearbeiten

Deposit-Konditionen | Gruppen

Verwandte Themen (Deposit-Konditionen)

Stornobedingungen

Voraussetzungen

Stornobedingungen anlegen/bearbeiten

Stornobedingungen | Gruppen

Verwandte Themen (Stornobedingungen)

Besondere Hinweise

Wenn Sie eine IDS-Schnittstelle einsetzen, beachten Sie bitte, dass an Preistypen geknüpfte Konditionen derzeit nicht übertragen werden.

Wenn Sie mit Gruppenreservierungen arbeiten, werden über den Preistyp gebuchte Konditionen in den untergeordneten Einzelreservierungen (Gruppenmitgliedern) angezeigt, nicht im Gruppenmaster.

Preistyp-Zuweisung

[Stammdaten > Reservierung > Konditionen > Preistyp-Zuweisung]

Im Reiter Preistyp-Zuweisung können Sie jedem Preistyp eine Deposit-Kondition (oder Gruppe) zuweisen. Die dem Preistyp zugewiesene Kondition wird dann automatisch beim Buchungsvorgang in die Reservierung eingefügt. So können Sie sehr komfortabel über den Preistyp steuern, welche Depositbedingungen für eine Reservierung gelten sollen.

Voraussetzung ist, dass bereits Deposit-Konditionen im System hinterlegt sind, ansonsten sind hier keine Konditionen auswählbar (siehe Abschnitte unten: Deposit-Konditionen).

Hinweis: Es können nur erweiterte Preistypen zugeordnet werden, einfache Preistypen werden demgemäß nicht in der Preistyp-Zuweisung zur Auswahl angeboten.

Kondition zuweisen

Die Zuweisung einer Kondition erfolgt direkt in der Tabelle:

Markieren Sie den Preistyp, dem Sie eine Kondition zuweisen möchten.

Klicken Sie in die Spalte Deposit-Kondition und wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Depositregel aus.

Die Kondition wird automatisch übernommen, sobald Sie die Auswahlliste mit der Maus verlassen und einen beliebigen Bereich im Fenster klicken.

Jedem Preistyp kann nur jeweils eine Depositregel (oder Depositregel-Gruppe) zugewiesen werden!

Zugewiesene Kondition entfernen

Um eine zugewiesene Kondition zu entfernen, markieren Sie den jeweiligen Preistyp und doppelklicken Sie die Kondition, die Sie entfernen möchten - vgl. folgende Abbildung.

Klicken Sie anschließend die Entfernen-Taste [ENTF] und die zugewiesene Kondition wird entfernt.

Die Änderung gilt nur für Reservierungen, die ab dem Zeitpunkt des Entfernens gebucht werden.

Deposit-Konditionen

[Stammdaten > Reservierung > Konditionen Deposit-Konditionen]

Anzahlungen auf einen Rechnungsbetrag sind gängige Praxis und Voraussetzung, um eine Reservierung zu garantieren . In protel Air können Sie beliebig viele Deposit-Konditionen verwalten und diese den unterschiedlichen Preistypen zuordnen.

Eine Deposit-Kondition bestimmt:

Die Höhe der Anzahlung. Die Stornogebühr kann als Pauschalbetrag erhoben werden oder auf Basis unterschiedlicher Bezugsgrößen berechnet werden (bestimmter Prozentsatz des Gesamtpreises oder des Preises für die erste Nacht oder Berechnung auf Basis einer angegebenen Anzahl von Nächten).
Den Zeitpunkt, an dem das Deposit gezahlt werden muss (x Tage vor der Ankunft oder x Tage nach der Buchung).

Einmal zugeordnet, werden die Deposit-Konditionen automatisch über den Preistyp an die Reservierung gehängt. Im Reservierungsdialog wird die Deposit-Kondition in einem eigenen Reiter angezeigt (siehe HIER). Abgebildet werden beispielsweise bereits geleistete Anzahlungen, noch offene Beträge und das Fälligkeitsdatum.

Beim Tagesabschluss erstellt protel Air eine Liste mit fälligen Anzahlungen - so behalten Sie täglich den Überblick und die Kontrolle über ihre Depositen.

Sie können Deposit-Konditionen anlegen, bearbeiten, zu einer Gruppe aus mehreren Deposit-Konditionen zusammenfassen und die Konditionen den unterschiedlichen Preistypen zuordnen.

Deposit-Konditionen anlegen/bearbeiten

Im Reiter Deposit-Konditionen können Se neue Deposit-Konditionen anlegen oder bestehende Konditionen bearbeiten oder löschen.

Neue Deposit-Kondition anlegen

Klicken Sie auf Hinzufügen um eine neue Deposit-Kondition anzulegen.

Geben Sie folgende Informationen für die neue Deposit-Kondition ein:

Spalte	Erläuterung
Kurzbeschreibung	Geben Sie eine kurze Beschreibung für die Depositkondition ein. Klicken Sie auf die Weltkugel um die Texte für die Kurzbeschreibung in mehreren Sprachen hinterlegen. Die Kurzbeschreibung wird in der Preistypzuweisung und in der aktiven Liste Forderungen (Konditionen) angezeigt.
Beschreibung	Geben Sie eine Beschreibung für die Depositkondition ein. Die Beschreibung wird in der Reservierung und in der aktiven Liste Forderungen (Konditionen) angezeigt.
Art der Berechnung	% vom kompletten Aufenthalt	Der hier eingegebene Wert wird prozentual vom Preis für den kompletten Aufenthalt berechnet. Beispiel: Eingegebener Wert = 50%. Ein Zimmer kostet insgesamt 300 €. Der Anzahlungsbetrag beträgt 150 €.
	% der ersten Nacht	Der hier eingegebene Wert wird prozentual vom Preis für die erste Nacht berechnet. Beispiel: Eingegebener Wert = 50%. Die erste Nacht kostet 100 €. Der Anzahlungsbetrag beträgt 50 €.
	Anzahl der Nächte	Der hier eingegebene Wert wird multipliziert mit dem Preis pro Nacht. Beispiel: Eingegebener Wert = 2. Ein Zimmer kostet 100 € pro Nacht. Der Anzahlungsbetrag beträgt 200 €. Wenn ein Zimmer für weniger Nächte reserviert wird, als der eingegebene Wert, wird maximal die Anzahl der gebuchten Nächte berechnet. Wenn der Zimmerpreis pro Nacht variiert, werden die einzelnen Preise addiert, zum Beispiel 100 € für die erste Nacht + 150 € für die zweite Nacht = 250 €.
	Fester Betrag	Der hier eingegebene Wert entspricht exakt dem erwarteten Deposit.
	kein Deposit notwendig	Es wird kein Deposit berechnet.
Zeitraum	Anzahl Tage nach der Buchung	Der hier eingegebene Wert legt fest, wie viele Tage nach der Buchung das Deposit fällig wird. Beispiel: Eine Reservierung wird am 01.02., gebucht. Eingegebener Wert: 7. Die Anzahlung ist am 08.02. fällig.
Zeitraum	Anzahl Tage vor der Ankunft	Der hier eingegebene Wert legt fest, wie viele Tage vor Anreise das Deposit fällig wird. Beispiel: Eine Reservierung wird am 20.02., gebucht. Eingegebener Wert: 3. Die Anzahlung ist am 17.02. fällig.
Berücksichtigen beim Berechnen	Steuern	Wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, wird der Bruttopreis als Grundlage für die Berechnung der Anzahlung verwendet. Wenn kein Häkchen gesetzt ist, wird der Nettopreis als Grundlage für die Berechnung der Anzahlung verwendet.
	Fixleistungen	Wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, werden auch Fixleistungen in die Kalkulation der Anzahlung einbezogen.
	Zubuchbare Pakete	Wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, werden auch zubuchbare Pakete in die Kalkulation der Anzahlung einbezogen.
Sortierung	Über den hier eingegebenen Wert legen Sie fest, in welcher Sortierung die Kondition angezeigt wird.
inaktiv	Wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, wird die Deposit-Kondition deaktiviert.

Deposit-Konditionen | Gruppen

Sie können mehrere Deposit-Konditionen zu einer ganzen Gruppe zusammenfassen.

Wenn ein Deposit in mehreren Stufen gezahlt werden soll, ist die Anlage einer Depositgruppe die ideale Lösung.

Beispiel: 10% des Gesamtbetrages sollen 5 Tage nach der Buchung angezahlt werden und 3 Tage vor Anreise nochmals die Hälfte.

Neue Deposit-Gruppe anlegen

Öffnen Sie das Menü Stammdaten > Reservierung > Konditionen und klicken auf den Reiter Deposit-Konditionen | Gruppen.

Klicken Sie auf Hinzufügen um eine neue Deposit-Gruppe anzulegen.

Geben Sie eine Beschreibung und Kurzbeschreibung ein.

Im Fensterbereich Deposit-Stufen können Sie festlegen, wie sich die Depositgruppe staffeln soll. Je Stufe kann eine Deposit-Kondition gewählt werden.

Die erste Stufe greift zuerst, danach die zweite Stufe, usw. Es gelten jeweils die Regeln der ausgewählten Deposit-Konditionen.

Achten Sie bei der Zusammensetzung der Deposit-Stufen auf eine sinnvolle Reihenfolge. Die miteinander kombinierten Konditionen müssen sich sowohl zeitlich als auch rechnerisch sinnvoll ergänzen.

Eine Deposit-Gruppe kann insgesamt aus vier Stufen bestehen.

Der Fallback-Wert greift, wenn die in der Gruppe definierten Deposit-Konditionen aufgrund des Buchungszeitpunktes nicht greifen.

Stornobedingungen

[Stammdaten > Reservierung > Konditionen > Stornobedingungen]

In protel Air können Sie beliebig viele Stornobedingungen verwalten und diese den unterschiedlichen Preistypen zuordnen. Einmal zugeordnet, werden die Stornobedingungen automatisch über den Preistyp an die Reservierung gehängt. Im Reservierungsdialog wird die Stornobedingung in einem eigenen Reiter angezeigt (siehe HIER). Beim Stornieren der Reservierung wird dann die in der Stornobedingung definierte Stornogebühr automatisch berechnet und auf die Gastrechnung gebucht.

Eine Stornobedingung bestimmt:

Die Höhe der Stornogebühr bei Stornierung der Reservierung. Die Stornogebühr kann unterschiedlich berechnet werden: Als Pauschalbetrag, als Prozentsatz des Gesamtpreises, als Prozentsatz des Preises der ersten Nacht oder aus Basis einer angegebenen Anzahl von Nächten.
Die Anzahl der Tage vor dem Anreisedatum, an denen die Reservierung ohne Stornogebühr storniert werden kann. Das Datum wird zusätzlich mit einer Uhrzeit verknüpft (z.B. 17:00 Uhr) werden, vor welcher der Gast stornieren muss, um Stornogebühren zu vermeiden.

Auch mehrstufige Stornobedingungen sind möglich, zum Beispiel Stornierung bis spätestens 8 Tage vor dem Ankunftstag: 60% des vereinbarten Gesamtpreises; Stornierung weniger als 8 Tage vor dem Ankunftstag: 70% des vereinbarten Gesamtpreises etc. (siehe "Stornobedingungen | Gruppen").

Sie können Stornobedingungen anlegen, bearbeiten, zu einer Gruppe aus mehreren Stornobedingungen zusammenfassen und die Bedingungen den unterschiedlichen Preistypen zuordnen.

Voraussetzungen

Achtung!

Damit eine anfallende Stornogebühr als eigener Rechnungsposten verbucht werden kann, muss in den Stammdaten von protel Air ein entsprechender Artikel angelegt sein. Dieser Artikel wird über eine separate Systemeinstellung (XSetup) als Stornoartikel definiert. Somit weiß das System, auf welchen Artikel die Gebühr gebucht werden muss (siehe folgende Hilfe-Abschnitte) und die Stornogebühr wird als eigene Rechnungsposition im Rechnungsfenster ausgewiesen.

Sprechen Sie uns oder Ihren protel Partner an, wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung benötigen: cloudsupport@protel.net.

1. Artikel für die Verbuchung von Stornogebühren anlegen

Legen Sie in den Stammdaten einen Artikel an, über den alle anfallenden Stornogebühren auf der Rechnung verbucht werden sollen. Falls bereits ein solcher Artikel in Ihrem System existiert, entfällt dieser Schritt.

Öffnen Sie in protel Air das Stammdaten-Menü und klicken auf Kasse > Artikel.

Es öffnet sich das Fenster Stammdaten - Artikel.

Wechseln Sie in den Artikel-Tab und legen Sie mit Klick auf den Button [Hinzufügen] einen neuen Artikel an.

Dialog Neuen Artikel anlegen
Stammdaten > Kasse > Artikel > Tab "Artikel" > [Hinzufügen]
Feld	Auswahl/Eingabe
Code (PLU)	Geben Sie einen eindeutigen Code für den Storno-Artikel ein.
Buchungstext	Geben Sie einen aussagekräftigen Buchungstext ein, zum Beispiel "Stornogebühr". Geben Sie auch passende Übersetzungen mithilfe der Weltkugel ein.
Warengruppe	Ordnen Sie eine zutreffende Warengruppe zu, z.B. Extras" o. Ä. Sie können auch eine neue Warengruppe anlegen, wenn sich keine der hier angebotenen Warengruppen eignet.
Preis	Dem Storno-Artikel darf kein Preis zugeordnet werden (d.h. Preis = 0,00), weil der Preis für die Gebühr vom System berechnet wird!
Steuersatz	Ordnen Sie einen gültigen Steuersatz zu.

Klicken Sie auf OK um den Artikel anzulegen und zu speichern.

Weiterführende Informationen zur Anlage von Artikeln:
Stammdaten > Kasse > Artikel > Artikel hinzufügen / bearbeiten

2. Artikel als Stornoartikel definieren (XSetup)

Über ein XSetup wird definiert, welchen Artikel das System zur Verbuchung der Stornogebühr benutzen soll.

XSetup-Name: Cancellation Fee Item ID

Öffnen Sie in protel Air das Stammdaten-Menü und klicken auf System > XSetup.

Es öffnet sich das Fenster Stammdaten - XSetup.

Öffnen Sie links in der Baumansicht den Ordner Client > Reservation - siehe f. Abbildung:

Klicken Sie in der Tabelle auf den Spaltenkopf Name um die angezeigten Einträge aufsteigend nach Alphabet zu sortieren - siehe f. Abbildung:

Markieren Sie in der Übersicht den XSetup-Eintrag Cancellation Fee Item ID (1) und klicken auf Wert bearbeiten (2) - siehe f. Abbildung:

Geben Sie nun die ID des Artikels ein (nicht den PLU-Code!), über den alle Stornogebühren verbucht werden sollen (siehe oben: Artikel für die Verbuchung von Stornogebühren anlegen). Die ID des Artikels finden Sie in der Artikelübersicht oder - wenn Sie den Artikel zum Bearbeiten öffnen - rechts oben im Artikelfenster (siehe folgendes Beispiel).

Beispiel

Angenommen, der Artikel für die Stornogebühr hat die Artikel ID 56 - vgl. folgende Abbildung.

Dem Beispiel entsprechend wird im XSetup als Cancellation Fee Item ID die Ziffer 56 eingetragen - vgl. folgende Abbildung.

HINWEIS: Achten Sie darauf, dass Sie die ID des Artikels eingeben. Geben Sie NICHT den Code (PLU) des Artikels ein!

Klicken Sie auf OK, wenn Sie die für Ihren Storno-Artikel gültige ID eingetragen haben.

Die Einrichtung des Artikels zur Buchung der Stornogebühren ist damit abgeschlossen.

Stornobedingungen anlegen/bearbeiten

Stammdaten > Reservierung > Konditionen > Stornobedingungen

Achtung!

Achtung! Damit eine anfallende Stornogebühr als eigener Rechnungsposten verbucht werden können, muss in den Stammdaten von protel Air ein entsprechender Artikel angelegt sein. Dieser Artikel wird über eine separate Systemeinstellung (XSetup) als Stornoartikel definiert.

Falls noch kein Artikel als Stornoartikel definiert wurde (siehe oben, Abschnitt 2: Artikel als Stornoartikel definieren (XSetup), erscheint die folgende Meldung:

Im Reiter Stornobedingungen können Sie neue Stornobedingungen anlegen oder bestehende Bedingungen bearbeiten oder löschen.

Neue Stornobedingung anlegen

Klicken Sie auf Hinzufügen um eine neue Stornobedingung anzulegen.

Geben Sie folgende Informationen für die neue Stornobedingung ein:

Spalte	Erläuterung
Kurzbeschreibung	Geben Sie eine kurze Beschreibung für die Stornobedingung ein. Klicken Sie auf die Weltkugel um die Texte für die Kurzbeschreibung in mehreren Sprachen hinterlegen. Die Kurzbeschreibung wird in der Preistypzuweisung und in der aktiven Liste Forderungen (Konditionen) angezeigt.
Beschreibung	Geben Sie eine Beschreibung für die Stornobedingung ein. Die Beschreibung wird in der Reservierung und in der aktiven Liste Forderungen (Konditionen) angezeigt.
Art der Berechnung	% vom kompletten Aufenthalt	Der hier eingegebene Wert wird prozentual vom Preis für den kompletten Aufenthalt berechnet. Beispiel: Eingegebener Wert = 50%. Ein Zimmer kostet insgesamt 300 €. Die Stornogebühr beträgt 150 €.
	% der ersten Nacht	Der hier eingegebene Wert wird prozentual vom Preis für die erste Nacht berechnet. Beispiel: Eingegebener Wert = 50%. Die erste Nacht kostet 100 €. Die Stornogebühr beträgt 50 €.
	Anzahl der Nächte	Der hier eingegebene Wert wird multipliziert mit dem Preis pro Nacht. Beispiel: Eingegebener Wert = 2. Ein Zimmer kostet 100 € pro Nacht. Die Stornogebühr beträgt 200 €. Wenn ein Zimmer für weniger Nächte reserviert wird, als der eingegebene Wert, wird maximal die Anzahl der gebuchten Nächte berechnet. Wenn der Zimmerpreis pro Nacht variiert, werden die einzelnen Preise addiert, zum Beispiel 100 € für die erste Nacht + 150 € für die zweite Nacht = 250 €.
	Fester Betrag	Die Stornogebühr entspricht exakt dem hier eingegebenen Wert in der Währung des Hauses.
	keine Stornogebühren	Es wird keine Stornogebühr berechnet.
Zeitraum	Anzahl Tage vor Anreise	Der hier eingegebene Wert (x) legt fest, ab wie vielen Tagen vor Anreise die Stornogebühr fällig wird (d.h. Anreisedatum minus x Tage und die Tage danach). Beispiel: Eine Reservierung wird am 01. Mai gebucht Eingegebener Wert: 8 Die Stornogebühr wird fällig, wenn der Gast 8 Tage vor Anreise oder später storniert; im angegebenen Beispiel wird die Stornogebühr ab dem 23. April fällig - vgl. folgende Abbildung.
Zeitraum	Spätestens bis (Uhrzeit)	Der hier eingegebene Wert legt die Uhrzeit fest, vor welcher der Gast stornieren muss, um die Stornogebühr zu vermeiden (in Verbindung mit den Tagen vor Anreise). Hier kann zum Beispiel die Check-in-Zeit angegeben werden. Beispiel: Für eine Rückerstattung von 50 % der Übernachtungskosten muss der Gast 30 volle Tage vor der exakten Check-In-Zeit (15 Uhr) eine Buchung stornieren.
Berücksichtigen beim Berechnen	Steuern	Wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, wird der Bruttopreis als Grundlage für die Berechnung der Stornogebühr verwendet. Wenn kein Häkchen gesetzt ist, wird der Nettopreis als Grundlage für die Berechnung der Stornogebühr verwendet.
	Fixleistungen	Wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, werden auch Fixleistungen in die Kalkulation der Stornogebühr einbezogen.
	Zubuchbare Pakete	Wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, werden auch zubuchbare Pakete in die Kalkulation der Stornogebühr einbezogen.
Sortierung	Über den hier eingegebenen Wert legen Sie fest, in welcher Sortierung die Kondition angezeigt wird.
inaktiv	Wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, wird die Stornobedingung deaktiviert.

Stornobedingungen | Gruppen

Sie können mehrere Stornobedingungen zu einer ganzen Gruppe zusammenfassen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit einer Gebührenstaffelung arbeiten (steigende Stornokosten je näher der Zeitpunkt der Anreise rückt).

Beispiel:

Wenn der Gast...

... 29 - 15 Tage vor Anreise storniert, bezahlt er 40 Prozent vom Gesamtbetrag.

... 14 - 8 Tage vor Anreise storniert, bezahlt er 60 Prozent vom Gesamtbetrag.

... ab 7 Tagen vor Anreise und darunter storniert, bezahlt er 70 Prozent vom Gesamtbetrag.

Im obigen Beispiel sind die Stornobedingungen jeweils einzeln anzulegen und können dann zu einer gemeinsamen Gruppe zusammengefasst werden (beginnend mit der niedrigsten, also am weitesten entfernten Stufe).

Neue Gruppe anlegen

Öffnen Sie das Menü Stammdaten > Reservierung > Konditionen und klicken auf den Reiter Stornobedingungen | Gruppen.

Klicken Sie auf Hinzufügen um eine neue Storno-Gruppe anzulegen.

Geben Sie eine Beschreibung und Kurzbeschreibung ein.

Im Fensterbereich Storno-Stufen können Sie festlegen, wie sich die Storno-Gruppe staffeln soll. Je Stufe kann eine Stornobedingung gewählt werden.

Die erste Stufe greift zuerst, danach die zweite Stufe, usw. Es gelten jeweils die Regeln der ausgewählten Stornobedingung.

Achten Sie bei der Zusammensetzung der Storno-Stufen auf eine sinnvolle Reihenfolge. Die miteinander kombinierten Konditionen müssen sowohl zeitlich als auch kalkulatorisch korrelieren.

Eine Storno-Gruppe kann insgesamt aus vier Stufen bestehen.

Der Fallback-Wert greift, wenn die in der Gruppe definierten Stornobedingungen aufgrund des Anreisedatums unwirksam sind.